Opprette og oppdatere en kolonne for eksterne data i en liste eller et bibliotek

Hva vil du gjøre?

• Før du begynner

• Forstå eksempler på bruken av kolonner for eksterne data

• Opprette en kolonne for eksterne data i en liste eller et bibliotek

• Oppdatere en kolonne for eksterne data

• Oppfriske en kolonne for eksterne data

Før du begynner

Arbeid med eksterne data krever flere forhåndsutførte oppgaver for å sikre tilgang til dataene. Informasjonen nedenfor kan gjøre det enklere å planlegge de neste trinnene. Hvis det oppstår problemer når du prøver å arbeide med eksterne data, kan denne informasjonen også bidra til å identifisere problemet. Hvis du vil ha tilgang eksterne data, må du eller administrator gjøre følgende:

Klargjøre den eksterne datakilden    En administrator må kanskje opprette en konto og gi tilgangstillatelser til datakilden for å sikre at de riktige personene har tilgang til dataene, og at dataene ikke ender opp i feil hender. I en ekstern database kan det også være aktuelt for administratoren å opprette bestemte tabeller, visninger og spørringer og så videre for å begrense resultatene til det som er nødvendig, og for å øke ytelsen.

Konfigurere SharePoint-tjenester og -kontoer    En administrator må aktivere Forretningsdatatilkoblingstjenester og Sikker lagringstjeneste.

Konfigurere sikker lagringstjeneste    En administrator må gjøre følgende: avgjøre beste tilgangsmodus for den eksterne datakilden, opprette et målprogram og angi legitimasjon for målprogrammet.

Konfigurere datatilkoblingstjenester for forretningsdata    En administrator må sikre at brukeren som oppretter det eksterne innholdet, har tilgang til metadatalageret for tilkobling for forretningsdata, og at de riktige brukerne har tilgang til den eksterne innholdstypen som den eksterne listen er basert på.

Opprette en ekstern innholdstype    En bruker må angi en ekstern innholdstype som inneholder informasjon om tilkoblinger, tilgang, bruksmetoder, kolonner, filtre og andre metadata som brukes til å hente dataene fra den eksterne datakilden.

Til toppen av siden

Forstå eksempler på bruken av kolonner for eksterne data

De følgende delene beskriver noen praktiske bruksområder for kolonner for eksterne data i en liste eller et bibliotek.

Kundekontrakter og kontaktinformasjon    Du har et dokumentbibliotek som inneholder kundekontrakter. Imidlertid ligger all kundeinformasjonen i et bransjeprogram (for eksempel SAP eller Microsoft CRM) som har en datakilde utenfor SharePoint-produktene. Du ønsker å spore kundens kontrakter i dokumentbiblioteket, men samtidig sikre at den tilhørende kundeinformasjonen er oppdatert og ikke blir duplisert unødig. Dette kan du gjøre ved å legge til én eller flere kolonner for eksterne data i biblioteket for å knytte det tilsvarende kundenavnet og telefonnummeret til kontraktene som er lagret i biblioteket. Kolonnen for eksterne data gjør det enkelt å skrive inn eller oppdatere den korrekte informasjonen, og kundeinformasjonen blir automatisk hentet fra den eksterne datakilden. I dette scenarioet kan du også opprette et strukturert Word-dokument som hever verdiene til kolonnene for eksterne data til et Word-dokument, slik at du kan redigere verdiene i dokumentinformasjonspanelet eller ved å bruke innholdskontroller for Word.

Grunnleggende produktdata med bilder    Du har opprettet et bildebibliotek som inneholder bilder av produktene organisasjonen selger. Du legger til en kolonne for eksterne data i biblioteket som henter produktnavn, produktkode og gjeldende pris fra en ekstern database. Når den eksterne innholdstypen blir opprettet, sørger du for at de eksterne dataene er skrivebeskyttet. Firmaets regler og prosesser krever at alle endringer i produktinformasjonen gjøres gjennom databasesystemet. Nå kan imidlertid flere personer i organisasjonen på en enkel måte se all felles produktinformasjon samlet i én bibliotekvisning.

Til toppen av siden

Opprette en kolonne for eksterne data i en liste eller et bibliotek

1. Gå til SharePoint-nettstedet, og gå deretter til listen eller biblioteket.

   Obs!: Du kan ikke legge til en kolonne for eksterne data i en ekstern liste.

2. Klikk Liste eller Bibliotek > Listeinnstillinger eller Bibliotekinnstillinger.

3. Klikk Opprett kolonne i Kolonner-delen.

4. Skriv inn navnet på kolonnen, for eksempel Kunde, og deretter klikker du Eksterne data under Kolonnetyper.

5. Under Type eksternt innhold klikker du Velg type eksternt innhold og velger deretter ønsket element fra listen over eksterne innholdstyper, for eksempel KundeCRM.

6. Avgjør hvordan du vil håndtere eventuelle handlinger som er definert for den eksterne innholdstypen ved å gjøre ett eller flere av følgende:

   • Hvis du vil vise en meny med én eller flere handlinger, klikker du Vis handlingsmenyen.

   • Hvis du vil at kolonnen for eksterne data skal utføre standardhandlingen når valgt, klikker du Koble denne kolonnen til standardhandlingen for typen eksternt innhold.

7. Under Legg til en kolonne for å vise hvert av disse ekstra feltene klikker du Merk alle felt eller velger ett eller flere spesifikke feltnavn, for eksempel Kundenavn og Telefonnummer.

Til toppen av siden

Oppdatere en kolonne for eksterne data

1. Gå til SharePoint-området, og gå deretter til listen eller biblioteket.

2. Legg til eller rediger et element i listen eller egenskapene til dokumentbiblioteket.

3. Klikk velgeren for eksterne dataelementer i tekstboksen for kolonnen for eksterne data, for eksempel kundenavn.

   Forfatteren av den eksterne innholdstypen må definere hvordan velgeren for eksterne dataelementer fungerer ved å velg riktig identitetsfelt og opprette ett eller flere filtre slik at du raskt kan finne korrekt verdi. Hvis dette ikke er tilfelle, kontakter du forfatteren av den eksterne innholdstypen eller systemansvarlig for å få hjelp.

4. I dialogboksen velger du riktig oppføring, for eksempel Nancy Davolio, og klikker deretter OK.

Dataene blir oppdatert i den eksterne listen og den eksterne datakilden.

Til toppen av siden

Oppfriske en kolonne for eksterne data

Av ytelseshensyn blir dataene i en kolonne for eksterne data data bufret på en server eller tjeneste, og de viser kanskje ikke de nyeste verdiene fra det eksterne datasystemet. Du kan sikre at de eksterne dataene som vises, er oppdaterte, ved å oppfriske kolonnen for eksterne data. Du bør imidlertid være oppmerksom på at oppfriskingen kan ta lang tid, avhengig av hvordan de eksterne dataene er konfigurert.

1. Gå til SharePoint-området, og gå deretter til listen eller biblioteket.

2. Klikk Oppdater i kolonneoverskriften for kolonnen for eksterne data.

3. På oppfriskingssiden avgjør du om du vil oppfriske bare den gjeldende mappen eller både den gjeldende mappen og alle undermappene.

4. Klikk OK.

Til toppen av siden