Endre innholdstyper for lister eller biblioteker

Hva vil du gjøre?

• Legge til en dokumentmal til en innholdstype

• Gjøre endringer i kolonnene for en innholdstype

• Legge til en arbeidsflyt i en innholdstype

• Skrivebeskytte en innholdstype

• Angi en policy for informasjonsbehandling for en innholdstype

• Endre innstillingene for dokumentinformasjonspanelet for en innholdstype

• Fjerne en innholdstype fra en liste eller et bibliotek

Legge til en dokumentmal i en innholdstype

Du kan bare knytte en dokumentmal til en dokumentinnholdstype (en innholdstype som er basert på den overordnede innholdstypen for dokumentet). Når du knytter en dokumentmal til en innholdstype, sikrer du at alle nye dokumenter som forfattere oppretter med denne innholdstypen, baseres på samme mal.

Kanskje organisasjonen for eksempel bruker en bestemt dokumentmal for juridiske avtaler. Hvis du knytter denne dokumentmalen til innholdstypen organisasjonen bruker for juridiske avtaler, vil alle nye juridiske avtaler som opprettes ved hjelp av denne innholdstypen, være basert på denne dokumentmalen.

1. Gå til dokumentbiblioteket der du vil oppdatere innholdstypen med en dokumentmal.

2. Klikk kategorien Bibliotek på båndet, og klikk deretter Bibliotekinnstillinger.

3. Klikk navnet på innholdstypen du vil endre, under Innholdstyper.

   Obs!: Hvis dokumentbiblioteket ikke er konfigurert til å tillate flere innholdstyper, vises ikke Innholdstyper-delen på Tilpass-siden for biblioteket.

4. Klikk Avanserte innstillinger under Innstillinger.

5. Hvis dokumentmalen du vil bruke, er lagret på ett eller annet sted i området, klikker du Skriv inn URL-adressen til en eksisterende dokumentmal, og deretter skriver du inn URL-adressen til malen du vil bruke.

   Du kan bruke en URL-adresse som er i forhold til en plassering på et nettsted eller ressurs-mappen. Dokumentmalene kan være lagret i et område ressurs standardplasseringen http://servernavn/omr navn/område/bibliotek navn/skjemaer/innhold dokumenttype navn / eller plasseringen for dokumentbiblioteket som er angitt spesifikt for å lagre dokumentmalene.

   Tabellen nedenfor viser eksempler på typene URL-adresser du kan bruke. Eksemplene forutsetter at ressursmappen (mappen som inneholder filene for innholdstyper for område) for standard dokumentmal er på http://servernavn/område/navn på dokumentbibliotek/skjemaer/navn på innholdstype/, og at dokumentmalen har navnet Doknavn.doc.

1. Klikk Last opp en ny dokumentmal under Dokumentmal hvis du vil laste opp dokumentmalen du vil bruke. Klikk deretter Bla gjennom. Bla til mappen som inneholder filen du vil bruke, i dialogboksen Velg fil, velg filen, og klikk deretter Åpne.

2. Klikk OK.

Til toppen av siden

Endre kolonnene for en innholdstype

Du kan angi hvilke egenskaper eller metadata du vil samle inn for et element med en bestemt innholdstype ved å legge til kolonner for innholdstypen. Kanskje organisasjonen for eksempel vil spore et bestemt sett med metadata for alle kjøpsordrer, for eksempel kontonummer, prosjektnummer og prosjektleder. Hvis du legger til kolonner for kontonummer, prosjektnummer og prosjektleder i innholdstypen for kjøpsordrer, får brukerne beskjed om å oppgi disse metadataene for elementer med denne innholdstypen.

Hvis du har en liste eller et bibliotek som inneholder elementer med ulike innholdstyper, kan du samle inn unike metadata for elementer av hver innholdstype ved å legge til kolonner direkte i den relevante innholdstypen i stedet for i selve listen eller biblioteket.

Du kan endre kolonner for en innholdstype på flere måter. Du kan gjøre følgende:

• Legge til en kolonne

• Fjerne en kolonne

• Endre kolonnerekkefølge

• Gjøre en kolonne obligatorisk, valgfri eller skjult

Legge til en arbeidsflyt i en innholdstype

Arbeidsflyter gjør det mulig å angi en forretningsprosess for elementer og dokumenter på et område. Organisasjoner kan bruke arbeidsflyter til å automatisere og behandle enkelte vanlige forretningsprosesser, for eksempel godkjenning av dokument, eller se gjennom. Legger til en arbeidsflyt i en innholdstype, kan du sørge for at alle elementer av denne innholdstypen er underlagt konsekvente forretningsprosesser. Hvis en arbeidsflyt er lagt til en innholdstype, kan denne arbeidsflyten startes på enkelte elementer av denne innholdstypen.

