Ierakstu centrs ir paredzēts kā centrālā krātuve, kurā organizācija var glabāt un pārvaldīt visus savus ierakstus, piemēram, juridiskos vai finanšu dokumentus. Ierakstu centrs atbalsta visu ierakstu pārvaldības procesu, sākot no ierakstu kolekcijas ierakstu pārvaldības līdz ierakstu izvietojumam.
Ierakstu centra vietnes veidne ir līdzīga citām SharePoint vietnēm, jo tā kalpo kā vispārīgs dokumentu krātuve un iespējo sadarbības iespējas starp vietnes lietotājiem. Ierakstu centra vietnes veidne tomēr ir iepriekš konfigurēta vietne, kas īpaši paredzēta, lai organizācijām palīdzētu ieviest ierakstu pārvaldības un saglabāšanas programmas. Versiju izveide, auditēšana, metadatu pārvaldība, e-datu atklāšana un pielāgojama ierakstu maršrutēšana ir iebūvēti līdzekļi, kas var palīdzēt jums vēl efektīvāk pārvaldīt ierakstus.
Piezīme.: SharePoint, mēs esam ieviesuši, izmantojot saglabāšanas etiķetes, lai deklarējot saturu kā ierakstus, kas efektīvi aizstāj ierakstu centra nepieciešamību. Ja izmantojat ierakstu centru, varat turpināt to izmantot kopā ar saglabāšanas etiķetēm. Lai ierakstu pārvaldības nolūkos pārietu uz priekšu, iesakām izmantot saglabāšanas etiķetes, nevis ierakstu centru.
Ierakstu pārvaldības plāna definēšana
Augstākajā līmenī ir jāveic divas galvenās darbības ierakstu centra vietnes izveidē, lai ieviestu ierakstu pārvaldības programmu.
-
Organizācijai ir jāizstrādā ierakstu pārvaldības stratēģija un formāls ierakstu pārvaldības plāns. Šī ir sadarbības darbība, kas ietver koordināciju starp ierakstu pārvaldniekiem, atbilstības darbiniekiem, IT speciālistiem un informācijas darbiniekiem.
-
Pēc tam organizācijai ir jākonfigurē viena vai vairākas ierakstu centra vietnes, lai īstenotu ierakstu pārvaldības plānu.
Tālāk esošajās sadaļās ir aprakstīti galvenie elementi, kas ir saistīti ar katru no šīm darbībām.
Ierakstu pārvaldības plānošana
Pirms organizācija var konfigurēt ierakstu centra vietni kā ierakstu pārvaldības risinājumu, tai ir jāizstrādā formāls plāns par ierakstu pārvaldības stratēģiju. Formālu ierakstu pārvaldības plāna īpašie elementi var būt unikāli atsevišķām organizācijām vai uzņēmumiem. Tomēr gandrīz visos ierakstu pārvaldības plānos ir iekļauti šādi dokumenti un procesi:
Failu plāns Failu plānā ir aprakstīti dokumentu vai vienumu tipi, kurus organizācija pieņem kā oficiālos biznesa ierakstus. Tas norāda, kur šie ieraksti tiek glabāti, un tiek sniegta informācija, kas atšķir viena veida ierakstu no otra. Failu plāns kalpo kā visaptverošu politiku, procesu un vadlīniju kolekcija ierakstu izveidē, saglabāšanā un pārvaldīšanā. Failu plānam ir jāattiecas uz visiem ierakstiem neatkarīgi no multivides, ieskaitot papīru, emuārus, wikis, e-pastu un elektroniskus failus. Tajā ir arī jānorāda, kā katrs ieraksts ir klasificēts, drošināts un galu galā iznīcināts. Tajā ir jāiekļauj arī apsvērumi par īpašām ierakstu kategorijām, piemēram, konfidenciāls, svarīgs, tirdzniecības noslēpums vai privileģēti ieraksti. Visbeidzot, failu plānam ir jānorāda personas, kas ir atbildīgas par katra ieraksta tipa pārvaldību.
Ierakstu bibliotēkas Ierakstu bibliotēkas būtībā ir dokumentu bibliotēkas, kuras jūs izveidojat, lai klasificētu un glabātu svarīgus ierakstus. Jūs izveidojat ierakstu bibliotēku katram ieraksta tipam, kuru vēlaties saglabāt. Ieraksti tiek automātiski maršrutēti uz attiecīgo bibliotēku atbilstoši iestatījumiem, kas konfigurēti satura organizatorā.
