Grunnleggende oppgaver for en database i skrivebordsversjonen av Access

I denne artikkelen

• Velge en mal

• Opprette databaser fra begynnelsen

• Legge til en tabell

• Kopiere og lime inn data

• Importere eller koble til data

• Organisere data med Tabellanalyse

• Neste trinn

Velge en mal

Access-maler har innebygde tabeller, spørringer, skjemaer og rapporter som er klare til bruk. Et valg av maler er det første du vil legge merke til når du starter Access, og du kan søke på nettet etter flere maler.

1. Klikk Fil > Ny i Access.

2. Velg en mal for skrivebordsdatabasen, og skriv inn et navn for databasen under Filnavn. (Hvis du ikke ser en mal som fungerer for deg, kan du bruke boksen Søk etter maler på nettet .)

3. Du kan enten bruke standardplasseringen som Access viser under Filnavn-boksen , eller klikke mappeikonet for å velge en.

4. Klikk på Opprett.

Avhengig av malen må du kanskje gjøre ett av følgende for å komme i gang:

• Hvis Access viser en påloggingsdialogboks med en tom liste over brukere:

  1. Klikk Ny bruker.

  2. Fyll ut brukerdetaljerskjemaet .

  3. Klikk Lagre og lukk.

  4. Velg brukernavnet du nettopp skrev inn, og klikk deretter Pålogging.

• Hvis Access viser en sikkerhetsadvarsel i meldingsfeltet, og du stoler på kilden til malen, klikker du Aktiver innhold. Hvis databasen krever pålogging, logger du på igjen.

Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se opprette en Access-skrivebordsdatabase fra en mal.

Opprette databaser fra begynnelsen

Hvis ingen av malene passer til dine behov, kan det hende du starter med en tom skrivebordsdatabase.

1. Klikk Ny > tom skrivebordsdatabase i Access.

2. Skriv inn et navn på databasen i Filnavn-boksen .

3. Du kan enten bruke standardplasseringen som Access viser under Filnavn-boksen , eller klikke mappeikonet for å velge en.

4. Klikk på Opprett.

Legge til en tabell

I en database lagres informasjonen i flere relaterte tabeller. Slik oppretter du en tabell:

1. Når du åpner databasen for første gang, ser du en tom tabell i dataarkvisning der du kan legge til data. Hvis du vil legge til en annen tabell, klikker du Opprett > tabell. Du kan enten begynne å skrive inn data i det tomme feltet (cellen) eller lime inn data fra en annen kilde, for eksempel en Excel-arbeidsbok.

2. Hvis du vil gi nytt navn til en kolonne (felt), dobbeltklikker du kolonneoverskriften og skriver deretter inn det nye navnet.

   Tips!: Meningsfulle navn hjelper deg med å vite hva hvert felt inneholder uten å se innholdet.

3. Klikk på Fil > Lagre.

• Hvis du vil legge til flere felt, skriver du inn klikk for å legge til kolonnen.

• Hvis du vil flytte en kolonne, merker du den ved å klikke kolonneoverskriften, og deretter drar du den dit du vil ha den. Du kan også merke sammenhengende kolonner og dra alle til en ny plassering.

Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Innføring i tabeller.

Kopiere og lime inn data

Du kan kopiere og lime inn data fra et annet program, for eksempel Excel eller Word, i en Access-tabell. Dette fungerer best hvis dataene er delt inn i kolonner. Hvis dataene er i et tekstbehandlingsprogram, for eksempel Word, kan du enten bruke koder til å skille kolonnene eller konvertere til et tabellformat før du kopierer.

1. Hvis dataene må redigeres, for eksempel å dele hele navn inn i for- og etternavn, gjør du dette først i kildeprogrammet.

2. Åpne kilden og kopier (Ctrl + C) dataene.

3. Åpne Access-tabellen der du vil legge til dataene i dataarkvisning, og lim dem inn (CTRL+V).

4. Dobbeltklikk på hver kolonneoverskrift, og skriv inn et beskrivende navn.

5. Klikk Fil > Lagre og gi den nye tabellen et navn.

   Obs!: Access angir datatypen for hvert felt basert på informasjonen du limer inn i den første raden i hver kolonne, så pass på at informasjonen i de følgende radene samsvarer med den første raden.

Importere eller koble til data

Du kan enten importere data fra andre kilder, eller du kan koble til dataene fra Access uten å flytte informasjonen fra der den er lagret. Kobling kan være et godt alternativ hvis du har flere brukere som oppdaterer dataene, og du vil forsikre deg om at du ser den nyeste versjonen, eller hvis du vil spare lagringsplass. Du kan velge om du vil koble til eller importere data for de fleste formater. Se Importere eller koble til data i en annen Access-database for mer informasjon.

Prosessen varierer litt avhengig av datakilden, men disse instruksjonene vil få deg i gang:

1. Klikk Ny datakilde i gruppen Importer & kobling på fanen Eksterne data, og velg deretter dataformatet du skal importere fra eller koble til, fra undermenyalternativene som er oppført.

   Obs!: Hvis du fortsatt ikke finner riktig format, må du kanskje eksportere dataene først til et filformat som Access støtter (for eksempel en tekstfil med skilletegn ).

2. Følg instruksjonene i dialogboksen Hent eksterne data .

Når du kobler til, er noen formater tilgjengelige som skrivebeskyttet. Her er de eksterne kildene du kan importere data eller koblinger fra:

Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Importere eller koble til data i en annen Access-database.

Organisere data med Tabellanalyse

Du kan bruke veiviseren for tabellanalyse til raskt å identifisere overflødige data. Veiviseren gir deretter en enkel måte å organisere dataene i separate tabeller på. Access bevarer den opprinnelige tabellen som en sikkerhetskopi.

1. Åpne Access-databasen som inneholder tabellen du vil analysere.

2. Klikk Databaseverktøy > Analyser tabell.

   De to første sidene i veiviseren inneholder en kort opplæring med eksempler. Hvis du ser en avmerkingsboks som er merket av for Vis innledende sider?, merker du av i boksen, og deretter klikker du Tilbake to ganger for å se innføringen. Hvis du ikke vil se introduksjonssidene på nytt, fjerner du merket for Vis innledende sider?

Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Normalisere dataene ved hjelp av Tabellanalyse.

Til toppen av siden

Neste trinn

Resten av utformingsprosessen varierer avhengig av hva du vil gjøre, men du vil sannsynligvis vurdere å opprette spørringer, skjemaer, rapporter og makroer. Disse artiklene kan hjelpe:

• Innføring i tabeller

• Innføring i spørringer

• Opprette et Access-skjema

• Innføring i rapporter i Access

• Beskytte data med sikkerhetskopiering og gjenoppretting

Til toppen av siden