En pivottabell har flere oppsett som gir rapporten en forhåndsdefinert struktur, men du kan ikke tilpasse disse oppsettene. Hvis du trenger mer fleksibilitet i utformingen av oppsettet for en pivottabellrapport, kan du konvertere cellene til regnearkformler og deretter endre oppsettet for disse cellene ved å dra full nytte av alle funksjonene som er tilgjengelige i et regneark. Du kan enten konvertere cellene til formler som bruker kubefunksjoner eller bruke HENTPIVOTDATA-funksjonen. Konvertering av celler til formler forenkler prosessen med å opprette, oppdatere og vedlikeholde disse tilpassede pivottabellene.
Når du konverterer celler til formler, får disse formlene tilgang til de samme dataene som pivottabellen og kan oppdateres for å se oppdaterte resultater. Med mulig unntak av rapportfiltre har du imidlertid ikke lenger tilgang til de interaktive funksjonene i en pivottabell, for eksempel filtrering, sortering eller utvidelse og skjuling av nivåer.
Obs!: Når du konverterer en OLAP-pivottabell (Online Analytical Processing), kan du fortsette å oppdatere dataene for å få oppdaterte målverdier, men du kan ikke oppdatere de faktiske medlemmene som vises i rapporten.
Lær om vanlige scenarioer for å konvertere pivottabeller til regnearkformler
Nedenfor finner du vanlige eksempler på hva du kan gjøre når du konverterer pivottabellceller til regnearkformler for å tilpasse oppsettet til de konverterte cellene.
Omorganisere og slette celler
La oss si at du har en periodisk rapport som du må opprette hver måned for de ansatte. Du trenger bare et delsett av rapportinformasjonen, og du foretrekker å utforme dataene på en tilpasset måte. Du kan bare flytte og ordne celler i et utformingsoppsett du vil bruke, slette cellene som ikke er nødvendige for den månedlige personalrapporten, og deretter formatere cellene og regnearket etter behov.
Sette inn rader og kolonner
La oss si at du vil vise salgsinformasjon for de to foregående årene inndelt etter område og produktgruppe, og at du vil sette inn utvidede kommentarer i flere rader. Bare sett inn en rad, og skriv inn teksten. I tillegg vil du legge til en kolonne som viser salg etter område og produktgruppe som ikke er i den opprinnelige pivottabellen. Bare sett inn en kolonne, legg til en formel for å få resultatene du ønsker, og fyll deretter kolonnen ned for å få resultatene for hver rad.
Bruke flere datakilder
La oss si at du vil sammenligne resultater mellom en produksjons- og testdatabase for å sikre at testdatabasen produserer forventede resultater. Du kan enkelt kopiere celleformler og deretter endre tilkoblingsargumentet slik at det peker til testdatabasen for å sammenligne disse to resultatene.
Bruke cellereferanser til å variere brukerinndata
La oss si at du vil at hele rapporten skal endres basert på brukerinndata. Du kan endre argumentene til kubeformlene til cellereferanser i regnearket, og deretter skrive inn forskjellige verdier i disse cellene for å utlede ulike resultater.
Opprett et ikke-ensartet rad- eller kolonneoppsett (også kalt asymmetrisk rapportering)
La oss si at du må opprette en rapport som inneholder en 2008-kolonne kalt Faktisk salg, en 2009-kolonne kalt Forventet salg, men du vil ikke ha andre kolonner. Du kan opprette en rapport som inneholder bare disse kolonnene, i motsetning til en pivottabell, som krever symmetrisk rapportering.
Opprett dine egne kubeformler og MDX-uttrykk
La oss si at du vil opprette en rapport som viser salg for et bestemt produkt av tre bestemte selgere for juli måned. Hvis du er kunnskapsrik om MDX-uttrykk og OLAP-spørringer, kan du angi kubeformlene selv. Selv om disse formlene kan bli ganske omfattende, kan du forenkle opprettelsen og forbedre nøyaktigheten av disse formlene ved hjelp av Autofullfør formel. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Bruke Autofullfør formel.
Obs!: Du kan bare konvertere en OLAP-pivottabell (Online Analytical Processing) ved hjelp av denne prosedyren.
