Koble til eller importere data fra Salesforce

Før du begynner

Vil du at ting skal gå raskere? Gjør følgende forberedelser før du kobler til eller importerer:

• Identifiser nødvendig tilkoblingsinformasjon, herunder brukernavn, passord og token. Hvis du prøver å få tilgang til Salesforce fra en IP-adresse som er utenfor bedriftens klarerte IP-område, må du angi et sikkerhetstoken, som er en alfanumerisk kode som skiller mellom store og små bokstaver. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Tilbakestille sikkerhetstoken.

• ODBC-driveren som brukes for å få tilgang til Salesforce, krever en Salesforce-konto basert på Developer Edition, Professional Edition, Enterprise Edition eller Unlimited Edition. Hvis du vil bruke denne driveren, må API-tilgang være aktivert. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Kontrollere individuell API-klienttilgang til Salesforce-organisasjonen.

• Identifiser tabellene du vil koble til eller importere. Du kan koble til eller importere mer enn én tabell i én enkelt operasjon.

• Vurder antall kolonner i hver tabell. Access støtter ikke mer enn 255 felter i en tabell, og vil derfor koble til eller importere bare de første 255 kolonnene.

• Bestem den totale mengden data som importeres. Maksimumsstørrelsen på en Access-database er to gigabyte, minus plassen som kreves for systemobjekter. Hvis Salesforce inneholder store tabeller, kan du kanskje ikke importere dem alle til én enkelt Access-database. I dette tilfellet bør du vurdere å koble til data i stedet for å importere.

• Sikre Access-databasen og tilkoblingsinformasjonen den inneholder, ved hjelp av en klarert plassering og et passord for Access-databasen. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Bestemme om du vil klarere en database og Kryptere en database ved hjelp av et databasepassord.

• Planlegge for å opprette flere relasjoner. Access kobler til eller importerer merkede tabeller, men ingen relaterte tabeller i Salesforce-datamodellen. Hvis du vil ha mer informasjon om denne datamodellen, kan du se Oversikt over datamodell.

  Access oppretter ikke automatisk relasjoner mellom disse relaterte tabellene. Du kan manuelt opprette relasjonene mellom nye og eksisterende tabeller ved å bruke Relasjoner-vinduet. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Hva er Relasjoner-vinduet? og Opprette, redigere eller slette en relasjon.

Fase 1: Komme i gang

1. Velg Eksterne data > Ny datakilde > Fra nettbaserte tjenester > Fra Salesforce.

2. Gjør ett av følgende:

   • Hvis du vil importere, kan du velge Importer kildedata til en ny tabell i den gjeldende databasen.

   • Hvis du vil koble til, velger du Koble til datakilde ved å opprette en koblet tabell.

3. Velg OK.

Fase 2: Angi legitimasjon og tilkoblingsstrengparametrene

I dialogboksen Microsoft Access – koble til Salesforce gjør du følgende:

1. Angi et brukernavn og passord i boksene Brukernavn og Passord.

2. Angi et sikkerhetstoken i Sikkerhetstoken-boksen.

3. Du kan også angi én eller flere tilkoblingsparametre i boksen Flere tilkoblingsstrengparametre .

   Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Tilkoblingsparametre.

Fase 3: Velge tabeller som skal kobles til eller importeres

1. Velg hver tabell som du vil koble til eller importere, i dialogboksen Koble til tabeller eller Importere objekter under Tabeller, og klikk deretter på OK.

   

2. Bestem om Lagre passord skal velges i en koblingsoperasjon.

   Sikkerhet    Når du velger dette alternativet, er det ikke lenger nødvendig å angi legitimasjon hver gang du åpner Access og får tilgang til dataene. Dette lagrer imidlertid et ukryptert passord i Access-databasen, noe som betyr at personer som har tilgang til kildeinnholdet, kan se brukernavnet og passordet. Hvis du velger dette alternativet, anbefaler vi at du lagrer Access-databasen på en klarert plassering og oppretter et passord for Access-databasen. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se delene om å bestemme om du vil klarere en database og kryptere en database ved hjelp av et databasepassord.

Fase 4: Opprette spesifikasjoner og oppgaver (bare import)

• I dialogboksen Hent eksterne data – Salesforce-database kan du lagre importtrinnene som et oppsett, og opprette en oppgave i Outlook for å automatisere importoperasjonen regelmessig. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Lagre detaljene for en import- eller eksportoperasjon som et oppsett.

Resultater

Når en koblings- eller importoperasjon fullføres, vises tabellene i navigasjonsruten med samme navn som Salesforce-tabellen eller -visningen. Under en importoperasjon, hvis dette navnet allerede er i bruk, føyer Access «1» til det nye tabellnavnet. Men du kan endre navn på tabellene til noe mer meningsfylt.

I en importoperasjon overskriver Access aldri en tabell i databasen. Selv om du ikke kan legge til Salesforce-data direkte i en eksisterende tabell, kan du opprette en tilføyingsspørring for å tilføye data etter at du har importert data fra lignende tabeller.

Hvis kolonnene er skrivebeskyttet i Salesforce-tabellen under en koblingsoperasjon, er de også skrivebeskyttet i Access.

Tips    Hvis du vil se tilkoblingsstrengen, holder du musepekeren over tabellen i Access-navigasjonsruten.

Oppdatere utformingen for en tilknyttet tabell

Du kan ikke legge til, slette, eller endre kolonner eller endre datatyper i en koblet tabell. Hvis du vil gjøre endringer i utformingen, kan du gjøre det i Salesforce. Hvis du vil se endringene i utformingen i Access, kan du oppdatere de koblede tabellene:

1. Velg Eksterne data > Administrasjon av koblet tabell.

2. Velg hver koblede tabell du vil oppdatere, velg OK, og velg deretter Lukk.

Tilkoblingsparametre

Tabellen under beskriver tilkoblingsparametrene du kan angi i boksen Flere tilkoblingsstrengparametre i dialogboksen Microsoft Access – koble til Salesforce .

Skill to eller flere parametre med semikolon. Bruk følgende syntakseksempler som en veiledning:

UID=myaccount;BulkBatchSize=9000;UseNumeric=1;