Alles over werkstromen voor het verzamelen van handtekeningen

• Wanneer u voor het eerst een werkstroom Handtekeningen verzamelen toevoegt aan uw lijst, bibliotheek of siteverzameling, kunt u opgeven hoeveel deelnemers u wilt opnemen en aangeven of hun taken achter elkaar (in serieel) of allemaal tegelijk (parallel) worden toegewezen. U kunt zelfs beslissen of u de taken van de deelnemers in twee of meer afzonderlijke fasen wilt verdelen. En elke keer dat u de werkstroom handmatig start in een document, kunt u een van deze instellingen wijzigen.

• De werkstroom wijst een taak toe aan elke opgegeven deelnemer. Elke deelnemer kiest een aantal mogelijke antwoorden: het document ondertekenen (of niet ondertekenen), de handtekeningtaak opnieuw toewijzen of de taak verwijderen.

• Terwijl de werkstroom wordt uitgevoerd, kunt u de voortgang controleren en indien nodig aanpassingen aanbrengen op één centrale pagina werkstroomstatus.

• 60 dagen nadat de werkstroom is voltooid, is de lijst met alle werkstroomgebeurtenissen die in de loop van deze run (of exemplaar)van de werkstroom hebben plaatsgevonden, nog steeds beschikbaar op de pagina Werkstroomstatus, voor informele verwijzing.

De werkstroom Handtekeningen verzamelen is niet ontworpen om goedkeuringen en afwijzingen voor een document te verzamelen of om de publicatie van webpagina's voor een website te beheren. Zie het artikel Alles over goedkeuringswerkstromenals u een werkstroom wilt toevoegen waarin deelnemers het document goedkeuren of weigeren dat ze controleren.

Daarnaast zijn werkstromen voor het verzamelen van handtekeningen niet ontworpen om feedback te verzamelen. Als u een werkstroom wilt gebruiken om feedback over een document te verzamelen, bekijkt u het artikel Alles over feedbackwerkstromen verzamelen.

U kunt de Microsoft SharePoint Designer 2013 ook gebruiken om een van de werkstromen in SharePoint-producten verder aan te passen.

Een werkstroom toevoegen   Standaard moet u de machtiging Lijsten beheren hebben om een werkstroom toe te voegen. (De groep Eigenaren heeft standaard de machtiging Lijsten beheren, de groep Leden en de groep Bezoekers niet.)

Een werkstroom starten   Standaard moet u ook de machtiging Items bewerken hebben om een werkstroom te starten die al is toegevoegd. (De groep Leden en de groep Eigenaren hebben standaard de machtiging Items bewerken, de groep Bezoekers niet.)

Eigenaren kunnen er ook voor kiezen om specifieke werkstromen zo te configureren dat ze alleen kunnen worden gestart door leden van de groep Eigenaren. (Schakel hiervoor het selectievakje Lijstenmachtigingen vereisen om deze werkstroom te starten in op de eerste pagina van het associatieformulier.)

Er worden steeds meer zakelijke transacties elektronisch uitgevoerd. Digitale handtekeningen worden dus steeds vaker gebruikt om afhankelijke partijen juridisch aan hun transacties te binden. Een digitale handtekening wordt gebruikt om de identiteit te verifiëren van de persoon die het document heeft ondertekend en bevestigt dat de inhoud niet is gewijzigd nadat de digitale handtekening op het document is toegepast. Digitale handtekeningen bieden beveiliging die is gebaseerd op versleutelingstechnologieën en helpen de risico's van elektronische zakelijke transacties te beperken. Met verbeteringen in digitale ondertekening wil Office voldoen aan de informatiebeveiligingsbehoeften van ondernemingen en overheidsinstanties over de hele wereld.

Als u een digitale handtekening wilt maken, moet u een digitaal certificaat hebben, waarmee uw identiteit wordt bewezen aan afhankelijke partijen en dat moet worden verkregen van een betrouwbare certificeringsinstantie (CA). Als u geen digitaal certificaat hebt, beschikt Microsoft ook over partners die digitale certificaten en andere geavanceerde handtekeningen leveren.

Dit zijn de basisfasen:

• VOORDAT de werkstroom wordt uitgevoerd (plannen, toevoegen, starten)   
  Voordat u een werkstroom toevoegt, plant u waar u deze wilt toevoegen (voor één lijst of bibliotheek of voor de hele siteverzameling) en de details van de manier waarop deze werkt. Nadat u de werkstroom hebt toegevoegd en geconfigureerd, kan iedereen met de benodigde machtigingen de werkstroom op een specifiek document starten. De werkstroom kan ook zo worden ingesteld dat deze automatisch wordt uitgevoerd. Automatische runs kunnen worden geactiveerd op basis van een of beide triggeringgebeurtenissen: wanneer een document wordt toegevoegd aan of gemaakt in een lijst of bibliotheek of wanneer een document in een lijst of bibliotheek wordt gewijzigd.

• TERWIJL de werkstroom wordt uitgevoerd (voltooid, controleren, aanpassen)   
  Terwijl de werkstroom wordt uitgevoerd, voltooien afzonderlijke deelnemers hun toegewezen taken. Ondertussen kan de voortgang van de werkstroom worden gecontroleerd vanaf een centrale pagina Werkstroomstatus voor dat specifieke exemplaar van de werkstroom. Aanpassingen aan de werkstroom terwijl deze wordt uitgevoerd, kunnen vanaf dezelfde pagina worden gemaakt. en, indien nodig, kan de werkstroom daar worden geannuleerd of beëindigd.

• NADAT de werkstroom is uitgevoerd (controleren, rapporteren, wijzigen)   
  Wanneer de werkstroom is voltooid, kan de hele geschiedenis van die run (of exemplaar)tot 60 dagen worden bekeken op de pagina Werkstroomstatus. Als er ooit iets is dat u wilt wijzigen over de manier waarop de werkstroom functioneert, kunt u het verenigingsformulier openen en bewerken dat u hebt voltooid toen u de werkstroom voor het eerst hebt toegevoegd.

Het volgende stroomdiagram illustreert deze stadia vanuit het perspectief van de persoon die een nieuwe werkstroom toevoegt.

De werkstromen die zijn opgenomen in SharePoint-producten, fungeren als basissjablonen waarop de specifieke, afzonderlijke werkstromen die u aan uw lijsten, bibliotheken en siteverzameling toevoegt, zijn gebaseerd.

Elke keer dat u bijvoorbeeld een werkstroom Handtekeningen verzamelen toevoegt, voegt u een versie toe van de algemene werkstroomsjabloon Handtekeningen verzamelen. U geeft elke versie een eigen naam en eigen instellingen, die u opgeeft in het associatieformulier wanneer u die bepaalde versie toevoegt. Op die manier kunt u meerdere werkstromen toevoegen, elk een versie op basis van de sjabloon Werkstroomhandtekeningen verzamelen, maar elke versie is benoemd en aangepast voor de specifieke manier waarop u deze gebruikt.

In deze afbeelding zijn drie werkstromen op basis van de werkstroomsjabloon Goedkeuring toegevoegd: één voor alle inhoudstypen in één bibliotheek, één voor één inhoudstype in één bibliotheek en één voor één inhoudstype in een hele siteverzameling.

Wanneer u een nieuwe werkstroomversie toevoegt op basis van een van de meegeleverde werkstroomsjablonen, vult u een associatieformulier in om aan te geven hoe u de nieuwe versie wilt laten werken.

In de volgende sectie vindt u een lijst met vragen die u voorbereiden op het invullen van het verenigingsformulier. Het duurt echter eerst even om het formulier en de velden te bekijken.

Eerste pagina van het verenigingsformulier

Tweede pagina van het verenigingsformulier

De velden op deze tweede pagina worden ook weergegeven in het initiatieformulier, dat telkens wordt weergegeven als de werkstroom handmatig wordt gestart en op dat moment alleen voor die ene bewerking kan worden bewerkt.

Dit artikel heeft betrekking op de werkstroomsjabloon die in het menu wordt weergegeven als Handtekeningen verzamelen – SharePoint 2010. Als u niet zeker weet of dit werkstroomtype de beste keuze voor u is, raadpleegt u het segment LEARN van dit artikel. Zie het artikel Over de werkstromen in SharePoint voor meer informatie over de andere beschikbare werkstroomsjablonen.

Het is belangrijk om te weten dat handtekeningregels van het type dat we hier bespreken, alleen kunnen worden ingevoegd in documenten die zijn gemaakt in Word, Excel of InfoPath.

Wat is een inhoudstype?

Elk document of ander item dat is opgeslagen in een SharePoint-lijst of -bibliotheek, behoort tot een of meer inhoudstype. Een inhoudstype kan net zo eenvoudig en algemeen zijn als Document of Excel Spreadsheet,of zo zeer gespecialiseerd als Juridische contract- of Productontwerpspecificatie. Sommige inhoudstypen zijn standaard beschikbaar in SharePoint-producten, maar u kunt deze aanpassen en andere inhoudstypen toevoegen die u zelf maakt.

U kunt de nieuwe versie van de werkstroom Handtekeningen verzamelen alleen beschikbaar maken in één lijst of bibliotheek, of u kunt deze beschikbaar maken in de hele siteverzameling.

• Als u de werkstroom voor één lijst of bibliotheek toevoegt, kunt u instellen dat deze wordt uitgevoerd op alle inhoudstypen of alleen op één inhoudstype.

• Als u de werkstroom voor de hele siteverzameling toevoegt, moet u deze echter zo instellen dat deze alleen op één site-inhoudstype wordt uitgevoerd.

• In alle gevallen moet elk document waarop een werkstroom Handtekeningen verzamelen wordt uitgevoerd, een bestand zijn dat is gemaakt in Word, Excel of InfoPath.

