데이터베이스 기본 사항

이 문서의 내용

• 데이터베이스란?

• Access 데이터베이스의 요소

데이터베이스란?

데이터베이스는 정보를 수집하고 구성하기 위한 도구입니다. 데이터베이스는 사람, 제품, 주문 등에 대한 정보를 저장할 수 있습니다. 대부분의 데이터베이스는 워드 프로세싱 프로그램 또는 스프레드시트의 목록으로 시작됩니다. 목록이 더 꺼지면 데이터에서 중복과 비일관성이 나타나기 시작합니다. 데이터를 목록 형식으로 이해하기 어려워지고 검토하기 위해 데이터 하위 집합을 검색하거나 꺼내는 방법이 제한됩니다. 이러한 문제가 나타나기 시작하면 Access 와 같은 DBMS(데이터베이스 관리 시스템)에서 만든 데이터베이스로 데이터를 전송하는 것이 좋습니다.

전산화된 데이터베이스는 개체의 컨테이너입니다. 하나의 데이터베이스에 두 개 이상의 테이블을 포함할 수 있습니다. 예를 들어 세 개의 테이블을 사용하는 재고 추적 시스템은 세 개의 데이터베이스가 아니라 테이블 세 개를 포함하는 하나의 데이터베이스입니다. 다른 원본의 데이터 또는 코드를 사용하도록 특별히 설계되지 않은 경우 Access 데이터베이스는 폼, 보고서, 매크로 및 모듈과 같은 다른 개체와 함께 테이블을 단일 파일에 저장합니다. Access 2007-2016 형식으로 만든 데이터베이스( Microsoft 365, Access 2024, Access 2021 및 Access 2019 에도 Access 사용됨)에는 파일 확장명이 .accdb이고, 이전 Access 형식으로 만든 데이터베이스에는 파일 확장명이 .mdb.

Access 를 사용하여 다음을 수행할 수 있습니다.

• 데이터베이스에 새 데이터 추가(예: 재고 데이터베이스에 새 품목 추가)

• 데이터베이스의 기존 데이터 편집(예: 품목의 현재 위치 변경)

• 정보 삭제(예: 품목이 판매 또는 폐기된 경우)

• 다른 방식으로 데이터 구성 및 보기

• 보고서, 전자 메일 메시지, 인트라넷 또는 인터넷을 통해 다른 사람과 데이터 공유

Access 데이터베이스의 일부

다음 섹션에서는 일반적인 Access 데이터베이스의 부분에 대한 간단한 설명입니다.

테이블​​

데이터베이스 테이블은 행과 열에 데이터가 저장되는 스프레드시트와 모양이 비슷합니다. 따라서 일반적으로 스프레드시트를 데이터베이스 테이블로 쉽게 가져올 수 있습니다. 데이터를 스프레드시트에 저장하는 것과 데이터베이스에 저장하는 것의 주된 차이점은 데이터를 구성하는 방식에 있습니다.

데이터베이스의 다양한 기능을 최대한 활용하려면 데이터를 테이블로 구성하여 중복되지 않도록 해야 합니다. 예를 들어 직원에 대한 정보를 저장하는 경우에는 직원 데이터만 포함하도록 설정된 테이블에 각 직원이 한 번만 입력되어야 합니다. 제품에 대한 데이터는 별도의 고유 테이블에 저장되고 지점에 대한 데이터는 다른 테이블에 저장됩니다. 이러한 프로세스를 정규화라고 합니다.

테이블의 각 행을 레코드라고 합니다. 레코드에는 개별 정보가 저장됩니다. 각각의 레코드는 하나 이상의 필드로 구성됩니다. 필드는 테이블의 열에 해당합니다. 예를 들어 각 레코드(행)에 서로 다른 직원에 대한 정보가 있고 각 필드(열)에 이름, 성, 주소 등 서로 다른 유형의 정보가 있는 "직원"이라는 테이블을 만들 수 있습니다. 필드에는 텍스트, 날짜 또는 시간, 숫자 등 특정 데이터 형식을 지정해야 합니다.

레코드 및 필드를 설명하는 또 다른 방법은 라이브러리의 이전 스타일 카드 카탈로그를 시각화하는 것입니다. 캐비닛의 각 카드 데이터베이스의 레코드에 해당합니다. 개별 카드(작성자, 제목 등)에 대한 각 정보는 데이터베이스의 필드에 해당합니다.

테이블에 대한 자세한 내용은 Introduction to tables(테이블 소개) 문서를 참조하세요.

폼

Forms 데이터를 입력하고 편집할 수 있는 사용자 인터페이스를 만들 수 있습니다. Forms 다양한 작업을 수행하는 명령 단추 및 기타 컨트롤을 포함하는 경우가 많습니다. 단순히 테이블 데이터시트에서 데이터를 편집하여 양식을 사용하지 않고 데이터베이스를 만들 수 있습니다. 그러나 대부분의 데이터베이스 사용자는 테이블에서 데이터를 보고 입력하고 편집하는 데 양식을 사용하는 것을 선호합니다.

