Komme i gang: Overføre Access-data til Dataverse

1. Start Access, velg Konto, velg Bytt konto. Dialogboksen Konto åpnes.

2.  Kontroller at du er logget på Access med samme legitimasjon som du bruker i Power Apps. Avhengig av miljøet ditt må du kanskje angi ekstra sikkerhetsinformasjon, for eksempel en sekundær godkjenning eller en PIN-kode.
   
   Notat    Hvis du ikke bruker den samme kontoen for Access og Power Apps, mislykkes overføringen på grunn av tillatelsesproblemer.

3. Åpne Access-databasen du vil overføre.
   
   Tips    Kontroller at alle åpne Access-objekter er lukket, fordi en lås kan hindre tabelloverføring.

4. Høyreklikk på en tabell i navigasjonsruten, og velg Eksporter > Dataverse. 

5. Merk alle tabellene du vil eksportere, i dialogboksen Eksporter objekter, og fjern alle tabellene du ikke vil eksportere.

6. Velg OK.
   
   

7. Velg en forekomst-URL fra listen som leveres av global søketjeneste, i dialogboksen Eksporter data til dataversmiljø .
   
   Notat    I Power Apps representerer en nettadresse for forekomst en bestemt økt i et Power Apps-miljø. Det må ikke forveksles med nettadressen til en nettside. En komponent i strengen crm.dynamics er en overføring fra tidligere versjoner av Power Apps.
   
   
   
   Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Start: konfigurere et Dataverse-miljø.

Det neste trinnet er å foreta viktige valg om hvordan du vil overføre. Legg merke til at standardverdiene er de vanligste. 

1. Hvis du vil eksportere relaterte tabeller i de valgte tabellene, velger du Eksporter alle relaterte tabeller.
   
   Notat    På dette tidspunktet inkluderes bare direkte underordnede tabeller når du velger å eksportere relaterte tabeller. Hvis du vil at alle relasjoner skal inkluderes, kan du bruke dialogboksen Eksporter objekter til å velge alle tabellene du vil overføre.

2. Hvis du vil vise disse tabellene, velger du Se relaterte tabeller. Dialogboksen Relaterte tabeller vises.
   
   Tabellrelasjoner vises i en hierarkisk visning i to kolonner: Den venstre kolonnen viser de valgte tabellene, og den høyre kolonnen viser de relaterte tabellene.
   
   

   Obs!: I Access kan du opprette en én-til-mange-relasjon, og sekundærnøkkelfeltet i den refererte tabellen kan være et hvilket som helst felt. Men i Dataverse må sekundærnøkkelfeltet i den refererte tabellen være primærnøkkelen for den refererte tabellen. Hvis access-sekundærnøkkelen ikke er en primærnøkkel i den refererte tabellen, mislykkes eksportoperasjonen til Dataverse. Hvis du vil eksportere dataene, må du kontrollere at access-sekundærnøkkelen er primærnøkkelen i den refererte tabellen.

3. Hvis du vil opprette tabellkoblinger i Access for hver Dataverse-tabell som er opprettet av eksportoperasjonen, velger du Koble til datavers tabell etter eksport.

4. Hvis du vil forhåndsvise resultatene, velger du Åpne nettadressen for Dataverse-tabellen når du er ferdig.
   
   Dette alternativet er ikke tilgjengelig hvis du eksporterer til Dataverse i Teams.

5. Hvis du vil angi et felt som primærnavnkolonne eksplisitt, velger du Velg primærnavnfelt, og deretter velger du et felt fra rullegardinlisten. 
   
   Hvis du ikke angir en kolonne som skal brukes, brukes den første tekstkolonnen fra venstre som primærnavnkolonnen. Hvis det ikke finnes noen tekstkolonne, opprettes en primær kolonne for navneplassholder med nullverdier.
   
   

6. Velg Neste.

Valideringsprosessen starter automatisk når du ser en dialogboks som viser «Kjører Validator...» øverst. Hvis valideringsprosessen er vellykket, vises Validering fullført i en annen melding, og deretter kan du velge OK.