Geef uw werkstroomversie een naam die:

• Geeft duidelijk aan waarvoor het wordt gebruikt.

• Dit onderscheidt zich duidelijk van andere werkstromen.

Een voorbeeld

Stel dat u lid bent van een groep editors. Uw groep wil twee verschillende werkstromen voor feedback verzamelen gebruiken:

• U kunt de eerste werkstroom uitvoeren voor elk document dat is ingediend door een lid van uw eigen groep. Deze werkstroom verzamelt alleen feedback van de manager van uw groep.

• U kunt de tweede werkstroom uitvoeren voor elk document dat is ingediend door personen buiten uw eigen groep. In deze werkstroom wordt feedback verzameld van elk lid van uw groep.

U kunt de eerste werkstroom in feedback voor inzending een naam geven en de tweede werkstroom feedback van buiten de inzending.

U kunt uw werkstroom de standaardlijst Taken en geschiedenis van de site laten gebruiken, andere bestaande lijsten gebruiken of alleen nieuwe lijsten aanvragen voor deze werkstroom.

• Als uw site een groot aantal werkstromen bevat of als sommige werkstromen een groot aantal taken omvatten, kunt u overwegen om nieuwe lijsten voor elke werkstroom aan te vragen. (Het beheren van te lange lijsten is een van de dingen die de prestaties kunnen vertragen. Het is sneller en gemakkelijker voor het systeem om meerdere kortere lijsten te onderhouden dan een zeer lange lijst.)

• Als de taken en geschiedenis voor deze werkstroom gevoelige of vertrouwelijke gegevens bevatten die u gescheiden wilt houden van de algemene lijsten, moet u zeker aangeven dat u nieuwe, afzonderlijke lijsten voor deze werkstroom wilt. Nadat u de werkstroom hebt toevoegen, moet u ervoor zorgen dat de juiste machtigingen zijn ingesteld voor de nieuwe lijsten.

Handtekeningregels kunnen twee keer in het document worden ingevoegd:

• Voordat de werkstroom wordt gestart in het document.

• Nadat de werkstroom is gestart, maar voordat de eerste deelnemer zijn handtekening toevoegt aan een handtekeningregel.

Het toevoegen van een digitale handtekening aan een document is een proces in twee stappen:

1. Eerst voegt iemand een tekenlijnin in de tekst van het document.
   

2. Vervolgens voegt iemand zijn handtekening toe aan de ingevoegde regel.
   

Houd dit in gedachten    Vanaf het moment dat de eerste deelnemer zijn handtekening aan het document toevoegt, wordt het document vergrendeld tegen bewerken. Eennieuwe wijziging in het document na dat punt , met uitzondering van andere ondertekenaars die hun handtekeningen toevoegen, ongeldig of verwijdert alle handtekeningen die zijn toegevoegd. En omdat de invoeging van een handtekeningregel geldt als een wijziging in het document, moeten alle handtekeningregels al aanwezig zijn in het document voordat de eerste deelnemer de werkelijke handtekening aan een van deze regels toevoegt.

Er zijn dus drie eenvoudige manieren om deze vraag te beantwoorden:

• Voor beide soorten begin    Het document is gebaseerd op een sjabloon of formulier met al handtekeningregels, zodat niemand ze hoeft toe te voegen voor elke afzonderlijke werkstroom.

• Voor een handmatige start    De persoon die de werkstroom start, voegt alle benodigde handtekeninglijnen in voordat u de werkstroom start.

• Voor een automatische start    De eerste deelnemer die het document opent, voegt alle benodigde handtekeninglijnen in voordat hij of zij een eigen handtekening toevoegt.

Hier volgt een snelle grafische samenvatting van het hoofdpunt.

U kunt instellen dat een werkstroom alleen handmatig, automatisch of op beide manier wordt gestart:

• Wanneer u handmatig een werkstroom Handtekeningen verzamelen start in een specifiek document, wordt een ander formulier, het initiatieformulier,weergegeven. Het initiatieformulier bevat alleen de instellingen van de tweede pagina van het verenigingsformulier. Op die manier kan de persoon die de werkstroom start een van deze instellingen wijzigen (alleen voor het huidige exemplaar), voordat hij of zij op Start klikt.

• Met een automatische start is er natuurlijk geen mogelijkheid om een initiatieformulier te presenteren, dus de standaardinstellingen die zijn opgegeven in het koppelingsformulier, worden zonder enige wijziging gebruikt.

In de volgende afbeelding ziet u het verschil tussen handmatig starten en automatisch starten.

Wijzigingen die u in het initiatieformulier aanwijst, worden alleen toegepast tijdens het huidige exemplaar van de werkstroom. Als u de permanente, standaardinstellingen van de werkstroom wilt wijzigen, bewerkt u het oorspronkelijke verenigingsformulier, zoals uitgelegd in het segment WIJZIGEN van dit artikel.

Handmatig starten

Als u handmatig starten toestaat, kan iedereen met de benodigde machtigingen de werkstroom op elk in aanmerking komend document op elk moment starten.

De voordelen van een handmatige start zijn dat u en uw collega's de werkstroom alleen kunnen uitvoeren wanneer en wanneer u dat wilt, en dat u elke keer dat u deze start, de mogelijkheid krijgt om bepaalde instellingen te wijzigen met behulp van het initiatieformulier.

Met een handmatige start moet iemand er natuurlijk aan denken om de werkstroom uit te voeren wanneer dat nodig is.

Automatisch starten

U kunt instellen dat de werkstroom automatisch wordt gestart door een van de volgende gebeurtenissen:

• Er wordt een nieuw document gemaakt in of geüpload naar de lijst of bibliotheek.

• Een document dat al is opgeslagen in de lijst of bibliotheek, wordt gewijzigd.

Het voordeel van een automatische start is dat niemand zich hoeft te herinneren om de werkstroom te starten. Deze wordt elke keer uitgevoerd wanneer een triggering-gebeurtenis plaatsvindt.

Speciale aandachtspunten voor het automatisch starten met werkstromen voor handtekeningen verzamelen

In tegenstelling tot sommige andere werkstromen is het niet mogelijk meer taken toe te voegen nadat een werkstroom Handtekeningen verzamelen is gestart. Wanneer de werkstroom automatisch wordt gestart, worden alleen de handtekeningtaken toegewezen die al zijn opgegeven in de standaardinstellingen. Elk van deze taken kan inderdaad worden toegewezen tijdens de werkstroom, maar er kunnen geen extra taken worden gemaakt en toegewezen. Met andere woorden, een werkstroom Handtekeningen verzamelen moet alleen automatisch worden uitgevoerd wanneer de identiteit, of ten minste het aantal deelnemers, vooraf bekend is.

Wat mogelijk is na een automatische start is het verwijderen of annuleren van taken die al zijn toegewezen, maar houd er rekening mee dat het annuleren van een taak de bijbehorende handtekeningregel niet uit het document verwijdert.

Hieronder volgen drie scenario's waarin een automatische start wordt gebruikt. Merk op dat in elk scenario:

• De werkstroom wordt uitgevoerd op een bibliotheek waaraan personen documenten uploaden die moeten worden ondertekend.

• De set met personen die handtekeningtaken hebben toegewezen, is na een tijd stabiel en hoeft niet te worden gecontroleerd of bewerkt telkens als de werkstroom wordt gestart.

Als het geüploade item in elk van deze scenario's een document of formulier is dat al de juiste handtekeningregels bevat, is het natuurlijk niet nodig dat de deelnemers aan de werkstroom handtekeninglijnen invoegen tijdens de werkstroom.

Scenario 1: Een enkele taak, één ondertekenaar

Nieuwe onkostenclaims moeten worden ondertekend door Anna, dus Anna maakt een bibliotheek met de naam Nieuwe onkostenclaims. Iedereen in de organisatie kan een claim maken of uploaden.

Anna maakt een werkstroom en geeft deze dezelfde naam: Nieuwe onkostenclaims. De werkstroom wordt automatisch uitgevoerd op elk nieuw document, waarin slechts één handtekeningtaak wordt toegewezen, natuurlijk aan Anna.

Scenario 2: Meerdere taken, meerdere ondertekenaars

Deze keer moeten de contracten worden ondertekend door Anna en Sean en Frank, door alle drie.

Sean maakt een bibliotheek met de naam Contracten voor handtekeningen. Ze maakt een werkstroom Handtekeningen verzamelen met de naam Handtekeningen (annaANDseanANDfrank). De werkstroom wordt automatisch uitgevoerd op elk nieuw document en wijst één handtekeningtaak toe aan elk van de drie personen.

De eerste ondertekenaar die het document opent, voegt de handtekeningregels voor alle drie ondertekenaars in voordat u een eigen handtekening toevoegt.

Scenario 3: Meerdere taken, één ondertekenaar

In deze versie moeten contracten worden ondertekend door Anna of Sean of Frank, door slechts één van de drie.

Sean maakt een bibliotheek met de naam Contracten voor handtekening en een werkstroom met de naam Handtekening (annaORseanORfrank). Ze maakt ook een adressenlijst of distributiegroep, ook wel annaORseanORfrankgenoemd, die alle drie omvat.

Opnieuw wordt de werkstroom automatisch uitgevoerd op elk nieuw document in de bibliotheek, maar deze keer wordt slechts één handtekeningtaak toegewezen aan de groep annaORseanORfrank.

Dit type taak wordt een groepstaak genoemd enwerkt als dit: De werkstroom verzendt een e-mailtaakmelding naar elk lid van de groep, maar maakt slechts één taak, die elk afzonderlijk lid van de groep namens de hele groep kan claimen en voltooien.

Zie het segment VOLTOOIEN van dit artikel voor instructies over het claimen en voltooien van een groepstaak.

