Bruk Microsoft Query til å hente eksterne data

Ved hjelp av Microsoft Query kan du koble til eksterne datakilder, velge data fra de eksterne kildene, importere dataene til regnearket og oppdatere dataene etter behov for å holde regnearkdataene synkronisert med dataene i de eksterne kildene.

Databasetyper som du har tilgang til     Du kan hente data fra flere typer databaser, inkludert Microsoft Office Access, Microsoft SQL Server og Microsoft SQL Server OLAP Services. Du kan også hente data fra Excel-arbeidsbøker og tekstfiler.

Microsoft Office inneholder drivere som du kan bruke til å hente data fra følgende datakilder:

• Microsoft SQL Server Analysis Services (OLAP-leverandør )

• Microsoft Office Access

• dBASE

• Microsoft FoxPro

• Microsoft Office Excel

• Oracle

• Paradoks

• Tekstfildatabaser

Du kan også bruke ODBC-drivere eller datakildedrivere fra andre produsenter til å hente informasjon fra datakilder som ikke er oppført her, inkludert andre typer OLAP-databaser. Hvis du vil ha informasjon om hvordan du installerer en ODBC-driver eller datakildedriver som ikke er oppført her, kan du se dokumentasjonen for databasen eller kontakte databaseleverandøren.

Velge data fra en database     Du henter data fra en database ved å opprette en spørring, som er et spørsmål du stiller om data som er lagret i en ekstern database. Hvis dataene for eksempel er lagret i en Access-database, vil du kanskje vite salgstallene for et bestemt produkt etter område. Du kan hente en del av dataene ved å velge bare dataene for produktet og området du vil analysere.

Med Microsoft Query kan du velge kolonnene med data du vil bruke, og importere bare disse dataene til Excel.

Oppdatere regnearket i én operasjon     Når du har eksterne data i en Excel-arbeidsbok, kan du oppdater dataene til å oppdatere analysen når databasen endres, uten å måtte opprette sammendragsrapporter og diagrammer på nytt. Du kan for eksempel opprette et månedlig salgssammendrag og oppdatere det hver måned når de nye salgstallene kommer inn.

Slik bruker Microsoft Query datakilder     Når du har konfigurert en datakilde for en bestemt database, kan du bruke den når du vil opprette en spørring for å velge og hente data fra databasen, uten å måtte skrive inn all tilkoblingsinformasjonen på nytt. Microsoft Query bruker datakilden til å koble til den eksterne databasen og vise deg hvilke data som er tilgjengelige. Når du har opprettet spørringen og returnert dataene til Excel, gir Microsoft Query Excel-arbeidsboken både spørrings- og datakildeinformasjonen, slik at du kan koble til databasen på nytt når du vil oppdatere dataene.

Bruke Microsoft Query til å importere data     hvis du vil importere eksterne data til Excel med Microsoft Query, følger du disse grunnleggende trinnene, og hver av dem beskrives mer detaljert i avsnittene nedenfor.

Hva er en datakilde?     En datakilde er et lagret sett med informasjon som gjør at Excel og Microsoft Query kan koble til en ekstern database. Når du bruker Microsoft Query til å konfigurere en datakilde, gir du datakilden et navn, og deretter angir du navnet og plasseringen til databasen eller serveren, databasetypen og påloggings- og passordinformasjonen. Informasjonen inneholder også navnet på en OBDC-driver eller en datakildedriver, som er et program som oppretter tilkoblinger til en bestemt type database.

Slik konfigurerer du en datakilde ved hjelp av Microsoft Query:

1. Klikk Fra andre kilder i Hent eksterne data-gruppen i kategorien Data, og klikk deretter Fra Microsoft Query.

   Obs!: Excel 365 har flyttet Microsoft Query til menygruppen Eldre veivisere.  Denne menyen vises ikke som standard.  Hvis du vil aktivere, går du til Fil, Alternativer, Data og aktiverer i delen Vis eldre veivisere for dataimport .

2. Gjør ett av følgende:

   • Hvis du vil angi en datakilde for en database, tekstfil eller Excel-arbeidsbok, klikker du fanen Databaser .

   • Hvis du vil angi en OLAP-kubedatakilde, klikker du fanen OLAP-kuber . Denne fanen er bare tilgjengelig hvis du kjørte Microsoft Query fra Excel.

3. Dobbeltklikk <Ny datakilde>.

   – eller –

   Klikk <Ny datakilde>, og klikk deretter OK.

   Dialogboksen Opprett ny datakilde vises.

4. I trinn 1 skriver du inn et navn for å identifisere datakilden.

5. I trinn 2 klikker du en driver for databasetypen du bruker som datakilde.

   Obs!: 

   • Hvis den eksterne databasen du vil ha tilgang til, ikke støttes av ODBC-driverne som er installert med Microsoft Query, må du hente og installere en Microsoft Office-kompatibel ODBC-driver fra en tredjepartsleverandør, for eksempel produsenten av databasen. Kontakt databaseleverandøren for installasjonsinstruksjoner.