Se etter disse meldingene:

Melding	Forklaring
"Henter liste over tabeller fra OData-kilde"	Overføringsprosessen har begynt.
"Eksporterer merkede objekter"	Tabellene du valgte, overføres til Dataverse.
«Alle tabeller som ikke støtte på en feil, er eksportert.»	Hvis det oppstår én enkelt feil i en tabell, eksporteres ikke tabellen, ellers er eksportoperasjonen for tabellen fullført. Velg Lukk for å fortsette.
"Importerer valgte tabeller og relaterte tabeller"	Avhengig av hvordan du eksporterte tabellene, opprettes koblede tabeller, opprinnelige tabeller får nytt navn, og flere dataverse systemtabeller opprettes og kobles i Access.

Under valideringsprosessen identifiserer Access datatyper eller rader som overskrider grenser, og oppretter en datavers kolonnevalideringsfeiltabell som lagrer i hver rad det eksporterte tabellnavnet og feltene som ikke støttes, under valideringsprosessen. Du kan velge å overføre alle datatyper som støttes, og velge ikke å overføre datatyper som ikke støttes. Hvis du velger ikke å overføre, forblir dataene i Access.

Hva skjer med datatyper som ikke støttes og overskrider grensene

Hvis du velger å koble tabeller, må du bekrefte at resultatene er som forventet. Se etter denne meldingen «Henter liste over tabeller fra Dataverse-miljøet». De opprinnelige tabellene forblir, men navnene endres. De koblede tabellene skal nå ha de opprinnelige tabellnavnene, slik at alle frontobjekter fortsetter å fungere som før. Primærnøkkelen for Access (Autonummer) beholdes. Det legges til en ny kolonne som tilsvarer Dataverse Primary Key (GUID), og kolonnenavnet er tabellnavnet.

Access legger også til flere koblede tabeller fra Dataverse kalt Teams, Brukere og Forretningsenheter. Disse systemtabellene inneholder følgende nyttig informasjon:

• Brukere      E-postadresse, fullt navn, telefon, lisenstype, forretningsenhet og så videre.

• Teams      Team, Teamnavn, medlemskap og så videre.

• Forretningsenhet   Kostnadssenter, webområde, kredittgrense og så videre.

• ValutaValutadetaljer for alle transaksjonsvalutaer, inkludert verdier som valutakurs, navn, symbol, kode og så videre. Denne tabellen vises bare hvis Access har en valutadatatype som du har overført til Dataverse.

Du vil kanskje bruke denne tilleggsinformasjonen til å forbedre Access-løsningen. Du kan vedlikeholde disse tabellene i et skjema eller legge dem til i en rapport. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Dataverse-systemtabeller og -kolonner. 

Det er lurt å se gjennom og bekrefte overføringsprosessen ved å undersøke hver tabell og hvert felt i Dataverse-miljøet. Dataverse tabell- og feltnavn bør samsvare med Access-tabell- og kolonnenavnene. Dataverse-miljøet åpnes automatisk i Den første overførte tabellen i Access.

Access-tabeller vises i Dataverse som tabeller med tilsvarende visningsnavn og datatype:

• «Visningsnavn»-kolonnen skal føre opp hvert Access-feltnavn i en tabell.

• Formatet for et Navn-felt har et prefiks, et understrekingstegn og tabellnavnet, for eksempel cr444_<tabellnavn>. Dette kalles det logiske navnet i Dataverse.

• Alle overførte Access-felt vises som Egendefinert under Type-kolonnen ved siden av den automatisk genererte GUID-en og eksisterende datatypene for Dataverse-feltet.

Obs Hvis det allerede finnes en Dataverse-tabell med samme navn som det eksporterte Access-tabellnavnet, legges et tall til i den nye Dataverse-tabellen.

Som standard angir Access den første tekstkolonnen (fra venstre mot høyre) som det primære dataverse navnet. Hvis en tabell ikke har noen tekstfelt, legger Access til en tom tekstkolonne som det siste feltet i tabellen, og angir dette feltet som det dataverse primærnavnet. du kan også angi et bestemt felt som primærnavn. Denne kolonnen er synlig i Access og Dataverse.

Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Arbeide med data i Dataverse.

