SharePoint piedāvā mērogojamu un bagātīgu līdzekļu satura pārvaldības iespējas. Ja jums ir daudz pārvaldāmu failu, apsveriet iespēju izmantot dokumentu centra vietnes veidni. Šī veidne ir optimizēta liela mēroga dokumentu pārvaldībai. Tas var ietaupīt laiku un palīdzēt jums būt efektīvākam. Veidnē ir iekļautas versijas, dokumentu identifikatori, dokumentu kopas, metadatu navigācija un satura tipi.
Dokumentu centra vietne darbojas šajos abos scenārijos:
-
Autorēšanas vide Dokumentu centra autorēšanas vidē lietotāji izveido un rediģē tūkstošiem dokumentu vai multivides līdzekļu, kas glabājas centrālā repozitorijā.
-
Satura Arhīvs Satura arhīvā, piemēram, zināšanu bāzē, lietotāji saglabā vai skata dokumentus.
Šajā rakstā ir izskaidroti līdzekļi dokumentu centra vietnes veidnē.
Lai izveidotu dokumentu centru, skatiet rakstu veidņu izmantošana, lai izveidotu dažādu veidu SharePoint vietnes
Kas ir dokumentu centra vietnē?
Dokumentu centra vietnes veidnē ir līdzekļi, kas atvieglo un palīdz izveidot un pārvaldīt lielas dokumentu kopas. Lielākajā daļā gadījumu vietnes īpašnieks var atsevišķi pievienot katru no šiem līdzekļiem. Dokumentu centra vietnes veidne automātiski iespējo ieteicamo dokumentu pārvaldības līdzekļus. Tālāk norādītajās sadaļās ir īsi aprakstīti šie līdzekļi.
Dokumentu centra vietni varat izmantot kā autorēšanas vidi vai satura arhīvu. Autorēšanas vidē lietotāji bieži paņem un atdot failus apritē un izveido šo failu strukturizētas mapes. Versiju izveide ir iespējota, un tiek saglabātas iepriekšējo dokumentu versijas. Turklāt darbplūsmas var kontrolēt dokumentu dzīves ciklus.
Savukārt satura arhīvā ir ļoti maz autorēšanas. Lietotāji tikai skata un augšupielādē dokumentus. Dokumentu centra vietnes veidne palīdz izveidot satura arhīva tipu, kas tiek dēvēts par zināšanu bāzes arhīvu. Parasti zināšanu bāzēs ir iekļautas atsevišķas dokumentu versijas, un vietne var mērogot uz miljoniem failu. Tipiskā scenārijā, piemēram, ar lielu organizāciju tehniskā atbalsta centru, tūkstošiem lietotāju var piekļūt saturam, galvenokārt, lai to izlasītu. Tikai daži no tiem augšupielādētu jaunu vietnes saturu.
Tālāk norādītajos vienumos ir aprakstīti daži SharePoint līdzekļi, ko var iekļaut dokumentu centra vietnē. Papildus šīm iespējām dažas organizācijas pielāgo dokumentu centra izskatu un navigāciju. Daži pievienot pielāgotas tīmekļa daļas.
Pārvaldītie metadati ir sistēma, kas piešķir noteiktus terminus dokumentiem pakalpojumā SharePoint. Pēc tam varat izmantot šos terminus, lai klasificētu dokumentus. Varat arī izmantot metadatus, lai izveidotu jaudīgu navigācijas rīku lietotājiem, kas var palīdzēt viņiem ātri atrast vajadzīgo.
Piemēram, pieņemsim, ka jūsu uzņēmumam ir zināšanu bāze, kurā ir raksti, kas palīdz cilvēkiem novērst problēmas ar produktiem. Varat izveidot metadatu terminus, kas lietotājiem ļauj filtrēt informāciju pēc produkta, problēmas tipa vai citiem rekvizītiem.
Dokumentu centra vietnē katram satura fragmentam tiek parādīts unikāls ID, kas nav saistīts ar dokumenta atrašanās vietu, piemēram, URL saite. Tas nozīmē, ka, ja pārvietojat vai pārdēvējat dokumentu, ID paliek tas pats. ID varat izmantot, lai izveidotu pastāvīgu saiti uz dokumentu un minimizētu bojātas saites.
Versijas dokumentu centra vietnē tiek automātiski iespējotas. Tas nozīmē, ka jums automātiski ir visu dažādo faila versiju vēsture. Dokumentu pārskatīšanas procesā, piemēram, tas nozīmē, ka jums ir ierakstu par visiem atjauninājumiem, kas tika ievadīti pārskata cikla laikā. Varat reģistrēt atjauninājumus, sazināties ar atbildētājiem utt. Turklāt, ja rodas problēma ar pašreizējo raksta versiju, varat ātri atgriezties pie pēdējās zināmās derīgās versijas.
Satura tips ir specifisks satura veids kopā ar satura iestatījumu grupu. Ja kāds izveido definēta satura tipa dokumentu, tas automātiski saņem visus atbilstošos šī satura tipa iestatījumus. Dokumentu centram var būt satura tipu kolekcija — dažāda veida dokumenti, video, veidnes utt.
Satura organizators netiek automātiski iekļauts dokumentu centra vietnē, tomēr daudzi lietotāji to pievieno. Satura organizators ir SharePoint līdzeklis, kas ļauj pārvaldīt vienumu kopējo organizāciju un struktūru. Izmantojot metadatus vai satura tipus, satura organizators var automātiski maršrutēt dokumentus un citus vienumus uz noteiktu atrašanās vietu. Piemēram, zināšanu bāzē ir iespējams, ka satura organizators automātiski maršrutē visus jaunos iesniegumus īpašā bibliotēkā, kas savāc rakstus par konkrētu produktu.
