Tips om e-postmarkedsføring

Hold e-postmarkedsføringen juridisk

Loven om CAN-SPAM fra 2003 (styring av ikke-oppfordret pornografi- og markedsføringshandling) skisserer krav til dem som sender kommersiell e-post. Den staver også ut bøter for utsendere av søppelpost og firmaer som har produkter som er annonsert i søppelpost hvis de bryter loven, og det gir mottakerne rett til å be e-postsendere om å stoppe søppelpost.

Loven dekker e-post med hovedformålet med å annonsere eller fremme kommersielle produkter eller tjenester, inkludert innhold på et nettsted. En «transaksjons- eller relasjonsmelding» – e-post som forenkler en avtalt transaksjon eller oppdaterer en kunde i et eksisterende forretningsforhold – kan ikke inneholde usann eller villedende rutinginformasjon, men ellers er fritatt fra de fleste bestemmelsene i CAN-SPAM-loven. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du klikke på en kobling i Se også-delen.

Gjør innholdet relevant og kort

Forvent at de fleste av kundene og potensielle kunder har tid og interesse for bare å lese det som gjelder for dem, så lenge det kommer raskt til poenget. Jo mer du retter hver e-postmelding mot individuelle mottakeres interesser, jo mer sannsynlig er det at de vil åpne, lese og svare på meldingene dine. Funksjonene for e-postfletting i Microsoft Office Publisher 2007 hjelpe deg med å effektivt dirigere innholdet til hver mottakers interesser.

Innholdstypene som fungerer bra i e-postmarkedsføring omfatter:

• Ukentlige tilbud, rabatter og andre kampanjetilbud

• Invitasjoner til arrangementer og seminarer

• Oppdateringer for produktinformasjon

• Nyhetsbrev med informasjon

Effektive e-postmarkedsføringsmeldinger omfatter følgende elementer (som i de fleste av dem er også påkrevd av CAN-SPAM-loven):

• En klar, konsis emnelinje    Selv om du vil at mottakerne skal åpne e-postmeldingen, spiller du ingen triks og bruker ingen gimmicks. Bare lov en reell fordel eller verdi som du kan levere. Loven CAN-SPAM krever at emnelinjen representerer innholdet i meldingen nøyaktig.

  Hold også emnelinjen under 50 tegn slik at den ikke avkortes i mottakerens innboks, og unngå tegnsetting med mindre du stiller et spørsmål – det tar bort dyrebar plass. Først og fremst bør du unngå å bruke utropstegn. De er et godt tips om at meldingen er strengt kampanje.

• Varsel om at e-postmeldingen er en annonsering eller en oppfordring    Loven CAN-SPAM krever at dette varselet er tydelig og iøynefallende, og at du gjør det mulig for mottakerne å fjerne seg selv fra adresselisten – en metode for å melde seg ut.

• En gyldig returadresse    Loven CAN-SPAM krever at du oppgir en gateadresse. Det er også lurt å oppgi et telefonnummer. Du vil jo at mottakerne skal kontakte deg.

• Et alternativ for å melde deg ut    Can-SPAM Act krever at du oppgir en retur e-postadresse eller en annen nettbasert svarmekanisme som lar mottakerne be deg om ikke å sende fremtidige e-postmeldinger til denne e-postadressen. Du må følge forespørslene innen 10 virkedager etter at du har mottatt forespørselen om tilbakemeldelse og i minst 30 dager etter at e-postmeldingen ble sendt. Du kan heller ikke hjelpe andre med å sende e-post til adressen til noen som har meldt seg ut.

Tilby en klar oppfordring til handling

Gjør det klart i det første avsnittet hvilken handling mottakerne kan gjøre. Ikke få dem til å rulle gjennom meldingen for å finne den, men om igjen på slutten i tillegg i tilfelle de bestemmer seg for å lese hele meldingen før de gjør noe.

Her er noen alternativer for et anrop til en handling:

• Klikk en kobling for mer informasjon.

• Registrer deg for å motta et spesialtilbud.

• Gå til en nettside for å kvalifisere (og gjøre den siden relevant for det bestemte tilbudet).

• Last ned et nyhetsbrev, spill, skjermbeskytter, kupong eller hvitbok.

• Foreta et anrop.

Gjøre meldingen personlig

Jo mer personlig tonen, eller stemmen, jo bedre er det å skrive meldingen som om den kommer fra et menneskelig vesen i stedet for en etterlignende institusjon. Folk ønsker å bygge relasjoner med andre, ikke med et firma.

