Jo mer e-post du sender og mottar, jo større kan Outlook-postboksen vokse. Store postbokser kan ta lengre tid å åpne og søke, og mange e-postleverandører, inkludert Microsoft 365, begrenser den maksimale størrelsen på postboksen. Hvis du mottar en melding om at postboksen er over størrelsesgrensen, kan sletting av meldinger og mapper hjelpe, men hvis du lagrer informasjonen i en Outlook-datafil (PST) eller frakoblet Outlook-datafil (OST), kan det hende at datafilen ikke reduseres automatisk.
Obs! Hvis du bruker en POP-konto, lagres all informasjon om e-postkontoen, inkludert mapper, e-postmeldinger, kontakter, kalender og oppgaveinformasjon, i en Outlook-datafil (PST). Hvis du bruker en Microsoft 365-, Exchange-, IMAP- eller Outlook.com-konto, lagres en kopi av postboksen i en frakoblet Outlook-datafil (OST).
Hvis du vil redusere størrelsen på Outlook-datafilen (PST) eller frakoblet Outlook-datafil (OST), kan du komprimere datafilen manuelt. Velg din versjon av Outlook nedenfor for å se instruksjoner om hvordan du reduserer størrelsen på en PST- eller OST-fil.
Det finnes flere måter å redusere størrelsen på postboksen på.
Du kan bruke oppryddingsverktøyet for postboks til å vise størrelsen på postboksen og individuelle mapper. Dette verktøyet kan også hjelpe deg med å søke etter eldre eller svært store meldinger som du kanskje vil slette eller flytte til en Outlook-datafil (PST).
Årsaken til en stor postboks er ofte en stor Slettede elementer-mappe. Verktøyet inneholder en knapp for å vise størrelsen på Slettede elementer-mappen og tømme Slettede elementer-mappen.
Noen ganger lagrer Outlook motstridende elementer i en mappe kalt Konflikter. Konflikter oppstår når en kopi av et element som er lagret på e-postserveren, ikke er synkronisert med en kopi av et element som er lagret på den lokale datamaskinen. Oppryddingsverktøyet for postboks kan slette disse konfliktene for deg.
Kjør oppryddingsverktøyet for postboks
-
Klikk fanen Fil.
-
Klikk Verktøy > Opprydding i postboks.
-
Velg Vis postboksstørrelse, Søk etter elementer som er eldre enn, Søk etter elementer som er større enn, Vis slettede elementer-størrelse, Tøm slettede elementer-mappen , Vis konfliktstørrelse eller Tomme konflikter for å utføre ønsket oppgave.
Bruke Diskusjonsopprydding til å fjerne overflødige meldinger
I en lang e-posttråd er det ofte mange meldinger som inneholder all samme informasjon som tidligere meldinger. Diskusjonsopprydding kan fjerne overflødige meldinger automatisk. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Bruke Diskusjonsopprydding til å slette overflødige meldinger.
Søke etter store meldinger
Du kan søke etter alle meldinger som er større enn en bestemt størrelse, fra søkeboksen i Outlook. Klikk i søkeboksen, og skriv inn meldinger:>5 MB. Dette vil finne alle meldinger som er større enn 5 MB. Du kan slette noen av eller alle disse meldingene eller flytte dem til en annen Outlook-datafil (PST). Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du flytter elementer, kan du se Flytte eller kopiere en melding mellom mapper.
Hvis du sletter elementer fra en Outlook-datafil (PST) eller frakoblet Outlook-datafil (OST), komprimeres filen automatisk i bakgrunnen når du ikke bruker datamaskinen, men Outlook kjører fortsatt.
Obs ! Outlook komprimerer bare filen hvis det er mer enn 20 % mellomrom (ubrukt plass) i filen.
Du kan også bruke følgende fremgangsmåte til å starte komprimeringsprosessen manuelt umiddelbart, noe som kan ta flere minutter å fullføre.
-
Slett alle elementer du ikke vil beholde, og tøm mappen Slettede elementer .
-
Klikk På Fil > Kontoinnstillinger > Kontoinnstillinger.
-
Klikk datafilen du vil komprimere, på Datafiler-fanen , og klikk deretter Innstillinger.Obs! Hvis du bruker en Exchange- eller Outlook.com-e-postkonto, må du i tillegg klikke fanen Avansert > Innstillinger for Outlook-datafil.
-
Klikk Komprimer nå i dialogboksen Outlook-datafil, og klikk deretter OK.
Obs!: Du trenger ikke å avslutte Outlook etter at du har komprimert en Outlook-datafil.