명령 단추를 프로그래밍하여 양식에 표시되는 데이터를 확인하거나, 다른 양식이나 보고서를 열거나, 다양한 다른 작업을 수행할 수 있습니다. 예를 들어 고객 데이터로 작업하는 "고객 양식"이라는 양식이 있을 수 있습니다. 고객 양식에는 해당 고객에 대한 새 주문을 입력할 수 있는 주문 양식이 열리는 단추가 있을 수 있습니다.

폼에서는 다른 사용자가 데이터베이스의 데이터와 상호 작용하는 방법을 제어할 수도 있습니다. 예를 들어 특정 필드만 표시되고 특정 작업만 실행할 수 있는 폼을 만들 수 있습니다. 이러한 기능은 데이터를 보호하고 데이터를 정확하게 입력하도록 하는 데 유용합니다.

폼에 대한 자세한 내용은 Introduction to forms(폼 소개) 문서를 참조하세요.

보고서

보고서는 데이터를 서식 지정하고 요약하여 표시하는 데 사용됩니다. 일반적으로 보고서는 "올해 고객별 매출액은 얼마인가?" 또는 "고객이 거주하는 도시는 어디인가?"와 같은 특정 질문에 대한 대답을 제공합니다. 각 보고서는 가장 읽기 쉬운 방식으로 정보가 표시되도록 서식을 지정할 수 있습니다.

보고서는 언제든지 실행할 수 있으며 보고서에는 항상 데이터베이스의 최신 데이터가 반영됩니다. 또한 일반적으로 인쇄할 수 있는 형식으로 서식이 지정되어 있지만 화면에서 보거나 다른 프로그램으로 내보내거나 전자 메일 메시지로 보낼 수도 있습니다.

보고서에 대한 자세한 내용은 Access의 보고서 소개 문서를 참조하세요.

쿼리

쿼리는 데이터베이스에서 다양한 기능을 수행할 수 있습니다. 쿼리의 가장 일반적인 기능은 테이블에서 특정 데이터를 검색하는 것입니다. 검색하려는 데이터가 몇 개의 테이블에 분산되어 있는 경우가 많으며 이런 경우 쿼리를 통해 하나의 데이터시트에서 검색된 데이터를 모두 볼 수 있습니다. 또한 일반적으로 모든 레코드를 동시에 표시할 필요는 없으므로 쿼리를 사용하여 조건을 추가하고 데이터를 "필터링"하여 원하는 레코드만 표시할 수 있습니다.

특정 쿼리는 "업데이트 가능"하므로 쿼리 데이터시트를 통해 기본 테이블의 데이터를 편집할 수 있습니다. 업데이트 가능한 쿼리에서 작업하는 경우 쿼리 데이터시트뿐만 아니라 실제로 테이블에서 변경이 이루어지고 있음을 기억하세요.

쿼리는 선택 쿼리와 실행 쿼리의 두 가지 기본 유형으로 분류됩니다. 선택 쿼리는 단순히 데이터를 검색하여 사용할 수 있도록 하는 쿼리를 말합니다. 즉, 쿼리 결과를 화면에 표시하거나 인쇄하거나 클립보드에 복사할 수 있습니다. 또는 쿼리의 결과를 폼이나 보고서의 레코드 원본으로 사용할 수도 있습니다.

이름에서 알 수 있듯이 작업 쿼리는 데이터로 작업을 수행합니다. 작업 쿼리를 사용하여 새 테이블을 만들거나, 기존 테이블에 데이터를 추가하거나, 데이터를 업데이트하거나, 데이터를 삭제할 수 있습니다.

쿼리에 대한 자세한 내용은 Introduction to queries(쿼리 소개) 문서를 참조하세요.

매크로

Access 매크로는 데이터베이스에 기능을 추가하는 데 사용할 수 있는 간소화된 프로그래밍 언어로 간주할 수 있습니다. 예를 들어 폼의 명령 단추에 매크로를 연결하여 단추를 클릭할 때마다 매크로가 실행되도록 할 수 있습니다. 매크로에는 보고서 열기, 쿼리 실행 또는 데이터베이스 닫기 등의 작업을 수행하는 함수가 포함됩니다. 수동으로 이루어지는 대부분의 데이터베이스 작업을 매크로를 사용하여 자동화할 수 있으므로 시간을 상당히 절약할 수 있습니다.

매크로에 대한 자세한 내용은 Access 프로그래밍 소개 문서를 참조하세요.

모듈

매크로와 같은 모듈은 데이터베이스에 기능을 추가하는 데 사용할 수 있는 개체입니다. 매크로 함수 목록에서 선택하여 Access 매크로를 만드는 반면 VBA(Visual Basic for Applications) 프로그래밍 언어로 모듈을 작성합니다. 모듈은 하나의 단위로 함께 저장되는 선언, 문 및 프로시저의 모음입니다. 모듈에는 클래스 모듈과 표준 모듈이 있습니다. 클래스 모듈은 폼이나 보고서에 연결되고 일반적으로 연결되는 폼 또는 보고서와 관련된 프로시저를 포함합니다. 표준 모듈은 다른 개체와 연결되지 않는 일반적인 프로시저를 포함합니다. 표준 모듈은 탐색 창의 모듈 아래에 나열되어 있지만 클래스 모듈은 그렇지 않습니다.

모듈에 대한 자세한 내용은 Access 프로그래밍 소개를 참조하세요.

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