Noen ganger kan det hende du vil sortere data, ikke etter alfabetisk eller numerisk rekkefølge, men etter brukerdefinert rekkefølge (også kalt egendefinert eller logisk rekkefølge). Sortering av ukedager slik at mandag vises først gir mer mening enn å sortere i alfabetisk rekkefølge, der fredag vises først. Du kan sortere data i dataarkvisningen for en tabell eller spørring, eller i skjemavisningen i et skjema.
Hva vil du gjøre?
Sortere et lite, begrenset antall unike feltverdier
I denne prosedyren skal du skrive et uttrykk som bruker IIf-funksjonen til å rangere titlene til ansatte.
Først oppretter du en tabell som inneholder tre felter – Tittel, Fornavn og Etternavn. Skriv inn følgende verdier for fire nye poster i Tittel-feltet:
-
Koordinator for innenfor salg
-
Salgssjef
-
Salgsrepresentant
-
Viseadministrerende direktør, salg
Skriv inn navnene du vil bruke, i feltene Fornavn og Etternavn i de fire postene.
-
Åpne tabellen i dataarkvisning.
-
Klikk Avansert i sorter & filter-gruppen på Hjem-fanen, og klikk deretter Avansert filter/sortering på hurtigmenyen.
-
Legg til feltene du vil bruke, for eksempel Fornavn, Etternavn og Tittel, i rutenettet.
-
Høyreklikk feltraden i den første tomme kolonnen, klikk Zoom, og skriv deretter inn følgende uttrykk:
IIf ([Title] = "Vice President, Sales", 1, IIf ([Title] = "Sales Manager", 2, IIf ([Title] = "Sales Representative", 3, IIf ([Title] = "Inside Sales Coordinator", 4, 5)))))
Tittel er navnet på feltet som inneholder verdiene som rangeres. Verdiene i anførselstegn er de individuelle verdiene som er lagret i feltet. Den numeriske verdien som følger, er rangeringen som er tilordnet den. Det foregående uttrykket tilordner rangering 1 til 4 til fire forskjellige titler, og tilordner rangering 5 til alle andre. Når du utfører sorteringen, tilordnes titlene som ikke er nevnt i dette uttrykket, samme rangering (5).
-
Klikk Stigende i Sorter-raden for kolonnen som inneholder uttrykket.
-
Klikk Aktiver/deaktiver filter i sorter & filter-gruppen på Hjem-fanen.
IIf-funksjonen returnerer den numeriske verdien som tilsvarer verdien i Tittel-feltet. Hvis for eksempel verdien i Tittel-feltet er Salgssjef, er nummeret som er tilordnet 2. Hvis det er en verdi i Tittel-feltet som ikke er oppført som et argument i funksjonen, for eksempel distriktskoordinator, er den tilordnet tallet 5. Spørringen sorterer deretter disse tallene i stigende rekkefølge.
Sortere et stort antall unike feltverdier
Hvis du har et stort antall verdier å rangere, er en bedre måte å sortere data på ved å opprette en oppslagstabell.
Anta at Ansatte-tabellen refererer til mer enn 50 forskjellige titler. Du må først opprette en oppslagstabell og klargjøre den eksisterende tabellen for å slå opp den nye tabellen. Deretter relaterer du de to tabellene og oppretter en spørring.
Opprette en oppslagstabell og endre den eksisterende tabellen
-
Opprett en ny oppslagstabell som lagrer titlene. Gi tabellen navnet tblTitles, og angi feltene til datatypene som er angitt i parenteser, som vist i tabellen nedenfor:
TitleID (Autonummerering)
Tittel (Tekst)
1
Viseadministrerende direktør, salg
2
Salgssjef
3
Salgsrepresentant
4
Koordinator for innenfor salg
-
Angi TitleID-feltet som primærnøkkel.
-
Endre Ansatt-tabellen slik at den slår opp tblTitles-tabellen.
-
Endre navnet på Tittel-feltet til TittelID i utformingsvisning.
-
Endre datatypen til Tall i Datatype-kolonnen.
-
-
Endre feltstørrelse til langt heltall under Feltegenskaper på Generelt-fanen.
-
Lagre tabellen, og ignorer advarselen om tap av data.
-
Bytte en dataarkvisning.
-
Fyll ut Titles-kolonnen med TitleID-verdien som tilsvarer tittelverdien.
Skriv for eksempel inn 2 for poster der tittelverdien er Salgssjef. Skriv inn 3 for salgsrepresentant.
-
Lagre og lukk tabellen.
Relatere de to tabellene
-
Klikk på Relasjoner i Relasjoner-gruppen på Databaseverktøy-fanen.
-
Klikk Legg til tabeller (eller Vis tabeller i Access) i Relasjoner-gruppen på Utforming-fanen.
-
Velg tblTitler og ansatte, og klikk Legg til for å legge dem til i Relasjoner-vinduet. Lukk dialogboksen Vis tabell.
-
Dra TitleID-feltet fra tblTitles-tabellen til TitleID-feltet i Ansatte-tabellen.
Dialogboksen Rediger relasjoner åpnes .
-
Kontroller at feltnavnene som vises i de to kolonnene, er både TitleID, og også at Relasjonstype-boksen viser én-til-mange. Du kan endre feltnavnene om nødvendig.
-
Merk av for Gjennomføre referanseintegritet.
-
Klikk på Opprett for å opprette relasjonen.
Dialogboksen Rediger relasjoner lukkes og lagrer endringene.
-
Lukk Relasjoner-fanen .
Opprette en spørring
-
I fanen Opprett i gruppen Spørringer, klikker du på Spørreutforming.
-
Klikk tabeller-fanen i dialogboksen Legg til tabeller (vis tabell i Access), dobbeltklikk ansatte, og dobbeltklikk deretter tblTitler.
-
Legg til feltene EmployeeID, LastName og FirstName fra Ansatte-tabellen og Tittel-feltet fra tblTitles-tabellen i utformingsrutenettet for spørringen.
-
Bytte en dataarkvisning.
