Microsoft Query izmantošana ārējo datu izgūšanai

Izmantojot Microsoft Query, varat izveidot savienojumu ar ārējiem datu avotiem, atlasīt datus no šiem ārējiem avotiem, importēt šos datus darblapā un atsvaidzināt datus, ja nepieciešams, lai darblapas dati tiktu sinhronizēti ar datiem ārējos avotos.

Datu bāzu tipi, kurām var piekļūt     Varat izgūt datus no vairākiem datu bāzu tipiem, tostarp Microsoft Office Access, Microsoft SQL Server un Microsoft SQL Server OLAP pakalpojumiem. Varat arī izgūt datus no Excel darbgrāmatām un teksta failiem.

Microsoft Office nodrošina draiverus, kurus var izmantot, lai izgūtu datus no šādiem datu avotiem:

• Microsoft SQL Server analīzes pakalpojumi (OLAP nodrošinātājs )

• Microsoft Office Access

• dBASE

• Microsoft FoxPro

• Microsoft Office Excel

• Oracle

• Paradokss

• Teksta failu datu bāzes

ODBC draiverus vai datu avotu draiverus no citiem ražotājiem var izmantot arī, lai izgūtu informāciju no datu avotiem, kas nav uzskaitīti šeit, tostarp no citiem OLAP datu bāzu tipiem. Lai iegūtu informāciju par ODBC draivera vai datu avota draivera instalēšanu, kas nav šeit norādīts, skatiet datu bāzes dokumentāciju vai sazinieties ar datu bāzes piegādātāju.

Datu atlasīšana no datu bāzes     Datus no datu bāzes var izgūt, izveidojot vaicājumu, kas ir uzdots jautājums par datiem, kas tiek glabāti ārējā datu bāzē. Piemēram, ja dati tiek glabāti Access datu bāzē, iespējams, vēlaties uzzināt konkrēta produkta tirdzniecības datus pēc reģiona. Daļu datu var izgūt, atlasot tikai analizējamā produkta un reģiona datus.

Izmantojot Microsoft Query, varat atlasīt datu kolonnas un importēt tikai šos datus programmā Excel.

Darblapas atjaunināšana vienā operācijā     Kad Excel darbgrāmatā ir ārēji dati, katru reizi, kad datu bāzē tiek veiktas izmaiņas, varat atjaunināt atsvaidzināt datus, lai tos atjauninātu, bez nepieciešamības atkārtoti izveidot kopsavilkuma atskaites un diagrammas. Piemēram, varat izveidot ikmēneša pārdošanas kopsavilkumu un atsvaidzināt to katru mēnesi, kad tiek ievadīti jaunie pārdošanas rādītāji.

Kā Microsoft Query izmanto datu avotus     Kad esat iestatījis datu avotu konkrētai datu bāzei, varat to izmantot ikreiz, kad vēlaties izveidot vaicājumu, lai atlasītu un izgūtu datus no šīs datu bāzes — bez nepieciešamības no jauna ievadīt visu savienojuma informāciju. Microsoft Query izmanto datu avotu, lai izveidotu savienojumu ar ārējo datu bāzi un parādītu, kādi dati ir pieejami. Kad esat izveidojis vaicājumu un atgriezis datus programmā Excel, Microsoft Query nodrošina Excel darbgrāmatai gan vaicājumu, gan datu avota informāciju, lai jūs varētu atkārtoti izveidot savienojumu ar datu bāzi, kad vēlaties atsvaidzināt datus.

Microsoft Query izmantošana datu importēšanai     lai ārējos datus importētu programmā Excel, izmantojot Microsoft Query, izpildiet šīs pamatdarbības, un katra no tām ir detalizētāk aprakstīta nākamajās sadaļās.

Kas ir datu avots?     Datu avots ir saglabāta informācijas kopa, kas ļauj programmai Excel un Microsoft Query izveidot savienojumu ar ārēju datu bāzi. Kad datu avota iestatīšanai izmantojat Microsoft Query, jūs piešķiriet datu avotam nosaukumu un pēc tam nosakāt datu bāzes vai servera nosaukumu un atrašanās vietu, datu bāzes tipu un pieteikšanās un paroles informāciju. Šajā informācijā ir iekļauts arī OBDC draivera vai datu avota draivera nosaukums, kas ir programma, kas veido savienojumus ar noteikta tipa datu bāzi.

Lai iestatītu datu avotu, izmantojot Microsoft Query:

1. Cilnes Dati grupā Iegūt ārējos datus noklikšķiniet uz No citiem avotiem un pēc tam noklikšķiniet uz No Microsoft Query.

