Žurnalų centras skirtas naudoti kaip centrinę saugyklą, kurioje organizacija gali saugoti ir tvarkyti visus savo dokumentus, pvz., teisinius arba finansinius dokumentus. Įrašų centras palaiko visą įrašų tvarkymo procesą, nuo įrašų surinkimo iki jų tvarkymo ir išdėstymo.
Įrašo centro svetainės šablonas yra panašus į kitas "SharePoint" svetaines, nes ji tarnauja kaip bendros dokumentų saugyklos ir leidžia bendradarbiauti tarp svetainės vartotojų. Tačiau įrašo centro svetainės šablonas yra iš anksto sukonfigūruota svetainė, specialiai sukurta padėti organizacijoms įgyvendinti savo duomenų tvarkymo ir išsaugojimo programas. Versijos kūrimas, auditas, metaduomenų valdymas, el. aptikimas ir tinkinamas įrašų nukreipimas yra įtaisytosios funkcijos, kurios padės jums efektyviau valdyti įrašus.
Pastaba: "SharePoint" pristatė naudoti saugojimo etiketes turiniui paskelbti kaip įrašais, kurie efektyviai pakeis poreikį naudoti įrašų centrą. Jei naudojate įrašų centrą, galite ir toliau jį naudoti kartu su saugojimo žymėmis. Tačiau perkeliant įrašų tvarkymą, rekomenduojame naudoti saugojimo etiketes, o ne įrašų centrą.
Įrašo valdymo plano apibrėžimas
Aukščiausiu lygiu yra du pagrindiniai veiksmai kuriant įrašo centro svetainę, kad būtų galima įgyvendinti įrašo tvarkymo programą:
-
Organizacija turi sukurti įrašo tvarkymo strategiją ir oficialų registrų tvarkymo planą. Tai bendradarbiavimo pastangos, kurios apima duomenų valdytojų, atitikties užtikrinimo pareigūnų, IT specialistų ir informacijos darbuotojų derinimą.
-
Organizacija turi sukonfigūruoti vieną ar daugiau įrašo centro svetainių, kad įgyvendintų jos įrašo valdymo planą.
Toliau esančiuose skyriuose aprašomi pagrindiniai elementai, susiję su kiekvienu iš šių veiksmų.
Įrašo tvarkymo planavimas
Prieš organizacija gali sukonfigūruoti įrašo centro svetainę kaip savo įrašo valdymo sprendimą, ji turėtų parengti oficialų jos įrašo tvarkymo strategijos planą. Specifiniai formalaus įrašo valdymo plano elementai gali būti unikalūs atskiroms organizacijoms arba įmonėms. Tačiau beveik visi įrašo valdymo planai apima šiuos dokumentus ir procesus:
Failų planas Failų plane aprašomi dokumentų ar elementų tipai, kuriuos organizacija pripažįsta kaip oficialius verslo įrašus. Jis nurodo, kur saugomi šie įrašai, ir pateikia informaciją, kuri išskiria vieno tipo įrašą iš kito. Failų planas naudojamas kaip visapusiškas strategijų, procesų ir gairių, skirtų įrašams sukurti, saugoti ir tvarkyti, rinkinys. Failų planas turi apimti visus duomenis, nepriklausomai nuo laikmenos, įskaitant popierių, interneto dienoraščius, "wiki", el. paštą ir elektroninius failus. Taip pat turi būti nurodyta, kaip kiekvienas įrašas klasifikuojamas, apsaugotas ir galų gale sunaikintas. Taip pat reikėtų atsižvelgti į specialias duomenų kategorijas, pvz., konfidencialią, gyvybiškai svarbią, prekybos paslaptį arba privilegijuotus registrus. Galiausiai, failų plane turi būti nurodyti žmonės, atsakingi už kiekvieno įrašo tipo tvarkymą.
Įrašų bibliotekos Įrašų bibliotekos iš esmės yra dokumentų bibliotekos, kurias kuriate klasifikuojant ir sandėliojant svarbius įrašus. Galite sukurti įrašų biblioteką, skirtą kiekvienam įrašo, kurį norite išsaugoti, tipui. Duomenys automatiškai nukreipiami į reikiamą biblioteką pagal turinio tvarkytuve sukonfigūruotus parametrus.
