Konfigurere innholdsarrangøren slik at den kan rute dokumenter

Hva kan innholdsarrangøren gjøre?

Innholdsarrangøren kan gjøre følgende oppgaver automatisk:

• Rute dokumenter til andre bibliotek eller mapper    I praksis fungerer Innholdsarrangøren som en portvokter for dokumenter. Hver gang et dokument lastes opp, bruker Innholdsarrangør regler du har opprettet for å bestemme hvor dokumentet skal flyttes. Deretter rutes dokumentet til riktig bibliotek eller mappe, som kan ligge i en annen nettstedssamling. Regler kan baseres på en kombinasjon av innholdstyper og metadata.

• Upload alle dokumenter til et slipp-bibliotek    Du kan konfigurere at Innholdsarrangør skal plassere alle opplastede dokumenter i et leveringsbibliotek hvor metadata kan legges inn og innsendingsprosessen kan fullføres.

• Behandle mappestørrelse    Du kan konfigurere Innholdsarrangør til å overvåke antall elementer i mapper, og sikre at ingen mappe inneholder mer enn et bestemt antall elementer. Denne grensen er som standard 2500 elementer, og når element nummer 2501 kommer, opprettes automatisk en ny mappe hvor dokumentet plasseres. Du kan angi hvor mange elementer Innholdsarrangør skal tillate per mappe.

• Behandle dupliserte innsendinger    Når et dokument lastes opp som allerede finnes i biblioteket, kan du få Innholdsarrangør til å bruke SharePoint versjoner eller endre filnavnet ved å legge til unike tegn. Dermed sikrer du at både det eksisterende dokumentet og duplikaten blir bevart.

• Vedlikeholde revisjonslogger    Innholdsarrangør kan sørge for at revisjonslogger om et dokument lagres sammen med dokumentet etter at det har blitt rutet.

Aktivere Innholdsarrangør-funksjonen på et nettsted

Du må minst ha områdeeiertillatelser, og publiseringsfunksjonene må være aktivert.

Slik aktiverer du Innholdsarrangør-funksjonen for et nettsted

1. Gå til nettstedet du vil konfigurere.

2. Klikk Innstillinger , og velg deretter Innstillinger for nettsted på rullegardinmenyen.

   For SharePoint klikker du Innstillinger , klikker Områdeinnholdog deretter Innstillinger for nettsted.

3. Klikk Behandle Innstillinger nettstedsfunksjoner i Nettstedshandlinger-gruppen på nettstedssiden.

4. Klikk Aktiver ved siden av funksjonsnavnet Innholdsarrangør. Når funksjonen er aktivert, vises ordet Aktiv i Status-kolonnen.

   

Konfigurere innholdsarrangøren slik at den kan rute dokumenter

1. Naviger til nettstedet du vil konfigurere innholdsarrangøren for slik at den ruter dokumenter til bestemte plasseringer automatisk.

2. Klikk Innstillinger , og velg deretter Innstillinger for nettsted på rullegardinmenyen.

   For SharePoint klikker du Innstillinger , klikker Områdeinnholdog deretter Innstillinger for nettsted.

3. Velg Innstillinger for innholdsarrangør i gruppen Nettstedsadministrasjon.

   Obs!: Koblingen Innstillinger for innholdsarrangør vises bare hvis funksjonen er aktivert for dette nettstedet.

4. Merk av for å fremtvinge innholdsarrangøren under Omdiriger brukere til slippbibliotek. Dette omdirigerer automatisk brukere til Slipp av-biblioteket når de prøver å laste opp et dokument.

5. Merk av for alternativet under Sender til et annet nettsted hvis du vil tillate at regler ruter dokumenter til et annet nettsted.

6. Merk av for Opprette undermapper når en målplassering har for mange elementer under Mappepartisjonering hvis du vil opprette undermapper automatisk når en plassering har overskredet et bestemt antall elementer.

   • Angi antallet dokumenter som kan lagres i en mappe før en ny mappe opprettes, i boksen Antall elementer i én enkelt mappe.

   • Angi navnekonvensjonen for nye mapper som opprettes, i boksen Format på mappenavn.

7. Under Duplisert sending angir du om du vil at funksjonen for versjonskontroll skal brukes for duplikater, eller om det heller skal tilføyes unike tegn til elementets filnavn.

8. Merk av for Beholder kontekst hvis du vil lagre overvåkingslogger eller metadata som en overvåkingsoppføring i det innsendte elementet eller dokumentet.

9. Skriv inn brukernavn som er regeladministratorer i organisasjonen, under Regelbehandlinger. Regelbehandlere må ha tillatelsen Behandle nettsted for å få tilgang til innstillingssiden for innholdsarrangørregler. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Opprette innholdsarrangørregler for å rute dokumenter.

10. Merk av for de aktuelle alternativene hvis du vil at e-postmeldinger skal sendes automatisk til regelbehandlere. Innholdsorganisering kan sende en e-postmelding når en innsending ikke er i samsvar med en regel, eller når det sendes innhold til innholdsarrangøren.

    Obs!: E-post må konfigureres av SharePoint eller systemansvarlig for at serveren eller tjenesten skal aktiveres.

11. I delen Sendingspunkt skriver du inn informasjonen om andre nettsteder eller e-postprogrammer som kan sende innhold til gjeldende nettsted.

    Tips!: I denne delen finner du nettadressen til nettjenesten for innsending av innhold til nettstedet i tilfelle du vil lage en arbeidsflyt eller egendefinert løsning for innsending av dokumenter fra et e-postsystem.