Grunnleggende om databaser

I denne artikkelen

• Hva er en database?

• Delene av en Access-database

Hva er en database?

En database er et verktøy for å samle inn og organisere informasjon. Databaser kan lagre informasjon om personer, produkter, bestillinger eller andre ting. Mange databaser starter som en liste i et tekstbehandlingsprogram eller regneark. Etter hvert som listen blir større, begynner overflødig tekst og motsetninger å dukke opp i dataene. Dataene blir vanskelige å forstå i listeform, og det er begrensede muligheter for å søke eller hente ut delsett av data for gjennomgang. Når disse problemene begynner å oppstå, er det lurt å overføre dataene til en database som er opprettet av et databasebehandlingssystem (DBMS), for eksempel Access.

En datastyrt database er en beholder for objekter. Én database kan inneholde mer enn én tabell. Et system som bruker tre tabeller for sporing av beholdningen er for eksempel ikke tre databaser, men én database som inneholder tre tabeller. Med mindre den er spesielt utformet for å bruke data eller kode fra en annen kilde, lagrer en Access database tabellene i én enkelt fil, sammen med andre objekter, for eksempel skjemaer, rapporter, makroer og moduler. Databaser som er opprettet i Access 2007-2016-format (som også brukes av Access for Microsoft 365, Access 2024, Access 2021 og Access 2019 ), har filtypen ACCDB, og databaser som er opprettet i tidligere Access formater, har filtypen .mdb.

Ved hjelp av Access kan du:

• Legge til nye data i en database, for eksempel et nytt element i en lagerbeholdning

• Redigere eksisterende data i databasen, slik som å endre gjeldende plassering av et element

• Slette informasjon, for eksempel hvis et element er solgt eller forkastet

• Organisere eller se data på forskjellige måter

• Dele data med andre via rapporter, e-postmeldinger, et intranett eller Internett

Delene i en Access database

Avsnittene nedenfor er korte beskrivelser av delene i en vanlig Access database.

Tabeller

En tabell i en database ligner et regneark ved at data lagres i rader og kolonner. Resultatet er at er det vanligvis er ganske lett å importere et regneark til en databasetabell. Den største forskjellen mellom å lagre data i et regneark og å lagre dem i en database, er hvordan dataene er organisert.

For å oppnå en mest mulig fleksibel database må dataene organiseres i tabeller slik at man ikke får overflødige data. Hvis du for eksempel lagrer informasjon om ansatte, bør hver ansatt kun måtte legges inn én gang i én tabell, og denne tabellen skal kun inneholde informasjon om ansatte. Data om produkter vil bli lagret i en egen tabell, og data om avdelingskontorer vil bli lagret i en annen tabell. Denne prosessen kalles normalisering.

Hver rad i en tabell kalles en post. Poster er stedet hvor de enkelte delene av informasjon er lagret. Hver post består av ett eller flere felt. Felt samsvarer med kolonnene i tabellen. Du kan for eksempel ha en tabell kalt "Ansatte" hvor hver post (rad) inneholder informasjon om forskjellige ansatte, og hvert felt (kolonne) inneholder forskjellig type informasjon, slik som fornavn, etternavn, adresse og så videre. Felt må formateres for en bestemt datatype, uansett om det er tekst, dato eller tidspunkt, nummer eller en annen type.

En annen måte å beskrive poster og felt på er å se for seg en gammeldags kortkatalog i et bibliotek. Hvert kort i skapet samsvarer med en post i databasen. Hver bit av informasjon på et individuelt kort (forfatter, tittel og så videre) samsvarer med et felt i databasen.

Hvis du vil ha mer informasjon om å lage tabeller, kan du se artikkelen Innføring i tabeller.

Skjemaer

Med skjemaer kan du opprette et brukergrensesnitt hvor du kan legge inn og redigere data. Skjemaer inneholder ofte kommandoknapper og andre kontroller som utfører forskjellige oppgaver. Du kan opprette en database uten å bruke skjemaer ved å redigere dataene i tabeller. De fleste databasebrukerne foretrekker å bruke skjemaer for å se på, legge inn og redigere data i tabellene.

Du kan programmere kommandoknapper til å fastsette hvilke data som vises i skjemaet, åpne andre skjemaer eller rapporter, eller utføre en rekke andre oppgaver. For eksempel kan du ha et skjema som heter "Kundeskjema" hvor du arbeider med kundedata. Kundeskjemaet kan ha en knapp som åpner et ordreskjema hvor du kan legge inn en ny ordre til den kunden.

