Een bericht of item zoeken met Direct zoeken

1. Klik op E-mail op de navigatiebalk onderaan in het scherm.

   

   Als u dit niet ziet, is 'Compacte navigatie' mogelijk ingeschakeld, zodat u in plaats daarvan pictogrammen ziet, zoals dit:

   

   Behalve dat 'Compacte navigatie' is ingeschakeld, is het mappenvenster mogelijk geminimaliseerd, zodat de pictogrammen verticaal zijn gerangschikt. U kunt het mappenvenster uitvouwen door te klikken op de knop Minimaliseren/uitvouwen, zoals hier wordt weergegeven:

   

2. Zoek het zoekvak. U vindt dit boven uw berichten op de volgende locatie:

   

3. Als u een woord zoekt waarvan u weet dat dit in een bericht staat of een bericht van een bepaalde persoon zoekt, typt u het woord of de naam van die persoon (u kunt de voornaam, achternaam of gedeeltelijke naam gebruiken) in het zoekvak. Berichten die het woord of de naam bevatten worden weergegeven, waarbij de zoektest is gemarkeerd in de resultaten.

   

4. U kunt het aantal resultaten verder beperken door de zoekopdracht te wijzigen. Hieronder ziet u enkele veelvoorkomende voorbeelden:

   • Typ "onkosten declareren" (inclusief de aanhalingstekens) om berichten te zoeken met de exacte woordgroep 'onkosten declareren'.

   • Typ onkosten EN declareren ('EN' moet volledig uit hoofdletters bestaan) om berichten te zoeken met zowel het woord 'onkosten' als het woord 'declareren', maar niet noodzakelijk in die volgorde. U kunt ook 'OF' gebruiken.

   • Typ onkosten NIET declareren ('NIET' moet volledig uit hoofdletters bestaan) om berichten te zoeken die het woord 'onkosten' maar niet het woord 'declareren' bevatten.

5. OPMERKING: Bij het zoeken worden alleen items gezocht als u het hele woord of het begin van een woord zoekt. Als u naar het midden of het uiteinde van een woord zoekt, zult u het item niet vinden. Bijvoorbeeld, als het onderwerp 'E-mail over Office365' bevat, zullen de volgende zoekopdrachten het item NIET vinden:

   • 'mail' - omdat dit het uiteinde van het woord 'e-mail' is

   • '365' - omdat dit het uiteinde van het woord 'Office365'is

   • 'ice' - omdat dit het midden van het woord 'Office365' is

6. Als u klaar bent met zoeken, kunt u de zoekopdracht wissen door te klikken op in het zoekvak.

Als u niet kunt vinden wat u zoekt, gebruikt u de hulpmiddelen voor zoeken op het lint om uw zoekopdracht te verfijnen. Wanneer u op het zoekvak klikt, kunt u links op het lint een optie voor het zoekbereik selecteren. Nadat u het bereik hebt gekozen, kunt u de zoekopdracht verder verfijnen door een optie te selecteren, zoals het onderwerp of de afzender.

Bereik (waar u wilt zoeken): Hier kunt u aangeven dat u wilt zoeken in specifieke mappen, zoals al uw postvakken of alleen de huidige map die u hebt geselecteerd, meestal het Postvak IN.

Verfijnen (wat u zoekt): Nadat u het bereik hebt geselecteerd, kunt u andere criteria toevoegen in de groep Verfijnen. Wanneer u een optie selecteert, wordt in Outlook een speciaal script toegevoegd aan het zoekvak om de zoekopdracht te beperken.

De volgende opties zijn beschikbaar.

• Van: hiermee filtert u de zoekresultaten zodat alleen berichten worden weergegeven die zijn verzonden door een bepaalde persoon. U kunt bijvoorbeeld zoeken naar alle berichten die zijn verzonden door Sara.

• Onderwerp: hiermee filtert u de zoekresultaten op basis van de onderwerpregel van het e-mailbericht. U kunt bijvoorbeeld zoeken naar alle berichten met het woord 'rapport' in het onderwerp.

• Met bijlagen: toont alle berichten met een bijlage.

• Gecategoriseerd: kies een categorie om alle berichten weer te geven die u hebt gemarkeerd met een bepaalde categorie.

• Deze week: kies een periode in de vervolgkeuzelijst om het zoekresultaat te beperken op basis van de tijd waarop u een bericht hebt ontvangen.

