Microsoft Lync Web Scheduler er et nettbasert program som du kan bruke til å opprette Lync møter hvis du ikke har Microsoft Outlook eller er på et operativsystem som ikke er basert på Windows. Med Lync Web Scheduler kan du opprette nye møter, endre eksisterende møter og sende invitasjoner ved hjelp av favorittprogrammet for e-post.
Firmaets kundestøtteteam gir deg koblingen til Nettplanleggingsportalen og et brukernavn og passord som du kan logge på. Når du er på siden, klikker du fanene for å få tilgang til ulike alternativer, eller bruker TABULATORTASTEN på tastaturet for å gå til ønsket alternativ.
Opprette et Lync møte
-
Gå til Web Scheduler-siden som ble gitt til deg av firmaets kundestøtteteam.
-
Logg på med brukernavn og passord.
-
Klikk Opprett nytt møte.
-
Skriv inn et emne for møtet.
-
Du kan forlate møtestedet som Lync Møte, eller legge til et sted, for eksempel et konferanserom, hvis du også har deltakere personlig.
-
Skriv inn en kort melding eller sakslisten for møtet i meldingsboksen (valgfritt).
-
Velg tidssone, start- og sluttdato /klokkeslett for møtet.
-
Som standard kan alle, inkludert personer utenfor firmaet ditt, gå forbi lobbyen, som er et virtuelt venteområde der du kan slippe inn personer eller nekte dem tilgang. Hvis du vil ha informasjon om hvordan du endrer alternativene, kan du se Access og presentatører.
-
Som standard har alle fra firmaet presentatørtillatelser. Hvis du vil ha informasjon om hvordan du endrer alternativene, kan du se Access og presentatører.
-
Legg til navnene eller e-postadressene til de inviterte under Deltakere og Lyd, atskilt med semikolon (;).
-
Klikk Kontroller navn for å kontrollere at du har riktige navn.
Skriv inn den fullstendige e-postadressen, for eksempel contoso@contoso.com, for inviterte som er eksterne for firmaet.
Obs!: Vi anbefaler at du skriver inn de fullstendige e-postadressene til de inviterte. Web Scheduler kan bare løse navn på ansatte i firmaet hvis de er unike, og ingen personer har samme navn.
-
Hvis kontoen er konfigurert med en lydkonferanseleverandør, inneholder møteinvitasjonen et gratisnummer, et avgiftsbelagt nummer og en deltakerkode. Møtedeltakerne kan bruke datamaskinlyd eller ringe inn til møtet.
-
Klikk på Lagre.
Sende invitasjoner til møtedeltakere
Velg en av følgende metoder for å sende møteinvitasjonen:
-
Sende invitasjoner ved hjelp av e-postprogrammet
Med denne metoden kopierer du møteinformasjonen fra Web Scheduler og limer den inn i en møteinnkallelse som du oppretter med favoritt-e-postprogrammet.
-
Klikk Lagre når du er ferdig med å opprette møtet.
-
Et vindu med møteinformasjonen åpnes.
-
Uthev møteinformasjonen, inkludert nettadressen for møtet, telefonkonferansenummeret og konferanse-ID-en.
-
Høyreklikk teksten, og klikk deretter Kopier.
-
Åpne et e-postprogram, og opprett en vanlig møteinvitasjon.
-
Lim inn Lync møtedetaljer (kopiert i trinn 4) i forespørselen.
-
Legg til deltakerne, bekreft møtedato/-klokkeslett, skriv inn en saksliste for møtet og send forespørselen.
-
Sende invitasjoner med iCalendar
Med iCalendar kan brukere av forskjellige e-postsystemer utveksle kalenderinformasjon. Mottakere av iCalendar-forespørslene må ha programvare som støttes for å åpne og svare på møteinvitasjonen.
-
Velg møtet basert på emnet under Mine møter, og klikk deretter Eksporter som iCalendar.
-
Klikk Åpne når du blir bedt om det i e-postprogrammet.
-
Når kalenderoppføringen åpnes, videresender du den til personene du la til som deltakere under planleggingen av møtet.
-
De inviterte kan deretter åpne og lagre iCalendar-filen med det foretrukne e-postprogrammet, for eksempel Outlook, Notater, iCal og så videre.
Tilgang og presentatører
Standard møtealternativer er best for vanlige gruppemøter. Du kan tilpasse møtealternativene slik at de passer bedre til kravene dine, møtetypen og deltakerne.
Når du oppretter et nytt møte, velger du hvem som kan omgå lobbyen under Access og presentatører, og hvem som kan være presentatør.