Wanneer u een werkstroom toevoegt aan een inhoudstype voor de hele siteverzameling, kunt u de werkstroom ook toevoegen aan alle andere inhoudstypen in de siteverzameling die afkomstig zijn van het inhoudstype waar u de werkstroom aan toevoegt. (Als u alleen een werkstroom voor één lijst of bibliotheek toevoegt, wordt deze optie niet weergegeven.)

U moet de naam of het e-mailadres geven voor elke persoon aan wie een handtekeningtaak wordt toegewezen.

Taken of individueel groeperen?    Als u een taak toewijst aan een groep of distributielijst, wordt een groepstaak toegewezen: Elk lid van de groep ontvangt een taakmelding, maar slechts één lid hoeft de taak te claimen en te voltooien. Zie het segment VOLTOOIEN van dit artikel voor instructies over het claimen en voltooien van een groepstaak.

Eén fase of meerdere stadia?   U kunt ervoor kiezen om slechts één fase met handtekeningtaken te hebben of om meerdere fasen te hebben. Als u meer dan één fase hebt, worden de stadia achter elkaar uitgevoerd.

Parallelle recensies of seriële beoordelingen?   Voor de deelnemers in een fase kunt u ervoor kiezen om hun handtekeningtaken allemaal tegelijk (parallel) toe te wijzen of om hun taken achter elkaar (in serieel) toe te wijzen in de volgorde die u aanwijst. De seriële optie kan handig zijn als een van de ondertekenaars bijvoorbeeld de echte besluitmaker is met betrekking tot het document en het niet zinvol is voor een van de andere ondertekenaars om hun handtekeningtaken uit te voeren als de beslissingsmaker besluit niet te ondertekenen.

Een voorbeeld

Dit eenvoudige scenario illustreert een paar van de voordelen van zowel meerdere fasen als seriële taaktoewijzingen:

Stel dat Frank een nieuwe werkstroom Handtekeningen verzamelen toevoegt voor een contractenbibliotheek. Omdat Frank de echte beslisser is, wil hij de eerste persoon zijn die elk contract ondertekent. Als hij besluit niet te ondertekenen, krijgen Zowel Anna als Sean geen handtekeningtaak toegewezen. Frank kan dit op twee manieren instellen:

• Door een serieel overzicht te gebruiken   Frank stelt één seriële fase in waarin hij de eerste deelnemer is en Anna en Sean de tweede en de derde.
  Zo stelt Frank zijn serieel overzicht in één stadium in.
  

• Door twee fasen te gebruiken   Als Frank wil dat Aan Anna en Sean tegelijkertijd hun taken worden toegewezen, zodat Sean niet hoeft te wachten tot Anna haar handtekening toevoegt voordat ze haar eigen handtekening kan toevoegen, kan hij twee fasen in de werkstroom instellen. De eerste fase bevat alleen zijn eigen handtekeningtaak en de tweede fase is een parallel stadium met de taken van Anna en Sean. Als de eerste fase niet is voltooid, start de tweede fase niet.
  Zo stelt Frank zijn parallelle tweefasenbeoordeling in.
  

Hier zijn diagrammen van beide oplossingen. Als Frank in beide versies zijn handtekeningtaak niet voltooit, worden taken nooit toegewezen aan Anna of Sean.

In het veld CC, op de tweede pagina van het verenigingsformulier, kunt u namen of adressen invoeren voor iedereen die elke keer moet worden geïnformeerd dat deze werkstroom begint of eindigt.

• Het invoeren van een naam hier resulteert niet in de toewijzing van een werkstroomtaak aan die persoon.

• Wanneer de werkstroom handmatig wordt gestart, ontvangt de persoon die de werkstroom start de start- en stopmeldingen zonder dat deze in dit veld hoeft te worden opgegeven.

• Wanneer de werkstroom automatisch wordt gestart, ontvangt de persoon die de werkstroom oorspronkelijk heeft toegevoegd, de start- en stopmeldingen zonder dat deze in dit veld hoeven te worden opgegeven.

Er moeten twee zaken op orde zijn voordat u een werkstroom kunt toevoegen:

E-mail    Als de werkstroom e-mailmeldingen kan verzenden, moet e-mail zijn ingeschakeld voor uw SharePoint-site. Als u niet zeker weet of dit al is gedaan, neem dan contact op met uw SharePoint-beheerder.

Machtigingen    Voor de standaardinstellingen voor SharePoint-producten moet u de machtiging Lijsten beheren hebben om werkstromen voor lijsten, bibliotheken of siteverzamelingen toe te voegen. (De groep Eigenaren heeft standaard de machtiging Lijsten beheren, de groep Leden en de groep Bezoekers niet. Zie het segment LEARN van dit artikel voor meer informatie over machtigingen.)

Voer de volgende stappen uit:

1. Open de lijst of bibliotheek waarvoor u de werkstroom wilt toevoegen.

2. Klik op het lint op het tabblad Lijst of Bibliotheek.

   De naam van het tabblad kan variëren met het type lijst of bibliotheek. In een agendalijst heet dit tabblad bijvoorbeeld Agenda.

3. Klik in de groep Instellingen op Werkstroominstellingen.

4. Geef op de pagina Werkstroominstellingen één inhoudstype op waar de werkstroom op moet worden uitgevoerd of Alles (voor alle inhoudstypen) en klik vervolgens op Een werkstroom toevoegen.

   Opmerking: Werkstromen voor handtekeningen verzamelen kunnen alleen worden uitgevoerd op documenten die zijn gemaakt in Word, Excel of InfoPath.

   

   1. Vul de eerste pagina van het verenigingsformulier in.
      (Instructies volgen de afbeelding.)

	Inhoudstype Houd de standaardselectie als Allesof selecteer een specifiek inhoudstype.
	Werkstroom Selecteer de sjabloon Handtekeningen verzamelen – SharePoint 2010. Opmerking: Als de sjabloon Handtekeningen verzamelen – SharePoint 2010 niet wordt weergegeven in de lijst, neemt u contact op met uw SharePoint-beheerder om te weten te komen of deze is geactiveerd voor uw siteverzameling of werkruimte. Zie SharePoint-werkstroomsjablonen inschakelen als u machtigingen voor siteverzamelingen hebt.
	Name Typ een naam voor deze werkstroom. De naam identificeert deze werkstroom voor gebruikers van deze lijst of bibliotheek. Zie het segment PLAN van dit artikel voor suggesties over het benoemen van uw werkstroom.
	Takenlijst Selecteer een takenlijst die u met deze werkstroom wilt gebruiken. U kunt een bestaande takenlijst selecteren of op Taken (nieuw) klikken om een nieuwe lijst te laten maken. Zie het segment PLAN van dit artikel voor informatie over redenen voor het maken van een nieuwe takenlijst (in plaats van het kiezen van een bestaande takenlijst).
	Geschiedenisoverzicht Selecteer een geschiedenislijst die u met deze werkstroom wilt gebruiken. U kunt een bestaande geschiedenislijst selecteren of op Nieuwe geschiedenislijst klikken om een nieuwe lijst te laten maken. Zie het segment PLAN van dit artikel voor informatie over redenen voor het maken van een nieuwe geschiedenislijst (in plaats van het kiezen van een bestaande lijst).
	Startopties Geef de manier of manieren op waarop deze werkstroom kan worden gestart. Zie het segment PLAN van dit artikel voor informatie over de verschillende opties.

1. Als alle instellingen in dit formulier de beste manier zijn, klikt u op Volgende.

2. Vul de tweede pagina van het verenigingsformulier in.
   (Instructies volgen de afbeelding.)

   In SharePoint-producten ziet u alle opties op deze tweede pagina van het associatieformulier telkens wanneer u de werkstroom handmatig start, zodat u deze opties voor slechts één exemplaar kunt wijzigen.

	Toewijzen aan Voer namen of adressen in voor de personen aan wie u de werkstroom wilt toewijzen. Als de taken een voor een worden toegewezen (in serieel)    Voer de namen of adressen in de volgorde in waarin u de taken wilt toegewezen. Als alle taken tegelijk (parallel)    worden toegewezen De volgorde van de namen of adressen maakt niet uit. Als u een groep of distributielijst hebt opgenomen    Er wordt een groepstaak toegewezen: Elk lid van de groep ontvangt een taakmelding, maar slechts één lid hoeft de taak te claimen en te voltooien. Zie het segment VOLTOOIEN van dit artikel voor instructies over het claimen en voltooien van een groepstaak.
	volgorde Geef op of de taken een voor een moeten worden toegewezen (in serieel) of allemaal tegelijk (parallel). Zie het segment PLAN van dit artikel voor meer informatie over het gebruik van seriële en parallelle stadia.
	Een nieuwe fase toevoegen Voeg alle stadia toe die u wilt, verder dan de eerste fase die u zojuist hebt geconfigureerd. Als u een hele fase wilt verwijderen, klikt u in het veld Toewijzen aan voor dat stadium en drukt u op Ctrl+Delete. Zie het segment PLAN van dit artikel voor meer informatie over het gebruik van meerdere stadia.
	CC Voer de namen of e-mailadressen in van iedereen die een melding moet ontvangen telkens wanneer de werkstroom begint of eindigt. Het invoeren van een naam hier resulteertniet in de toewijzing van een werkstroomtaak. Wanneer de werkstroom handmatig wordt gestart, ontvangt de persoon die de werkstroom start de start- en stopmeldingen zonder dat deze in dit veld hoeft te worden opgegeven. Wanneer de werkstroom automatisch wordt gestart, ontvangt de persoon die de werkstroom oorspronkelijk heeft toegevoegd, de start- en stopmeldingen zonder dat deze in dit veld hoeven te worden opgegeven.

