Automātiskā arhivēšana varat atbrīvot vietu izmantotajā pastkastē vai e-pasta serverī, automātiski pārvietojot vienumus uz arhīvu. Atkarībā no opcijām automātiskā arhivēšana izpilda vienu vai abas no šīm darbībām:
-
Pārvieto vienumus no sākotnējās atrašanās vietas, parasti vienas no aktīvajām mapēm, uz arhīva mapi.
Kur atrodas mani vienumi?
Arhīva fails ir Outlook datu faila tips (.pst). Pirmajā reizē, palaižot automātisko arhivēšanu, arhīva fails tiek automātiski izveidots: C:\Lietotāji\Jūsu_lietotājvārds\Dokumenti\Outlook faili\archive.pst
Nevaru atrast šajā rakstā norādītās mapes
Dažas mapes var būt paslēptas. Papildinformāciju par slēpto mapju skatīšanu sistēmā Windows skatiet tēmā Rādīt slēptos failus.
-
Neatgriezeniski izdzēš vienumus, kuru novecošanas periods ir beidzies.
Piezīmes.:
-
Ja izvēlaties vienumu dzēšanu, tie netiek arhivēti. Ja izvēlaties arhivēt vienumus, automātiskā arhivēšana tos nevar izdzēst. Kad vienumi tiek arhivēti, tos var izdzēst tikai manuāli.
-
Ja jūsu Outlook profilā ir vairāki Exchange konti un konfigurējat automātisko arhivēšanu vienam kontam, visiem pārējiem Exchange kontiem tie paši iestatījumi tiks lietoti automātiski.
Papildinformāciju par automātiskās arhivēšanas līdzekli skatiet rakstā Vecāku vienumu automātiska arhivēšana.
Outlook vienumu novecošanas periodi
Katrs Outlook vienums, kas ir pārsniedzis novecošanas periodu, tiek iekļauts nākamajā automātiskajā arhivēšanā, ja vien vienums nav īpaši atzīmēts, lai netiktu iekļauts. Katras Outlook mapes noklusējuma novecošanas periods ir šāds:
|
Mape |
Novecošanas periods |
|---|---|
|
Iesūtne un Melnraksti |
6 mēneši |
|
Nosūtītie vienumi un Izdzēstie vienumi |
2 mēneši |
|
Izsūtne |
3 mēneši |
|
Kalendārs |
6 mēneši |
|
Uzdevumi |
6 mēneši |
|
Piezīmes |
6 mēneši |
|
Dienasgrāmata |
6 mēneši |
Piezīme.: Jūsu izveidotajām mapēm, kas satur tā paša tipa vienumus, kas atrodas mapē Iesūtne, Kalendārs, Uzdevumi, Piezīmes vai Dienasgrāmata, ir identisks sešu mēnešu noklusējuma novecošanas periods. Piemēram, pasta mapei, kuru izveidojat statusa ziņojumiem, kas saņemti no kolēģiem, vai kontaktpersonu mapei, kuru izveidojat personiskajām kontaktpersonām.
Vienuma vecuma noteikšana
|
Vienuma tips |
Kad sākas novecošanas periods |
|---|---|
|
E-pasta ziņojums |
Saņemšanas datums/laiks vai pēdējo izmaiņu veikšana un ziņojuma saglabāšanas datums/laiks, atkarībā no tā, kas ir vēlāks. Piemēram, ja atzīmējat ziņojumu kā lasītu vai nelasīt, tās ir izmaiņas ziņojumā. |
|
Kalendāra sapulce, notikums vai tikšanās |
Datums, kurā pēdējoreiz mainījāt un saglabājāt vienumu, atkarībā no tā, kas ir vēlāks. Periodiski vienumi netiek arhivēti automātiski. Neatkarīgi no pēdējās saglabāšanas datuma tiek arhivēti tikai jau notikušus kalendāra vienumi. |
|
Uzdevums |
Izpildes datums vai datums, kad pēdējoreiz mainījāt un saglabājāt uzdevumu. Uzdevumi, kas nav atzīmēti kā pabeigti, netiek automātiski arhivēti. Uzdevumi, kas piešķirti citām personām, tiek arhivēti tikai tad, ja atzīmēti kā pabeigti. |
|
Piezīme |
Pēdējā reize, kad mainījāt un saglabājāt piezīmi. |
|
Dienasgrāmatas ieraksts |
Dienasgrāmatas žurnāla izveides datums vai pēdējais ieraksta izmaiņas un saglabāšanas datums. |
|
Kontaktpersona |
Kontaktpersonas pēc noklusējuma netiek arhivētas. Taču varat tās arhivēt manuāli. |
Automātiskās arhivēšanas iestatījumi un opcijas
Skatiet tālāk sniegtos aprakstus par iestatījumiem un opcijām, ko varat lietot, pielāgojot automātisko arhivēšanu.
