Arkivsenteret er ment å fungere som et sentralt oppbevaringssted der en organisasjon kan lagre og behandle alle oppføringene, for eksempel juridiske eller økonomiske dokumenter. Arkivsenteret støtter hele arkivbehandlingsprosessen, fra innsamling av poster og behandling til fjerning av poster.
Områdemalen Arkivsenter ligner på andre SharePoint-områder ved at den fungerer som et generelt oppbevaringssted for dokumenter og muliggjør samarbeid mellom områdebrukere. Arkivsenter områdemalen, er imidlertid et forhåndskonfigurert område spesielt utformet for å hjelpe organisasjoner med å implementere deres arkivbehandling og oppbevaringspolicyer. Versjonskontroll, revisjon, behandling av metadata, eDiscovery og dokumentdistribusjon med tilpasningsmuligheter er innebygde funksjoner som kan bidra til en mer effektiv håndtering av arkivdata.
Obs!: I SharePoint har vi innført Bruk av oppbevarings etiketter til å deklarere innhold som poster, noe som effektivt erstatter behovet for å bruke arkiv senteret. Hvis du bruker arkiv senteret, kan du fortsette å bruke det sammen med oppbevarings etiketter. Men når du flytter fremover, anbefaler vi at du bruker oppbevarings etiketter i stedet for arkiv senteret for post behandling.
Definere en plan for postbehandling
På høyeste nivå er det to hovedtrinn involvert i å utforme et arkivsenterområde for å implementere et program for arkivbehandling.
-
En organisasjon må utvikle en strategi for postbehandling og en formell plan for postbehandling. Dette er noe det samarbeides om som involverer samarbeid mellom postadministratorer, Compliance Officers, IT-teknikere og informasjonsarbeidere.
-
En organisasjon må deretter sette opp ett eller flere Arkivsenter-områder for å implementere sin plan for postbehandling.
Avsnittene nedenfor disponerer hovedelementene i hvert av disse trinnene.
Planlegge postbehandling
Før en organisasjon kan sette opp et arkivsenterområde som sin postbehandlingsløsning, bør den utarbeide en formell plan for sin strategi for postbehandling. De spesifikke elementene av en formell plan for postbehandling vil sannsynligvis være unike for individuelle organisasjoner eller virksomheter. Men tilnærmet alle planer for postbehandling inkluderer følgende dokumenter og prosesser:
Filplan En filplan beskriver hvilke typer dokumenter eller elementer en organisasjon godkjenner som offisielle forretningsposter. Den angir hvor slike poster lagres, og den inneholder informasjon som skiller de ulike posttypene fra hverandre. Filplanen er som en omfattende samling av policyer, prosesser og retningslinjer for å opprette, lagre og behandle poster. En filplan bør dekke alle postene, uavhengig av medier, inkludert papir, blogger, wikier, e-post og elektroniske filer. Den må også angi hvordan hver post er klassifisert, sikret og til slutt ødelagt. Den bør også inneholde vurderinger for spesielle kategorier av poster, for eksempel Konfidensielt, Viktig, Handelshemmelighet eller Privilegerte poster. Til slutt må en filplan angi personene som er ansvarlig for å administrere hver type post.
Post biblioteker Post biblioteker er egentlig dokument biblioteker som du oppretter for å klassifisere og lagre viktige poster. Du oppretter en oppføring for hver posttype du vil beholde. Poster rutes automatisk til riktig bibliotek basert på innstillingene som er satt opp i innholdsarrangøren.
Innholdstyper Du oppretter innholdstyper for å definere typer oppføringer som organisasjonen trenger for å lagre og identifisere alle unike egenskaper for hver posttype. Ved å definere innholdstyper for bestemte typer poster kan organisasjonen sikre at hver av disse innholdsgruppene administreres på en konsekvent måte. Office-dokumenter, PDF-filer, TIFF-filer i (skannede bilder), e-post, direktemelding-samtaler, videoer og fysiske poster kan alle klassifiseres og lagres med innholdstyper som du oppretter. En oppføring som kalles en «kontrakt», vil for eksempel bli behandlet på den samme måten og på en konsekvent måte i SharePoint sitt system for postbehandling. Å bruke innholdstyper til å klassifisere og lagre poster er en alternativ metode til å bruke postbiblioteker.
Tidsplan for oppbevaring En tidsplan for oppbevaring angir hvor lang tid hver posttype i filplanen må beholdes (oppbevaringsperioden) og prosessen for å avhende den når den kommer til slutten av denne perioden (dets avhendingsprosess). Veiledningene i en tidsplan for oppbevaring er vanligvis basert på juridiske krav, risikoer for organisasjonen og forretningsbehov. I tillegg beskriver en tidsplan for oppbevaring vanligvis risikostyring som bestemmer oppbevaringsperioden for hver posttype.
Dokument for samsvarskrav Et dokument for samsvarskrav definerer reglene som IT-systemer for postbehandling må følge, funksjonene de må ha og hvilke typer ordinær overvåking de må støtte for å sikre samsvar.
-
Formell prosess for å utsette avhending av poster Denne prosessen, som ofte kalles en sperring, legger ut i detalj om hvordan en organisasjon stopper avhendingen av poster når det forekommer hendelser som rettsprosesser, undersøkelser eller revisjoner.
-
System for overvåking og rapportering for postbehandling For å sikre at ansatte arkiverer, bruker og administrerer poster i henhold til definerte policyer og prosesser, må et program for postbehandling ha en prosess eller system for overvåking og rapportering om håndteringen av poster.
Sette opp et arkivsenterområde
Når en organisasjon foretar detaljert planlegging av postbehandling og utvikler en formell plan for postbehandling, kan det opprette og sette opp et arkivsenterområde for å implementere dette programmet.
Du må utføre følgende trinn for å sette opp et arkivsenternettsted:
-
Opprett postbiblioteker eller lister for å behandle og lagre hver type oppføring som er angitt i filplanen.
-
Vi anbefaler at du oppretter én oppføring for hver innholdstype i postplanen din.
-
Når poster sendes til arkivsenteret, rutes de til riktig liste eller bibliotek.
-
-
Opprett kolonner for de aktuelle dokumentbibliotekene, listene eller innholdstypene for lagring og visning av metadata for hver posttype som er angitt i filplanen.
-
Angi policyene for informasjonsbehandling for hver posttype på arkivsenterområdet. Disse policyene skal gjenspeile periodene for oppbevaring og overvåkingskrav som er angitt i organisasjonens filplan og tidsplan for oppbevaring.
-
Sett opp innholdsarrangøren slik at hver posttype rutes til riktig sted. Når poster sendes til arkivsenternettstedet, enten manuelt eller programmatisk, bruker programmet denne funksjonen til å bestemme hvordan du vil klassifisere posten i arkivsenternettstedet og hvor du vil sende den.