Satura tipi Jūs izveidojat satura tipus, lai definētu ierakstu tipus, kas nepieciešami jūsu organizācijai, lai noteiktu katra tipa ierakstu unikālos rekvizītus. Definējot satura tipus konkrētiem ierakstu veidiem, organizācija var nodrošināt, ka katra šī satura grupa tiek pārvaldīta konsekventi. Office dokumenti, PDF faili, TIFFi (skenēti attēli), e-pasts, tūlītējo ziņojumu sarunas, video un fiziskie ieraksti var tikt klasificēti un glabāti kopā ar izveidotajiem satura tipiem. Visi ieraksti, kas tiek saukti par "līgumu", piemēram, tiks apstrādāti vienādi un konsekventi SharePoint ierakstu pārvaldības sistēmā. Izmantojot satura tipus, lai klasificētu un glabātu ierakstus, ir alternatīva ierakstu bibliotēku izmantošanas metode.
Saglabāšanas saraksts Saglabāšanas grafikā ir norādīts, cik ilgi katram ieraksta tipam failu plānā ir jābūt paturētam (tā saglabāšanas periodam) un tā izlaišanas procesam, kad tas sasniedz šī perioda beigām (tā izvietojuma process). Vadlīnijas saglabāšanas grafikā parasti balstās uz juridiskajām prasībām, riskiem uzņēmumam un darba vajadzībām. Turklāt saglabāšanas grafikā parasti ir aprakstīti riska pārvaldības ārkārtas gadījumi, kas nosaka saglabāšanas periodu katram ieraksta tipam.
Atbilstības prasību dokuments Atbilstības prasību dokuments definē kārtulas, kurām ierakstu pārvaldības IT sistēmām ir jāatbilst to iespējām, un to regulārajiem uzraudzības veidiem ir jāatbalsta, lai nodrošinātu atbilstību.
-
Formāls process ierakstu izvietojuma apturēšanai Šo procesu, kas bieži tiek dēvēts par aizturēšanu, detalizētu informāciju par to, kā organizācija aptur ierakstu izvietojumu, ja notiek notikumi, piemēram, tiesas prāvas, audits vai izmeklēšana.
-
Ierakstu apstrādes uzraudzības un ziņošanas sistēma Lai nodrošinātu, ka darbinieki aizpilda ierakstus, piekļūstot tiem un pārvalda tos atbilstoši definētajām politikām un procesiem, ierakstu pārvaldības programmai ir jābūt procesam vai sistēmai, lai pārraudzītu un ziņotu par ierakstu apstrādi.
Ierakstu centra vietnes konfigurēšana
Pēc tam, kad organizācija veic detalizētu ierakstu pārvaldības plānošanu un izstrādā formālu ierakstu pārvaldības plānu, tā var izveidot un konfigurēt ierakstu centra vietni, lai palīdzētu tai ieviest šo programmu.
Lai konfigurētu ierakstu centra vietni, ir jāveic tālāk norādītās darbības.
-
Izveidojiet ierakstu bibliotēkas vai sarakstus, lai pārvaldītu un saglabātu katru failu plānā norādīto ieraksta tipu.
-
Ir ieteicams izveidot vienu ierakstu bibliotēku katram satura tipam savā ierakstu plānā.
-
Kad ieraksti tiek iesniegti ierakstu centrā, tie tiek maršrutēti uz attiecīgo sarakstu vai bibliotēku.
-
-
Izveidojiet kolonnas atbilstošajām dokumentu bibliotēkām, sarakstiem vai satura tipiem, lai iekļautu un rādītu metadatus katram ieraksta tipam, kas norādīts failu plānā.
-
Ierakstu centra vietnē norādiet informācijas pārvaldības politikas katram ieraksta tipam. Šīm politikām jāatspoguļo saglabāšanas periodi un auditēšanas prasības, kas norādītas organizācijas failu plānā un saglabāšanas grafikā.
-
Konfigurējiet satura organizatoru, lai katru ieraksta tipu maršrutētu uz vajadzīgo atrašanās vietu. Ja ieraksti ir iesniegti ierakstu centra vietnē, manuāli vai programmiski, lietojumprogramma izmanto šo līdzekli, lai noteiktu, kā klasificēt ierakstu centra vietnē un kur to nosūtīt.