Hvem skal gå forbi lobbyen
|
Tilgangsalternativer |
Hva skjer |
Anbefales når… |
|
Bare arrangør (låst) |
Du er den eneste som kommer direkte inn i møtet. Alle andre må vente til de slippes inn. |
Møtet har høy sikkerhet og det skal deles konfidensiell informasjon. |
|
Personer jeg inviterer fra firmaet mitt |
Bare personer som er invitert, kan bli med på møtet direkte. Alle andre må vente til de slippes inn. |
Du diskuterer konfidensiell informasjon og vil at bare bestemte personer skal kunne bli med på møtet. |
|
Personer fra firmaet mitt |
Alle i ditt firma kan gå rett inn i møtet, selv om de ikke er invitert. |
Du har ikke eksterne deltakere, og du diskuterer ikke konfidensiell informasjon. |
|
Alle, inkludert personer utenfor firmaet mitt |
Alle som har tilgang til møtekoblingen, kan gå rett inn i møtet. |
Du inviterer eksterne deltakere, og når du ikke diskuterer konfidensiell informasjon. |
Viktig!: Selv om møtelobbyen er aktivert, vil deltakere som ringer inn til møtet, automatisk omgå møtelobbyen.
Hvem er presentatør
|
Alternativer for presentatør |
Hvem er presentatør |
Anbefales når... |
|
Bare arrangør |
Du vil være den eneste presentatøren. |
Presentasjoner der deltakerne trenger ikke å samhandle med møteinnholdet. Du kan angi flere presentatører under møtet. |
|
Personer fra firmaet mitt |
Alle fra firmaet ditt er presentatører. |
Passer for årsaksmøter med teammedlemmene, der alle deltakerne kan dele og endre innhold. |
|
Alle, inkludert personer utenfor firmaet mitt (ingen begrensninger) |
Alle du inviterer, er presentatører. |
Brukes når du har eksterne deltakere og vil at de skal presentere. |
|
Personer jeg velger |
Du og personene du velger. |
Bruk dette alternativet når du vil at bestemte personer skal være presentatører. |
Obs!: Når du velger Personer jeg velger, klikker du Velg presentatører og flytter deltakerne fra Deltaker til Presentatører-siden . Eksterne inviterte og distribusjonslister kan ikke legges til som presentatører med dette alternativet. Du kan imidlertid gi presentatørtillatelse til enkeltpersoner når du er i møtet.
Bli med i et Lync møte
Klikk møtekoblingen i møteinvitasjonen for å logge på.
Du kan også bruke fanen Bli med i møte i Web Scheduler:
-
Velg møtet du vil bli med i, under Mine møter.
-
Klikk Bli med i møte til høyre på siden.
-
Den riktige Lync klienten åpnes og logger deg på møtet.
Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Bli med i et Skype for Business (Lync)-møte.
Vise eller redigere eksisterende møter
Du kan se alle møtene du har organisert under Mine møter i Web Scheduler. Husk at Web Scheduler bare lister opp møtene du har organisert, ikke møtene du får forespørsler om.
-
Gå til Mine møter, og klikk deretter et møteemne for å åpne detaljsiden.
-
Klikk Rediger møte.
-
Foreta nødvendige endringer, og klikk deretter Lagre.
-
Klikk OK i suksessvarselet, og kontroller den endrede informasjonen.
Viktig!: Når du oppdaterer et møte, må du sende den oppdaterte informasjonen til de inviterte deltakerne manuelt. Kalenderen oppdateres ikke automatisk i Web Scheduler.
-
Hvis du brukte iCalendar til å sende invitasjonene, klikker du Eksporter som iCalendar på nytt for å åpne forespørselen og sende en oppdatering.
-
Hvis du kopierte Lync møtedetaljer i en vanlig møteinnkallelse, åpner du invitasjonen, oppdaterer med de nye møtedetaljene og sender den til deltakerne på nytt.
Slette eller avlyse et møte
Møtene utløper 14 dager etter det planlagte sluttidspunktet, men du kan slette et møte hvis du vil rydde opp i Web Scheduler, eller avlyse møtet.
-
Under Mine møter-fanen, klikk møtet du vil slette.
-
Klikk fanen Slett møte på siden med møtedetaljene.
-
Klikk Ja i bekreftelsesboksen.
Viktig!: Du må sende et avlysningsvarsel til deltakerne, fordi Web Scheduler ikke oppdaterer kalenderen automatisk.
-
Hvis du brukte iCalendar til å sende møteinvitasjonen, åpner du invitasjonen og klikker Avbryt. Dette sender et avlysningsnotat til mottakerne.
-
Hvis du kopierte Lync møtedetaljer i en vanlig møteinnkallelse, åpner du invitasjonen og klikker Deretter Avbryt for å sende en avlysningsmelding til de inviterte.