-
Hvis du vil lagre pivottabellen for fremtidig bruk, anbefaler vi at du lager en kopi av arbeidsboken før du konverterer pivottabellen ved å klikke Fil > Lagre som. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Lagre en fil.
-
Klargjør pivottabellen slik at du kan minimere omorganiseringen av cellene etter konvertering ved å gjøre følgende:
-
Endre til et oppsett som ligner mest på oppsettet du vil bruke.
-
Samhandle med rapporten, for eksempel filtrering, sortering og ny utforming av rapporten, for å få resultatene du ønsker.
-
-
Klikk på pivottabellen.
-
Klikk OLAP-verktøy i Verktøy-gruppen på Fanen Alternativer, og klikk deretter Konverter til formler.
Hvis det ikke finnes noen rapportfiltre, fullføres konverteringsoperasjonen. Hvis det finnes ett eller flere rapportfiltre, vises dialogboksen Konverter til formler .
-
Bestem hvordan du vil konvertere pivottabellen:
Konvertere hele pivottabellen
-
Merk av for Konverter rapportfiltre .
Dette konverterer alle celler til regnearkformler og sletter hele pivottabellen.
Konverter bare radetikettene, kolonneetikettene og verdiområdet i pivottabellen, men behold rapportfiltrene
-
Kontroller at det ikke er merket av for Konverter rapportfiltre . (Dette er standard.)
Dette konverterer alle radetiketter, kolonneetiketter og verdiområdeceller til regnearkformler og beholder den opprinnelige pivottabellen, men bare med rapportfiltrene, slik at du kan fortsette å filtrere ved hjelp av rapportfiltrene.
Obs!: Hvis pivottabellformatet er versjon 2000-2003 eller tidligere, kan du bare konvertere hele pivottabellen.
-
-
Velg Konverter.
Konverteringsoperasjonen oppdaterer først pivottabellen for å sikre at oppdaterte data brukes.
En melding vises på statuslinjen mens konverteringsoperasjonen finner sted. Hvis operasjonen tar lang tid og du foretrekker å konvertere på et annet tidspunkt, trykker du ESC for å avbryte operasjonen.
Obs!:
-
Du kan ikke konvertere celler med filtre brukt på nivåer som er skjult.
-
Du kan ikke konvertere celler der feltene har en egendefinert beregning som ble opprettet via fanen Vis verdier som i dialogboksen Innstillinger for verdifelt . (Klikk Aktivt felt i Aktive felt-gruppen i kategorien Alternativer, og klikk deretter Innstillinger for verdifelt.)
-
Celleformatering bevares for celler som konverteres, men pivottabellstiler fjernes fordi disse stilene bare kan brukes på pivottabeller.
-
Du kan bruke HENTPIVOTDATA-funksjonen i en formel til å konvertere pivottabellceller til regnearkformler når du vil arbeide med ikke-OLAP-datakilder, når du foretrekker å ikke oppgradere til det nye pivottabellformatet 2007 umiddelbart, eller når du vil unngå kompleksiteten ved å bruke kubefunksjonene.
-
Kontroller at kommandoen Generer HENTPIVOTDATA i pivottabellgruppen på Fanen Alternativer er aktivert.
Obs!: Kommandoen Generer HENTPIVOTDATA setter eller fjerner alternativet Bruk HENTPIVOTTABLE-funksjoner for pivottabellreferanser i Formler-kategorien under Arbeide med formler i dialogboksen Alternativer for Excel .
-
Kontroller at cellen du vil bruke i hver formel, er synlig i pivottabellen.
-
I en regnearkcelle utenfor pivottabellen skriver du inn formelen du vil ha frem til punktet der du vil inkludere data fra rapporten.
-
Klikk cellen i pivottabellen du vil bruke i formelen i pivottabellen. En HENTPIVOTDATA-regnearkfunksjon legges til i formelen som henter dataene fra pivottabellen. Denne funksjonen fortsetter å hente de riktige dataene hvis rapportoppsettet endres, eller hvis du oppdaterer dataene.
-
Skriv inn formelen, og trykk ENTER.
Obs!: Hvis du fjerner noen av cellene som det refereres til i HENTPIVOTDATA-formelen fra rapporten, returnerer formelen #REF!.
