테이블 만들기 및 필드 추가

테이블 만들기

연락처 목록과 같은 간단한 데이터베이스에는 단일 테이블만 사용될 수 있습니다. 그러나 대부분의 데이터베이스에는 여러 개의 테이블이 사용됩니다. 새 데이터베이스를 만들 때 테이블을 포함하여 데이터베이스의 모든 개체에 대한 컨테이너 역할을 하는 새 파일을 컴퓨터에서 만듭니다.

새 데이터베이스를 만들거나, 기존 데이터베이스에 테이블을 삽입하거나, Microsoft Excel 통합 문서, Microsoft Word 문서, 텍스트 파일 또는 다른 데이터베이스 등의 다른 데이터 원본에서 테이블에 가져오거나 해당 테이블에 연결하여 테이블을 만들 수 있습니다. 비어 있는 새 데이터베이스를 만들면 비어 있는 새 테이블이 자동으로 삽입됩니다. 그러면 이 테이블에 데이터를 입력하여 필드를 정의할 수 있습니다.

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새로운 데이터베이스에 새 테이블 만들기

1. 파일 > 새로 만들기를 클릭하고 빈 데스크톱 데이터베이스를 선택합니다.

2. 파일 이름 상자에서 새로운 데이터베이스의 파일 이름을 입력합니다.

3. 다른 위치를 검색하고 데이터베이스를 저장하려면 폴더 아이콘을 클릭합니다.

4. 만들기를 클릭합니다.

   새 데이터베이스가 열리고 Table1이라는 새 테이블이 만들어지고 데이터시트 보기에서 열립니다.

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기존 데이터베이스에 새 테이블 만들기

1. 파일 > 열기를 클릭하고 데이터베이스가 최근에 사용한 항목에 나열되는 경우 데이터베이스를 클릭합니다. 데이터베이스가 나열되지 않으면 찾아보기 옵션 중 하나를 선택하여 데이터베이스를 찾습니다.

2. 열기 대화 상자에서 열려는 데이터베이스를 선택한 다음 열기를 클릭합니다.

3. 만들기 탭의 테이블 그룹에서 테이블을 클릭합니다.

   새 테이블이 데이터베이스에 삽입되고 테이블이 데이터시트 보기에서 열립니다.

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테이블을 만들기 위해 가져오기 혹은 연결하기

다른 위치에 저장된 데이터를 가져오거나 해당 데이터에 연결하는 방법으로 테이블을 만들 수 있습니다. Excel 워크시트, SharePoint 목록, XML 파일, 다른 Access 데이터베이스, Microsoft Outlook 폴더 등의 데이터를 가져오거나 해당 데이터에 연결할 수 있습니다.

데이터를 가져올 때는 현재 데이터베이스의 새 테이블에 해당 데이터의 복사본을 만듭니다. 원본 데이터에 대한 후속 변경 내용은 가져온 데이터에는 적용되지 않으며, 가져온 데이터에 대한 변경 내용도 원본 데이터에 적용되지 않습니다. 데이터 원본에 연결하여 해당 데이터를 가져온 후에는 원본에 연결하지 않고도 가져온 데이터를 사용할 수 있습니다. 가져온 테이블의 디자인은 변경할 수 있습니다.

데이터에 연결 시 현재의 데이터베이스에 다른 위치에 저장된 기존의 정보로의 라이브 링크를 나타내는 연결된 테이블을 만들게 됩니다. 연결된 테이블의 데이터를 변경 시 원본에서도 해당 데이터가 변경됩니다. 원본에서의 데이터가 변경될 때마다 연결된 테이블에 해당 변경 사항이 표시됩니다. 연결된 테이블을 사용할 때마다 데이터 원본에 연결할 수 있어야 합니다. 연결된 테이블의 디자인은 변경할 수 없습니다.

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테이블의 속성 설정

속성 설정 이외에도 전체 테이블이나 전체 레코드에 적용되는 속성을 설정할 수 있습니다.

