Veiledning for utforming av rapporter

Lage en skisse av rapporten

Dette trinnet er ikke påkrevd – det kan hende at rapportveiviseren for Access eller rapportverktøyet (som begge er tilgjengelige på fanen Opprett, i Rapporter-gruppen) gir en tilstrekkelig startutforming for rapporten. Hvis du imidlertid bestemmer deg for å utforme rapporten uten å bruke disse verktøyene, kan det være nyttig å lage en grov skisse av rapporten på et stykke papir ved å tegne en boks der hvert felt går og skrive feltnavnet i hver boks. Du kan også bruke programmer som Word eller Visio til å opprette en mockup av rapporten. Uansett hvilken metode du bruker, må du huske å inkludere nok rader til å angi hvordan dataene gjentas.

Du kan for eksempel bruke en rad for produktinformasjon, deretter flere gjentatte rader for produktets salg, og til slutt en rad med salgssummer for produktet. Deretter gjentas sekvensen for neste produkt og så videre til slutten av rapporten. Eller kanskje rapporten er en enkel liste over dataene i tabellen, og i så fall kan skissen bare inneholde en serie med rader og kolonner.

Når du har opprettet skissen, må du bestemme hvilken tabell eller tabell som inneholder dataene du vil vise i rapporten. Hvis alle dataene finnes i én enkelt tabell, kan du basere rapporten direkte på tabellen. Dataene du ønsker, lagres oftere i flere tabeller som du må samle i en spørring, før du kan vise dem i rapporten. Spørringen kan bygges inn i RecordSource-egenskapen for rapporten, eller du kan opprette en separat, lagret spørring og basere rapporten på den.

Bestem hvilke data som skal plasseres i hver rapportinndeling

Hver rapport har én eller flere rapportinndelinger. Den ene inndelingen som finnes i hver rapport, er detaljinndelingen. Denne delen gjentas én gang for hver post i tabellen eller spørringen som rapporten er basert på. Andre inndelinger er valgfrie og gjentas sjeldnere og brukes vanligvis til å vise informasjon som er felles for en gruppe poster, en side i rapporten eller hele rapporten.

Tabellen nedenfor beskriver hvor hver inndeling er plassert, og hvordan inndelingen vanligvis brukes.

Hvis du vil ha informasjon om hvordan du legger til eller fjerner topptekst- og bunntekstinndelinger for rapporter eller inndelinger for topptekst og bunntekst på side, kan du se inndelingen Legg til eller fjern topptekst- og bunntekstinndelinger for rapport eller side i denne artikkelen. Du kan legge til topptekst- og bunntekstinndelinger for grupper ved hjelp av ruten Grupper, Sorter og Summer i oppsettvisning eller utformingsvisning.

Bestem hvordan du ordner detaljdataene

De fleste rapporter er ordnet i enten et tabelloppsett eller et stablet oppsett, men Access gir deg fleksibilitet til å bruke nesten hvilken som helst sortering av poster og felt du ønsker.

Tabelloppsett    Et tabelloppsett ligner på et regneark. Etikettene er øverst, og dataene er justert i kolonner under etikettene. Tabell refererer til det tabelllignende utseendet til dataene. Dette er rapporttypen som Access oppretter når du klikker Rapport i Rapporter-gruppen på fanen Opprett. Tabelloppsettet er bra å bruke hvis rapporten har et relativt lite antall felt som du vil vise i et enkelt listeformat. Illustrasjonen nedenfor viser en ansattrapport som ble opprettet ved hjelp av et tabelloppsett.

Stablet oppsett    Et stablet oppsett ligner et skjema som du fyller ut når du åpner en bankkonto eller foretar et kjøp fra en nettbutikk. Hver del av dataene er merket, og feltene er stablet oppå hverandre. Dette oppsettet er bra for rapporter som inneholder for mange felt til å vises i tabellformat. Det vil si at bredden på kolonnene overskrider bredden på rapporten. Illustrasjonen nedenfor viser en ansattrapport som ble opprettet ved hjelp av et stablet oppsett.