Skjemaer gjør også at du kan kontrollere hvordan andre brukere samhandler med dataene i databasen. For eksempel kan du opprette et skjema som kun viser bestemte felt, og som kun tillater bestemte operasjoner. Dette hjelper til med å beskytte data og sikre at dataene legges inn ordentlig.

Hvis du vil ha mer informasjon om å lage skjemaer, kan du se artikkelen Innføring i skjemaer.

Rapporter

Rapporter er det du bruker til å formatere, summere og presentere data. En rapport svarer vanligvis på et bestemt spørsmål, slik som "Hvor mye penger mottok vi fra hver kunde i år?" eller "I hvilke byer bor kundene våre?. Hver rapport kan formateres til å presentere informasjonen på den mest leselige måten.

En rapport kan kjøres når som helst og vil alltid gjenspeile de nåværende dataene i databasen. Rapporter blir vanligvis formatert til å skrives ut, men de kan også leses på skjermen, eksporteres til et annet program, eller sendes som et vedlegg i en e-postmelding.

Hvis du vil ha mer informasjon om rapporter, kan du se artikkelen Innføring i rapporter i Access.

Spørringer

Spørringer kan utføre mange forskjellige oppgaver i en database. Den mest vanlige oppgaven er å hente bestemte data fra tabellene. Dataene du vil se er vanligvis fordelt på flere tabeller, og med spørringer kan du se dem i et enkelt dataark. Med spørringer kan du også legge til vilkår for å "filtrere" data ned til kun posten du vil ha, siden du vanligvis ikke vil se alle postene på en gang.

Enkelte spørringer kan oppdateres, noe som betyr at du kan endre data i underliggende tabeller via spørringen. Du må huske at endringene egentlig blir gjort i tabellene, ikke kun i spørringen, dersom du jobber med en spørring som kan oppdateres.

Det er to grunnleggende varianter av spørringer: utvalgsspørringer og handlingsspørringer. En utvalgsspørring henter rett og slett dataene og gjør dem tilgjengelig for bruk. Du kan se på resultatene av en spørring på skjermen, skrive dem ut eller kopiere dem til utklippstavlen. Eller du kan bruke resultatene av spørringen som grunnlag for et skjema eller en rapport.

En handlingsspørring, som navnet tilsier, utfører en oppgave med dataene. Handlingsspørringer kan brukes til å opprette nye tabeller, legge inn data i en eksisterende tabell, oppdatere data eller slette data.

Hvis du vil ha mer informasjon om å lage spørringer, kan du se artikkelen Innføring i spørringer.

Makroer

Makroer i Access kan ses på som et forenklet programmeringsspråk som du kan bruke til å legge til funksjonalitet i databasen. Du kan for eksempel knytte en makro til en kommandoknapp slik at makroen kjører hver gang knappen klikkes. Makroer inneholder funksjoner som utfører en oppgave, som å åpne en rapport, kjøre en spørring eller lukke databasen. De fleste databaseoperasjoner som du gjør manuelt, kan gjøres automatisk ved å bruke makroer, så de kan være gode hjelpemidler for å spare tid.

Hvis du vil ha mer informasjon om makroer, kan du se artikkelen Innføring i Access-programmering.

Moduler

Moduler, som for eksempel makroer, er objekter som du kan bruke til å legge til funksjonalitet i databasen. Mens du oppretter makroer i Access ved å velge fra en liste over makrohandlinger, skriver du moduler på det Visual Basic for Applications (VBA) programmeringsspråket. En modul er en samling av deklarasjoner, setninger og prosedyrer som er lagret sammen som en enhet. En modul kan enten være en klassemodul eller en standardmodul. Klassemoduler er knyttet til skjemaer eller rapporter, og inneholder vanligvis prosedyrer som er spesifikke for skjemaet eller rapporten som de er knyttet til. Standardmoduler inneholder generelle prosedyrer som ikke er knyttet til andre objekter. Standardmoduler er oppført under Moduler i navigasjonsruten, mens klassemoduler ikke er det.

Hvis du vil ha mer informasjon om moduler, kan du se artikkelen Innføring i Access-programmering.

Til toppen av siden