Duomenų bazės pagrindai

Šiame straipsnyje

• Kas yra duomenų bazė?

• „Access“ duomenų bazės dalys

Kas yra duomenų bazė?

Duomenų bazė yra informacijai rinkti ir tvarkyti skirtas įrankis. Duomenų bazėse galite saugoti informaciją apie žmones, produktus, užsakymus arba bet ką kita. Dauguma duomenų bazių pradedamos kurti kaip skaičiuoklės arba teksto apdorojimo programos sąrašas. Kai sąrašas didėja, atsiranda perteklinių duomenų ir nenuoseklumų. Sąrašo forma pateiktus duomenis tampa sunku suprasti, o ieškos arba duomenų poaibių gavimo, norint juos peržiūrėti, galimybės yra ribotos. Pasirodžius šioms problemoms, duomenis naudinga perkelti į duomenų bazę, sukurtą naudojant duomenų bazės valdymo sistemą (DBMS), pvz., „Access“.

Kompiuterizuota duomenų bazė yra objektų talpykla. Vienoje duomenų bazėje gali būti kelios lentelės. Pvz., atsargų sekimo sistema, kurioje naudojamos trys lentelės, yra ne trys duomenų bazės, o viena duomenų bazė, kurioje yra trys lentelės. Išskyrus atvejus, kai ji buvo specialiai sukurta naudoti duomenis arba kodą iš kito šaltinio, „Access“ duomenų bazė saugo lenteles viename faile kartu su kitais objektais, pvz., formomis, ataskaitomis, makrokomandomis ir moduliais. Access 2007 –2016" formatu sukurtos duomenų bazės (kurias taip pat naudoja „Access“„Microsoft 365“, „Access 2024“, „Access“ 2021 ir Access 2019 ) turi failo plėtinį .accdb, o duomenų bazių, sukurtų naudojant ankstesnius „Access“ formatus, failo plėtinys .mdb.

Naudodami „Access“ " galite:

• į duomenų bazę įtraukti naujų duomenų, pvz., naują atsargų elementą,

• duomenų bazėje redaguoti esamus duomenis , pvz., keisti dabartinę elemento vietą,

• panaikinti informaciją, pvz., pardavus ar pašalinus prekę,

• įvairiais būdais tvarkyti ir peržiūrėti duomenis,

• bendrinti duomenis su kitais naudodami ataskaitas, el. laiškus, intranetą arba internetą.

„Access“ duomenų bazės dalys

Tolesniuose skyriuose pateikiami trumpi įprastos „Access“ duomenų bazės dalių aprašai.

Lentelės

Duomenų bazės lentelė savo išvaizda panaši į skaičiuoklę, kurioje duomenys saugomi eilutėse ir stulpeliuose. Todėl paprastai gana lengva importuoti skaičiuoklę į duomenų bazės lentelę. Pagrindinis duomenų saugojimo skaičiuoklėje ir duomenų bazėje skirtumas yra duomenų struktūra.

Norint išgauti didžiausią duomenų bazės lankstumą, duomenys turi būti suskirstyti į lenteles, kad nebūtų perteklinių duomenų. Pvz., jei saugojate informaciją apie darbuotojus, kiekvieną darbuotoją tereikia įvesti vieną kartą lentelėje, kuri nustatyta saugoti darbuotojo duomenis. Duomenys apie produktus bus saugomi jų lentelėje, o duomenys apie įmonės filialus – kitoje lentelėje. Šis procesas vadinamas normalizacija.

Kiekviena lentelės eilutė vadinama įrašu. Įrašai – tai vieta, kur saugomos atskiros informacijos dalys. Kiekvienas įrašas sudarytas iš vieno ar kelių laukų. Laukai atitinka lentelės stulpelius. Pvz., galite turėti lentelę „Darbuotojai“, kurios kiekviename įraše (eilutėje) yra informacija apie skirtingus darbuotojus, o kiekviename lauke (stulpelyje) – kitokio tipo informacija, pvz., vardas, pavardė, vardas, adresas ir kt. Laukams turi būti priskirtas tam tikras duomenų tipas, nesvarbu, ar tai būtų tekstas, data arba laikas, skaičius, ar koks nors kitas tipas.

Kitas būdas įrašams ir laukams aprašyti – įsivaizduoti bibliotekos senovinio stiliaus kortelių katalogą. Kiekviena spintoje esanti kortelė atitinka duomenų bazės įrašą. Kiekviena informacijos dalis atskiroje kortelėje (autorius, pavadinimas ir kt.) atitinka duomenų bazės lauką.

Daugiau informacijos apie lenteles rasite straipsnyje Lentelių įvadas.

Formos

Naudodami formą galite sukurti vartotojo sąsaja, kurioje galite įvesti ir redaguoti duomenis. Formose dažnai būna komandų mygtukų ir kitų valdiklių, atliekančių įvairias užduotis. Galite sukurti duomenų bazę nenaudodami formų, tiesiog redaguodami duomenis lentelės duomenų lapuose. Tačiau daugelis duomenų bazės vartotojų pageidauja naudoti formas, skirtas lentelių duomenims peržiūrėti, įvesti ir redaguoti.