Når du har overført Access-tabeller til Dataverse, kan du vise tabellene og kolonnene i Dataverse og Access når som helst. Vær oppmerksom på at i Dataverse vises felt i alfabetisk rekkefølge, ikke den opprinnelige rekkefølgen i Access.

Dataverse/Power Apps       Hvis du vil ha informasjon om hvordan du viser og arbeider med tabeller i Dataverse, kan du se Redigere en tabell i Power Apps.

Notat     Når du høyreklikker på en overført, koblet tabell i Access, åpnes tabellen i Power Apps Maker-portalen i nettleseren.  I standardvisningen av Power Apps-portalen vises ikke systemfelt, noe som gir en enklere visning som viser access-overførte kolonner.

Datavers for Teams       Det finnes flere måter å vise tabellene og kolonnene på:

• Opprett en rask Power App for å vise eller oppdatere dataene.

• Velg Se alle i «Elementer opprettet for...» på bygg-menyen -panelet, og klikk deretter på tabellen du vil vise.

• Bruk tabell-Designer i Teams. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Opprette en tabell i Teams.

Tips    Det kan være nyttig å bokmerke nettadressen til tabellvisningen du foretrekker i nettleseren.

Tips      Du kan også vise dataene i Excel ved å velge kommandoen Data i rullegardinlisten, og deretter velge Rediger i Excel. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Rediger tabelldata i Excel. 

Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Dataverse-systemtabeller og -kolonner. 

Avsnittene nedenfor gir ytterligere oversikt og konseptuell informasjon.

Forstå primærnøkler og primærnavn

Primærnøkler brukes til å identifisere radene med data i en database. Access og Dataverse har ulike nøkkelstrukturer. Under overføringen administrerer Dataverse og Access automatisk koordinering mellom de to produktene med sine egne unike nøkler og uten brukersamhandling.

Under planleggingen og overføringsprosessen er det to primærnøkler og ett ekstra primærfelt å være klar over:

Autonummerering for Access     Access bruker ofte datatypen Autonummer, som automatisk øker et unikt tall, som en primærnøkkel for tabellen. Dette feltet opprettes i Dataverse som et heltallsfelt der autonummerformatet er brukt. Under overføringen er startnummeret i Dataverse satt til det neste sekvensielle tallet basert på Access-radene. Access fortsetter å bruke Autonummer-kolonnen til å identifisere radene med data, selv om Dataverse bruker en annen nøkkel.

Viktig    Datavers oppretter Autonummer-feltet som valgfritt, men dette er etter utforming. Datavers genererer det sekvensielle tallet når posten lagres. Hvis denne verdien er satt til obligatorisk, krever Dataverse-klienter en verdi som må angis før lagring, noe som forhindrer generering av autonummerering. Hvis feltet er tomt, genereres alltid en autonummerering.

GUID for datavers Datavers bruker datatypen Globally Unique Identifier (GUID) som primærnøkkel, som automatisk opprettes som en unik identifikator og kreves i hver tabell. Dataverse krever ikke importerte data for å ha en primærnøkkel, det oppretter automatisk en GUID for deg.

Primærnavn for datavers Dataverset inneholder også en annen kolonne kalt Primærnavn. Dette er et egendefinert navn som brukes til å identifisere rader som et alternativ til å bruke en GUID. Det kreves at dette feltet finnes, og avhengig av innstillingene i Power Platform-klienter, kan dette kreve at kolonnen fylles ut. Du kan endre dette kravet manuelt. Primærnavn er ikke unikt som standard. Et kundenavn kan for eksempel være primærnavnet som tilsvarer en unik kunde-ID. Det kan være to kunder med navnet «Jones», men hver av dem har en unik kunde-ID.

Veiledning for beslutninger om primærnøkler

Primærnøkkelen for Access, Primærnøkkelen for Dataverse og Primærnavn-kolonnen opprettes automatisk som standard. Du kan imidlertid velge hvordan du skal håndtere de tre primærnøklene. Her er noen veiledninger for å hjelpe deg med å bestemme deg:

Primærnøkkel       Hvis en Access-primærnøkkel (Autonummer) også er en forretningsnøkkel, for eksempel et delenummer, vil du sannsynligvis beholde den fordi den brukes til å identifisere objekter i den virkelige verden. Men hvis en Primærnøkkel for Access (Autonumber) brukes utelukkende til å opprette relasjoner, kan den erstattes av en datavers primærnøkkel (GUID).