• Verzonden aan: kies in de vervolgkeuzelijst een optie om de resultaten te filteren op basis van de geadresseerden van de e-mail. U kunt bijvoorbeeld berichten zoeken waarbij u in CC staat of berichten die naar een bepaalde persoon zijn verzonden.

• Ongelezen: hiermee worden alle ongelezen berichten in de geselecteerde map weergegeven.

• Met vlag: hiermee worden berichten weergegeven waaraan u een opvolgingsvlag hebt toegevoegd.

• Belangrijk: hiermee worden alle berichten weergegeven die zijn gemarkeerd met een hoge prioriteit.

• Meer: kies een optie in het menu om de zoekresultaten verder verfijnen. U kunt bijvoorbeeld filteren op vertrouwelijkheid of grootte van het bericht.

Vergeet niet dat u deze opties kunt combineren.

Hier ziet u een voorbeeld: U kunt zoeken naar alle berichten van Fenna die u afgelopen maand hebt ontvangen waarbij het onderwerp het woord 'rapport' bevat.

Een zoekopdracht instellen voor dit voorbeeld:

1. Zorg dat Postvak IN is geselecteerd en klik vervolgens op het vak Zoeken.

2. Selecteer Submappen in de groep Bereik.

3. Klik op Van en typ Fenna om de gemarkeerde tekst in het zoekvak te vervangen.

4. Klik op Onderwerp en typ rapport om de gemarkeerde tekst in het zoekvak te vervangen.

5. Selecteer in de vervolgkeuzelijst Deze week de optie Vorige maand.

   

Krijgt u te veel resultaten? Of vindt u niet wat u zoekt?

1. Klik dan in het zoekvak.

2. Klik op het tabblad Zoeken op Hulpmiddelen voor zoeken > Geavanceerd zoeken.

   

In het dialoogvenster Geavanceerd zoeken kunt u veel complexere criteria opgeven en zelfs zoeken in uw agenda, lijst met contactpersonen, notities en taken.

1. Klik op het tabblad Geavanceerd.

2. Klik onder Aanvullende criteria bepalen op de knop Veld en klik vervolgens op Alle e-mailvelden. Hier ziet u een menu met velden waarop u kunt zoeken, zoals Van, Aan, Ontvangen, Onderwerp en nog veel meer.

   

3. Kies eerst een veld en kies daarna een voorwaarde en een waarde die moet worden getest. Bijvoorbeeld:

   Van/ Bevat/ Menna zal zoeken naar berichten van iemand met wiens naam 'Menna' bevat. U ziet dat hier bevat wordt gebruikt als de voorwaarde in plaats van is (precies), zodat ook niet-exacte overeenkomsten worden gevonden. Dus als de e-mailnaam van 'Menna Schol' is, werkt Van/is (precies)/Menna niet omdat u de volledige naam van Menna (Menna Schol) moet opgeven om een exacte overeenkomst te krijgen. Hier is het dus handig om bevat te gebruiken als een voorwaarde.

4. Voeg zo veel aanvullende voorwaarden toe als u nodig hebt of wilt testen. Wij voegen hier nog drie voorwaarden toe:

Met Van | bevat | Menna zoekt u berichten van iemand wiens naam 'Menna' bevat. U ziet dat hier bevat wordt gebruikt als de voorwaarde in plaats van is (precies), zodat ook niet-exacte overeenkomsten worden gevonden. Dus als de e-mailnaam van Menna 'Menna Schol' is, werkt Van | is (precies) |Menna niet omdat u de volledige naam van Menna (Menna Schol) moet opgeven om een exacte overeenkomst te krijgen. Hier is het dus handig om bevat te gebruiken als een voorwaarde.

En stel dat u ook deze voorwaarden nog toevoegt:

• Ontvangen | tussen | 1-5-13 en 31-5-13

• Bericht | bevat | budget

• Aan | bevat | Roelf

  

Nu zoekt Outlook naar berichten van iemand met 'Menna' in de naam die in mei 2013 in het Postvak IN zijn ontvangen, waarvan de berichttekst 'budget' bevat en die (behalve aan u) ook zijn verzonden aan iemand met 'Roelf in de naam. Hier ziet u de lijst met de vier criteria die we hebben toegevoegd.

Klik tot slot op Nu zoeken om de zoekopdracht uit te voeren.

Als u niet wordt afgeschrikt door meer dan 250 resultaten, kunt u deze limiet opheffen:

1. Klik op Bestand > Opties > Zoeken.

2. Schakel onder Resultaten het selectievakje Zoeksnelheid verbeteren door het aantal weer te geven resultaten te beperken uit.