1. 속성을 설정할 테이블을 선택합니다.

2. 홈 탭의 보기 그룹에서 보기를 클릭한 다음 디자인 보기를 클릭합니다.

3. 테이블 디자인 탭의 표시/숨기기 그룹에서 속성 시트를 클릭합니다.

   

   테이블 속성 시트가 표시됩니다.

4. 속성 시트에서 일반 탭을 클릭합니다.

5. 설정할 속성 왼쪽의 상자를 클릭하고 속성의 설정을 입력합니다.

   Ctrl+S를 눌러 변경 내용을 저장하는 것을 잊지 마십시오.

   사용하는 테이블 속성	실행할 작업
   SharePoint 사이트에 보기 표시	테이블을 기반으로 하는 보기를 SharePoint 사이트에 표시할 수 있는지 여부를 지정합니다. 참고: 이 설정의 효과는 SharePoint 사이트에 모든 보기 표시/Display All Views On SharePoint Site 데이터베이스 속성의 설정에 따라 달라집니다.
   하위 데이터시트 확장	테이블을 열 때 모든 하위 데이터시트를 확장합니다.
   하위 데이터시트 높이	다음 중 하나를 실행합니다. 하위 데이터시트 창을 확장하여 모든 행을 표시하려면 이 속성의 설정값을 "0"으로 둡니다. 하위 데이터시트 높이를 제어하려면 원하는 높이를 cm 단위로 입력합니다.
   방향	사용 중인 언어가 왼쪽에서 오른쪽 읽기인지 오른쪽에서 왼쪽 읽기인지에 따라 보기 방향을 설정합니다.
   설명	테이블의 설명을 제공합니다. 이 설명은 테이블 도구 설명에 표시됩니다.
   유효성 검사 규칙	레코드를 추가 또는 변경할 때마다 충족해야 하는 식을 입력해야 합니다.
   유효성 검사 텍스트	레코드가 유효성 검사 규칙 속성의 식을 위반하는 경우 표시되는 메시지를 입력합니다.
   필터	일치하는 행만 데이터시트 보기에 표시하기 위한 조건을 정의합니다.
   정렬 기준	데이터시트 보기에서 행의 기본 정렬 순서를 지정하기 위해 하나 이상의 필드를 선택합니다.
   하위 데이터시트 이름	데이터시트 보기에 하위 데이터시트가 표시되어야 하는지 여부 및 표시되는 경우 하위 데이터시트의 행을 제공하는 테이블 또는 쿼리를 지정합니다.
   하위 필드 연결	테이블에 대해 지정된 기본 필드 연결 속성과 일치하는 하위 데이터시트에 사용되는 테이블 또는 쿼리의 필드를 나열합니다.
   기본 필드 연결	테이블에 대해 지정된 하위 필드 연결 속성과 일치하는 테이블의 필드를 나열합니다.
   로드할 때 필터링	예로 설정하는 경우 테이블을 데이터시트 보기에서 열 때 필터 속성의 필터 조건을 자동으로 적용합니다.
   로드할 때 정렬	예로 설정하는 경우 테이블을 데이터시트 보기에서 열 때 정렬 기준 속성의 정렬 조건을 자동으로 적용합니다.

   팁    속성 상자에서 설정을 입력하거나 편집할 공간이 더 필요하면 Shift+F2를 눌러 확대/축소 상자를 표시합니다. 식에 대해 유효성 검사 규칙 속성을 설정하는 경우 식 작성에 도움이 필요하면 유효성 검사 규칙 속성 상자 옆에 있는 을 클릭하여 식 작성기를 표시합니다.

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테이블 저장

테이블을 만들거나 수정한 후 해당 디자인을 저장해야 합니다. 테이블을 처음으로 저장할 때 테이블에 포함된 데이터를 설명하는 이름을 입력하세요. 공백을 포함하여 최대 64자의 영숫자를 사용할 수 있습니다. 예를 들어 테이블의 이름을 고객, 부품 재고 또는 제품으로 지정할 수 있습니다.