Notater

• Noen ganger inneholder en Access-tabell en Autonummerering-kolonne som ikke brukes som primærnøkkel. I dette tilfellet konverterer Dataverse det til et Heltall-felt, og muligheten til automatisk nummerering fjernes.

• Dataverset har også tilsvarende et Autonummer-felt i Access, kalt Autonummer-feltet, som brukes til å generere sekvensielle tall og lagres som en strengverdi. Dette feltet kan også inneholde et prefiks (for eksempel en streng eller en dato) til tallet som gir fleksibilitet i hvordan feltet kan brukes. Denne kolonnen er basert på den SQL Server automatisk sekvenserte datatypen. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Autonummer-kolonner i Microsoft Dataverse.

Primært navn      Datavers krever at det finnes en primær navn-kolonne. Et primærnavn må inneholde strengverdier. Under overføringen kan brukere angi hvilken tekstkolonne i Access de vil bruke som primærnavn. Hvis en bruker ikke angir en kolonne som skal brukes, brukes den første tekstkolonnen fra venstre som primærnavnkolonnen. Hvis det ikke finnes noen tekstkolonne, legges det til en ny kolonne med navnet Primær navneplassholder som oppfyller Dataverse-kravet. Denne kolonnen er satt til Valgfri og kan ikke fylles ut.

Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Opprette en primær navnekolonne.

Sammenligning av primærnøkler og primærnavn

Beskrivelse	Primærnøkkel for Access	Primærnøkkel for datavers	Primærnavn for datavers
Datatype	Autonummerering (eller hvilken som helst kolonne som kan indekseres)	GUID	Streng
Innhold	Et enkelt, sekvensielt tall	Tilfeldige tall og bokstaver som er unike for miljøet	Strengverdier som kan leses av mennesker
Eksempel	234	123e4567-e89b-12d3-a456-426655440000	Et navn, for eksempel «Jones». Et heltall, for eksempel 234, eller en kombinasjon, for eksempel SalesOrder9071
Krav	Ofte brukt, men ikke påkrevd	Hver tabell må ha en	Hver tabell må ha en
Modifiserbare	Et Autonummerering-felt kan ikke endres. Andre felttyper kan endres	Nei	Ja
Unik identifikator	Alltid	Alltid	Bare som en alternativ nøkkel
Sammensatt nøkkel	Støttes og kombineres ofte med Autonummer	Støttes ikke	Støttes ikke
Synlighet	Vanligvis den første tabellkolonnen	Vanligvis skjult, men kan vises.	Brukes som standard til å være synlig
Indeksering	Kan indekseres. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Opprette og bruke en indeks til å forbedre ytelsen.	Indeksert automatisk	Indeksert automatisk
Kommentarer	Når det er definert og du angir data, kan du ikke endre andre felt til en Autonummerering-datatype.	Kan ikke opprettes av en bruker eller under en dataimportoperasjon.	Brukes også med automatisk genererte felt i datakort, modelldrevne skjemaer og med oppslag i skjemaoppretting.

Notater 

• Access-indekser konverteres ikke automatisk til dataverse indekser.

• Under omslagene bruker Dataverse Azure SQL Server til automatisk å opprette indekser basert på databruksmønstre. Indekser for primærnøkler og alternative nøkler opprettes alltid, og andre legges til eller fjernes basert på hvordan du bruker dataene.

Forstå Access- og Dataverse-relasjoner

Det er viktig å forstå hvordan du vil behandle tabellrelasjoner sammen med primærnøkler. For tabellene du velger å overføre, kan du velge å automatisk flytte alle relaterte tabeller med de valgte tabellene eller ignorere dem under overføringen og bare forlate de relaterte tabellene i Access. Uansett kan du også velge å koble tabellene du overfører, for å opprettholde gjeldende relasjoner i Access.