Blandet oppsett    Du kan blande elementer i tabelloppsett og stablede oppsett. For hver post kan du for eksempel ordne noen av feltene i en vannrett rad øverst i Detalj-delen og ordne andre felt fra samme post i ett eller flere stablede oppsett under den øverste raden. Illustrasjonen nedenfor viser en ansattrapport som ble opprettet ved hjelp av et blandet oppsett. Feltene ID, Etternavn og Fornavn er ordnet i et kontrolloppsett i tabellformat, og feltene Stilling og Telefon, Arbeid, ordnes i et stablet oppsett. I dette eksemplet brukes rutenett til å gi en visuell fordeling av felt for hver ansatt.

Blokkjustert oppsett    Hvis du bruker rapportveiviseren til å opprette rapporten, kan du velge å bruke et blokkjustert oppsett. Dette oppsettet bruker hele bredden på siden til å vise postene så kompakt som mulig. Du kan selvsagt oppnå de samme resultatene uten å bruke rapportveiviseren, men det kan være en møysommelig prosess å justere feltene nøyaktig. Illustrasjonen nedenfor viser en ansattrapport som ble opprettet ved hjelp av rapportveiviserens blokkjusterte oppsett.

Det blokkjusterte oppsettet er et godt oppsett å bruke hvis du viser et stort antall felt i rapporten. I det forrige eksemplet, hvis du bruker et tabelloppsett til å vise de samme dataene, utvides feltene utenfor kanten av siden. Hvis du bruker et stablet oppsett, tar hver post opp mye mer loddrett plass, noe som kaster bort papir og gjør rapporten vanskeligere å lese.

Til toppen av siden

Legge til topptekst- og bunntekstinndelinger for rapport eller side

1. Høyreklikk rapporten du vil endre, i navigasjonsruten, og klikk deretter Utformingsvisning på hurtigmenyen.

2. Kontroller hvilke inndelinger som allerede finnes i rapporten. Inndelingene er atskilt med skyggelagte vannrette linjer kalt inndelingsvelgere. Etiketten på hver inndelingsvelger angir hva inndelingen rett under den er.

   

   Hver rapport har en detaljinndeling og kan også inneholde inndelingene Topptekst, Topptekst på side, Bunntekst på side og Bunntekst i rapport. Hvis det i tillegg finnes grupperingsnivåer i rapporten, kan det hende du ser topptekster eller bunntekster for gruppen (for eksempel Topptekst for fil som vist i illustrasjonen ovenfor). Gruppeoverskrifter og bunntekster navngis som standard ved hjelp av feltnavnet eller -uttrykket som er grunnlaget for gruppen. I dette tilfellet er navnet på grupperingsfeltet «Fil som».

3. Hvis du vil legge til topptekst- og bunntekstinndelinger for side eller topptekst- og bunntekstinndelinger i rapporten, høyreklikker du en inndelingsvelger og klikker deretter Topptekst/bunntekst på side eller Topptekst/bunntekst på hurtigmenyen.

   Forsiktig!: Hvis inndelingen allerede finnes i rapporten, advarer Access deg om at den vil slette den eksisterende inndelingen og kontrollene den inneholder.

   Nå kan du flytte eksisterende kontroller eller legge til nye kontroller i de nye inndelingene.

Access legger alltid til topptekst- og bunntekstinndelinger for side og rapport i par. Det vil si at du ikke kan legge til en topptekstinndeling for side eller rapport uten å legge til den tilsvarende bunntekstinndelingen. Hvis du ikke trenger begge inndelingene, kan du ikke slette en inndeling, men du kan endre størrelsen på den ubrukte inndelingen til en høyde på null (0) for å unngå å legge til ekstra loddrett avstand i rapporten. Plasser pekeren nederst i den ubrukte inndelingen til den blir til en tohodet pil , og dra deretter oppover til inndelingen er skjult. Hvis det er noen kontroller i inndelingen, må du slette dem før du kan skjule inndelingen fullstendig.

Fjerne topptekst- og bunntekstinndelinger for rapport eller side

1. Høyreklikk rapporten du vil endre, i navigasjonsruten, og klikk deretter Utformingsvisning på hurtigmenyen.

2. Høyreklikk en inndelingsvelger, og klikk deretter Topptekst/bunntekst på side eller Topptekst/bunntekst for rapport på hurtigmenyen.

Hvis du fjerner et topptekst- og bunntekstpar og disse inndelingene inneholder kontroller, Access advarer deg om at hvis du sletter inndelingene, slettes også kontrollene, og at du ikke kan angre handlingen. Klikk Ja for å fjerne inndelingene og slette kontrollene, eller klikk Nei for å avbryte operasjonen.