Legg til et personlig preg ved å tilby litt ekstra informasjon, for eksempel informasjon som er relatert til kundenes interesser i bedriften. En restaurant kan for eksempel inkludere vinanmeldelser eller oppskrifter som en del av en vanlig e-postkommunikasjon. Når kundene prøver disse vinene eller oppskriftene hjemme, skaper restauranten samme måte som dens ekspertise og beriker forholdet mellom kunden og bedriften. Utdanning, meninger, prinsipper eller humor får bedriften til å virke mer nyttig og menneskelig – men gjenkjenner også risikoene de bærer. Sørg for at du kjenner målgruppen godt og hvordan det er sannsynlig at de vil reagere.

Vær konsekvent

Når du sender en serie e-postmeldinger, bør du tilstrebe å være konsekvent i meldinger, i oppsettet og i tidsberegningen av masseutsendelse. Denne konsekvensen støtter opplesning av at bedriften din er pålitelig, organisert og veletablert.

Send en serie med e-postmeldinger samtidig hver dag, uke og måned. Hvis meldingene er dirigert til andre bedrifter (eller personer på jobb), sender du dem slik at de kan leses i løpet av arbeidsuken, men ikke på mandag morgen (ikke send meldingene mellom fredag kl. 12 og mandag morgen). Hvis meldingene sendes til forbrukere hjemme, sender du dem slik at kundene kan se meldingene dine i helgen.

Hvis masseutsendelser ikke er ofte nok, kommer kundene til å glemme bedriften din. Start ved å teste en tidsplan med ukentlige e-postmeldinger og gå derfra. Men hvis du er i tvil, er det bedre å sende for sjeldent enn for ofte.

Formatere meldingen med omhu

Hvis du oppretter en e-postmelding fra en trykt publikasjon, kan den være for bred og tvinge mottakeren til å rulle vannrett. Jo mer det er at mottakerne må rulle loddrett, jo mindre sannsynlig er det at de vil se hele meldingen. Selv om du velger en publikasjon som er utformet for e-postmeldinger, forhåndsviser du meldingen for å kontrollere oppsettet og størrelsen, slik at du kan gjøre nødvendige endringer i tekst, grafikk og oppsett før du sender den.

Hvordan endrer jeg sidestørrelsen?

1. Klikk dialogboksvelgeren ved siden av Avsnitt på sideutforming-fanen.

2. Velg E-postunder Oppsett.

3. Endre målenefor Bredde og Høyde underSide.

Det er ikke sikkert at noen av skriftene du bruker i en trykt publikasjon, er lett å lese på nettet. Vurder å bruke en nettskrift eller et skriftutvalg som er utformet for lesbarhet for skjermen, spesielt for brukere som har skjermer i ulike størrelser og oppløsninger. Hvis du vil ha en liste over skrifter og skriftutvalg på nettet i Microsoft Office Publisher, kan du se Bruke et skriftutvalg.

Vurder også e-postfunksjonene til målgruppen. Hvis de bruker bredbånd eller bedriftsnettverk, trenger de ikke vente lenge på å laste ned grafikkrike filer. Fordi en e-postmelding med mye grafikk og fargeformatering krever en ganske stor filstørrelse, kan det ta mottakere med langsommere tilkoblinger lang tid til å laste ned eller åpne meldingen. Det er mye mer sannsynlig at disse mottakerne avgjør at meldingen ikke er verdt ventetiden.

Test meldingen før du sender den

Før du sender e-post til en stor liste over mottakere, må du kontrollere at du tester e-postmeldingen, innholdet og eventuelle mekanismer du har satt opp for sporing og svar, inkludert hyperkoblinger i meldingsteksten. Start med å forhåndsvise meldingen. Siden enkelte problemer kanskje ikke vises i forhåndsvisningen i nettleseren, kan du sende meldingen til deg selv for å bekrefte størrelsen på filen og den endelige formateringen. Det er best å be flere andre om å teste meldingen og gi deg tilbakemelding. Du lærer mest om hva du kan ha oversett hvis du kan observere upartiske testere mens de åpner, leser og svarer på meldingen.

Melde deg ut eller melde deg på?

Personer mottar e-post via to primære metoder: ved overraskelse eller på forespørsel.

• Overraskelse!  — Melde deg ut    Med mindre en e-postmelding kommer fra noen du kjenner, anser du sannsynligvis uventede eller uønskede meldinger som søppelpost. Du trenger en måte å be om å bli fjernet fra eller for å melde deg ut av ytterligere utsendelser. Bortvalg av e-post er en uoppfordret e-postmelding som gir mottakerne en måte å fjerne seg selv fra ytterligere utsendelser på.

  Utmeldt e-post er vanligvis (men ikke alltid) en irritasjon. Et eksempel på mulig legitim e-postvalg er en uoppfordret melding om et forestående arrangement som er relevant for deltakerne i et tidligere seminar du har driftet. Det er en god sjanse for at de vil være interessert. Likevel finnes det en bedre måte.