Access에서는 테이블에 이름을 지정할 때 많은 유연성이 제공되지만, 주의해야 할 몇 가지 제한 사항이 있습니다. 테이블 이름은 최대 64자까지 가능하며, 마침표(.), 느낌표(!), 대괄호([]), 선행 공백, 등호(=)로 시작 또는 캐리지 리턴과 같이 인쇄할 수 없는 문자를 제외하고 문자, 숫자, 공백 및 특수 문자를 조합하여 사용할 수 있습니다. ` / \ : ; * ? " ' < > | # <TAB> { } % ~ &와 같은 문자도 이름에 포함할 수 없습니다.

1. 파일 > 저장을 선택하거나 CTRL+S를 누릅니다.

2. 테이블을 처음 저장하는 경우 테이블 이름을 입력한 다음 확인을 클릭합니다.

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기본 키 설정하기

특별한 이유가 없는 경우에는 테이블에 대한 기본 키를 지정해야 합니다. Access에서 기본 키에 대한 인덱스가 자동으로 만들어지므로 데이터베이스 성능이 향상될 수 있습니다. 또한 모든 레코드에 기본 키 필드의 값이 있는지와 값이 항상 고유한지 확인됩니다. 특정 행을 다른 행과 확실히 구별할 수 있는 방법이 없기 때문에 고유한 값이 중요합니다.

데이터시트 보기에서 새 테이블을 만들면 기본 키가 자동으로 만들어지고 ID라는 필드 이름과 일련 번호 데이터 형식이 할당됩니다.

디자인 보기에서 기본 키를 변경 또는 제거하거나 아직 기본 키가 없는 테이블에 대해 기본 키를 설정할 수 있습니다.

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기본 키로 사용할 필드 결정

기본 키로 사용하려는 데이터가 이미 있는 경우도 있습니다. 예를 들어 직원에 대한 기존 ID 번호가 있을 수 있습니다. 직원 정보를 추적하기 위한 테이블을 만들 경우 기존 직원 ID를 테이블의 기본 키로 사용하도록 결정할 수 있습니다. 또는 직원 ID는 부서 ID와의 조합에서만 고유한 경우 두 필드를 함께 기본 키로 사용해야 할 수 있습니다. 기본 키의 좋은 후보에는 다음과 같은 특성이 있습니다.

• 각 레코드에 필드 또는 필드 조합에 대한 고유 값이 있습니다.

• 필드 또는 필드 조합이 Null이거나 비어 있지 않고 항상 값을 포함합니다.

• 값이 변경되지 않습니다.

기본 키로 사용할 적절한 데이터가 없는 경우 기본 키로 사용할 새 필드를 만들 수 있습니다. 기본 키로 사용할 새 필드를 만들 경우 필드의 데이터 형식을 일련 번호로 설정하여 이전 목록의 세 가지 특성을 충족하도록 할 수 있습니다.

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기본 키 설정 또는 변경

1. 기본 키를 설정하거나 변경하려는 테이블을 선택합니다.

2. 홈 탭의 보기 그룹에서 보기를 클릭한 다음 디자인 보기를 클릭합니다.

3. 테이블 디자인 눈금에서 기본 키로 사용할 필드를 선택합니다.

   하나의 필드를 선택하려면 원하는 필드에 대한 행 선택기를 클릭합니다.

   여러 필드를 선택하려면 Ctrl 키를 누른 상태로 각 필드의 행 선택기를 클릭합니다.

4. 테이블 디자인 탭의 도구 그룹에서 기본 키를 클릭합니다.

   기본 키로 지정할 필드의 왼쪽에 키 표시기가 표시됩니다.

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기본 키 제거

1. 기본 키를 제거할 테이블을 선택합니다.

2. 홈 탭의 보기 그룹에서 보기를 클릭한 다음 디자인 보기를 클릭합니다.