1. Als u alle instellingen op deze pagina hebt zoals u wilt, klikt u op Opslaan om de werkstroom te maken.

Met SharePoint-producten wordt uw nieuwe werkstroomversie gemaakt.

Volgende stappen

Als u klaar bent om uw nieuwe werkstroom te starten en te testen, gaat u naar het startsegment van dit artikel.

U vindt instructies voor het invoegen van handtekeninglijnen in een document in het segment INVOEGEN van dit artikel.

Er moeten twee zaken op orde zijn voordat u een werkstroom kunt toevoegen:

E-mail   Als de werkstroom e-mailmeldingen kan verzenden, moet e-mail zijn ingeschakeld voor uw site. Als u niet zeker weet of dit al is gedaan, neem dan contact op met uw SharePoint-beheerder.

Machtigingen    Voor de standaardinstellingen voor SharePoint-producten moet u de machtiging Lijsten beheren hebben om werkstromen voor lijsten, bibliotheken of siteverzamelingen toe te voegen. (De groep Eigenaren heeft standaard de machtiging Lijsten beheren, de groep Leden en de groep Bezoekers niet. Zie het segment LEARN van dit artikel voor meer informatie over machtigingen.)

Voer de volgende stappen uit:

1. Ga naar de startpagina voor de siteverzameling (niet de startpagina voor een site of subsite binnen de verzameling).

2. Klik op Instellingen en klik vervolgens op Site-instellingen.

   Klik SharePoint in Microsoft 365 op Instellingen en klik vervolgens op Site-inhoud. Klik op Site-inhoud op Site-instellingen.

3. Klik op de pagina Site-instellingen onder WebOntwerpgalerieënop Site-inhoudstypen.
   

4. Klik op de pagina Site-inhoudstypen op de naam van het site-inhoudstype waarvoor u een werkstroom wilt toevoegen.

   Opmerking: Werkstromen voor handtekeningen verzamelen kunnen alleen worden uitgevoerd op documenten die zijn gemaakt in Word, Excel of InfoPath.

   

   1. Klik op de pagina voor het geselecteerde inhoudstype onder Instellingenop Werkstroominstellingen.
      

   2. Klik op de pagina Werkstroominstellingen op de koppeling Een werkstroom toevoegen.
      

   3. Vul de eerste pagina van het verenigingsformulier in.
      (Instructies volgen de afbeelding.)

	Werkstroom Selecteer de sjabloon Handtekeningen verzamelen – SharePoint 2010. Opmerking: Als de sjabloon Handtekeningen verzamelen – SharePoint 2010 niet wordt weergegeven in de lijst, neemt u contact op met uw SharePoint-beheerder om te weten te komen of deze is geactiveerd voor uw siteverzameling of werkruimte. Zie SharePoint-werkstroomsjablonen inschakelen als u machtigingen voor siteverzamelingen hebt.
	Name Typ een naam voor deze werkstroom. De naam identificeert deze werkstroom voor gebruikers van deze siteverzameling. Zie het segment PLAN van dit artikel voor suggesties over het benoemen van uw werkstroom.
	Takenlijst Selecteer een takenlijst die u met deze werkstroom wilt gebruiken. U kunt een bestaande takenlijst selecteren of op Taken (nieuw) klikken om een nieuwe lijst te laten maken. Zie het segment PLAN van dit artikel voor informatie over redenen voor het maken van een nieuwe takenlijst (in plaats van het kiezen van een bestaande takenlijst).
	Geschiedenisoverzicht Selecteer een geschiedenislijst die u met deze werkstroom wilt gebruiken. U kunt een bestaande geschiedenislijst selecteren of op Nieuwe geschiedenislijst klikken om een nieuwe lijst te laten maken. Zie het segment PLAN van dit artikel voor informatie over redenen voor het maken van een nieuwe geschiedenislijst (in plaats van het kiezen van een bestaande lijst).
	Startopties Geef de manier of manieren op waarop deze werkstroom kan worden gestart. Zie het segment PLAN van dit artikel voor informatie over de verschillende opties.
	Lijst- en site-inhoudstypen bijwerken? Geef op of deze werkstroom moet worden toegevoegd aan (gekoppeld aan) alle andere site- en lijstinhoudstypen die van dit inhoudstype overnemen. De bewerking die alle extra toevoegingen voltooit, kan lang duren. Als de overname is verbroken voor sites of subsites waar u deze werkstroom wilt toevoegen aan het overnemen van inhoudstypen, moet u ervoor zorgen dat u lid bent van de groep Eigenaren in elk van deze sites of subsites voordat u deze bewerking uit te voeren.

1. Als alle instellingen op deze pagina de beste manier zijn, klikt u op Volgende.

2. Vul de tweede pagina van het verenigingsformulier in.
   (Instructies volgen de afbeelding.)

   In SharePoint-producten ziet u alle opties op deze tweede pagina van het associatieformulier telkens wanneer u de werkstroom handmatig start, zodat u deze opties voor slechts één exemplaar kunt wijzigen.

	Toewijzen aan Voer namen of adressen in voor de personen aan wie u de werkstroom wilt toewijzen. Als de taken een voor een worden toegewezen (in serieel)    Voer de namen of adressen in de volgorde in waarin u de taken wilt toegewezen. Als alle taken tegelijk (parallel)    worden toegewezen De volgorde van de namen of adressen maakt niet uit. Als u een groep of distributielijst hebt opgenomen    Er wordt een groepstaak toegewezen: Elk lid van de groep ontvangt een taakmelding, maar slechts één lid hoeft de taak te claimen en te voltooien. Zie het segment VOLTOOIEN van dit artikel voor instructies over het claimen en voltooien van een groepstaak.
	volgorde Geef op of de taken in deze fase één voor één (in serieel) of allemaal tegelijk (parallel) moeten worden toegewezen. Zie het segment PLAN van dit artikel voor meer informatie over het gebruik van seriële en parallelle stadia.
	Een nieuwe fase toevoegen Voeg alle stadia toe die u wilt, verder dan de eerste fase die u zojuist hebt geconfigureerd. Als u een hele fase wilt verwijderen, klikt u in het veld Toewijzen aan voor dat stadium en drukt u op Ctrl+Delete. Zie het segment PLAN van dit artikel voor meer informatie over het gebruik van meerdere stadia.
	CC Voer de namen of e-mailadressen in van iedereen die een melding moet ontvangen telkens wanneer de werkstroom begint of eindigt. Het invoeren van een naam hier resulteertniet in de toewijzing van een werkstroomtaak. Wanneer de werkstroom handmatig wordt gestart, ontvangt de persoon die de werkstroom start de start- en stopmeldingen zonder dat deze in dit veld hoeft te worden opgegeven. Wanneer de werkstroom automatisch wordt gestart, ontvangt de persoon die de werkstroom oorspronkelijk heeft toegevoegd, de start- en stopmeldingen zonder dat deze in dit veld hoeven te worden opgegeven.

1. Als u alle instellingen op deze pagina hebt zoals u wilt, klikt u op Opslaan om de werkstroom te maken.

Met SharePoint-producten wordt uw nieuwe werkstroomversie gemaakt.

Volgende stappen

Als u klaar bent om uw nieuwe werkstroom te starten en te testen, gaat u naar het startsegment van dit artikel.

U vindt instructies voor het invoegen van handtekeninglijnen in een document in het segment INVOEGEN van dit artikel.

Een handtekeningregel invoegen in Word of Excel:

1. Klik in het document of werkblad om de cursor te zoeken waar u een handtekeningregel wilt invoegen.

2. Klik op het tabblad Invoegen in de groep Tekst op Handtekeningregel.

3. Vul in het dialoogvenster Handtekening instellen alle of geen van deze vier velden in:

   • Voorgestelde ondertekenaar   
     De volledige naam van de ondertekenaar.
     (Weergegeven in de voltooide handtekening.)

   • De titel van de voorgestelde ondertekenaar   
     (Weergegeven in de voltooide handtekening.)

   • E-mailadres van voorgestelde ondertekenaar   
     (Niet weergegeven in de voltooide handtekening.)

   • Instructies voor de ondertekenaar   
     Alle nuttige of noodzakelijke informatie voor de ondertekenaar.
     (Niet weergegeven in de voltooide handtekening.)
     

4. Schakel de volgende selectievakjes in of uit in hetzelfde dialoogvenster:

   • Toestaan dat de ondertekenaar opmerkingen toevoegt in het dialoogvenster Ondertekenen   
     Sta de ondertekenaar toe zijn of haar doel voor het ondertekenen te typen.
     (Welke typen ondertekenaars worden niet weergegeven in de voltooide handtekening.)

   • Aantekeningsdatum in handtekeningregel tonen   
     De datum waarop de handtekening wordt toegevoegd.
     (Weergegeven in de voltooide handtekening.)

5. Klik op OK.

Herhaal dezelfde procedure om meer handtekeningregels toe te voegen.

Een handtekeningregel verwijderen in Word of Excel:

1. Klik op de handtekeningregel om deze te selecteren.

2. Druk op Delete.

Een handtekeningregel invoegen in InfoPath:

1. Klik in het formulier om de cursor te zoeken waar u een handtekeningregel wilt invoegen.

2. Klik op het tabblad Start van het lint in de groep Besturingselementen op Handtekeningregel.

3. Klik op de handtekeningregel om deze te selecteren, klik er vervolgens met de rechtermuisknop op en klik in het snelmenu op Eigenschappen van handtekeningregel.

4. Vul in het dialoogvenster Eigenschappen van handtekeningregel op het tabblad Algemeen alle of geen van deze vier velden in:

   • Bericht dat ondertekenaars zien voordat ze ondertekenen   
     Alle nuttige of noodzakelijke informatie voor de ondertekenaar.
     (Niet weergegeven in de voltooide handtekening.)

   • Naam van ondertekenaar   
     (Weergegeven in de voltooide handtekening.)

