SharePoint gir en skalerbar og funksjonsrik opplevelse for administrasjon av innhold. Hvis du skal administrere store mengder filer, bør du vurdere å bruke en områdemal for dokumentsentral. Denne malen er optimalisert for dokumentbehandling i stor skala. Det kan spare tid og bidra til å være mer effektiv. Versjoner, dokument-IDer, dokumentsett, metadatanavigasjon og innholdstyper er inkludert i malen.
Et dokumentsentralområde fungerer for begge disse scenariene:
-
Redigeringsmiljø I et redigeringsmiljø i dokumentsenteret oppretter og redigerer brukere tusenvis av dokumenter eller medieaktiva som er lagret i et sentralt repositorium.
-
Innholdsarkiv I et innholdsarkiv, for eksempel en kunnskapsbase, lagrer eller viser brukere dokumenter.
Denne artikkelen forteller deg om funksjonene i en områdemal for dokumentsentral.
Hvis du vil opprette et dokumentsenter, kan du se Bruke maler til å opprette ulike typer SharePoint-nettsteder
Hva er på et dokumentsentralområde?
Dokumentsentralområdemalen inneholder funksjoner som gjør det enklere og mer effektivt å opprette og administrere store sett med dokumenter. I de fleste tilfeller kan en nettstedseier legge til hver av disse funksjonene separat. Malen Dokumentsentralområde aktiverer automatisk de anbefalte dokumentbehandlingsfunksjonene. Avsnittene nedenfor beskriver kort disse funksjonene.
Du kan også bruke nettstedet som et redigeringsmiljø og innholdsarkiv. I et redigeringsmiljø sjekker brukerne ofte filer inn og ut og oppretter mappestrukturer for disse filene. Versjonskontroll er aktivert, og tidligere versjoner av hvert dokument beholdes. I tillegg kan arbeidsflyter kontrollere dokumentets livssykluser.
Svært lite redigering forekommer derimot i et innholdsarkiv. Brukere bare viser eller laster opp dokumenter. Malen Dokumentsentralområde støtter oppretting av en type innholdsarkiv kalt kunnskapsbasearkiv. Vanligvis inneholder kunnskapsbaser én versjon av dokumenter, og et nettsted kan skaleres til millioner av filer. I et vanlig scenario, for eksempel et teknisk støttesenter for en stor organisasjon, kan tusenvis av personer få tilgang til innholdet, hovedsakelig for å lese det. Bare noen vil laste opp nytt innhold til nettstedet.
Følgende elementer beskriver enkelte SharePoint-funksjoner som du kan ta med i et dokumentsentralområde. I tillegg til disse funksjonene tilpasser noen organisasjoner utseendet og navigasjonen i et dokumentsenter. Noen legger til egendefinerte nettdeler.
Forvaltede metadata er et system som tilordner bestemte termer til dokumenter i SharePoint. Deretter kan du bruke disse termene til å klassifisere dokumentene. Du kan også bruke metadata til å opprette et kraftig navigasjonsverktøy for brukere som kan hjelpe dem med å finne det de ønsker raskt.
Anta for eksempel at firmaet har en kunnskapsbase som inneholder artikler som hjelper personer med å feilsøke problemer med produkter. Du kan opprette metadatatermer som lar brukere filtrere informasjon etter produkt, problemtype eller andre egenskaper.
På et dokumentsentralområde får hver innholdsdel en unik ID som ikke er relatert til dokumentplasseringen, for eksempel en URL-kobling. Dette betyr at ID-en forblir den samme hvis du flytter eller gir nytt navn til dokumentet. Du kan bruke ID-en til å opprette en permanent kobling for dokumentet og minimere brutte koblinger.
Versjoner aktiveres automatisk på et dokumentsentralområde. Dette betyr at du automatisk har en logg over alle de ulike versjonene av en fil. I en dokumentgjennomgangsprosess betyr dette for eksempel at du har en oversikt over alle oppdateringene som ble lagt inn i løpet av gjennomgangssyklusen. Du kan spore oppdateringer, kontakt respondenter og så videre. Hvis det oppstår et problem med den gjeldende versjonen av en artikkel, kan du i tillegg raskt gå tilbake til den siste versjonen som er kjent for å fungere.
En innholdstype er en bestemt type innhold sammen med en gruppe innstillinger for innholdet. Når noen oppretter et dokument av en definert innholdstype, mottar det automatisk alle de aktuelle innstillingene for denne innholdstypen. Et dokumentsenter kan ha en samling innholdstyper – ulike typer dokumenter, video, maler og så videre.
Innholdsarrangøren er imidlertid ikke automatisk inkludert i et dokumentsentralområde, men mange brukere legger det til. Innholdsarrangør er en SharePoint-funksjon som lar deg behandle hele organiseringen og strukturen for elementer. Ved å bruke metadata eller innholdstyper kan innholdsarrangøren automatisk rute dokumenter og andre elementer til bestemte plasseringer. I en kunnskapsbase kan du for eksempel få innholdsarrangøren automatisk rute alle nye innsendinger til et spesielt bibliotek som samler inn artikler for et bestemt produkt.