Veikt automātisko arhivēšanu ik pēc n dienām Izvēlieties, cik bieži tiek veikta automātiskā arhivēšana. Vienlaikus arhivējot lielu skaitu vienumu, jūsu datora veiktspēja var samazināties. Tāpēc ir ieteicams izmantot automātisko arhivēšanu biežāk, lai samazinātu apstrādājamo vienumu skaitu.
Lai izslēgtu automātiskās arhivēšanas līdzekli, notīriet izvēles rūtiņu Veikt automātisko arhivēšanu ik pēc n dienām.
Uzvedne pirms automātiskās arhivēšanas Izvēlieties, vai rādīt atgādinājuma ziņojumu, pirms automātiskā arhivēšana apstrādā Outlook vienumus. Kad parādās uzvedne, varat noklikšķināt uz Nē atgādinājuma ziņojumā, lai atceltu automātiskās arhivēšanas sesiju.
Izdzēst novecojušos vienumus (tikai e-pasta mapes) Šī opcija pēc noklusējuma ir izslēgta. Atzīmējiet šo izvēles rūtiņu, lai izdzēstu ziņojumus pēc novecošanas perioda beigām.
Arhivēt vai dzēst vecos vienumus Izvēlieties šo opciju, ja vēlaties iestatīt vai mainīt tālāk norādītos iestatījumus. Ja šī izvēles rūtiņa ir notīrīta, automātiskā arhivēšana izmanto noklusējuma iestatījumus.
Rādīt arhīva mapi mapju sarakstā Atzīmējiet šo izvēles rūtiņu, lai arhīva mape tiktu parādīt kopā ar citām mapēm navigācijas rūtī. Ja neizmantojat šo opciju, joprojām varat atvērt savu arhīva mapi — noklikšķiniet uz cilnes Fails, pēc tam uz cilnes Atvērt, noklikšķiniet uz Atvērt Outlook datu failu.
Iztīrīt vienumus, kas vecāki par Norādiet vecumu dienās, nedēļās vai mēnešos, kuru sasniedzot, vienumi tiek arhivēti. Varat konfigurēt šo periodu no vienas dienas līdz maksimāli 60 mēnešiem.
Pārvietot vecus vienumus uz Atzīmējiet šo izvēles rūtiņu, lai arhivētu vecus vienumus, nevis tos automātiski izdzēstu. Noklusējuma mape ir redzama lodziņā. Lai izmantotu citu mapi, ievadiet lodziņā mapes atrašanās vietu vai noklikšķiniet uz Pārlūkot. Ja atlasāt šo opciju, tiek noņemta atlase no opcijas Neatgriezeniski izdzēst vienumus.
Neatgriezeniski izdzēst vienumus Šī opcija izdzēš visus vienumus, kuriem beidzies derīgums. Šie vienumi netiek pārvietoti, un netiek saglabāta arhīva kopija. Ja atlasāt šo opciju, tiek noņemta atlase no opcijas Pārvietot vecus vienumus uz.
Tagad lietot šos iestatījumus visām mapēm Šī opcija lieto automātiskās arhivēšanas iestatījumus, tostarp jūsu veiktās izmaiņas, visām mapēm. Lai norādītu unikālus iestatījumus vienai vai vairākām mapēm, neizvēlieties šo opciju. Tā vietā ar peles labo pogu noklikšķiniet uz mapes, noklikšķiniet uz Rekvizīti un pēc tam pārejiet uz cilni Automātiskā arhivēšana, lai mainītu iestatījumus katrai attiecīgajai mapei.