• Jeg ba om det!  — Meld deg på    I stedet for å sende uoppfordret e-post til deltakere fra forrige års seminar, er det bedre å ha spurt dem på seminaret om å oppgi e-postadressene sine hvis de ønsker å bli varslet om kommende arrangementer. De som velger å bli varslet, har meldt seg på, og gir deg tillatelse til å sende til dem og fortelle deg hvilken type informasjon de ønsker å motta. Denne listen over forhåndskvalifiserte abonnenter sikrer at du ikke sløser med meldinger på uinteresifiserte kunder. Det betyr at du har en gyllen mulighet til å fortsette å bygge et forhold.

Retningslinjer for innmeldt

Hvis du vil bygge en relasjon med kunder og potensielle kunder, bør du unngå utydelige overraskelser.

Angi klare forventninger i hvert trinn som kundene må gå gjennom for å melde seg på. Denne prosessen kan være den viktigste delen av e-postmarkedsføringsarbeidet. Følg disse retningslinjene for å bygge kundenes tillit til integriteten din:

• Tilby flere måter å abonnere på    Be om e-postadresser på hvert kontaktpunkt (servicedisk, kassen, kassen, nettstedet, katalogen, nyhetsbrev, telefonsamtaler). På hver side på nettstedet kan du for eksempel inkludere et forkortet abonnementsskjema, kobling til en abonnementsside eller fremtredende grafikk som oppfordrer besøkende til å abonnere.

• Oppgi tydelig hva du trenger de personlige opplysningene deres for    Bygge tillit begynner her, og du trenger kundenes tillit for å oppnå deres tillit og forretning. Fortell dem at du ikke selger eller deler adresselisten (og pass på at du ikke gjør det). Gjør personvernerklæringen tilgjengelig (på utskrift eller på nettet) i nærheten av der de abonnerer på, og gjør det enkelt for dem å sende eller stille spørsmål om det.

• Forklar fordelen med å abonnere    Gi kundene en god grunn til å abonnere. Hva har de i seg? Får de vite mer om salg før de begynner? Får du gratis forsendelser ved første kjøp? Vil du motta spesialtilbud, oppdateringer om nye og kommende produkter eller produkttips?

• Gi insentiver    Gi abonnenter en kupong eller rabatt. Skriv dem inn i en tegning for et nytt produkt. Tilby gratis forsendelse ved neste kjøp.

• La abonnenter fortelle deg hvor ofte de ønsker å motta e-postmeldinger    Hvis du ikke finner den riktige hyppigheten, kan du la dem fortelle deg det og passe på at du følger gjennom.

• Be abonnenter om å skrive inn e-postadressene to ganger    Personer gjør ofte skrivefeil. Kontroller at de validerer e-postadressen de gir deg.

• Bruke dobbel innmeldt registrering    Hvis det er mulig at personer utilsiktet legger seg til i adresselisten eller at personer kan sende inn noen andres navn, ber du dem bekrefte innsendingen. Be interesserte personer om å bekrefte interesserisikoene som irriterer de med marginal interesse, og bekrefter at alle på adresselisten virkelig ønsker å motta e-postmeldingene dine. Dobbel innmelding gjør arbeidet med å sikre at du ikke sender uønskede e-postmeldinger, noe som kan skade omdømmet til bedriften din.

• Takk for at brukerne abonnerer    Umiddelbart. Beskriv hva de registrerte seg for å motta og hvor ofte de registrerte seg, og hvordan du fjerner dem selv fra listen.

• Gjør det like enkelt å stoppe abonnementet som å abonnere    Du kan la abonnentene bruke abonnementsskjemaet til å fjerne seg selv fra e-postlisten.

• Minne brukere på at de har abonnert på    Inkluder en overskrift som takker dem for at du abonnerer, i hver melding du sender.

• Hold oversikt over hver abonnent    Enten du sporer den i et kundebehandlingssystem, en database, et regneark eller en trykt liste, bør du oppbevare denne informasjonen sammen med kundedataene. Hvis abonnenter senere glemmer at de abonnerer på og klager på at de mottar uoppfordret e-post fra deg, bør du være i stand til å sitere datoen og måten de abonnerer på. (Skriftlig? På et nettskjema? I e-post?) Og du må nådevis tilby å fjerne dem fra abonnementslisten.

• Svar    Svar på forespørsler, forespørsler og klager like raskt som du svarer på bestillinger. Igjen bør du fokusere på å bygge tillit for å oppnå kundenes tillit og forretningsvirksomhet.