Het recordcentrum is bedoeld om te fungeren als een centrale opslagplaats waarin een organisatie alle records, zoals juridische of financiële documenten, kan opslaan en beheren. Het recordcentrum ondersteunt het volledige proces voor het beheren van records, vanaf het verzamelen van records tot aan het beheer en het verwijderen ervan.
De sjabloon van de recordcentrumsite lijkt op andere SharePoint-sites omdat deze eveneens fungeert als een algemene opslagplaats voor documenten en zorgt dat sitegebruikers met elkaar kunnen samenwerken. De sjabloon van de recordcentrumsite is echter een vooraf geconfigureerde site die speciaal ontworpen is om organisaties te helpen bij het implementeren van hun programma's voor het beheren en bewaren van hun records. Versiebeheer, controle, beheer van metagegevens, eDiscovery en aanpasbare routering van records zijn ingebouwde functies waarmee u records efficiënter kunt beheren.
Opmerking: In SharePoint hebben we op Bewaar etiketten gebruikgemaakt van de inhoudvan de gegevens in het recordcentrum. Als u het recordcentrum gebruikt, kunt u dit blijven gebruiken naast Labels voor bewaarbeleid. Maar ga verder met het doel van recordbeheer, maar u kunt ook Bewaar labels gebruiken in plaats van het recordcentrum.
Een recordbeheersysteem definiëren
Op het hoogste niveau moeten er twee belangrijke stappen worden gevolgd bij het ontwerpen van een recordcentrumsite zodat een programma voor recordbeheer kan worden geïmplementeerd:
-
Een organisatie moet een strategie voor recordbeheer ontwikkelen en moet een formeel plan voor recordbeheer hebben. Hier werken recordbeheerders, compliance officers, IT-professionals en informatiewerkers samen aan.
-
Een organisatie moet vervolgens een of meer recordcentersites configureren om het plan voor recordbeheer te kunnen implementeren.
De secties hieronder bevatten een overzicht van de belangrijkste elementen van elk van deze stappen.
Het plannen van recordbeheer
Voordat een recordcentrumsite als recordbeheeroplossing kan worden geconfigureerd, moet een organisatie een formeel plan ontwikkelen waarin de strategie voor recordbeheer wordt beschreven. De specifieke elementen van een formeel recordbeheerplan zijn waarschijnlijk uniek voor elke individuele organisatie of elk afzonderlijk bedrijf. Maar vrijwel alle plannen voor het beheer van records bevatten de volgende documenten en processen:
Bestandsplan in een bestandsplan wordt beschreven welke typen documenten of items door een organisatie als officiële zakelijke records worden gezien. In een bestandsplan wordt aangegeven waar records worden bewaard en wordt beschreven hoe het ene type record van het andere kan worden onderscheiden. Het bestandsplan fungeert als een uitgebreide verzameling beleidsregels, processen en richtlijnen voor het maken, opslaan en beheren van records. Een bestandsplan moet over alle records gaan, ongeacht het medium, zoals papieren documenten, blogs, wiki's, e-mail en elektronische bestanden. Er moet ook in zijn aangegeven hoe elke record moet worden geclassificeerd, beveiligd en uiteindelijk, vernietigd. Het moet ook richtlijnen bevatten over hoe moet worden omgegaan met records van speciale categorieën, zoals Vertrouwelijk, Vitaal, Bedrijfsgeheim of Alleen voor bevoegden. En tenslotte moet in een bestandsplan worden vermeld wie er verantwoordelijk is voor het beheer van elk type record.
Record bibliotheken Record bibliotheken zijn in feite documentbibliotheken die u maakt om belangrijke records in te delen en op te slaan. U maakt een recordbibliotheek voor elk type record dat u wilt behouden. Records worden automatisch doorgestuurd naar de juiste bibliotheek op basis van de instellingen die in Inhoudsbeheer zijn geconfigureerd.