Du kan bare legge til en arbeidsflyt for en innholdstype for en liste eller et bibliotek hvis det er distribuert en arbeidsflyt for området eller arbeidsområdet du bruker. Kontakt sentraladministratoren hvis det ikke ser ut som arbeidsflyter er tilgjengelige.

1. Gå til listen eller biblioteket der du vil endre innholdstypen.

2. Gjør ett av følgende:

   • Hvis du arbeider i en liste, klikker du kategorien Liste og deretter Listeinnstillinger.

   • Hvis du arbeider i et bibliotek, klikker du kategorien Bibliotek og deretter Bibliotekinnstillinger.

3. Klikk navnet på innholdstypen du vil legge til en arbeidsflyt for, under Innholdstyper.

   Obs!: Hvis listen eller biblioteket ikke er konfigurert slik at flere innholdstyper tillates, vises ikke Innholdstyper-delen på Tilpass-siden for listen eller biblioteket.

4. Klikk Arbeidsflytinnstillinger under Innstillinger.

5. Klikk Legg til en arbeidsflyt.

6. Klikk arbeidsflytmalen du vil bruke, i Arbeidsflyt-delen på siden Legg til en arbeidsflyt.

7. I delen Navn skriver du inn et unikt navn for arbeidsflyten.

8. I delen Oppgaveliste angir du en oppgaveliste du vil bruke med denne arbeidsflyten.

   • Du kan bruke standardoppgavelisten eller opprette en ny oppgaveliste. Hvis du bruker standardoppgavelisten, er det enkelt for arbeidsflytdeltakerne å finne og vise sine arbeidsflytoppgaver ved hjelp av visningen Mine oppgaver i oppgavelisten.

   • Opprett en ny oppgaveliste hvis oppgavene for denne arbeidsflyten involverer eller avslører sensitive eller konfidensielle data du vil holde atskilt fra den generelle oppgavelisten.

   • Opprett en ny oppgaveliste hvis organisasjonen har mange arbeidsflyter, eller hvis arbeidsflytene omfatter mange oppgaver. I så fall kan det være lurt å opprette oppgavelister for hver arbeidsflyt.

9. Velg logglisten som skal brukes med denne arbeidsflyten, i Loggliste-delen. I logglisten vises alle hendelser som utføres under hver forekomst av arbeidsflyten.

   Du kan bruke standardlisten Logg, eller du kan opprette en ny loggliste. Hvis organisasjonen har mange arbeidsflyter, kan det være aktuelt å opprette en egen loggliste for hver arbeidsflyt.

10. Angi hvem som kan starte en arbeidsflyt, hvordan den kan startes eller når den kan startes i Start alternativer-delen.

    Obs!: Det kan være at noen av alternativene ikke er tilgjengelige hvis de ikke støttes av arbeidsflytmalen du valgte.

11. Klikk OK eller Neste.

12. Velg tilleggsalternativer du vil bruke, på Tilpass arbeidsflyt-siden, og klikk deretter OK.

Til toppen av siden

Gjøre en innholdstype skrivebeskyttet

1. Gå til listen eller biblioteket der du vil angi at innholdstypen skal være skrivebeskyttet.

2. Gjør ett av følgende:

   • Hvis du arbeider i en liste, klikker du kategorien Liste og deretter Listeinnstillinger.

   • Hvis du arbeider i et bibliotek, klikker du kategorien Bibliotek og deretter Bibliotekinnstillinger.

3. Klikk navnet på innholdstypen du vil skrivebeskytte, under Innholdstyper.

   Obs!: Hvis listen eller biblioteket ikke er konfigurert slik at flere innholdstyper tillates, vises ikke delen Innholdstyper på Tilpass-siden for listen eller biblioteket.

4. Klikk Avanserte innstillinger under Innstillinger.

5. Klikk Ja under Skal denne innholdstypen være skrivebeskyttet? i Skrivebeskyttet-delen.

6. Klikk OK.

Til toppen av siden

Angi en policy for informasjonsbehandling for en innholdstype

Du kan bruke en eksisterende policy for områdesamling for en listeinnholdstype. Du kan også opprette en ny policy for informasjonsbehandling som gjelder bare for en listeinnholdstype.