   • OLAP-databaser krever ikke ODBC-drivere. Når du installerer Microsoft Query, installeres drivere for databaser som ble opprettet ved hjelp av Microsoft SQL Server Analysis Services. Hvis du vil koble til andre OLAP-databaser, må du installere en datakildedriver og klientprogramvare.

6. Klikk Koble til, og oppgi deretter informasjonen som kreves for å koble til datakilden. Når det gjelder databaser, Excel-arbeidsbøker og tekstfiler, avhenger informasjonen du oppgir, av typen datakilde du valgte. Du kan bli bedt om å angi et påloggingsnavn, et passord, versjonen av databasen du bruker, databaseplasseringen eller annen informasjon som er spesifikk for databasetypen.

   Viktig!: 

   • Bruk sterke passord med en kombinasjon av store og små bokstaver, tall og symboler. Svake passord inneholder ikke en kombinasjon av disse elementene. Sterkt passord: Y6dh!et5. Svakt passord: Hus27. Et passord bør være på minst åtte tegn. En passfrase som bruker 14 eller flere tegn er bedre.

   • Det er viktig at du husker passordet. Hvis du glemmer passordet, kan ikke Microsoft hente det frem for deg. Skriv ned passordet, og oppbevar det på et trygt sted atskilt fra informasjonen det beskytter.

7. Når du har skrevet inn den nødvendige informasjonen, klikker du OK eller Fullfør for å gå tilbake til dialogboksen Opprett ny datakilde .

8. Hvis databasen har tabeller og du vil at en bestemt tabell skal vises automatisk i spørringsveiviseren, klikker du boksen for trinn 4, og deretter klikker du tabellen du vil bruke.

9. Hvis du ikke vil skrive inn påloggingsnavnet og passordet når du bruker datakilden, merker du av for Lagre bruker-ID-en og passordet i datakildedefinisjonen . Det lagrede passordet krypteres ikke. Hvis avmerkingsboksen ikke er tilgjengelig, kontakter du databaseadministratoren for å finne ut om dette alternativet kan gjøres tilgjengelig.

   Sikkerhetsmerknad: Unngå å lagre påloggingsinformasjon når du kobler til datakilder. Denne informasjonen kan lagres som ren tekst, og en ondsinnet bruker kan få tilgang til informasjonen for å kompromittere sikkerheten til datakilden.

Når du har fullført disse trinnene, vises navnet på datakilden i dialogboksen Velg datakilde .

Bruke spørringsveiviseren for de fleste spørringer     Spørringsveiviseren gjør det enkelt å velge og samle data fra forskjellige tabeller og felt i databasen. Ved hjelp av spørringsveiviseren kan du velge tabellene og feltene du vil inkludere. En indre sammenføyning (en spørringsoperasjon som angir at rader fra to tabeller kombineres basert på identiske feltverdier) opprettes automatisk når veiviseren gjenkjenner et primærnøkkelfelt i én tabell og et felt med samme navn i en annen tabell.

Du kan også bruke veiviseren til å sortere resultatsettet og gjøre enkel filtrering. I det siste trinnet i veiviseren kan du velge å returnere dataene til Excel, eller ytterligere begrense spørringen i Microsoft Query. Når du har opprettet spørringen, kan du kjøre den i Excel eller i Microsoft Query.

Hvis du vil starte spørringsveiviseren, utfører du følgende trinn.

1. Klikk Fra andre kilder i Hent eksterne data-gruppen i kategorien Data, og klikk deretter Fra Microsoft Query.

2. Kontroller at det er merket av for Bruk spørringsveiviseren til å opprette/redigere spørringer i dialogboksen Velg datakilde.

3. Dobbeltklikk datakilden du vil bruke.

   – eller –

   Klikk datakilden du vil bruke, og klikk deretter OK.

Arbeide direkte i Microsoft Query for andre typer spørringer     Hvis du vil opprette en mer kompleks spørring enn spørringsveiviseren tillater, kan du arbeide direkte i Microsoft Query. Du kan bruke Microsoft Query til å vise og endre spørringer som du begynner å opprette i spørringsveiviseren, eller du kan opprette nye spørringer uten å bruke veiviseren. Arbeid direkte i Microsoft Query når du vil opprette spørringer som gjør følgende:

• Velg bestemte data fra et felt     I en stor database vil du kanskje velge noen av dataene i et felt og utelate data som du ikke trenger. Hvis du for eksempel trenger data for to av produktene i et felt som inneholder informasjon for mange produkter, kan du bruke kriterier til å velge data bare for de to produktene du vil bruke.

