Uzziniet, kā izveidot izteiksmi

Šajā rakstā

Vadīklu vērtību aprēķināšana formās un atskaitēs

Ja izteiksme tiks izmantota kā vadīklas datu avots, jāizveido aprēķināta vadīkla. Piemēram, pieņemsim, ka jums ir atskaite, kurā tiek parādīti vairāki inventāra uzskaites ieraksti, un atskaites kājenē vēlaties parādīt visu atskaites pozīciju kopsummu.

Lai aprēķinātu kopsummu, atskaites kājenē ievietojiet tekstlodziņa vadīklu un pēc tam tekstlodziņa rekvizītā Vadīklas avots iestatiet šādu izteiksmi:

      =Sum([table_field])

Šajā gadījumā table_field ir tā lauka nosaukums, kurā iekļautas starpsummu vērtības. Šis lauks var būt tabulas vai vaicājuma lauks. Funkcija Sum aprēķina visu lauka table_field vērtību kopsummu.

PROCEDŪRA

1. Navigācijas rūtī ar peles labo pogu noklikšķiniet uz formas, kurā vēlaties veikt izmaiņas, un pēc tam īsinājumizvēlnē noklikšķiniet uz Izkārtojuma skats vai Noformējuma skats.

2. Atlasiet vadīklu, kurā vēlaties ievadīt izteiksmi.

3. Ja rekvizītu lapa vēl nav parādīta, nospiediet taustiņu F4, lai to parādītu.

4. Lai manuāli izveidotu izteiksmi, rekvizītu lapas cilnē Dati noklikšķiniet tekstlodziņa rekvizīta Vadīklas avots un pēc tam ierakstiet =, kam seko pārējā izteiksmes daļa. Piemēram, lai aprēķinātu iepriekš parādīto starpsummu, ierakstiet =Sum([table_field]), aizstājot table_field ar lauka nosaukumu.

5. Lai izteiksmi izveidotu, izmantojot izteiksmju veidotāju, rekvizītu uz pogas Kompigurators.

   Pēc izteiksmes izveides rekvizītu lapa izskatīties šādi:

   

Uz lapas sākumu

Izteiksmju kā vaicājumu kritēriju izmantošana

Lai samazinātu vaicājuma rezultātu skaitu, izmantojiet vaicājumā kritērijus. Ievadiet kritērijus kā izteiksmi, un programma Access atgriezīs tikai tās rindas, kas atbilst izteiksmei.

Piemēram, vēlaties skatīt visus pasūtījumus, kuru nosūtīšanas datumi ir 2017. gada pirmo trīs mēnešu laikā. Lai ievadītu kritērijus, ierakstiet tālāk norādīto izteiksmi kritēriju šūnā sava vaicājuma datuma/laika kolonnā. Šajā piemērā tiek izmantota datuma/laika kolonna ar nosaukumu NosūtīšanasDatums. Lai norādītu datumu diapazonu, ievadiet kritērijus šādi:

Between #1/1/2017# And #3/31/2017#

Kolonna Nosūtīšanas_datums būs aptuveni šāda.

Vaicājuma izvadē tiek iekļauts katrs tabulas Pasūtījumi ieraksts, kura kolonnas Nosūtīšanas_datums vērtība ietilpst norādītajā datumu diapazonā. Ņemiet vērā, ka datumi izteiksmē jāiekļauj mārciņas zīmēs (#). Mārciņas zīmēs iekļautas vērtības programma Access apstrādā kā vērtības ar datu tipu Date/Time (datums/laiks). Šo vērtību kā datuma/laika datu apstrāde nodrošina aprēķinu izpildi ar šīm vērtībām, piemēram, viena datuma atņemšanu no otra.

PROCEDŪRA

1. Navigācijas rūtī ar peles labo pogu noklikšķiniet uz vaicājuma, kurā vēlaties veikt izmaiņas, un pēc tam īsinājumizvēlnē noklikšķiniet uz Noformējuma skats.

2. Kolonnā, attiecībā uz kuru vēlaties ievadīt kritērijus, noklikšķiniet uz šūnas Kritēriji.

3. Lai manuāli izveidotu izteiksmi, ierakstiet kritēriju izteiksmi. Kritēriju izteiksmes sākumā neievadiet operatoru =.

4. Lai izteiksmi izveidotu, izmantojot izteiksmju veidotāju, lentē noklikšķiniet uz Noformējums un pēc tam grupā Vaicājuma iestatīšana noklikšķiniet uz Veidotāja .