   • Titel van ondertekenaar   
     (Weergegeven in de voltooide handtekening.)

   • E-mailadres   
     voor ondertekenaar (Niet weergegeven in de voltooide handtekening.)
     

5. U kunt de beste aanpassingen aanbrengen op het tabblad Grootte en het tabblad Geavanceerd.

6. Klik op OK.

Een handtekeningregel verwijderen in InfoPath:

• Klik op het besturingselement om het te selecteren en druk vervolgens op Delete.

Volgende stappen

Als u klaar bent om uw nieuwe werkstroom te testen, gaat u naar het startsegment van dit artikel.

Als u een werkstroomtaak voltooit, gaat u (of keert u terug) naar het segment VOLTOOIEN van dit artikel.

Als de werkstroom zo is geconfigureerd dat deze automatisch wordt gestart, wordt de werkstroom elke keer uitgevoerd op het document dat de werkstroom heeft geactiveerd.

Wanneer de werkstroom wordt gestart, wijst de werkstroom de eerste taak of taken toe en verzendt een taakmelding naar elke toegewezene. Ondertussen worden ook startmeldingen (los van taakmeldingen) naar de persoon die de werkstroom heeft toegevoegd en naar iedereen die wordt vermeld in het CC-veld van de tweede pagina van het associatieformulier.

Als de benodigde handtekeningregels nog niet aanwezig zijn in het document voordat de werkstroom wordt gestart, moeten ze worden ingevoegd voordat de eerste handtekening aan het document wordt toegevoegd.

Een notitie over machtigingen    Gewoonlijk moet u de machtiging Items bewerken hebben om een werkstroom te starten. (Standaard hebben de groep Leden en de groep Eigenaren beide deze machtiging, maar de groep Bezoekers niet. Een eigenaar kan er echter ook voor kiezen om per werkstroom de machtiging Lijsten beheren te vereisen voor personen die de werkstroom starten. Door deze optie te kiezen, kunnen eigenaren in feite opgeven dat alleen zij en andere eigenaren een bepaalde werkstroom kunnen starten. Zie het segment Meer informatie van dit artikel voor meer informatie.)

Twee locaties om vanaf te beginnen

U kunt een werkstroom handmatig starten vanaf een van de twee locaties:

• Vanuit de lijst of bibliotheek waarin het document is opgeslagen.

• Vanuit het document zelf, geopend in het Microsoft Office-programma waarin het is gemaakt. (Houd er rekening mee dat dit het volledige, geïnstalleerde programma moet zijn en niet een webtoepassingsversie.)

De overige twee secties in dit segment geven instructies voor beide methoden.

1. Voeg alle benodigde handtekeninglijnen toe aan het document of rangschik met de deelnemers aan de werkstroom om ervoor te zorgen dat alle handtekeningregels aanwezig zijn in het document voordat een deelnemer zijn handtekening toevoegt aan een van de regels.

2. Ga naar de lijst of bibliotheek waar het document waarop u de werkstroom wilt uitvoeren, is opgeslagen.

3. Klik op het pictogram voor de itemnaam om het item te selecteren en klik vervolgens op het tabblad Bestanden van het lint in de groep Werkstromen op Werkstromen.
    

4. Klik op de pagina Werkstromen: Documentnaam onder Een nieuwe werkstroom startenop de werkstroom die u wilt uitvoeren.
   

5. Breng in het initiatieformulier wijzigingen aan die u wilt toepassen op dit specifieke exemplaar van de werkstroom.

   Opmerking: Wijzigingen die hier, in het initiatieformulier, worden aangebracht, worden alleen gebruikt tijdens het huidige exemplaar van de werkstroom. Als u wijzigingen wilt aanbrengen die van toepassing zijn telkens wanneer de werkstroom wordt uitgevoerd, of als u de werkstroominstellingen wilt wijzigen die niet in dit formulier worden weergegeven, bekijkt u het segment WIJZIGEN van dit artikel.

	Toewijzen aan Wijzigingen aanbrengen in de lijst met personen aan wie u taken wilt toewijzen in de werkstroom. Als de taken één voor één worden toegewezen    Voer de namen of adressen in de volgorde in waarin de taken moeten worden toegewezen. Als alle taken tegelijk    worden toegewezen De volgorde van de namen of adressen maakt niet uit. Als u een groep of distributielijst hebt opgenomen    Er wordt een groepstaak toegewezen: Elk lid van de groep ontvangt een taakmelding, maar slechts één lid hoeft de taak te claimen en te voltooien. Zie het segment VOLTOOIEN van dit artikel voor instructies over het claimen en voltooien van een groepstaak.
	volgorde Zorg ervoor dat de specificaties voor het toewijzen van de taken in elk segment één voor één (in serieel) of allemaal tegelijk (parallel) zijn zoals u wilt. Zie het segment PLAN van dit artikel voor meer informatie over het gebruik van seriële en parallelle stadia.
	Een nieuwe fase toevoegen Voeg alle stadia toe die u wilt, buiten de fasen die momenteel zijn geconfigureerd. Als u een hele fase wilt verwijderen, klikt u in het veld Toewijzen aan voor dat stadium en drukt u op Ctrl+Delete. Zie het segment PLAN van dit artikel voor meer informatie over het gebruik van meerdere stadia.
	CC Maak eventuele toevoegingen of verwijderingen die u wilt. Onthoud dat: Het invoeren van een naam hier resulteertniet in de toewijzing van een werkstroomtaak. Wanneer de werkstroom handmatig wordt gestart, ontvangt de persoon die de werkstroom start de start- en stopmeldingen zonder dat deze in dit veld hoeft te worden opgegeven. Wanneer de werkstroom automatisch wordt gestart, ontvangt de persoon die de werkstroom oorspronkelijk heeft toegevoegd, de start- en stopmeldingen zonder dat deze in dit veld hoeven te worden opgegeven.

1. Als u alle instellingen in het inleidingsformulier hebt zoals u wilt, klikt u op Start om de werkstroom te starten.

De werkstroom wijst de eerste taak of taken toe en stuurt ondertussen startmeldingen naar u en naar iedereen die wordt vermeld in het CC-veld van het initiatieformulier.

1. Voeg alle benodigde handtekeninglijnen toe aan het document of rangschik met de deelnemers aan de werkstroom om ervoor te zorgen dat alle handtekeningregels aanwezig zijn in het document voordat een deelnemer zijn handtekening toevoegt aan een van de regels.

2. Open het document in het geïnstalleerde Office-programma op uw computer.

   Opmerking: Deze methode kan niet worden gebruikt wanneer het document is geopend in een webtoepassingsversie van het Microsoft Office-programma. Deze moet in de volledige, geïnstalleerde versie van het programma op uw computer zijn geopend.

3. Klik in het geopende document op het tabblad Bestand, klik op Opslaan & Verzendenen klik vervolgens op de werkstroom die u in het document wilt uitvoeren.

4. Als u het volgende bericht ziet met de melding dat het bestand moet worden ingecheckt in de werkstroom, klikt u op de knop Inchecken.
   (Als u dit bericht niet ziet, gaat u verder met stap 5.)

5. Klik op de grote knop Werkstroom starten.

6. Breng op de pagina Een werkstroom wijzigen in het initiatieformulier wijzigingen aan die u wilt toepassen op dit specifieke exemplaar van de werkstroom.

   Opmerking: Wijzigingen die hier, in het initiatieformulier, worden aangebracht, worden alleen gebruikt tijdens het huidige exemplaar van de werkstroom. Als u wijzigingen wilt aanbrengen die van toepassing zijn telkens wanneer de werkstroom wordt uitgevoerd, of als u de werkstroominstellingen wilt wijzigen die niet in dit formulier worden weergegeven, bekijkt u het segment WIJZIGEN van dit artikel.

	Toewijzen aan Wijzigingen aanbrengen in de lijst met personen aan wie u taken wilt toewijzen in de werkstroom. Als de taken één voor één worden toegewezen    Voer de namen of adressen in de volgorde in waarin de taken moeten worden toegewezen. Als alle taken tegelijk    worden toegewezen De volgorde van de namen of adressen maakt niet uit. Als u een groep of distributielijst hebt opgenomen    Er wordt een groepstaak toegewezen: Elk lid van de groep ontvangt een taakmelding, maar slechts één lid hoeft de taak te claimen en te voltooien. Zie het segment VOLTOOIEN van dit artikel voor instructies over het claimen en voltooien van een groepstaak.
	volgorde Zorg ervoor dat de specificaties voor het toewijzen van de taken in elk segment één voor één (in serieel) of allemaal tegelijk (parallel) zijn zoals u wilt. Zie het segment PLAN van dit artikel voor meer informatie over het gebruik van seriële en parallelle stadia.
	Een nieuwe fase toevoegen Voeg alle stadia toe die u wilt, buiten de fasen die momenteel zijn geconfigureerd. Als u een hele fase wilt verwijderen, klikt u in het veld Toewijzen aan voor dat stadium en drukt u op Ctrl+Delete. Zie het segment PLAN van dit artikel voor meer informatie over het gebruik van meerdere stadia.
	CC Maak eventuele toevoegingen of verwijderingen die u wilt. Onthoud dat: Het invoeren van een naam hier resulteertniet in de toewijzing van een werkstroomtaak. Wanneer de werkstroom handmatig wordt gestart, ontvangt de persoon die de werkstroom start de start- en stopmeldingen zonder dat deze in dit veld hoeft te worden opgegeven. Wanneer de werkstroom automatisch wordt gestart, ontvangt de persoon die de werkstroom oorspronkelijk heeft toegevoegd, de start- en stopmeldingen zonder dat deze in dit veld hoeven te worden opgegeven.