   Piezīme.: Programma Excel 365 ir pārvietojusi Microsoft Query uz mantoto vedņu izvēlnes grupu.  Šī izvēlne pēc noklusējuma netiek rādīta.  Lai iespējotu, dodieties uzsadaļu Fails, Opcijas, Dati un iespējojiet sadaļu Mantoto datu importēšanas vedņu slaidrāde.

2. Veiciet vienu no turpmākajām darbībām.

   • Lai norādītu datu avotu datu bāzei, teksta failam vai Excel darbgrāmatai, noklikšķiniet uz cilnes Datu bāzes.

   • Lai norādītu OLAP kuba datu avotu, noklikšķiniet uz cilnes OLAP kubi . Šī cilne ir pieejama tikai tad, ja no programmas Excel darbojās Microsoft Query.

3. Veiciet dubultklikšķi uz <datu avota>.

   - vai -

   Noklikšķiniet <izvēlieties Jauns datu>un pēc tam noklikšķiniet uz Labi.

   Tiek parādīts dialoglodziņš Jauna datu avota izveide.

4. 1. darbībā ierakstiet nosaukumu, lai identificētu datu avotu.

5. 2. darbībā noklikšķiniet uz tā datu bāzes tipa draivera, kuru izmantojat kā datu avotu.

   Piezīmes.: 

   • Ja ar microsoft Query instalētie ODBC draiveri neatbalsta ārējo datu bāzi, kurai vēlaties piekļūt, tad ir jāiegādājas un jāinstalē ar Microsoft Office saderīgs ODBC draiveris no trešās puses ražotāja, piemēram, datu bāzes ražotāja. Lai saņemtu instalēšanas norādījumus, sazinieties ar datu bāzes piegādātāju.

   • OLAP datu bāzēm nav nepieciešami ODBC draiveri. Instalējot Microsoft Query, draiveri tiek instalēti datu bāzēm, kas izveidotas, izmantojot Microsoft SQL Server analīzes pakalpojumus. Lai izveidotu savienojumu ar citām OLAP datu bāzēm, ir jāinstalē datu avota draiveris un klienta programmatūra.

6. Noklikšķiniet uz Izveidot savienojumu un pēc tam sniedziet informāciju, kas nepieciešama savienojuma izveidei ar datu avotu. Datu bāzēm, Excel darbgrāmatām un teksta failiem jūsu sniegtā informācija ir atkarīga no atlasītā datu avota tipa. Iespējams, jums tiks lūgts ievadīt pieteikšanās vārdu, paroli, jūsu datu bāzes versiju, datu bāzes atrašanās vietu vai citu informāciju, kas attiecas uz datu bāzes tipu.

   Svarīgi!: 

   • Lietojiet stipras paroles, kurās ir gan lielie, gan mazie burti, skaitļi un simboli. Vājās parolēs šo elementu nav. Stipra parole: Y6dh!et5. Vāja parole: Māja27. Parolei jābūt vismaz 8 rakstzīmes garai. Labāka ir ieejas frāze no 14 vai vairāk rakstzīmēm.

   • Ir ļoti svarīgi atcerēties savu paroli. Ja esat aizmirsis paroli, Microsoft to nevar izgūt. Glabājiet pierakstītās paroles drošā vietā atsevišķi no informācijas, kuru tās palīdz aizsargāt.

7. Kad ir ievadīta nepieciešamā informācija, noklikšķiniet uz Labivai Pabeigt , lai atgrieztos dialoglodziņā Jauna datu avota izveide.

8. Ja datu bāzē ir tabulas un jūs vēlaties, lai vaicājumu vednī tiktu automātiski parādīta noteikta tabula, noklikšķiniet uz 4. darbības lodziņa un pēc tam noklikšķiniet uz tabulas, kuru vēlaties lietot.

9. Ja, izmantojot datu avotu, nevēlaties ierakstīt savu pieteikšanās vārdu un paroli, atzīmējiet izvēles rūtiņu Saglabāt manu lietotāja ID un paroli datu avota definīcijā. Saglabātā parole netiek šifrēta. Ja izvēles rūtiņa nav pieejama, sazinieties ar datu bāzes administratoru, lai noteiktu, vai šo opciju var padarīt pieejamu.

   Drošības piezīme.: Veidojot savienojumu ar datu avotiem, izvairieties no pieteikšanās informācijas saglabāšanas. Šī informācija var tikt glabāta kā vienkāršs teksts, un ļaunprātīgs lietotājs var piekļūt informācijai, lai apdraudētu datu avota drošību.