   Ja vēlaties palielināt izteiksmes rediģēšanas laukumu, novietojiet kursoru šūnā Kritēriji un pēc tam nospiediet taustiņu kombināciju SHIFT+F2, lai parādītu lodziņu Tālummaiņa:

   

   Padoms   .Lai tekstu padarītu vieglāk lasāmu, atlasiet Fonts.

Uz lapas sākumu

Aprēķināta lauka izveide vaicājumā

Pieņemsim, ka noformējat vaicājumu un vēlaties parādīt tāda aprēķina rezultātus, kurā izmantoti citi vaicājuma lauki. Lai izveidotu aprēķināto lauku, ievadiet izteiksmi tukšā vaicājuma rindas Lauks šūnā. Piemēram, ja vaicājumā ir lauks Daudzums un lauks Vienības cena, lai izveidotu aprēķinātu lauku Kopējā cena, šos abus laukus var sareizināt, vaicājuma rindā Lauks ievadot šādu izteiksmi:

Extended Price: [Quantity] * [Unit Price]

Ja izteiksmes sākumā ir ievadīts teksts Extended Price:, jaunās kolonnas nosaukums ir Kopējā cena. Šis nosaukums bieži tiek saukts par aizstājvārdu. Ja nenorādīsit aizstājvārdu, to izveidos programma Access, piemēram, Expr1..

Vaicājuma izpildes laikā programma Access veic aprēķinu katrā rindā, kā parādīts šajā ilustrācijā:

PROCEDŪRA

1. Navigācijas rūtī ar peles labo pogu noklikšķiniet uz vaicājuma, kurā vēlaties veikt izmaiņas, un pēc tam īsinājumizvēlnē noklikšķiniet uz Noformējuma skats.

2. Kolonnā, kurā vēlaties izveidot aprēķināto lauku, noklikšķiniet šūnā Lauks.

3. Lai manuāli izveidotu izteiksmi, ierakstiet šo izteiksmi.

   Kritēriju izteiksmes sākumā neievadiet operatoru  = , bet tā vietā sāciet izteiksmi ar aprakstošu nosaukumu, pēc tā ievadot kolu. Piemēram, ierakstiet Extended Price:, lai norādītu tādas izteiksmes etiķeti, kuru izmantojot, tiks izveidots aprēķināts lauks ar nosaukumu Kopējā cena. Pēc tam pēc kola ievadiet izteiksmes kritērijus.

4. Lai izteiksmi izveidotu, izmantojot izteiksmju veidotāju, lentē noklikšķiniet uz Noformējums un pēc tam grupā Vaicājuma iestatīšana noklikšķiniet uz Veidotājs.

Uz lapas sākumu

Aprēķināta lauka izveide tabulā

Izmantojot programmu Access, tabulā varat izveidot aprēķināto lauku. Šādi tiek novērsta nepieciešamība veidot atsevišķu vaicājumu, lai veiktu aprēķinus. Piemēram, ja tabulā ir norādīts katra pasūtījuma vienuma daudzums, cena un nodokļa likme, aprēķināto lauku, kurā tiek rādīta kopējā cena, varat pievienot šādi:

[Quantity]*([UnitPrice]+([UnitPrice]*[TaxRate]))

Aprēķinā netiek iekļauti citu tabulu vai vaicājumu lauki un aprēķina rezultāti ir tikai lasāmi.

PROCEDŪRA

1. Atveriet tabulu, veicot dubultklikšķi uz tās navigācijas rūtī.

2. Ritiniet tabulu horizontāli līdz tās labajai malējai kolonnai un noklikšķiniet uz kolonnas virsraksta Noklikšķiniet, lai pievienotu.

3. Atvērtajā sarakstā noklikšķiniet uz Aprēķinātais lauks un pēc tam noklikšķiniet uz rezultātam paredzētā datu tipa. Access atver izteiksmju veidotāju.

4. Ievadiet aprēķinu, kuru vēlaties veikt šajā laukā, piemēram:

   [Quantity] * [Unit Price]

   Aprēķinātā lauka izteiksmi nedrīkst sākt ar vienādības zīmi (=).