Under dataeksportoperasjonen kan Access-tabeller med én-til-mange-relasjoner opprettes på nytt som én-til-mange-relasjoner i Dataverse. I likhet med Access har dataverse også referanseintegritet, for eksempel gjennomgripende oppdateringer av relaterte felt og gjennomgripende slettinger av relaterte poster. Hvis Access-databasen har et relasjonsdiagram, beholdes den. De opprinnelige lokale tabellene erstattes imidlertid med nye koblede tabeller.

Både Access og Dataverse støtter et oppslag mellom to tabeller i en én-til-mange-relasjon. Under overføringsprosessen opprettes Access-oppslag på nytt i Dataverse som følgende eksempel viser:

• To Access-tabeller, Kunder og Ordrer, har primærnøklene KundeID og OrdreID basert på en Autonummerering-datatype. Ordretabellen i Access har en sekundærnøkkel som inneholder verdier fra Access-primærnøkkelen i Kunder-tabellen.

• Under eksportoperasjonen beholdes og opprettholdes begge primærnøklene i Access som autonummererte kolonner med heltall, men disse brukes ikke som primærnøkkelkolonnen i Dataverse-tabellen. Hver tabell har en ny GUID-kolonne lagt til som blir primærnøkkelen i Dataverse-tabellen.

• Det opprettes et oppslag for customerID-sekundærnøkkelen i Ordrer-tabellen for å finne den samsvarende KundeID-primærnøkkelen i Kunder-tabellen. Når tabellene er overført til Dataverse, oppdateres også den opprinnelige sekundærnøkkelkolonnen hvis du endrer oppslagskolonnen for sekundærnøkkelen som nylig er lagt til i Ordrer-tabellen. Access-programmet kan fortsette å bruke sekundærnøkkelen Access, i stedet for sekundærnøkkelen Dataverse. Hvis access-sekundærnøkkelen endres i den koblede tabellen i Access, oppdateres også sekundærnøkkelen Dataverse. Sekundærnøkkelen access vil imidlertid være skrivebeskyttet i Dataverse.

• I dette én-til-mange-relasjonseksempelet brukes ikke primærnøkkelen Ordrer, men kan selvfølgelig brukes for andre relasjoner.

Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Video: Opprette relasjoner med oppslagsveiviserenog opprette en relasjon mellom tabeller ved hjelp av en oppslagskolonne.

Veiledning for beslutninger om nøkler og relasjoner

Her er et sammendrag av vanlige alternativer når du overfører, for å hjelpe deg med å avgjøre hvilket som er det beste valget for deg:

Overføre data, men ignorere relasjoner      Du bestemmer deg for å fjerne access-primærnøkkelkolonnen (Autonummerering) fordi det ikke finnes andre Access-tabeller med referanser eller relasjoner som er avhengige av den, og det ville være forvirrende å ha den i Dataverse-tabellen sammen med den dataverse primærnøkkelen (GUID).

Overføre data og relasjoner med koblede tabeller      Standardscenariet er å beholde den opprinnelige Primærnøkkelen for Access (Autonummer), men den brukes ikke som primærnøkkel i Dataverse. Du er nå avhengig av primærnøkkelen for Dataverse (GUID) og bruker den i Dataverse-tabellen som en unik identifikator. Access oppretter koblede tabeller for å bevare Access-relasjonene. Vær oppmerksom på at du ikke kan slette primærnøkkelen for Dataverse (GUID).

I en relasjon kan du redigere sekundærnøkkelverdiene (enten i Access eller i Dataverse-miljøet). Du kan også redigere sekundærnøkler som refererer til primærnøkkelen Access i en access-koblet tabell, og den oppdaterer automatisk den dataverse sekundærnøkkelen som refererer til primærnøkkelen Dataverse i den sekundære tabellen.

Overføre data uten koblede tabeller og opprette relasjoner på nytt i Dataverse      Fordi tabeller ikke lenger brukes i Access, kan du opprette relasjoner i Dataverse på nytt ved hjelp av GUID (Dataverse Primary Key), legge til dataverse oppslag og velge et tekstfelt i hver tabell som primærnavn under overføringsprosessen.