Kad šīs darbības ir pabeigtas, dialoglodziņā Datu avota izvēle tiek parādīts jūsu datu avota nosaukums.

Vaicājumu vedņa izmantošana lielākajai daļai vaicājumu     Vaicājumu vednis ļauj ērti atlasīt un apkopot datus no dažādām tabulām un laukiem jūsu datu bāzē. Izmantojot Vaicājumu vedni, varat atlasīt tabulas un laukus, kurus vēlaties iekļaut. Iekšējais savienojums (vaicājuma darbība, kas norāda, ka divu tabulu rindas tiek apvienotas, pamatojoties uz identiskām lauku vērtībām), tiek izveidots automātiski, ja vednis atpazīst primārās atslēgas lauku vienā tabulā un lauku ar tādu pašu nosaukumu otrā tabulā.

Varat arī izmantot vedni, lai kārtotu rezultātu kopu un veikt vienkāršu filtrēšanu. Vedņa pēdējā darbībā varat izvēlēties atgriezt datus programmā Excel vai precizēt vaicājumu vaicājumā Microsoft Query. Kad esat izveidojis vaicājumu, varat to palaist programmā Excel vai pievienoē programmā Microsoft Query.

Lai startētu Vaicājumu vedni, veiciet tālāk norādītās darbības.

1. Cilnes Dati grupā Iegūt ārējos datus noklikšķiniet uz No citiem avotiem un pēc tam noklikšķiniet uz No Microsoft Query.

2. Dialoglodziņā Datu avota izvēle pārliecinieties, vai ir atzīmēta izvēles rūtiņa Lai izveidotu /rediģētu vaicājumus , izmantot vaicājumu vedni.

3. Veiciet dubultklikšķi uz datu avota, kuru vēlaties izmantot.

   - vai -

   Noklikšķiniet uz datu avota, kuru vēlaties izmantot, un pēc tam noklikšķiniet uz Labi.

Darbs tieši līdz ar Microsoft Query citu veidu vaicājumiem     Ja vēlaties izveidot sarežģītāku vaicājumu, nekā to atļauj vaicājumu vednis, varat strādāt tieši programmā Microsoft Query. Microsoft Query var izmantot, lai skatītu un mainītu vaicājumus, kurus sākat veidot vaicājumu vednī, vai lai izveidotu jaunus vaicājumus, neizmantojot vedni. Strādājiet tieši programmā Microsoft Query, ja vēlaties izveidot vaicājumus, kas veic šādas darbības:

• Select specific data from a field     Lielā datu bāzē, iespējams, vēlēsities izvēlēties dažus datus laukā un izlaist vairs nelietojiet datus. Piemēram, ja nepieciešami dati par diviem produktiem laukā, kurā ir informācija par daudziem produktiem, varat izmantot šo kritēriji, lai atlasītu datus tikai diviem vajadzīgaajiem produktiem.

• Datu izgūšana atbilstoši dažādiem kritērijiem ikreiz, kad izpildāt vaicājumu     Ja vienu un to pašu Excel atskaiti vai kopsavilkumu vēlaties izveidot vairākiem apgabaliem ar vienādiem ārējiem datiem, piemēram, atsevišķu pārdošanas atskaiti katram reģionam, varat izveidot parametru vaicājums. Izpildot parametru vaicājumu, tiek lūgts ievadīt vērtību, kas jāizmanto kā kritērijs, kad vaicājums atlasa ierakstus. Piemēram, parametru vaicājumā var būt jāievada noteikts reģions, un šo vaicājumu var izmantot atkārtoti, lai izveidotu katru no reģionālajām pārdošanas atskaitēm.

• Datu savienojuma iespējas dažādos veidos     Vaicājuma vedņa izveidotie iekšējie savienojumi ir izplatītākais savienojumu tips, kas tiek izmantots vaicājumu veidošanu. Tomēr dažreiz ir jāizmanto cita veida savienojums. Piemēram, ja tabulā ir informācija par produktu pārdošanu un klientu informācijas tabula, iekšējais savienojums (vaicājuma vedņa izveidotais tips) neļaus izgūt klientu ierakstus klientiem, kuri nav veikusi pirkumus. Izmantojot Microsoft Query, varat savienot šīs tabulas, lai izgūtu visus klientu ierakstus, kā arī pārdošanas datus tiem klientiem, kuri ir veicis pirkumus.

Lai startētu Microsoft Query, veiciet tālāk norādītās darbības.

1. Cilnes Dati grupā Iegūt ārējos datus noklikšķiniet uz No citiem avotiem un pēc tam noklikšķiniet uz No Microsoft Query.