5. Noklikšķiniet uz Labi.

   Programma Access pievieno aprēķināto lauku un pēc tam iezīmē lauka galveni, lai jūs varētu ierakstīt lauka nosaukumu.

6. Ierakstiet aprēķinātā lauka nosaukumu un pēc tam nospiediet taustiņu ENTER.

Uz lapas sākumu

Tabulas lauka noklusējuma vērtību iestatīšana

Varat izmantot izteiksmi, lai norādītu tabulas lauka noklusējuma vērtību — vērtību, ko programma Access izmanto jauniem ierakstiem, ja vien nav norādīta cita vērtība. Piemēram, pieņemsim, ka laukā ar nosaukumu Pasūtījuma_datums jauna ieraksta pievienošanas laikā vēlaties automātiski ievietot datumu un laiku. Lai to izdarītu, varat ievadīt šādu izteiksmi:

Now()

PROCEDŪRA

1. Navigācijas rūtī veiciet dubultklikšķi uz tabulas, kurā vēlaties veikt izmaiņas.

   Programma Access atver tabulu datu lapas skatā.

2. Atlasiet lauku, ko vēlaties mainīt.

3. Lentē noklikšķiniet uz Tabulas lauki un grupā Rekvizīti noklikšķiniet uz Noklusējuma vērtība. Access atver izteiksmju veidotāju.

4. Ierakstiet lodziņā izteiksmi, tās sākumā ievadot vienādības zīmi (=).

Piezīme    Ja vadīklu esat piesaistījis tabulas laukam un gan vadīklai, gan tabulas laukam ir noklusējuma vērtības, vadīklas noklusējuma vērtībai ir prioritāte salīdzinājumā ar tabulas lauka vērtību.

Uz lapas sākumu

Vadīklu noklusējuma vērtību iestatīšana

Izteiksmes bieži tiek lietotas arī vadīklas rekvizītā Noklusējuma vērtība. Vadīklas rekvizīts Noklusējuma vērtība ir līdzīga tabulas lauka rekvizītam Noklusējuma vērtība. Piemēram, lai tekstlodziņā kā noklusējuma vērtību izmantotu pašreizējo datumu, varat izmantot šādu izteiksmi:

Date()

Šajā izteiksmē funkcija Date tiek izmantota, lai atgrieztu šodienas datumu, nevis laiku. Ja tekstlodziņš ir piesaistīts tabulas laukam un šim laukam ir noklusējuma vērtība, vadīklas noklusējuma vērtībai ir prioritāte salīdzinājumā ar tabula lauka vērtību. Bieži vien ieteicamāk ir iestatīt tabulas lauka rekvizītu Noklusējuma vērtība. Ja vairākas dažādās formās esošas vadīklas ir piesaistītas vienam tabulas laukam, viena un tā pati vērtība šādi tiks lietota visās vadīklās, katrā formā nodrošinot konsekventu datu ievadi.

PROCEDŪRA

1. Navigācijas rūtī ar peles labo pogu noklikšķiniet uz formas vai atskaites, kurā vēlaties veikt izmaiņas, un pēc tam īsinājumizvēlnē noklikšķiniet uz Noformējuma skats vai Izkārtojuma skats.

2. Atlasiet vadīklu, kurā vēlaties veikt izmaiņas.

3. Ja rekvizītu lapa vēl nav parādīta, nospiediet taustiņu F4, lai to parādītu.

4. Noklikšķiniet uz rekvizītu lapas cilnes Visi un pēc tam noklikšķiniet uz rekvizīta Noklusējuma vērtība lodziņa.

5. Ierakstiet izteiksmi vai rekvizīta lodziņā noklikšķiniet uz pogas Kompigurators, lai izteiksmi izveidotu, izmantojot izteiksmju veidotāju.

Uz lapas sākumu

Validācijas kārtulas pievienošana tabulas laukam vai ierakstam

Izteiksmes ir ļoti lietderīgi izmantot datu validēšanai tūlīt pēc to ievadīšanas datu bāzē, izslēdzot nederīgos datus. Tabulās ir divu veidu validācijas kārtulas: lauku validācijas kārtulas (tās lietotājiem neļauj ievadīt nederīgus datus atsevišķā laukā) un ierakstu validācijas kārtulas (tās lietotājiem neļauj izveidot ierakstus, kas neatbilst validācijas kārtulai). Izteiksmes var izmantot abiem validācijas kārtulu veidiem.

