Een CSV-bestand (door komma’s gescheiden waarden) is een speciaal bestandstype dat u in Excel kunt maken of bewerken. CSV-bestanden slaan informatie niet op in kolommen, maar door deze te scheiden door komma’s. Als tekst en getallen zijn opgeslagen in een CSV-bestand, kunt u deze makkelijk verplaatsen tussen verschillende programma's. U kunt bijvoorbeeld uw contactpersonen vanuit Google exporteren als CSV-bestand en ze vervolgens importeren in Outlook.
Zie Contactpersonen importeren of exporteren in Outlook voor hulp bij het importeren van een lijst met agenda-items in Outlook.
Een .csv-bestand maken in een ander programma of bij een andere e-mailprovider
Als u uw contactpersonen uit een ander programma, zoals Gmail, exporteert, kunt u meestal uit verschillende indelingen kiezen. Gmail biedt u de keuze uit een Google CSV-bestand, een Outlook CSV-bestand of vCard-bestand. Als u gegevens uit het ene Outlook-profiel exporteert om ze in een ander profiel te importeren, kunt u er voor kiezen om deze gegevens naar een CSV-bestand of Outlook-gegevensbestand (.pst) te exporteren.
Een CSV-voorbeeldbestand voor het importeren van contactpersonen in Outlook downloaden en openen
Als u handmatig een CSV-bestand voor uw contactpersonen wilt maken, kunt u dat op een van de volgende twee manieren doen.
Een Excel-bestand maken en dit opslaan als een CSV-bestand
Als u contactinformatie hebt in een programma dat u niet toestaat om deze te exporteren, kunt u de informatie handmatig invoeren.
-
Maak een nieuw document in Excel.
-
Voeg een kolomtitel toe voor elk stukje informatie dat u wilt opnemen (zoals voornaam, achternaam, e-mailadres, telefoonnummer en geboortedatum) en typ daarna de informatie in de juiste kolommen.
-
Als u klaar bent, ziet uw Excel-bestand er ongeveer als volgt uit.
-
Selecteer Bestand > Opslaan als.
-
Gebruik de vervolgkeuzelijst om CSV (door komma’s gescheiden) (*.csv) te selecteren, geef uw bestand een naam en selecteer vervolgens Opslaan.
-
U kunt dit CSV-bestand nu gebruiken om uw contactpersonen in Outlook te importeren.
Download een CSV-sjabloonbestand
Als u met een leeg CSV-bestand wilt beginnen, kunt u het onderstaande voorbeeldbestand downloaden.
-
Download dit CSV-voorbeeldbestand naar uw computer. Wanneer u hierom wordt gevraagd, kiest u Opslaan om het bestand op uw computer op te slaan als CSV-bestand. Als u het bestand opslaat als Excel-bestand (.xls of .xlsm), worden alle gegevens in één kolom geplaatst.
-
Open Excel op uw computer.
-
Ga in Excel naar Bestand > Openen > en ga naar het CSV-bestand dat u net naar uw computer hebt gedownload. Als u naar het CSV-bestand zoekt, moet u kijken onder Alle bestanden. Klik op het CSV-bestand om dit te openen.
Er zijn enkele dingen die u moet onthouden als u werkt met dit CSV-voorbeeldbestand:
-
Outlook heeft de kolomkoppen in de eerste rij nodig, dus vervang deze niet door iets anders. De taal van de kolomkoppen moet overeenkomen met de standaardtaal van Outlook. Als de standaardtaal van Outlook is ingesteld op Portugees, moet u de kolomkoppen zo bewerken dat deze in het Portugees worden weergegeven.
-
U kunt de gegevens in rij 2 tot en met 6 (de voorbeeldnamen, -telefoonnummers- e-mailadressen enzovoort) verwijderen.
-
Het is niet nodig om voor elke kolom waarden in te voeren. U hoeft alleen de gewenste gegevens in te voeren.
-
Sla het bestand op onder een nieuwe naam als een bestand van het type CSV (.csv). Wanneer u Excel gebruikt om bestand te bewerken, wordt u bij het opslaan ervan een paar keer gevraagd of u het wilt opslaan in CSV-indeling. Kies altijd Ja. Als u Nee kiest, zal het bestand in de systeemeigen indeling van Excel (.xlsx) worden opgeslagen en kan Outlook het niet gebruiken om gegevens te importeren.
-
Oefen met het importeren van uw CSV-bestand door een paar contactpersonen te importeren om te controleren of u tevreden bent met het resultaat. Later kunt u de geïmporteerde contactpersonen verwijderen, meer aan uw CSV-bestand toevoegen en opnieuw importeren.
CSV-bestand met contactpersonen bewerken dat u wilt importeren in Outlook
Stel dat u een CSV-bestand wilt bewerken dat u hebt geëxporteerd uit Outlook, en dit vervolgens weer wilt importeren in Outlook of een andere e-mailprovider. Met Excel kunt u het CSV-bestand eenvoudig bewerken.
Hier volgen enkele dingen om te onthouden wanneer u een CSV-bestand bewerkt:
-
Laat de kolomkoppen in de eerste rij staan.
-
Als u het opslaat, zal Excel u een paar keer vragen of u het wilt opslaan in CSV-indeling. Kies altijd Ja. Als u Nee kiest, zal het bestand in de systeemeigen indeling van Excel (.xlsx) worden opgeslagen en kan Outlook het niet gebruiken om gegevens te importeren.
Probleem: Alle gegevens worden in de eerste kolom weergegeven
Hieronder volgen een paar mogelijke oorzaken en mogelijke stappen om dit op te lossen:
-
Als u een CSV-bestand opslaat in een andere indeling, zoals .xls, xlsx of .xlm, worden alle gegevens weergegeven in de eerste kolom. Ga terug naar het oorspronkelijke CSV-bestand en sla dit op als het type .csv.
-
In het programma waarmee het CSV-bestand wordt gemaakt, worden mogelijk extra aanhalingstekens in de gegevens geplaatst. Hierdoor worden de gegevens in Excel beschouwd als één eenheid. Stel dat uw gegevens er zo uitzien:
a, b, c, d: in Excel wordt elke letter in een eigen kolom geplaatst.
"a, b, c, d", e: in Excel worden a, b, c, d in één kolom geplaatst en e in een andere kolom.
Als u wilt controleren of dit het probleem is, opent u het bestand in Kladblok: Klik met de rechtermuisknop op het CSV-bestand in Windows en kies Openen met > Kladblok. Zoek naar extra aanhalingstekens.
Als u extra aanhalingstekens vindt, kunt u het bestand als volgt herstellen:
-
Open het CSV-bestand in Excel. Alle gegevens bevinden zich in kolom A en de aanhalingstekens zijn verwijderd.
-
Gebruik nu de wizard Tekst naar kolommen om de gegevens in kolom A te verdelen over afzonderlijke kolommen: kies Gegevens > Tekst naar kolommen op de menubalk.
-
Kies Gescheiden > Volgende. Kies Komma's > Voltooien.
-
Sla het bestand op als CSV-bestand, zodat u dit kunt importeren in Outlook.
-