Inhoudstypen U maakt inhoudstypen voor het definiëren van de typen records die uw organisatie moet bewaren en identificeren unieke eigenschappen voor elk type record. Door inhoudstypen te definiëren voor specifieke soorten records kan uw organisatie ervoor zorgen dat elk van deze groepen inhoud op een consistente manier wordt beheerd. Office-documenten, PDF-bestanden, TIFF-bestanden (gescande afbeeldingen), e-mailberichten, chat gesprekken, Video's en fysieke records kunnen worden geclassificeerd en opgeslagen met de inhoudstypen die u maakt. Elke record met de naam ' contract ', bijvoorbeeld wordt op dezelfde manier verwerkt en op consistente wijze binnen het record beheersysteem van SharePoint. Het gebruik van inhoudstypen voor het classificeren en opslaan van records is een alternatieve methode voor het gebruik van record bibliotheken.
Bewaarschema Met een bewaarschema wordt aangegeven hoelang elk recordtype in het bestandsplan moet worden bewaard (de bewaarperiode) en het proces dat u wilt afstoten wanneer het einde van deze periode wordt bereikt (het verplaatsings proces). De richtlijnen in een bewaarschema zijn meestal gebaseerd op de wettelijke vereisten, Risico's voor de organisatie en de bedrijfsbehoeften. Daarnaast wordt in een bewaarschema meestal de Risico's van risicobeheer beschreven waarmee de bewaarperiode voor elk recordtype wordt bepaald.
Document over nalevingsvereisten Een document over nalevingsvereisten definieert de regels waaraan de IT-systemen voor recordbeheer moeten voldoen, de functies die ze moeten hebben en de soorten regelmatige monitoring die ze moeten ondersteunen om te zorgen voor naleving.
-
Formeel proces voor het uitstellen van de vernietiging van records dit proces wordt vaak 'aanhouden' genoemd en geeft een gedetailleerde beschrijving van hoe een organisatie te werk gaat bij het aanhouden van records voordat ze worden vernietigd zoals in het geval van gerechtelijke procedures, audits of onderzoeken.
-
Systeem voor de controle en rapportage van recordafhandeling om ervoor te zorgen dat werknemers zich bij het archiveren en beheren van records en bij het verschaffen van toegang tot records houden aan gedefinieerd beleid en gedefinieerde processen, moet een programma voor recordbeheer een systeem voor de controle en rapportage van recordafhandeling omvatten.
Een recordcentrum configureren
Nadat een organisatie een gedetailleerde planning voor een recordbeheersysteem heeft opgesteld en een formeel plan voor recordbeheer heeft ontwikkeld, kan de organisatie een recordcentrumsite maken en configureren zodat dit programma kan worden geïmplementeerd.
Als u een recordcentrumsite wilt configureren moet u de volgende stappen nemen:
-
Maak recordbibliotheken of -lijsten voor het beheer en de opslag van elk recordtype dat in het bestandsplan wordt beschreven.
-
Het is raadzaam om een recordbibliotheek voor elk inhoudstype in uw recordplan te maken.
-
Wanneer records bij het recordcentrum worden ingediend, worden ze naar de relevante lijst of bibliotheek omgeleid.
-
-
Maak kolommen voor de relevante documentbibliotheken, lijsten of inhoudstypen die de metagegevens bevatten en deze weergeven voor elk recordtype dat in het bestandsplan is vermeld.
-
Geef op de recordcentrumsite voor elk recordtype het informatiebeheerbeleid op. Dit beleid moet de bewaarperiode weerspiegelen, evenals de auditvereisten die zijn opgegeven in het bestandsplan en het bewaarschema van uw organisatie.
-
Configureer Inhoudsbeheer zo dat elk recordtype naar de juiste locatie wordt omgeleid. Wanneer records worden ingediend bij de recordcentrumsite, handmatig of via een programma, wordt deze functie in de toepassing gebruikt om te bepalen hoe een record binnen de recordcentrumsite moet worden geclassificeerd en waar deze naartoe moet worden gezonden.