Piemēram, pieņemsim, ka jums ir tabula ar nosaukumu Inventarizācijas saraksts, kurā ir lauks Pieejamās preces, un vēlaties iestatīt kārtulu, kas lietotājiem ļauj ievadīt tikai tādu vērtību, kura ir vienāda vai lielāka par nulli. Citiem vārdiem, krājumā nekad nevar būt negatīvs skaits. To var izdarīt, par lauka validācijas kārtulu laukā Pieejamās preces izmantojot šādu izteiksmi:

 >=0

PROCEDŪRA Lauka vai ieraksta validācijas kārtulas ievadīšana

1. Navigācijas rūtī veiciet dubultklikšķi uz tabulas, kuru vēlaties mainīt. Programma Access atver tabulu datu lapas skatā.

2. Lai izveidotu lauka validācijas kārtulu, atlasiet lauku, kurā vēlaties veikt izmaiņas.

3. Lentē noklikšķiniet uz Tabulas lauki, pēc tam grupā Lauku validācija noklikšķiniet uz Validācija un pēc tam uz Lauka validācijas kārtula vaiValidācijas kārtula. Access atver izteiksmju veidotāju.

4. Sāciet rakstīt vajadzīgo kritēriju. Piemēram, lai izveidotu lauka validācijas kārtulu, kas nosaka, ka visām vērtībām jābūt lielākām vai vienādām ar nulli, ierakstiet šādu izteiksmi:

    >=0

   Nesāciet izteiksmi ar vienādības zīmi (=).

Validācijas kārtulu izteiksmes ir Būla izteiksmes, tātad to vērtība jebkuras ievades vērtības gadījumā ir vai nu True, vai False. Validācijas kārtulas vērtībai ir jābūt True, pretējā gadījumā programma Access nesaglabā ievadi un parāda validācijas ziņojumu, kas norāda uz kļūdu. Ja šajā piemērā laukā Pieejamās preces ievadīsit vērtību, kas ir mazāka par nulli, validācijas kārtula būs False un programma Access neakceptēs šo vērtību. Ja nebūsit ievadījis validācijas ziņojuma tekstu, kā aprakstīts nākamajā sadaļā, programma Access parādīs tajā iebūvēto ziņojumu, norādot, ka saskaņā ar lauka validācijas kārtulu ievadītā vērtība ir aizliegta.

PROCEDŪRA Validācijas ziņojuma ievadīšana

Lai datu bāzes lietošana būtu vienkāršāka, var ievadīt pielāgotus validācijas ziņojumus. Tie aizstāj vispārīgos ziņojumus, ko programma Access parāda, kad dati neatbilst validācijas kārtulā noteiktajām prasībām. Pielāgotus validācijas ziņojumus var izmantot, lai norādītu specifisku informāciju, kas lietotājam palīdz ievadīt pareizos datus, piemēram, "Lauka Pieejamās preces vērtība nevar būt negatīvs skaitlis."

1. Navigācijas rūtī veiciet dubultklikšķi uz tabulas, kurā vēlaties veikt izmaiņas.

   Programma Access atver tabulu datu lapas skatā.

2. Lai izveidotu lauka validācijas ziņojumu, atlasiet lauku, kuram pievienojāt validācijas kārtulu.

3. Lentē noklikšķiniet uz Tabulas lauki, pēc tam grupā Lauku validācija noklikšķiniet uz Validācija un pēc tam uz Lauka validācijas ziņojums vaiValidācijas ziņojums.

4. Dialoglodziņā Validācijas ziņojuma ievadīšana ierakstiet ziņojumu, kurš jāparāda, ja dati neatbilst validācijas kārtulas prasībām, un pēc tam noklikšķiniet uz Labi.