• Hent data basert på ulike vilkår hver gang du kjører spørringen     Hvis du må opprette den samme Excel-rapporten eller -sammendraget for flere områder i de samme eksterne dataene, for eksempel en egen salgsrapport for hvert område, kan du opprette en parameterspørring. Når du kjører en parameterspørring, blir du bedt om å angi en verdi som vilkår når spørringen velger poster. En parameterspørring kan for eksempel be deg om å angi et bestemt område, og du kan bruke denne spørringen på nytt til å opprette hver av de regionale salgsrapportene.

• Sammenføye data på forskjellige måter     De indre sammenføyningene som spørringsveiviseren oppretter, er den vanligste sammenføyningstypen som brukes til å opprette spørringer. Noen ganger vil du imidlertid bruke en annen type sammenføyning. Hvis du for eksempel har en tabell med produktsalgsinformasjon og en tabell med kundeinformasjon, vil en indre sammenføyning (typen som opprettes av spørringsveiviseren) hindre henting av kundeposter for kunder som ikke har gjort et kjøp. Ved hjelp av Microsoft Query kan du sammenføye disse tabellene slik at alle kundepostene hentes, sammen med salgsdata for kunder som har gjort kjøp.

Hvis du vil starte Microsoft Query, utfører du følgende trinn.

1. Klikk Fra andre kilder i Hent eksterne data-gruppen i kategorien Data, og klikk deretter Fra Microsoft Query.

2. Kontroller at det ikke er merket av for Bruk spørringsveiviseren for å opprette/redigere spørringer i dialogboksen Velg datakilde.

3. Dobbeltklikk datakilden du vil bruke.

   – eller –

   Klikk datakilden du vil bruke, og klikk deretter OK.

Bruke og dele spørringer på nytt     I både spørringsveiviseren og Microsoft Query kan du lagre spørringene som en DQY-fil som du kan endre, bruke på nytt og dele. Excel kan åpne DQY-filer direkte, slik at du eller andre brukere kan opprette flere eksterne dataområder fra samme spørring.

Slik åpner du en lagret spørring fra Excel:

1. Klikk Fra andre kilder i Hent eksterne data-gruppen i kategorien Data, og klikk deretter Fra Microsoft Query. Dialogboksen Velg datakilde vises.

2. Klikk fanen Spørringer i dialogboksen Velg datakilde.

3. Dobbeltklikk den lagrede spørringen du vil åpne. Spørringen vises i Microsoft Query.

Hvis du vil åpne en lagret spørring og Microsoft Query allerede er åpen, klikker du Microsoft Query-fil-menyen og deretter Åpne.

Hvis du dobbeltklikker en DQY-fil, åpnes Excel, kjører spørringen og setter deretter inn resultatene i et nytt regneark.

Hvis du vil dele et Excel-sammendrag eller en rapport som er basert på eksterne data, kan du gi andre brukere en arbeidsbok som inneholder et eksternt dataområde, eller du kan opprette en mal. Med en mal kan du lagre sammendraget eller rapporten uten å lagre de eksterne dataene, slik at filen er mindre. De eksterne dataene hentes når en bruker åpner rapportmalen.

Når du har opprettet en spørring i spørringsveiviseren eller Microsoft Query, kan du returnere dataene til et Excel-regneark. Dataene blir deretter en eksternt dataområde eller en Pivottabellrapport som du kan formatere og oppdatere.

Formatering av hentet data     I Excel kan du bruke verktøy, for eksempel diagrammer eller automatiske delsummer, til å presentere og oppsummere dataene som hentes av Microsoft Query. Du kan formatere dataene, og formateringen beholdes når du oppdaterer de eksterne dataene. Du kan bruke dine egne kolonneetiketter i stedet for feltnavnene, og legge til radnumre automatisk.

Excel kan automatisk formatere nye data som du skriver inn på slutten av et område, slik at de samsvarer med de foregående radene. Excel kan også automatisk kopiere formler som er gjentatt i de foregående radene, og utvide dem til flere rader.

Du kan aktivere dette alternativet (eller av på nytt) når som helst:

1. Klikk Fil > Alternativer > Avansert.

2. Merk av for Utvid dataområdeformater og formler under Redigeringsalternativer. Hvis du vil deaktivere automatisk formatering av dataområde på nytt, fjerner du merket for dette alternativet.

Oppdater eksterne data     Når du oppdaterer eksterne data, kjører du spørringen for å hente nye eller endrede data som samsvarer med spesifikasjonene. Du kan oppdatere en spørring i både Microsoft Query og Excel. Excel har flere alternativer for oppdatering av spørringer, inkludert oppdatering av dataene når du åpner arbeidsboken og oppdaterer den automatisk med tidsintervaller. Du kan fortsette å arbeide i Excel mens dataene oppdateres, og du kan også kontrollere statusen mens dataene oppdateres. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Oppdatere en ekstern datatilkobling i Excel.

Til toppen av siden