Galite užprogramuoti komandų mygtukus, kad nurodytumėte, kokie duomenys turi būti rodomi formoje, kad atidarytumėte kitas formas ar ataskaitas, arba atliktumėte įvairias kitas užduotis. Pvz., turite formą, pavadintą „Klientų forma“, kurioje dirbate su klientų duomenimis. Kliento formoje gali būti mygtukas, kuris atidaro užsakymo formą, kurioje galite įvesti naują to kliento užsakymą.

Be to, naudodami formas galite valdyti, kaip kiti vartotojai sąveikauja su duomenų bazės duomenimis. Pvz., galite sukurti formą, kurioje rodomi tik tam tikri laukai ir galima atlikti tik tam tikras operacijas. Tai padeda apsaugoti duomenis ir užtikrinti, kad duomenys būtų įvesti tinkamai.

Daugiau informacijos apie formas rasite straipsnyje Formų įvadas.

Ataskaitos

Ataskaitos – tai tai, ką naudojate duomenims formatuoti, apibendrinti ir pateikti. Ataskaita paprastai atsako į konkretų klausimą, pvz., "Kiek pinigų gavome iš kiekvieno kliento šiais metais?" arba "Kokie miestai yra mūsų klientai?" Kiekviena ataskaita gali būti suformatuota, kad informaciją būtų galima lengviau skaityti.

Ataskaitą galima sugeneruoti bet kuriuo metu ir ji visada atspindės dabartinius duomenų bazės duomenis. Ataskaitos paprastai formatuojamos norint išspausdinti, bet jas galima peržiūrėti ir ekrane, eksportuoti į kitą programą ar išsiųsti kaip el. laiško priedą.

Daugiau informacijos apie ataskaitas žr. straipsnyje "Access" ataskaitų įvadas.

Užklausos

Duomenų bazės užklausos gali atlikti daug įvairių funkcijų. Dažniausiai naudojama jų funkcija – iš lentelių nuskaityti konkrečius duomenis. Paprastai duomenys, kuriuos norite peržiūrėti, yra pasklidę keliose lentelėse, o naudojant užklausas juos galite peržiūrėti viename duomenų lape. Be to, paprastai nenorite iš karto peržiūrėti visų įrašų, todėl naudodami užklausas galite įtraukti kriterijus ir „išfiltruoti“ tik reikiamus įrašus.

Kai kurios užklausos yra "atnaujinamos", tai reiškia, kad galite redaguoti esamų lentelių duomenis naudodami užklausos duomenų lapą. Jei dirbate su atnaujinama užklausa, atminkite, kad iš tikrųjų pakeitimai atliekami lentelėse, ne tik užklausos duomenų lape.

Užklausos būna dviejų pagrindinių tipų: išrinkimo užklausos ir veiksmų užklausos. Išrinkimo užklausa tiesiog nuskaito duomenis ir leidžia juos naudoti. Užklausos rezultatus galite peržiūrėti ekrane, išspausdinti arba nukopijuoti į mainų sritį. Arba užklausos išvestį galite naudoti kaip formos arba ataskaitos įrašų šaltinį.

Veiksmo užklausa, kaip nurodo pats pavadinimas, atlieka užduotis su duomenimis. Veiksmų užklausas galima naudoti norint sukurti naujų lentelių, įtraukti duomenų į esamas lenteles, naujinti duomenis arba panaikinti duomenis.

Daugiau informacijos apie užklausas rasite straipsnyje Užklausų įvadas.

Makrokomandos

„Access“ makrokomandas galima laikyti supaprastinta programavimo kalba, kurią galite naudoti funkcijoms į duomenų bazę įtraukti. Pvz., makrokomandą galite įtraukti į formos komandos mygtuką, kad ši makrokomanda būtų vykdoma spustelėjus mygtuką. Makrokomandose yra veiksmų, kurie atlieka užduotis, pvz., atidaro ataskaitą, vykdo užklausą arba uždaro duomenų bazę. Daugumą duomenų bazės operacijų, atliekamų rankiniu būdu, galima automatizuoti naudojant makrokomandas, todėl jos gali būti puikus laiko taupymo įrankis.

Daugiau informacijos apie makrokomandas rasite straipsnyje Įvadas į „Access“ programavimą.

Moduliai

Moduliai, pvz., makrokomandos, yra objektai, kuriuos galite naudoti norėdami padidinti duomenų bazės funkcines galimybes. Makrokomandas kuriate „Access“ pasirinkdami iš makrokomandų veiksmų sąrašo, o modulius rašote „Visual Basic for Applications“ (VBA) programavimo kalba. Modulis yra deklaracijų, sakinių ir procedūrų, saugomų kartu kaip vienetas, rinkinys. Modulis gali būti klasės modulis arba standartinis modulis. Klasės moduliai pridedami prie formų arba ataskaitų ir paprastai juose yra procedūrų, būdingų tai formai arba ataskaitai, prie kurios jie pridedami. Standartiniuose moduliuose yra bendrųjų procedūrų, kurios nesusietos su jokiu kitu objektu. Standartiniai moduliai išvardyti naršymo srities dalyje Moduliai, o klasės modulių čia nėra.

Daugiau informacijos apie modulius rasite straipsnyje Įvadas į „Access“ programavimą.

Puslapio viršus