1. Wanneer u de instellingen in het initiatieformulier hebt zoals u wilt, klikt u op Start om de werkstroom te starten.

De werkstroom wijst de eerste taak of taken toe en stuurt ondertussen startmeldingen naar u en naar iedereen die wordt vermeld in het CC-veld van het initiatieformulier.

Volgende stappen

• Als dit de eerste keer is dat deze werkstroom wordt uitgevoerd, hebben de andere deelnemers dan informatie en hulp nodig om hun toegewezen taken te voltooien? (Het segment VOLTOOIEN van dit artikel kan nuttig zijn voor hen.)

• Het is ook een goed idee om te controleren of deelnemers hun e-mailmeldingen ontvangen, en met name dat de meldingen niet verkeerd worden gebruikt door hun filters voor ongewenste e-mail.

• En natuurlijk hebt u mogelijk een of meer werkstroomtaken om uzelf te voltooien. Ga naar het segment VOLTOOIEN van dit artikel voor de details.

• Als u wilt weten hoe u de voortgang van het huidige exemplaar van de werkstroom kunt bijhouden, gaat u naar het segment MONITOR van dit artikel.

Wanneer u een taak in een werkstroom toegewezen krijgt, komt u meestal op een van de drie manieren achter de taak:

• U ontvangt een e-mailtaakmelding.

• U opent een Microsoft Office-document en ziet een berichtenbalk die u informeert dat u een gerelateerde taak hebt toegewezen.

• U controleert de SharePoint-site en ontdekt dat er momenteel een of meer taken aan u zijn toegewezen.

Wanneer u erachter komt dat u een werkstroomtaak Handtekeningen verzamelen hebt toegewezen, doet u meestal twee dingen:

• Het document controleren    U opent en controleert het document en ondertekent het document (of niet).

• De taak voltooien    U vult het taakformulier in en verstuurt het.

Vaak zijn daarom de volgende drie items betrokken bij de voltooiing van de taak:

• Het meldingsbericht (dat u als e-mail ontvangt)

• Het document dat is verzonden voor uw handtekening (dat u opent en vervolgens ondertekent of niet)

• Het taakformulier (dat u opent, voltooit en verstuurt)

Deze drie items zien er als eerste uit.

(Houd er rekening mee dat als de taak niet aan u persoonlijk is toegewezen, maar aan een hele groep of distributielijst waarvan u lid bent, u de taak moet claimen voordat u deze voltooit. Zie de sectie Een groepstaak claimen voordat u deze in dit segment voltooit voor meer informatie.)

Voer de volgende stappen uit:

1. Klik in het bericht taakmelding in de instructies voor deze taak voltooien op de koppeling naar het document.

2. Klik in het geopende document op de knop Deze taak openen op de berichtenbalk.

(Houd er rekening mee dat als de taak niet aan u persoonlijk is toegewezen, maar aan een hele groep of distributielijst waarvan u lid bent, u de taak moet claimen voordat u deze voltooit. Zie de sectie Een groepstaak claimen voordat u deze in dit segment voltooit voor meer informatie.)

Voer de volgende stappen uit:

1. Klik in de lijst of bibliotheek waarin het te bekijken document is opgeslagen op de koppeling In voortgang die is gekoppeld aan het document en de werkstroom.

2. Klik op de pagina Werkstroomstatus op de titel van uw taak.

3. Klik in het taakformulier in de werkstroomtaak Van toepassing op de berichtenbalk op de koppeling naar het document.

Als de taak niet persoonlijk aan u is toegewezen, maar aan een hele groep of distributielijst waarvan u lid bent, moet u de taak claimen voordat u deze voltooit. Zie de sectie Een groepstaak claimen voordat u deze in dit segment voltooit voor meer informatie.

Als de handtekeningregel is ingesteld voor een specifieke gebruiker en u deze ondertekent terwijl u bent aangemeld als een andere gebruiker, is de afwijking mogelijk zichtbaar in de handtekeningregel. In dit voorbeeld is de handtekeningregel ingesteld voor Frank Martinez, maar de handtekening is toegevoegd door iemand die is aangemeld als Anna Lidman.

In het volgende voorbeeld is het document gemaakt in Word.

Zie de drie gele berichtbalken boven aan het document:

Gemarkeerd als Definitief   Op deze berichtenbalk ziet u dat ten minste één persoon zijn handtekening al heeft toegevoegd aan een handtekeningregel.

Handtekeningen     U kunt op de knop Handtekeningen weergeven klikken om het deelvenster Handtekeningen te openen. Klik onder Aangevraagdehandtekeningen op de pijl naast uw naam en klik vervolgens in de vervolgkeuzelijst op Ondertekenen.

Als u een bericht ziet over serviceproviders voor digitale handtekeningen van derden, klikt u op OK om door te gaan. (Als u wilt voorkomen dat het bericht in de toekomst wordt weergegeven, schakelt u het selectievakje in.)

Het dialoogvenster Ondertekenen wordt geopend.

Als u het document wilt ondertekenen, typt u uw naam in het vak naast de grote X,klikt u op Ondertekenen enklikt u vervolgens op OK in het dialoogvenster Handtekeningbevestiging.

Vergeet niet: als uw naam meer dan één keer wordt weergegeven in de lijst Aangevraagde handtekeningen, is er meer dan één handtekeningregel waar u uw handtekening aan kunt toevoegen. Gebruik dezelfde procedure om elke handtekening toe te voegen.

Werkstroomtaak   Wanneer u klaar bent om het taakformulier in te vullen en in te dienen, klikt u op de knop Deze taak openen op de berichtenbalk Werkstroomtaak.

Het taakformulier voor een werkstroomtaak Handtekeningen verzamelen ziet er zo uit.

De eerste twee besturingselementen(Item verwijderen en Deze werkstroomtaak is van toepassing op Documenttitel) worden niet weergegeven in het taakformulier wanneer het wordt geopend vanuit het document dat moet worden ondertekend. Deze worden alleen weergegeven wanneer het taakformulier rechtstreeks wordt geopend vanuit het bericht van de taakmelding of de takenlijst op de pagina Werkstroomstatus.

	Item verwijderen Als u deze taak wilt verwijderen uit het huidige exemplaar van de werkstroom, klikt u op de koppeling hier. Als u de taak verwijdert, wordt het te ondertekenen document niet verwijderd. Een taak die is verwijderd, wordt niet meer weergegeven in het gebied Taken van de pagina Werkstroomstatus. (De verwijdering wordt echter nog steeds opgenomen in het gebied Geschiedenis van de pagina.) Opmerking: Als u dit exemplaar van de werkstroom niet hebt gestart, kunt u contact op nemen met de persoon die de werkstroom heeft gestart, of, als deze automatisch is gestart, de persoon die de werkstroom oorspronkelijk heeft toegevoegd, voordat u de taak verwijdert.
	Deze werkstroomtaak is van toepassing op Documenttitel Als u het document wilt openen dat moet worden ondertekend, klikt u op de koppeling hier.
	Status, Aangevraagd door, samengevoegde opmerkingen, vervaldatum U kunt items in deze vier velden niet bewerken of wijzigen, maar de informatie in deze velden kan nuttig zijn. Het vak Samengevoegde opmerkingen bevat alle opmerkingen die in het formulier zijn ingediend door deelnemers die hun taken al hebben voltooid in hetzelfde exemplaar van de werkstroom. Op dezelfde manier worden alle tekst die u op neemt in het vak Opmerkingen (4) ook weergegeven in het vak Samengevoegde opmerkingen voor de volgende deelnemers nadat u uw eigen formulier hebt verzenden.
	Opmerkingen Alle tekst die u hier in typt, wordt opgenomen in de werkstroomgeschiedenis en wordt ook weergegeven in het veld Samengevoegde opmerkingen (3) voor de volgende deelnemers.
	Ondertekenen Wanneer u het document hebt ondertekend en feedback hebt getypt die u wilt bijdragen in het veld Opmerkingen, klikt u op deze knop om het formulier in te dienen en uw taak te voltooien.
	Annuleren Als u het taakformulier wilt sluiten zonder wijzigingen of antwoorden op te slaan, klikt u op deze knop. De taak blijft onvolledig en wordt aan u toegewezen.
	Taak opnieuw toewijzen Als u deze taak opnieuw wilt toewijzen aan iemand anders, klikt u op deze knop. Voor een afbeelding van de pagina waarin u de details van de heraanwijzing in typt en voor meer instructies gaat u naar sectie 7 in dit segment, uw taak opnieuw toewijzen aan iemand anders. Opmerking: Deze optie is mogelijk uitgeschakeld voor sommige werkstroomtaken.

Als slechts één taak is toegewezen aan een hele groep waar u deel van uitmaken, kan elk lid van de groep die ene taak claimen en voltooien namens de hele groep.

Claim de taak voordat u het document opent en ondertekent. Zodra u de taak claimt, wordt deze aan u toegewezen en kan geen ander lid van de groep deze voltooien. (Op deze manier doet slechts één persoon het benodigde werk.)

1. Wijs op de pagina Werkstroomstatus de naam aan van de taak die aan de groep is toegewezen totdat er een pijl wordt weergegeven.

2. Klik op de pijl, klik op Item bewerken en klik vervolgens in het taakformulier op de knop Taak claimen.
   

Wanneer de pagina Werkstroomstatus wordt vernieuwd, kunt u zien dat de taak niet meer aan de groep is toegewezen, maar nu specifiek aan u.

Als u de taak later opnieuw aan de groep wilt vrijgeven zonder deze te voltooien, gebruikt u dezelfde stappen om terug te keren naar het taakformulier, maar klikt u nu op de knop Taak vrijgeven.

Als u wilt dat iemand anders een werkstroomtaak voltooit die aan u is toegewezen, klikt u op de knop Taak opnieuw toewijzen in het werkstroomtaakformulier.