Turinio tipai Galite kurti turinio tipus, kad nurodytumėte, kokio tipo įrašus jūsų organizacijoje reikia saugoti ir identifikuoti kiekvieną įrašo tipą unikalias ypatybes. Apibrėždami konkrečių duomenų tipų turinio tipus, jūsų organizacija gali užtikrinti, kad kiekviena iš šių turinio grupių būtų valdoma nuosekliai. "Office" dokumentai, PDF, TIFFs (Nuskaitytų vaizdų), el. laiškai, tiesioginių pranešimų pokalbiai, vaizdo įrašai ir fiziniai įrašai gali būti klasifikuojami ir saugomi su jūsų sukurtais turinio tipais. Bet koks įrašas, vadinamas "sutartimi", pvz., bus traktuojamas taip pat ir nuosekliai, naudojant "SharePoint" įrašų tvarkymo sistemą. Turinio tipų naudojimas įrašams klasifikuoti ir saugoti yra kitas įrašų bibliotekų naudojimo būdas.
Saugojimo grafikas Saugojimo grafikas nurodo, kiek laiko kiekvienas įrašo tipas failų plane turi būti paliktas (jo saugojimo laikotarpis) ir jo pašalinimo procesas, kai jis pasiekia šio laikotarpio pabaigą (jo likvidavimo procesą). Saugojimo grafiko gairės paprastai pagrįstos teisės reikalavimais, rizika organizacijai ir verslo poreikiu. Be to, saugojimo grafikas paprastai aprašo rizikos valdymo neapibrėžtumus, nustatančius kiekvieno įrašo tipo saugojimo laikotarpį.
Atitikties reikalavimų dokumentas Atitikties reikalavimų dokumente apibrėžiamos taisyklės, kurias turi atitikti apskaitos tvarkymo sistemos, jų pajėgumai ir reguliarus monitoringas, kurį jos turi palaikyti, siekiant užtikrinti atitiktį.
-
Formalus įrašo likvidavimo sustabdymo procesas Šis procesas, kuris dažnai vadinamas sulaikymą, informacija apie tai, kaip organizacija sustabdo įrašo likvidavimą, kai įvyksta įvykiai, pvz., bylos, auditas arba tyrimai.
-
Duomenų tvarkymo stebėsenos ir ataskaitų teikimo sistema Norėdami užtikrinti, kad darbuotojai, atsižvelgdami į apibrėžtas strategijas ir procesus, įrašytų, pasiektų ir valdytų registrus, įrašo tvarkymo programa turi turėti proceso arba sistemos, skirtos įrašams tvarkyti ir ataskaitoms vykdyti.
Įrašo centro svetainės konfigūravimas
Po to, kai organizacija vykdo išsamų registrų tvarkymo planavimą ir rengia oficialų duomenų tvarkymo planą, ji gali sukurti ir sukonfigūruoti įrašo centro svetainę, kad padėtų jai įgyvendinti šią programą.
Norėdami sukonfigūruoti įrašo centro svetainę, turite atlikti šiuos veiksmus:
-
Kurkite įrašų bibliotekas arba sąrašus, kad galėtumėte tvarkyti ir saugoti kiekvieną įrašo tipą, nurodytą failų plane.
-
Rekomenduojame sukurti vieną įrašų biblioteką kiekvienam turinio tipui įrašų plane.
-
Kai įrašams pateikiami įrašo centras, jie nukreipiami į atitinkamą sąrašą arba biblioteką.
-
-
Kurkite atitinkamų dokumentų bibliotekų, sąrašų ar turinio tipų stulpelius, kad juose būtų rodomi ir būtų rodomi kiekvieno failo plane nurodyto įrašo tipo metaduomenys.
-
Kiekvienoje įrašų centro svetainėje nustatykite kiekvieno įrašo tipo informacijos tvarkymo strategijas. Šioje politikoje turi atsispindėti saugojimo laikotarpiai ir audito reikalavimai, nurodyti organizacijos failų plane ir išsaugojimo plane.
-
Konfigūruokite turinio tvarkytuvą, kad kiekvienas įrašo tipas būtų nukreipiamas į reikiamą vietą. Kai įrašai pateikiami į įrašų centro svetainę neautomatiškai arba programiškai, taikomoji programa naudoja šią funkciją, kad nustatytų, kaip klasifikuoti įrašus įrašų centro svetainėje ir kur siųsti.