Endre innstillingene for dokumentinformasjonspanelet for en innholdstype

Dokumentinformasjonspanelet, som vises i følgende Microsoft Office 2010-programmer: Word, Excel og PowerPoint, kan brukere vise og endre egenskaper for innholdstype for et dokument som er lagret på en dokumentbehandlingsserver direkte i Office programmet de bruker til å redigere dokumentet. Hvis du for eksempel hvis dokumentinnholdstype for et bestemt bibliotek har en statuskolonne, kan brukere vise Status-egenskapen i dokumentinformasjonspanelet i Word når de redigerer dokumentet. De kan også bruke dokumentinformasjonspanelet til å endre verdien for Status-egenskapen fra kladd til endelig. Når dokumentet lagres på serveren, oppdateres automatisk denne egenskapen i Status-kolonnen for biblioteket.

1. Gå til listen eller biblioteket der du vil endre innholdstypen.

2. Gjør ett av følgende:

   • Hvis du arbeider i en liste, klikker du kategorien Liste og deretter Listeinnstillinger.

   • Hvis du arbeider i et bibliotek, klikker du kategorien Bibliotek og deretter Bibliotekinnstillinger.

3. Klikk navnet på innholdstypen du vil endre dokumentinformasjonspanelet for, under Innholdstyper.

   Obs!: Hvis listen eller biblioteket ikke er konfigurert til å tillate flere innholdstyper, vises ikke Innholdstyper-delen på Tilpass-siden for listen eller biblioteket.

4. Klikk Innstillinger i Dokumentinformasjonspanel under Innstillinger.

5. Gjør ett av følgende under Mal for Dokumentinformasjonspanel:

   • Hvis du vil bruke en standardmal som viser egenskapene (kolonnene) som er definert for innholdstypen, klikker du Bruk standardmalen for Microsoft Office-programmer.

   • Hvis du vil bruke en eksisterende egendefinert mal, klikker du Bruk eksisterende egendefinert mal (URL, UNC eller URN). Skriv deretter inn banen til mappen som inneholder malen.

   • Hvis du vil laste opp en eksisterende egendefinert mal (XSN), klikker du Last opp en eksisterende egendefinert mal (XSN) som skal brukes. Klikk deretter Bla gjennom for å finne frem til malen du vil bruke.

     Obs!: Hvis du har tenkt å laste opp en mal på denne måten, må du fjerne URL-adressen for publisering fra malen i InfoPath før du publiserer og laster opp malen.

   • Hvis du vil opprette et egendefinert panel i InfoPath, klikker du Opprett en ny egendefinert mal.

     Hvis du velger dette alternativet, startes og vises standardmalen som du kan tilpasse for å opprette et egendefinert panel.

6. Under Vis alltid, angir du om du vil at dette dokumentinformasjonspanelet skal vises automatisk når dokumenter av denne innholdstypen åpnes eller lagres et Office 2010 program først.

7. Klikk OK.

Til toppen av siden

Fjerne en innholdstype fra en liste eller et bibliotek

Når du fjerner en innholdstype fra en liste eller et bibliotek, kan ikke brukerne lenger opprette nye elementer for denne innholdstypen i listen eller biblioteket. Elementer som ble opprettet fra innholdstypen, blir ikke slettet hvis du fjerner en innholdstype fra en liste eller et bibliotek.

1. Gå til listen eller biblioteket som du vil fjerne innholdstypen fra.

2. Gjør ett av følgende:

   • Hvis du arbeider i en liste, klikker du kategorien Liste og deretter Listeinnstillinger.

   • Hvis du arbeider i et bibliotek, klikker du kategorien Bibliotek og deretter Bibliotekinnstillinger.

3. Klikk navnet på innholdstypen du vil fjerne, under Innholdstyper.

   Obs!: Hvis listen eller biblioteket ikke er konfigurert til å tillate flere innholdstyper, vises ikke Innholdstyper-delen på Tilpass-siden for listen eller biblioteket.

4. Klikk Slett denne innholdstypen under Innstillinger.

5. Klikk OK når du får spørsmål om du er sikker på at du vil slette denne innholdstypen.

Til toppen av siden