3. 현재 기본 키에 대한 행 선택기를 클릭합니다. 기본 키가 여러 필드로 구성되는 경우 Ctrl 키를 누른 상태에서 각 필드의 행 선택기를 클릭합니다.

4. 테이블 디자인 탭의 도구 그룹에서 기본 키를 클릭합니다.

   이전에 기본 키로 지정했던 하나 이상의 필드에서 키 표시기가 제거됩니다.

기본 키를 설정하지 않고 새 테이블을 저장하면 기본 키에 대한 새 필드를 만들지 묻는 메시지가 표시됩니다. 예를 클릭하면 일련 번호 데이터 형식을 사용하여 각 레코드에 고유한 값을 제공하는 ID 필드가 만들어집니다. 테이블에 이미 일련 번호 필드가 포함되어 있는 경우에는 이 필드가 기본 키로 사용됩니다. 아니요를 클릭하면 필드가 추가되지 않고 기본 키가 설정되지 않습니다.

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필드 추가하기

Access 테이블이 이미 있는 항목에 대한 새로운 데이터 요소를 저장하려면 테이블에 필드를 추가하는 것이 좋습니다. 예를 들어 각 고객의 성, 이름, 전자 메일 주소, 전화 번호 및 우편물 주소를 저장하는 테이블이 있다고 가정해 보겠습니다. 각 고객의 기본 통신 수단을 추적하려는 경우 해당 데이터를 저장할 필드를 추가합니다.

사용자는 필드에서 추적하려는 모든 데이터를 저장할 수 있습니다. 예를 들어, 연락처 테이블에 성, 이름, 전화번호 및 주소에 대 한 필드를 만들 수 있습니다. 제품 테이블에 제품 이름, 제품 ID 및 가격에 대한 필드를 만들 수 있습니다.

모든 필드에는 테이블 내의 필드를 고유하게 식별하는 이름, 데이터의 속성을 정의하는 데이터 형식, 데이터에 수행할 수 있는 작업 및 각 값에 필요한 저장 공간과 같은 기본적인 특성이 있습니다.

필드를 만들기 전에 데이터를 가장 작은 의미 단위로 세분화하세요. 나중에 데이터를 결합하기보다 분리하기가 훨씬 쉽습니다. 예를 들어 전체 이름 필드 대신 성과 이름 필드를 따로 만들 수 있습니다. 그러면 이름이나 성 또는 두 필드를 모두 사용하여 데이터를 쉽게 검색 또는 정렬할 수 있습니다. 특정 데이터 항목을 보고, 정렬, 검색 또는 계산하려는 경우 해당 항목만 필드에 저장하세요.

필드를 만든 후에는 필드 모양과 동작을 제어하는 필드 속성을 설정할 수도 있습니다. 예를 들어 형식 속성은 해당 필드가 포함된 데이터시트나 양식에 데이터가 표시되는 모양을 정의합니다.

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데이터를 입력하여 필드 추가

데이터시트 보기에서 새 테이블을 만들거나 기존 테이블을 열 때는 데이터시트의 새 필드 추가 열에 데이터를 입력하여 테이블에 필드를 추가할 수 있습니다(1). Access는 입력한 값을 기준으로 필드에 데이터 형식을 자동으로 지정합니다. 사용자의 입력을 통해 다른 데이터 형식이 암시되지 않는 한 데이터 형식은 텍스트로 설정이 되지만 사용자는 이를 변경할 수 있습니다.

새 필드 추가 열에 데이터를 입력하려면:

1. 탐색 창에서 원하는 테이블을 마우스 오른쪽 단추로 클릭한 후 바로 가기 메뉴에서 데이터시트 보기를 클릭하여 데이터시트 보기에서 테이블을 만들거나 엽니다.

2. 새 필드 추가 열에서 만들려는 필드의 이름을 입력합니다.