2. Dialoglodziņā Datu avota izvēle pārliecinieties, vai izvēles rūtiņa Izmantot vaicājumu vedni vaicājumu veidojiet /rediģētu vaicājumus ir notīrīta.

3. Veiciet dubultklikšķi uz datu avota, kuru vēlaties izmantot.

   - vai -

   Noklikšķiniet uz datu avota, kuru vēlaties izmantot, un pēc tam noklikšķiniet uz Labi.

Vaicājumu atkārtota izmantošana un koplietošana     Gan Vaicājumu vednī, gan programmā Microsoft Query vaicājumus varat saglabāt kā .dqy failu, ko var modificēt, atkārtoti izmantot un koplietot. Programma Excel var tieši atvērt .dqy failus, kas ļauj jums vai citiem lietotājiem izveidot papildu ārējo datu diapazonus no tā paša vaicājuma.

Lai atvērtu saglabātu vaicājumu no programmas Excel:

1. Cilnes Dati grupā Iegūt ārējos datus noklikšķiniet uz No citiem avotiem un pēc tam noklikšķiniet uz No Microsoft Query. Tiek parādīts dialoglodziņš Datu avota izvēle.

2. Dialoglodziņā Datu avota izvēle noklikšķiniet uz cilnes Vaicājumi .

3. Veiciet dubultklikšķi uz saglabātā vaicājuma, kuru vēlaties atvērt. Vaicājums tiek parādīts lietojumprogrammā Microsoft Query.

Ja vēlaties atvērt saglabātu vaicājumu, bet microsoft Query jau ir atvērts, noklikšķiniet uz Microsoft Query faila izvēlnes un pēc tam uz Atvērt.

Veicot dubultklikšķi uz .dqy faila, programma Excel tiek atvērta, palaists vaicājums un pēc tam rezultāti tiek ievietoti jaunā darblapā.

Ja vēlaties koplietot Excel kopsavilkumu vai atskaiti, kuras pamatā ir ārēji dati, varat citiem lietotājiem piešķirt darbgrāmatu, kurā ir ārējs datu diapazons, vai arī varat izveidot veidne. Veidne ļauj saglabāt kopsavilkumu vai atskaiti, nesaglabājot ārējos datus, lai fails būtu mazāks. Ārējie dati tiek izgūti, kad lietotājs atver atskaites veidni.

Kad esat izveidojis vaicājumu vaicājumu vednī vai microsoft query, varat atgriezt datus Excel darblapā. Pēc tam dati kļūst par ārējs datu diapazons vai rakurstabulas atskaite, ko varat formatēt un atsvaidzināt.

Izgūto datu formatēšana     Programmā Excel varat izmantot rīkus, piemēram, diagrammas vai automātiskās starpsummas, lai prezenttu un apkopotu Microsoft Query izgūtos datus. Varat formatēt datus, un formatējums tiek saglabāts, atsvaidzinot ārējos datus. Lauku nosaukumu vietā varat izmantot savas kolonnu etiķetes un automātiski pievienot rindu numurus.

Programma Excel var automātiski formatēt jaunus datus, kas tiek ievadīti diapazona beigās, lai atbilstu iepriekšējām rindām. Programma Excel var arī automātiski kopēt formulas, kas atkārtojas iepriekšējās rindās, un paplašināt tās līdz papildu rindām.

Šo opciju (vai atkal) varat ieslēgt jebkurā laikā:

1. Noklikšķiniet uz Fails > Opcijas > Papildu.

2. Sadaļā Rediģēšanas opcijas atzīmējiet izvēles rūtiņu Paplašināt datu diapazona formātus un formulas . Lai no jauna izslēgtu automātisko datu diapazona formatēšanu, notīriet šo izvēles rūtiņu.

Ārējo datu atsvaidzināšana     Atsvaidzinot ārējos datus, izpildiet vaicājumu, lai izgūtu jaunus vai mainītus datus, kas atbilst jūsu specifikācijām. Vaicājumu var atsvaidzināt gan programmā Microsoft Query, gan programmā Excel. Programma Excel nodrošina vairākas opcijas vaicājumu atsvaidzināšanai, tostarp datu atsvaidzināšanai ikreiz, kad atverat darbgrāmatu un automātiski atsvaidzināsiet tos laika intervālos. Varat turpināt strādāt programmā Excel datu atsvaidzināšanas laikā, un varat arī pārbaudīt statusu, kamēr dati tiek atsvaidzināti. Papildinformāciju skatiet rakstā Ārējo datu savienojuma atsvaidzināšana programmā Excel.

Uz lapas sākumu