Du kan bruke Office-programmene til å lagre filer som PDF-filer, slik at du kan dele eller skrive ut filene på kommersielle skrivere. Du trenger ikke annen programvare eller tilleggsprogrammer.
Bruk PDF-formatet når du vil ha en fil som:
-
ser lik ut på de fleste datamaskiner.
-
har en mindre filstørrelse
-
overholder et bransjeformat.
Eksempler inkluderer CV-er, juridiske dokumenter, nyhetsbrev, filer som skal leses (ikke redigeres) og skrives ut, og filer som er ment for profesjonell utskrift.
Viktig!:
-
Mange programmer, inkludert Microsoft Word, har muligheten til å åpne og redigere PDF-filer. Det er ikke nok å dele noe som en PDF-fil for å garantere at mottakeren ikke kan redigere filen.
-
Når du konverterer regnearket til en PDF-fil, går de interne koblingene i regnearket tapt under konverteringen, slik at koblingene må bekreftes. Eksterne koblinger til andre kilder vil imidlertid være i orden.
Hvis du vil se trinnvise instruksjoner, velger du et Office-program fra rullegardinlisten.
-
Åpne tabellen eller rapporten du vil publisere som en PDF-fil.
-
Velg PDF eller XPS i Eksporter-gruppen på fanen Eksterne data.
-
Skriv inn eller velg et navn på dokumentet i Filnavn-feltet .
-
Velg PDF (*.pdf) i filtypelisten.
-
Hvis dokumentet krever høy utskriftskvalitet, velger du Standard (publisering på nettet og utskrift) .
-
Hvis filstørrelsen er viktigere enn utskriftskvaliteten, velger du Minimumsstørrelse (publisering på nettet).
-
-
Velg Alternativer for å angi at siden skal skrives ut, velge om markering skal skrives ut og velge utdataalternativer. Velg OK .
-
Velg Publiser.
-
Hvis filen tidligere ble lagret, velger du Fil > Lagre en kopi.Hvis filen ikke er lagret, velger du Fil > Lagre som.
-
Velg Bla gjennom for å velge plasseringen på datamaskinen der du vil lagre filen.
-
Velg PDF i rullegardinlisten.
-
Velg Lagre.
Velg Flere alternativer > Alternativer for å tilpasse PDF-filen.
-
Hvis du vil lage en PDF-fil fra bare noen av sidene i dokumentet, velger du et alternativ under Sideområde.
-
Hvis du vil inkludere sporede endringer i PDF-filen, velger du Dokument som viser markering under Publiser hva. Ellers må du kontrollere at dokumentet er valgt.
-
Hvis du vil opprette et sett med bokmerker i PDF-filen, velger du Opprett bokmerker ved hjelp av. Velg deretter Overskrifter, eller Word bokmerker hvis du har lagt til bokmerker i dokumentet.
-
Hvis du vil inkludere dokumentegenskaper i PDF-filen, må du kontrollere at dokumentegenskaper er valgt.
-
Hvis du vil gjøre dokumentet enklere å lese for skjermleserprogramvare, velger du Koder for dokumentstruktur for tilgjengelighet.
-
ISO 19005-1-kompatibel (PDF/A) Dette alternativet oppretter PDF-dokumentet som PDF versjon 1.7, som er en arkiveringsstandard. PDF/A bidrar til å sikre at et dokument ser likt ut når det åpnes på en annen datamaskin.
-
Punktgrafikk når skrifter ikke kan bygges inn Hvis skrifttyper ikke kan bygges inn i dokumentet, bruker PDF-filen punktgrafikkbilder av teksten slik at PDF-filen ser ut som det opprinnelige dokumentet. Hvis dette alternativet ikke er valgt, og filen bruker en skrifttype som ikke kan bygges inn, kan PDF-leseren erstatte en annen skrifttype.
-
Kryptere dokumentet med et passord Velg dette alternativet hvis du vil begrense tilgangen slik at bare personer med passordet kan åpne PDF-filen. Når du velger OK, åpner Word boksen Krypter PDF-dokument, der du kan skrive inn og skrive inn et passord på nytt.
Åpne og kopiere innhold fra en PDF-fil med Word
Du kan kopiere hvilket som helst innhold fra en PDF-fil ved å åpne den i Word.
Gå til Fil > Åpne , og bla til PDF-filen. Word åpner PDF-innholdet i en ny fil. Du kan kopiere innhold du vil bruke fra den, inkludert bilder og diagrammer.
Følg disse enkle trinnene for å lagre filen som en PDF-fil i Office for Mac:
-
Velg Fil.
-
Velg Lagre som.
-
Velg Filformat nederst i vinduet.
-
Velg PDF fra listen over tilgjengelige filformater.
-
Gi filen et navn hvis den ikke allerede har en, og velg eksporter.
Obs!: Når du bruker Best for utskrift, kan det hende at hyperkoblingene ikke konverteres på riktig måte. Dette er et kjent problem i Word for Mac.
Viktig!:
-
Når du bruker nettbasert tjeneste , kan bare skrift som Microsoft har de juridiske rettighetene til, brukes. Hvis dokumentasjonen inneholder egendefinert skrift, erstattes den og kan føre til problemer. Dette kan unngås ved å bygge inn skriftene i dokumentet.
-
Mer informasjon om innebygging av skrifter ved å gå til:
Du kan bruke Word, PowerPoint og OneNote for nettet til å konvertere dokumentet til en PDF-fil.
-
Velg Fil > Skriv ut > Skriv ut (i PowerPoint velger du ett av tre formater).
-
Velg Lagre som PDF i rullegardinmenyen under Skriver , og velg deretter Lagre.
-
I Utforsker-menyen som åpnes, kan du gi navn til PDF-filen og velge hvor du vil lagre den, og deretter velge Lagre.
Dette genererer en grunnleggende PDF-fil som bevarer oppsettet og formatet til det opprinnelige dokumentet.
Hvis du trenger mer kontroll over alternativene for PDF-filen, for eksempel legge til bokmerker, kan du bruke skrivebordsprogrammet til å konvertere dokumentet til en PDF-fil. Velg Åpne i skrivebordsprogrammet på verktøylinjen i PowerPoint og OneNote for å begynne å bruke skrivebordsprogrammet, og i Word velger du rullegardinlisten Redigering først, og deretter velger du Åpne i skrivebordsprogrammet .
Hvis du ikke eier skrivebordsprogrammet, kan du prøve eller kjøpe Microsoft 365.
Hvis du vil eksportere Word dokumentet eller Excel-arbeidsboken til PDF-format på iOS, trykker du Fil-knappen øverst til venstre, velger Eksporter og deretter PDF.
Portable Document Format (PDF) bevarer dokumentformatering og muliggjør fildeling. Når en fil i PDF-format vises på nettet eller skrives ut, beholder den formatet. PDF-formatet er også nyttig for dokumenter som skal reproduseres med kommersielle utskriftsmetoder. PDF er godkjent som et gyldig format av mange byråer og organisasjoner, og visningsprogrammer er tilgjengelige på et større utvalg plattformer enn XPS.
XML Paper Specification (XPS) er et elektronisk filformat som bevarer dokumentformatering og muliggjør fildeling. XPS-formatet sikrer at når filen vises elektronisk eller skrives ut, beholder den nøyaktig det formatet du har planlagt, og dataene i filen kan ikke endres uten videre.
Viktig!: De fleste moderne nettlesere kan åpne og vise en PDF-fil. Hvis du har et eldre operativsystem, trenger du imidlertid kanskje en PDF-leser installert på enheten, for eksempel Acrobat Reader, tilgjengelig fra Adobe Systems.
