"SharePoint" siūlo keičiamo mastelio funkciją, kad galėtumėte valdyti turinį. Jei norite tvarkyti didelį kiekį failų, apsvarstykite galimybę naudoti dokumentų centro svetainės šabloną. Šis šablonas Optimizuojamas didelio masto dokumentų valdymui. Galite sutaupyti laiko ir padėti jums efektyviau. Versijos, dokumentų ID, dokumentų rinkiniai, metaduomenų naršymas ir turinio tipai įtraukiami į šabloną.
Dokumentų centro svetainė veikia abiejuose scenarijuose:
-
Kūrimo aplinka Dokumentų centro kūrimo aplinkoje vartotojai kuria ir redaguoja tūkstančius dokumentų arba medijos išteklių, kurie saugomi centrinėje saugykloje.
-
Turinio Archyvas Turinio archyve, pvz., žinių bazėje, vartotojai saugo arba peržiūri dokumentus.
Šiame straipsnyje pasakojama apie dokumento centro svetainės šablono funkcijas.
Norėdami sukurti dokumentų centrą, skaitykite šablonų naudojimas kuriant skirtingų tipų "SharePoint" svetaines
Kas yra dokumentų centro svetainėje?
Dokumentų centro svetainės šablone yra funkcijų, kurios padeda lengviau ir veiksmingiau kurti ir valdyti daug dokumentų rinkinių. Daugeliu atvejų svetainės savininkas gali įtraukti kiekvieną iš šių funkcijų atskirai. Dokumentų centro svetainės šablonas automatiškai įgalina rekomenduojamas dokumentų valdymo funkcijas. Tolesniuose skyriuose trumpai aprašomos šios funkcijos.
Dokumentų centro svetainę galite naudoti kaip kūrimo aplinką arba turinio archyvą. Kūrimo aplinkoje vartotojai dažnai paima ir užrakina bei įrašo ir atrakina failus ir kuria tų failų aplankų struktūras. Versijų kūrimas įgalintas ir išsaugomos ankstesnės kiekvieno dokumento versijos. Be to, darbo eigos gali valdyti dokumentų gyvavimo ciklus.
Priešingai, turinio archyve būna labai mažai kūrimo. Vartotojai tik peržiūri arba nusiunčia dokumentus. Dokumentų centro svetainės šablonas palaiko turinio archyvo, vadinamo žinių bazės archyvais, tipo kūrimą. Paprastai žinių bazėse pateikiamos vienos dokumentų versijos, o svetainė gali keisti milijonus failų. Įprastame scenarijuje, pvz., techninio palaikymo centre didelei organizacijai, tūkstančiai žmonių gali pasiekti turinį, pirmiausia jį perskaityti. Tik kai kurie iš jų nusiųs naują turinį į svetainę.
Tolesniuose elementuose aprašomos kai kurios "SharePoint" funkcijos, kurias galite įtraukti į dokumentų centro svetainę. Be šių galimybių, kai kurios organizacijos tinkina dokumentų centro apipavidalimą ir naršymą. Kai kurios pasirinktinių puslapio dalių įtraukimas.
Valdomi metaduomenys yra sistema, kuri priskiria tam tikras "SharePoint" dokumentų sąlygas. Tada galite naudoti šias sąlygas ir klasifikuoti dokumentus. Taip pat galite naudoti metaduomenis, kad sukurtumėte galingą naršymo įrankį, skirtą vartotojams, kurie gali padėti jiems greitai rasti tai, ko nori.
Pavyzdžiui, Tarkime, kad jūsų įmonė turi žinių bazę, kurioje yra straipsnių, padedančių žmonėms išspręsti produktų problemas. Galite kurti metaduomenų sąlygas, kurios leidžia vartotojams filtruoti informaciją pagal produktą, pagal problemos tipą arba kitas ypatybes.
Dokumento centro svetainėje kiekvienas turinio vienetas gauna unikalų ID, kuris yra nesusijęs su dokumento vieta, pvz., URL saitu. Tai reiškia, kad jei perkelsite arba pervardysite dokumentą, ID liks toks pat. Galite naudoti ID, kad sukurtumėte nuolatinį dokumento saitą ir sumažintumėte nutrūkusius saitus.
Versijos automatiškai įgalinamos dokumentų centro svetainėje. Tai reiškia, kad automatiškai turite visų skirtingų failo versijų retrospektyvą. Pvz., dokumento peržiūros proceso metu, tai reiškia, kad turite įrašus apie visus naujinimus, kurie buvo įvesti peržiūros ciklo metu. Galite sekti naujinimus, susisiekti su gelbėtojams ir kt. Be to, jei kyla problema su dabartine straipsnio versija, galite greitai sugrįžti į paskutinę žinomą versiją.
Turinio tipas yra tam tikros rūšies turinys ir turinio parametrų grupė. Kai kas nors sukuria apibrėžto turinio tipo dokumentą, jis automatiškai gauna visus reikiamus to turinio tipo parametrus. Dokumentų centre gali būti turinio tipų rinkinys – skirtingų tipų dokumentai, vaizdo įrašai, šablonai ir kt.
Turinio tvarkytuvas nėra automatiškai įtrauktas į dokumentų centro svetainę, tačiau daugelis vartotojų ją įtraukia. Turinio tvarkytuvas yra "SharePoint" funkcija, leidžianti valdyti bendrą elementų organizavimą ir struktūrą. Naudodami metaduomenis arba turinio tipus, turinio tvarkytuvas gali automatiškai nukreipti dokumentus ir kitus elementus į konkrečias vietas. Pvz., žinių bazėje gali būti, kad turinio organizatorius automatiškai nukreips visus naujus pateikimus į specialią biblioteką, kurioje kaupiami tam tikro produkto straipsniai.