Til toppen av siden

Angi formateringsstiler for en tekstboks som viser et felt for rik tekst

1. Høyreklikk rapporten i navigasjonsruten, og klikk deretter Oppsettvisning på hurtigmenyen.

2. Klikk tekstboksen som viser feltet for rik tekst, og klikk deretter formateringsstilen du vil bruke, i Skrift-gruppen på fanen Format.

   Access bruker formateringen på all tekst i feltet for rik tekst som ikke allerede har hatt denne typen (men ikke verdi) formatering brukt i en visning som støtter dataregistrering, for eksempel dataarkvisning for en tabell eller spørring, eller skjemavisning for et skjema. Hvis for eksempel en del av teksten i feltet er formatert med en rød skriftfarge, og du bruker en blå skriftfarge på tekstboksen, Access gjør hele teksten blå, bortsett fra den som ble formatert individuelt som rød. Som et annet eksempel, hvis en del av teksten i feltet er formatert med en 11-punkts skriftstørrelse, og du bruker en 14-punkts skriftstørrelse på tekstboksen, bruker Access skriftstørrelsen på 14 punkter på hele teksten, bortsett fra det som ble formatert individuelt på 11 punkter.

   Vedleggsfelt    Vedleggsfelt bruker en spesiell kontroll som ikke brukes for noen annen datatype. Du kan legge ved flere filer i en post ved hjelp av ett vedleggsfelt, men feltet kan bare vise informasjon om ett vedlegg om gangen. Som standard viser vedleggskontrollen enten et ikon eller et bilde, avhengig av filtypen til vedlegget som vises av kontrollen. Hvis du vil, kan du angi egenskapene for vedleggskontrollen slik at alle vedlagte filer vises som ikoner, eller slik at feltet bare viser et bindersikon og antall vedlegg. Forutsatt at du allerede bruker en vedleggskontroll i rapporten, kan du bruke følgende fremgangsmåte til å justere kontrollens egenskaper for ulike bruksområder for kontrollen.

Angi visningsegenskapene for et vedleggsfelt

1. Høyreklikk rapporten i navigasjonsruten, og klikk deretter Oppsettvisning på hurtigmenyen.

2. Klikk vedleggskontrollen. Hvis egenskapsarket ikke allerede vises, trykker du F4 for å vise den. Klikk kategorien Format på egenskapssiden.

   Bruk tabellen nedenfor som en veiledning for å angi egenskapene for vedleggskontrollen.

   Egenskap	Innstilling
   Vis som	Bilde/ikon viser grafikk som bilder og alle andre filer som ikoner. Dette er standardinnstillingen. Ikonet viser alle filer som ikoner. Binders viser et bindersikon etterfulgt av antall vedlegg i parentes.
   Standardbilde	Hvis du vil at et standardbilde skal vises i vedleggskontrollen når det ikke finnes noen vedlagte filer, klikker du i egenskapsboksen, blar til bildet du vil bruke, og klikker deretter Åpne. Obs!: Standardbildet vises ikke hvis egenskapen Vis som er satt til Binders.
   Bildejustering	Velg justeringen du vil bruke, fra listen. Standardinnstillingen er Midtstill. Justering av denne innstillingen kan gi uventede resultater, avhengig av innstillingen for egenskapen Bildestørrelsemodus .
   Bildestørrelsesmodus	Denne innstillingen er bare tilgjengelig hvis egenskapen Vis som er satt til Bilde/ikon. Utklippet viser bildet i sin faktiske størrelse. Bildet klippes ut hvis det er for stort til å passe inn i kontrollen. Strekk ut bildet slik at det fyller hele kontrollen. Obs!: Med mindre vedleggskontrollen har samme nøyaktige størrelse som bildet, forvrenger denne innstillingen bildet, slik at det ser ut som det er strukket enten loddrett eller vannrett. Zoom viser bildet så stort som mulig uten å klippe ut eller forvrenge bildet. Dette er standardinnstillingen.

3. Hvis du bruker kontrollen til å vise grafikk, justerer du størrelsen på vedleggskontrollen slik at du kan se hvor mange detaljer du ønsker.

Til toppen av siden