Uz lapas sākumu

Validācijas kārtulas pievienošana vadīklai

Rekvizīts Validācijas kārtula, kas var akceptēt izteiksmi, ir ne tikai tabulas laukiem un ierakstiem, bet arī vadīklām. Piemēram, pieņemsim, ka izmantojat formu, lai ievadītu atskaites datumu diapazonu, un vēlaties nodrošināt, lai sākuma datums nebūtu agrāks par 1/1/2017. Tekstlodziņā, kurā jāievada sākuma datums , var iestatīt šādas rekvizītus Validācijas kārtula un Validācijas teksts:

Ja mēģināsiet ievadīt datumu, kas agrāks par 1/1/2017, tiks parādīts ziņojums un rekvizītā Validācijas teksts ievadīts teksts. Ja rekvizīta Validācijas teksts lodziņā nebūs ievadīts nekāds teksts, programma Access parādīs vispārīgu ziņojumu. Pēc noklikšķināšanas uz Labi programma Access atkal parādīs tekstlodziņu.

Tabulas lauka validācijas kārtula izpilda šo kārtulu visā datu bāzē, tiklīdz tiek modificēts šis lauks. Var arī iestatīt formas vadīklas validācijas kārtulu, kas izpilda šo kārtulu tikai formas izmantošanas laikā. Atsevišķu tabulas lauku un formu vadīklu validācijas kārtulu iestatīšana var noderēt, ja vēlaties izveidot dažādiem lietotājiem paredzētas atšķirīgas validācijas kārtulas

PROCEDŪRA

1. Navigācijas rūtī ar peles labo pogu noklikšķiniet uz formas vai atskaites, kurā vēlaties veikt izmaiņas, un pēc tam īsinājumizvēlnē noklikšķiniet uz Noformējuma skats vai Izkārtojuma skats.

2. Ar peles labo pogu noklikšķiniet uz vadīklas, ko vēlaties mainīt, un pēc tam īsinājumizvēlnē noklikšķiniet uz Rekvizīti. Programma Access parāda vadīklas rekvizītu lapu.

3. Noklikšķiniet uz cilnes Visi un pēc tam noklikšķiniet uz rekvizīta Validācijas kārtula lodziņa.

4. Ierakstiet izteiksmi vai rekvizīta lodziņā noklikšķiniet uz pogas Kompigurators, lai izteiksmi izveidotu, izmantojot izteiksmju veidotāju.

   Nesāciet izteiksmi ar operatoru =.

5. Lai pielāgotu tekstu, kurš tiks parādīts, ja lietotājs būs ievadījis validācijas kārtulai neatbilstošus datus, ievadiet vajadzīgo tekstu rekvizītā Validācijas teksts.

Uz lapas sākumu

Atskaišu datu grupēšana un kārtošana

Lai definētu atskaites datu grupēšanas līmeņus un kārtošanas secību, tiek izmantota rūts Grupēšana, kārtošana un kopsumma. Visbiežāk grupēšana vai kārtošana tiek veikta pēc sarakstā atlasīta lauka. Taču, ja vēlaties veikt grupēšanu vai kārtošanu pēc aprēķinātas vērtības, tā vietā var ievadīt izteiksmi.

Grupēšana ir tādu kolonnu kombinēšanas process, kurās ir iekļautas dublētas vērtības. Piemēram, pieņemsim, ka datu bāzē ir apkopota informācija par pārdošanas apjomu birojos, kuri atrodas dažādās pilsētās, un šīs datu bāzes atskaites nosaukums ir “Pārdošanas darījumi pēc pilsētas”. Vaicājumā, kurš nodrošina šīs atskaites datus, dati tiek grupēti pēc pilsētas nosaukuma vērtības. Šāds grupēšanas veids informāciju var padarīt vieglāk lasāmu un saprotamu.

Turpretī kārtošana ir process, kurā kārtošanas secību nosaka vaicājuma rezultātu rindās (ierakstos) esošās vērtības. Piemēram, var kārtot ierakstus pēc to primārās atslēgas vērtības (vai citas kāda cita lauka vērtību kopas) augošā vai dilstošā secībā vai ierakstus kārtot noteiktā secībā pēc vienas vai vairākām rakstzīmēm, piemēram, alfabētiskajā secībā.

PROCEDŪRA. Grupēšanas līmeņa un kārtošanas secības pievienošana atskaitei

1. Navigācijas rūtī ar peles labo pogu noklikšķiniet uz atskaites, kurā vēlaties veikt izmaiņas, un pēc tam īsinājumizvēlnē noklikšķiniet uz Izkārtojuma skats vai Noformējuma skats.