   필드를 더 쉽게 식별할 수 있도록 설명 이름을 사용합니다.

3. 새 필드에 데이터를 입력합니다.

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필드 템플릿을 사용하여 필드를 추가합니다.

필드를 수동으로 만드는 것보다 필요에 맞게 미리 정의된 필드 목록에서 선택하는 것이 더 쉬운 경우가 있습니다. 사용자는 추가 필드 목록을 사용하여 필드 템플릿의 목록에서 선택할 수 있습니다. 필드 템플릿은 필드를 설명하는 미리 정의된 특성 및 속성 집합입니다. 필드 템플릿 정의에는 필드 이름, 데이터 형식, 필드 형식 속성에 대한 설정 및 기타 필드 속성이 포함됩니다.

1. 홈 탭의 보기 그룹에서 보기를 클릭한 다음 데이터시트 보기를 클릭합니다.

2. 테이블 필드 탭의 추가 & 삭제 그룹에서 추가 필드를 클릭합니다.

   

3. 추가 필드 목록에서 필드를 선택하여 새 열을 삽입합니다. 필드는 현재 커서가 위치한 열의 오른쪽에 배치됩니다. 빠른 시작 제목 아래에서 주소와 같은 필드 옵션 중 하나를 선택하면 주소의 다양한 부분을 포함할 여러 필드가 테이블에서 만들어집니다.

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필드 속성 설정하기

필드를 만든 후에는 필드 모양과 동작을 제어하는 필드 속성을 설정할 수 있습니다.

예를 들어 필드 속성을 설정하여 다음을 실행할 수 있습니다.

• 필드의 데이터 모양 제어

• 필드에 잘못된 데이터를 입력하지 못하도록 방지

• 필드의 기본값 지정

• 필드에서 신속한 검색 및 정렬 지원

데이터시트 보기에서 작업하는 동안 사용 가능한 일부 필드 속성을 설정할 수 있습니다. 그러나 필드 속성 전체 목록에 액세스하여 이를 설정하려면 디자인 보기를 사용해야 합니다.

필드의 데이터 형식에 따라 설정할 수 있는 속성이 달라집니다.

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데이터시트 보기에서 필드 속성 설정

데이터시트 보기에서 작업하는 동안 필드 이름을 바꾸고 데이터 형식, 형식 속성, 필드의 일부 다른 속성을 변경할 수 있습니다.

1. 탐색 창에서 열려는 테이블을 마우스 오른쪽 단추로 클릭합니다.

2. 바로 가기 메뉴에서 데이터시트 보기를 클릭합니다.

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디자인 보기에서 필드 속성 설정

디자인 보기에서 테이블을 사용하는 동안 필드 속성을 설정할 수 있습니다. 디자인 보기의 테이블 디자인 눈금에서 필드 데이터 형식을 설정하고 필드 속성 창에서 다른 속성을 설정합니다.

1. 탐색 창에서 테이블을 마우스 오른쪽 단추로 클릭합니다.

2. 바로 가기 메뉴에서 디자인 보기를 클릭합니다.

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필드 이동

필드를 이동하려면 원하는 위치로 필드를 끕니다. 여러 개의 연속된 필드를 이동하도록 선택하려면 첫 번째 필드를 클릭하고 Shift 키를 누른 상태로 마지막 필드를 클릭합니다. 그런 다음 선택한 필드 그룹을 새 위치로 끌어 올 수 있습니다.

필드를 끌면 데이터시트에서 해당 위치는 변경되지만 테이블 디자인에서 필드의 순서는 변경되지 않습니다. 필드에 프로그래밍 방식으로 액세스하는 경우 원래 순서가 적용됩니다. 예를 들어 데이터시트에서 필드를 새 위치로 끈 후에 폼 단추를 사용하여 테이블에서 폼을 만들면 해당 필드가 원래 위치에 배치됩니다.

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참고 항목

테이블에 계산 필드 추가

폼 또는 보고서에 필드 추가