Dit formulier wordt weergegeven.

	Taak opnieuw toewijzen aan Voer de naam of het adres in van de persoon aan wie u deze taak wilt toewijzen. Als u deze taak wilt toewijzen aan de persoon die de werkstroom heeft gestart, of, als de werkstroom automatisch is gestart, aan de persoon die deze werkstroom oorspronkelijk heeft toegevoegd, laat u dit veld leeg.
	Nieuwe aanvraag Geef alle informatie op die de persoon aan wie u de taak toewijst, de taak moet voltooien. (Alle tekst die u hier in typt, wordt toegevoegd in het gebied Samengevoegde opmerkingen.)
	Nieuwe duur Doe een van de volgende drie dingen: De bestaande einddatum behouden   Laat dit veld leeg. De einddatum volledig verwijderen   Typ het getal 0. Een nieuwe einddatum opgeven   Typ hier een getal en geef vervolgens de duureenheden op in het volgende veld. De twee items samen bepalen de periode vóór de wijzigingstaak. Houd er rekening mee dat taken voor het verzamelen van handtekeningen standaard geen einddatum of taakduur zijn toegewezen.
	Nieuwe duureenheden Als u een nieuwe taakduur opgeeft, gebruikt u dit veld in combinatie met het veld Nieuwe duur om de periode te identificeren voordat de taak moet worden gelast. (Bijvoorbeeld: 3 dagen of1 maand of2 weken.)

Wanneer het formulier is voltooid, klikt u op Verzenden. Uw taak is gemarkeerd als Voltooid,er wordt een nieuwe taak toegewezen aan de persoon die nu verantwoordelijk is voor de taak en er wordt een taakmelding verzonden.

Alle nieuwe informatie die u hebt opgegeven, wordt opgenomen in de gedelegeerde tekst in de nieuwe taakmelding (nummer 1 in de volgende afbeelding).

Ondertussen worden al deze wijzigingen bijgespoord en zichtbaar in de secties Taken en geschiedenis van de pagina Werkstroomstatus, zoals hier wordt weergegeven.

Klik in de lijst of bibliotheek waar het item zich bevindt op de koppeling In voortgang voor het item en de werkstroom die u wilt gebruiken.

In dit voorbeeld is het item het document Met de naam Hoofdontwerp en de werkstroom goedkeuring 3.

De pagina Werkstroomstatus wordt geopend.

• Als uw lijst of bibliotheek een groot aantal items bevat, kunt u sorteren en/of filteren gebruiken om het item dat u zoekt, sneller te vinden. Als u herhaaldelijk op dezelfde manier sorteert en/of filtert, kunt u het handig vinden om een aangepaste weergave te maken die deze specifieke indeling automatiseert.

• Als u naar de pagina Werkstroomstatus wilt gaan, kunt u ook klikken op de koppeling De status van deze werkstroom weergeven in een e-mailmelding 'is gestart' of de koppeling Werkstroomgeschiedenis weergeven in een e-mailmelding 'is voltooid' voor het specifieke exemplaar waarin u geïnteresseerd bent.

Hier vindt u onder de afbeelding van elke sectie van de pagina Werkstroomstatus de controlevragen die in de sectie worden beantwoord.

Sectie Werkstroomgegevens

Beantwoorde vragen:

• Wie is dit exemplaar van de werkstroom gestart?

• Wanneer is dit exemplaar gestart?

• Wanneer is de laatste actie in dit exemplaar uitgevoerd?

• Op welk item wordt dit exemplaar uitgevoerd?

• Wat is de huidige status van dit exemplaar?

Sectie Taken

Beantwoorde vragen:

• Welke taken zijn al gemaakt en toegewezen en wat is de huidige status?

• Welke taken zijn al voltooid en wat was het resultaat voor elk van deze taken?

• Wat is de einddatum voor elke taak die al is gemaakt en toegewezen? (Houd er rekening mee dat taken voor het verzamelen van handtekeningen standaard geen einddatum of taakduur zijn toegewezen.)

Taken die zijn verwijderd en taken die nog niet zijn toegewezen, worden niet weergegeven in deze sectie.

Sectie Werkstroomgeschiedenis

Beantwoorde vragen:

• Welke gebeurtenissen hebben zich al voorgedaan in dit exemplaar van de werkstroom?

• Houd er rekening mee dat achterstallige taken en achterstallige meldingen niet worden weergegeven in dit gebied.

Er zijn twee manieren waarop u een lopend werkstroom-exemplaar kunt stoppen voordat de normale voltooiing is voltooid:

• De werkstroom annuleren    Alle taken worden geannuleerd, maar worden bewaard in het gebied Taken van de pagina Werkstroomstatus.

• Deze werkstroom beëindigen    Alle taken worden geannuleerd en worden verwijderd uit het gebied Taken van de pagina Werkstroomstatus. (Ze worden echter nog steeds weerspiegeld in het gebied Werkstroomgeschiedenis.)

Instructies voor beide methoden volgen.

Annuleren (alle taken zijn geannuleerd, maar behouden in zowel de takenlijst als de geschiedenis)

Als het huidige exemplaar van een werkstroom niet meer nodig is, kan deze worden geannuleerd.

Deze procedure kan standaard worden uitgevoerd door de persoon die dit exemplaar van de werkstroom heeft gestart of door iedereen met de machtiging Lijsten beheren. (De groep Eigenaren heeft standaard de machtiging Lijsten beheren, de groep Leden en de groep Bezoekers niet.)

• Klik op de pagina Werkstroomstatus in het gebied net onder de werkstroomvisualisatie op de koppeling Alle taken voor handtekeningen verzamelen annuleren.

Alle huidige taken worden geannuleerd en de werkstroom eindigt met de status Geannuleerd. De geannuleerde taken worden nog steeds weergegeven in het gebied Taken en in het gebied Werkstroomgeschiedenis.

Einde (alle taken die zijn verwijderd uit de lijst Taken, maar behouden in de geschiedenis)

Als er een fout optreedt of als de werkstroom stopt en niet reageert, kan deze worden beëindigd.

Deze procedure kan standaard alleen worden uitgevoerd door iemand met de machtiging Lijsten beheren. (De groep Eigenaren heeft standaard de machtiging Lijsten beheren, de groep Leden en de groep Bezoekers niet.)

• Klik op de pagina Werkstroomstatus in het gebied net onder de werkstroomvisualisatie op de koppeling Deze werkstroom beëindigen.

Alle taken die door de werkstroom zijn gemaakt, worden geannuleerd en worden verwijderd uit het gebied Taken op de pagina Werkstroomstatus, hoewel ze nog steeds worden weergegeven in het gebied Werkstroomgeschiedenis. De werkstroom eindigt met de status Geannuleerd.

Op de pagina Werkstromen voor elk item vindt u een lijst met de werkstromen die momenteel op dat item worden uitgevoerd.

1. Ga naar de lijst of bibliotheek waar het item is opgeslagen.

2. Wijs de naam van het item aan, klik op de pijl die wordt weergegeven en klik vervolgens op Werkstromen in de vervolgkeuzelijst.

3. Op de pagina Werkstromen: itemnaam vindt u onder Werkstromen uitvoereneen lijst met werkstroom-exemplaren die momenteel op het item worden uitgevoerd.

Beheerders van siteverzamelingen kunnen het volgende in één oogopslag bekijken:

• Hoeveel werkstromen op basis van elke werkstroomsjabloon bestaan momenteel in de siteverzameling.

• Of elke werkstroomsjabloon zelf momenteel actief of inactief is in de siteverzameling.

• Hoeveel exemplaren van werkstroomversies op basis van elke werkstroomsjabloon worden momenteel uitgevoerd in de siteverzameling.

Dit doet u als volgt:

1. Open de startpagina voor de siteverzameling (niet de startpagina voor een site of subsite in de verzameling).

2. Klik op het pictogram Instellingen en klik vervolgens op Site-instellingen.
   Klik op de pagina Site-instellingen onder Sitebeheerop Werkstromen.
   

De pagina Werkstromen wordt geopend, met de informatie.

Volgende stappen

Als dit de eerste keer is dat deze werkstroomversie wordt uitgevoerd, kunt u de instructies in het segment CONTROLEREN van dit artikel gebruiken om de gebeurtenissen in het exemplaar te bekijken en te ontdekken of de werkstroom werkt zoals u dat wilt.

Zolang een item in dezelfde lijst of bibliotheek blijft staan en dezelfde werkstroom opnieuw wordt uitgevoerd op hetzelfde item, kan de geschiedenis van het meest recente exemplaar worden weergegeven vanuit de lijst of bibliotheek.

De pagina Werkstroomstatus weergeven voor het meest recente exemplaar van een werkstroom die op een item wordt uitgevoerd:

• Klik in de lijst of bibliotheek waar het item zich bevindt op de statuskoppeling voor het item en de werkstroom die u wilt gebruiken.

In dit voorbeeld is het item het document met de titel Keynote concept en de werkstroom is Nieuw documentgoedkeuring.

Op de pagina Werkstroomstatus bevindt de sectie Werkstroomgeschiedenis zich onderaan.

Wat moet u doen als u de geschiedenis van een exemplaar wilt bekijken nadat u dezelfde werkstroom opnieuw hebt uitgevoerd op hetzelfde item?

In feite kunt u dit doen voor maximaal 60 dagen, vanuit een van de twee invoerpunten: de lijst of bibliotheek, of de melding voor het voltooien van de werkstroom. (Zestig dagen is hoe lang SharePoint-producten de taakgeschiedenis voor werkstromen behouden.)

Vanuit de lijst of bibliotheek

1. Ga naar de lijst of bibliotheek waar het item is opgeslagen.

2. Klik op het pictogram voor de itemnaam om het item te selecteren en klik vervolgens op het tabblad Bestanden van het lint in de groep Werkstromen op Werkstromen.