2. Lentē noklikšķiniet uz Atskaites noformējums un grupā Grupēšanas & kopsummas noklikšķiniet uz Grupēt un & kārtošanu. Rūts Grupēšana, kārtošana un kopsumma tiek parādīta zem atskaites.

3. Lai atskaitei pievienotu grupēšanas līmeni, noklikšķiniet uz Pievienot grupu.

4. Lai atskaitei pievienotu kārtošanas secību, noklikšķiniet uz Pievienot kārtošanu.

   Rūtī tiek parādīts jauns grupēšanas līmenis vai kārtošanas secība, kā arī to lauku saraksts, kuri nodrošina atskaites datus. Šajā attēlā parādīts parastais jaunais grupēšanas līmenis (grupēšana pēc kategorijas) un kārtošanas secība (kārtošana pēc ražotāja), kā arī saraksts, kurā iekļauti grupēšanai un kārtošanai pieejamie lauki.

   

5. Pieejamo lauku sarakstā noklikšķiniet uz izteiksme, lai sāktu izmantot izteiksmju veidotāju.

6. Ievadiet vajadzīgo izteiksmi izteiksmju veidotāja izteiksmes (augšējā) lodziņā. Pārliecinieties, vai izteiksmes sākumā ir vienādības (=) operators.

PROCEDŪRA. Izteiksmes pievienošana esošai grupai vai kārtošanas secībai

1. Navigācijas rūtī ar peles labo pogu noklikšķiniet uz atskaites, kurā vēlaties veikt izmaiņas, un pēc tam īsinājumizvēlnē noklikšķiniet uz Izkārtojuma skats vai Noformējuma skats.

2. Noklikšķiniet uz grupēšanas līmeņa vai kārtošanas secības, kurā vēlaties veikt izmaiņas.

3. Noklikšķiniet uz blakus lodziņam Grupēt pēc (grupēšanas līmeņiem) vai Kārtot pēc (kārtošanas secības veidiem) esošās lejupvērstās bultiņas. Tiek parādīts pieejamo lauku saraksts.

4. Saraksta apakšdaļā, kur iekļauti lauki, noklikšķiniet uz izteiksme, lai sāktu izmantot izteiksmju veidotāju.

5. Ievadiet izteiksmi izteiksmju veidotāja izteiksmes (augšējā) lodziņā. Pārliecinieties, vai izteiksmes sākumā ir vienādības (=) operators.

Uz lapas sākumu

Izpildāmo makro darbību noteikšana

Dažos gadījumos kāda makro darbība vai darbību sērija, iespējams, būs jāveic tikai tad, ja konkrēta nosacījuma rezultāts būs True. Piemēram, pieņemsim, ka vēlaties izpildīt makro darbību tikai tad, ja tekstlodziņā ievadītā vērtība ir lielāka vai vienāda ar 10. Lai iestatītu šo kārtulu, makro blokā Ja jāizmanto izteiksme, kurā definēts šis makro nosacījums.

Šajā piemērā pieņemsim, ka tekstlodziņa nosaukums ir “Preces”. Izteiksme, kurā tiek iestatīts šis nosacījums ir:

[Items]>=10

PROCEDŪRA

1. Navigācijas rūtī ar peles labo pogu noklikšķiniet uz makro, kurā vēlaties veikt izmaiņas, un pēc tam īsinājumizvēlnē noklikšķiniet uz Noformējuma skats.

2. Noklikšķiniet uz tā bloka Ja, kuru vēlaties modificēt, vai pievienojiet bloku Ja no rūts Darbību katalogs.

3. Noklikšķiniet bloka Ja augšējā rindā.

4. Ierakstiet lodziņā nosacījuma izteiksmi vai noklikšķiniet uz pogas Kompiilēšana, kas blakus izteiksmes lodziņam, lai sāktu izmantot izteiksmju veidotāju.

Šīs izteiksmes datu tipam ir jābūt Boolean, tātad tās vērtība ir vai nu True, vai False. Blokā If iekļautās makro darbības tiek izpildītas tikai tad, ja nosacījuma vērtība ir True.

Uz lapas sākumu

Skatiet arī

Izteiksmju veidotāja lietošana

Izteiksmju izveide

Izteiksmes sintakses ceļvedis

Izteiksmju piemēri