3. Klik op de pagina Werkstromen: Itemnaam onder Voltooidewerkstromen op de naam of status van het werkstroom-exemplaar dat u wilt controleren.
   
   De pagina Werkstroomstatus voor dat exemplaar wordt geopend.

Vanuit de melding voor het voltooien van de werkstroom

• Open de melding voor het voltooien van de werkstroom voor het exemplaar dat u wilt controleren en klik vervolgens op de koppeling De werkstroomgeschiedenis weergeven.

De pagina Werkstroomstatus voor dat exemplaar wordt geopend.

Als u alle voltooiingsmeldingen wilt behouden, kunt u een Outlook-regel maken. Stel de regel in om alle binnenkomende berichten te kopiëren waarin de tekst is voltooid in de regel Onderwerp in een eigen, afzonderlijke map. (Zorg ervoor dat uw Outlook-regel de binnenkomende berichten kopieert en niet alleen verplaatst, anders worden ze niet ook weergegeven in uw Postvak IN.)

Als u wilt weten hoe een van uw werkstroomversies over het algemeen , in de tijd en in meerdere exemplaren, presteert, kunt u een van beide of twee vooraf gedefinieerde rapporten maken:

• Rapport Activiteitsduur    Gebruik dit rapport om te zien hoe lang het duurt voordat elke activiteit in een werkstroom wordt voltooid, en hoe lang het duurt voordat elke volledige run of instantie van die werkstroom wordt voltooid.

• Annulerings- en foutrapport    Gebruik dit rapport om te zien of een werkstroom vaak wordt geannuleerd of dat er fouten optreden vóór voltooiing.

De beschikbare rapporten voor een werkstroom maken

1. Klik in de lijst of bibliotheek in de kolom Status voor die werkstroom op een koppeling met statusgegevens.
   

2. Klik op de pagina Werkstroomstatus onder Werkstroomgeschiedenisop Werkstroomrapporten weergeven.
   

3. Zoek de werkstroom waarvoor u een rapport wilt weergeven en klik vervolgens op de naam van het rapport dat u wilt weergeven.
   

4. Bewaar of wijzig op de pagina Aanpassen de locatie waar het rapportbestand wordt gemaakt en klik op OK.
   
   Het rapport wordt gemaakt en opgeslagen op de opgegeven locatie.

5. Wanneer het rapport is voltooid, kunt u op de koppeling klikken die in de volgende afbeelding wordt weergegeven om het te bekijken. Klik anders op OK om het dialoogvenster te voltooien en te sluiten. (Later, wanneer u klaar bent om het rapport te bekijken, vindt u het op de locatie die u hebt opgegeven in de vorige stap.)
   

Volgende stappen

Als uw werkstroom precies werkt zoals u wilt, kunt u de werkstroom gaan gebruiken.

Als er iets is dat u wilt wijzigen over hoe het werkt, bekijkt u het segment WIJZIGEN van dit artikel.

Werkstroomprestatierapporten maken

Als u wilt weten hoe een van uw werkstroomversies over het algemeen , in de tijd en in meerdere exemplaren, presteert, kunt u een van beide of twee vooraf gedefinieerde rapporten maken:

• Rapport Activiteitsduur    Gebruik dit rapport om te zien hoe lang het duurt voordat elke activiteit in een werkstroom wordt voltooid, en hoe lang het duurt voordat elke volledige run of instantie van die werkstroom wordt voltooid.

• Annulerings- en foutrapport    Gebruik dit rapport om te zien of een werkstroom vaak wordt geannuleerd of dat er fouten optreden vóór voltooiing.

De beschikbare rapporten voor een werkstroom maken

1. Klik in de lijst of bibliotheek in de kolom Status voor die werkstroom op een koppeling met statusgegevens.
   

2. Klik op de pagina Werkstroomstatus onder Werkstroomgeschiedenisop Werkstroomrapporten weergeven.
   

3. Zoek de werkstroom waarvoor u een rapport wilt weergeven en klik vervolgens op de naam van het rapport dat u wilt weergeven.
   

4. Bewaar of wijzig op de pagina Aanpassen de locatie waar het rapportbestand wordt gemaakt en klik op OK.
   
   Het rapport wordt gemaakt en opgeslagen op de opgegeven locatie.

5. Wanneer het rapport is voltooid, kunt u op de koppeling klikken die in de volgende afbeelding wordt weergegeven om het te bekijken. Klik anders op OK om het dialoogvenster te voltooien en te sluiten. (Later, wanneer u klaar bent om het rapport te bekijken, vindt u het op de locatie die u hebt opgegeven in de vorige stap.)
   

Volgende stappen

Als uw werkstroom precies werkt zoals u wilt, kunt u de werkstroom gaan gebruiken.

Als er iets is dat u wilt wijzigen over hoe het werkt, bekijkt u het segment WIJZIGEN van dit artikel.

Als u permanente wijzigingen wilt aanbrengen in de instellingen voor een bestaande werkstroom, opent en bewerkt u het verenigingsformulier dat oorspronkelijk is gebruikt om het toe te voegen.

Als de werkstroom slechts in één lijst of bibliotheek wordt uitgevoerd

1. Open de lijst of bibliotheek waarin de werkstroom wordt uitgevoerd.

2. Klik op het lint op het tabblad Lijstof Bibliotheek.

   Opmerking: De naam van het tabblad kan variëren met het type lijst of bibliotheek. In een agendalijst heet dit tabblad bijvoorbeeld Agenda.

3. Klik in de groep Instellingen op Werkstroominstellingen.

4. Klik op de pagina Werkstroominstellingen onder Werkstroomnaam (klikop instellingen wijzigen) op de naam van de werkstroom voor wie u de instellingen wilt wijzigen.

   Opmerking: Als de werkstroom Handtekeningen verzamelen die u wilt verzamelen niet in de lijst wordt weergegeven, kan deze worden gekoppeld aan slechts één inhoudstype. Welke werkstromen in deze lijst worden weergegeven, wordt bepaald door de werkstroom associations van dit type besturingselement, die zich net boven de lijst bevinden. (Zie de afbeelding.) Klik door de opties voor inhoudstype in de vervolgkeuzelijst om te ontdekken welke werkstroom u wilt weergeven. Wanneer de werkstroom die u wilt gebruiken in de lijst wordt weergegeven, klikt u op de naam van de werkstroom.

5. In hetzelfde associatieformulier van twee pagina's dat oorspronkelijk is gebruikt om de werkstroom toe te voegen, kunt u de beste wijzigingen aanbrengen en opslaan.

   Zie het segment PLAN en het juiste segment ADD(Lijst/bibliotheek of Siteverzameling)van dit artikel voor meer informatie over de velden en besturingselementen in het associatieformulier.

Als de werkstroom wordt uitgevoerd in alle lijsten en bibliotheken in de siteverzameling

1. Open de startpagina voor de siteverzameling (niet de startpagina voor een site of subsite in de verzameling).

2. Klik op het pictogram Instellingen en klik vervolgens op Site-instellingen.

Klik op de pagina Site-instellingen onder Galerieënop Site-inhoudstypen.

1. Klik op de pagina Site-inhoudstypen op de naam van het site-inhoudstype waarop de werkstroom wordt uitgevoerd.
   

2. Klik op de pagina voor het geselecteerde inhoudstype onder Instellingenop Werkstroominstellingen.
   

3. Klik op de pagina Werkstroominstellingen onder Werkstroomnaam (klikop instellingen wijzigen) op de naam van de werkstroom voor wie u de instellingen wilt wijzigen.

4. In hetzelfde associatieformulier van twee pagina's dat oorspronkelijk is gebruikt om de werkstroom toe te voegen, kunt u de beste wijzigingen aanbrengen en opslaan.

   Zie het segment PLAN en het juiste segment ADD(Lijst/bibliotheek of Siteverzameling)van dit artikel voor meer informatie over de velden en besturingselementen in het associatieformulier.

Als de werkstroom slechts in één lijst of bibliotheek wordt uitgevoerd

1. Open de lijst of bibliotheek waarin de werkstroom wordt uitgevoerd.

2. Klik op het lint op het tabblad Lijstof Bibliotheek.

   De naam van het tabblad kan variëren met het type lijst of bibliotheek. In een agendalijst heet dit tabblad bijvoorbeeld Agenda.

3. Klik in de groep Instellingen op Werkstroominstellingen

4. Klik op de pagina Werkstroominstellingen op de koppeling Een werkstroom verwijderen.

5. Gebruik het formulier op de pagina Werkstromen verwijderen om werkstromen uit te schakelen, opnieuw in te schakelen of te verwijderen.
   

Het formulier bestaat uit vijf kolommen:

• Werkstroom    Naam van de werkstroom.

• Exemplaren    Het aantal exemplaren van de werkstroom dat momenteel op items wordt uitgevoerd.

• Toestaan    Optie waarmee de werkstroom normaal kan blijven werken.

• Geen nieuwe exemplaren    Optie waarmee alle momenteel lopende exemplaren van de werkstroom kunnen worden voltooid, maar de werkstroom wordt uitgeschakeld door de werkstroom niet beschikbaar te maken voor het uitvoeren van nieuwe exemplaren. (Deze actie is omkeerbaar. Als u de werkstroom later opnieuw wilt inschakelen, gaat u terug naar deze pagina en selecteertu Toestaan .)

• Verwijderen    Optie die de werkstroom helemaal uit de lijst of bibliotheek verwijdert. Alle lopende exemplaren worden onmiddellijk beëindigd en de kolom voor die werkstroom wordt niet meer weergegeven op de pagina voor de lijst of bibliotheek. (Deze actie isniet omkeerbaar.)