그룹화 보고서 또는 요약 보고서 만들기

보고서 마법사 시작

1. 만들기 탭의 보고서 그룹에서 보고서 마법사를 클릭합니다.

   Access 보고서 마법사를 시작합니다.

   

2. 테이블/쿼리 드롭다운 목록을 클릭하고 보고서에 사용할 필드가 있는 테이블 또는 쿼리를 선택합니다.

3. 사용 가능한 필드 목록에서 원하는 필드를 두 번 클릭하여 선택합니다.

   Access 선택한 필드 목록으로 이동합니다. 사용 가능한 필드 상자와 선택한 필드 상자 사이에 있는 단추를 클릭하여 선택한 필드를 추가 또는 제거하거나 모든 필드를 추가 또는 제거할 수도 있습니다.

4. 다른 테이블이나 쿼리의 필드를 보고서에 포함하려는 경우에는 테이블/쿼리 드롭다운 목록을 다시 클릭하고 다른 테이블이나 쿼리를 선택한 후 필드를 계속 추가합니다.

5. 필드 추가가 끝나면 다음을 클릭합니다.

보고서 마법사에서 레코드 그룹화

그룹화 기능을 사용하여 지역이나 판매 사원 같은 그룹별로 레코드를 구성하고 정렬할 수 있습니다. 또한 그룹을 중첩하여 그룹 간의 관계를 쉽게 파악하고 원하는 정보를 신속하게 찾을 수 있습니다. 이외에도 그룹화 기능을 사용하여 총계 및 비율과 같은 요약 정보를 산출할 수 있습니다.

보고서에 테이블을 두 개 이상 포함하는 경우 보고서 마법사에서는 테이블 간의 관계를 검토하고 정보 표시 방법을 결정합니다.

1. 그룹 수준을 지정하시겠습니까?라고 묻는 보고서 마법사 페이지가 나타나면 목록에서 필드 이름 중 하나를 클릭하고 다음을 클릭합니다.

2. 그룹 수준을 추가하려면 목록에서 필드 이름을 두 번 클릭하여 보고서에 추가합니다.

   대화 상자의 오른쪽에 있는 페이지 표시에서 그룹 수준을 두 번 클릭하여 해당 수준을 제거할 수도 있습니다. 또한 화살표 단추를 사용하여 그룹 수준을 추가하거나 제거할 수 있으며, 그룹 수준을 선택한 후 위쪽/아래쪽 우선 순위 단추를 클릭하여 각 그룹 수준의 우선 순위를 조정할 수 있습니다. Access 각 그룹화 수준을 추가하고 부모 그룹화 수준 내에 중첩된 것으로 표시합니다.

   

3. 그룹화 옵션을 클릭하여 그룹화 간격 대화 상자를 표시합니다.

   

4. 필요에 따라 각 그룹 수준 필드에 대해 그룹화 간격을 선택합니다.

   그룹화 간격을 사용하면 레코드 그룹화 방법을 사용자 지정할 수 있습니다. 이전 그림에서 레코드는 날짜/시간 데이터 형식인 ShippedDate 필드에 그룹화됩니다. 보고서 마법사는 그룹화 간격 목록의 필드 유형에 적합한 선택 항목을 제공합니다. 따라서 ShippedDate는 날짜/시간 형식이므로 실제 값(보통), 연도, 분기, 월, 주, 일, 시간 및 분별로 그룹화하도록 선택할 수 있습니다. 필드가 텍스트 데이터 형식인 경우 전체 필드(기본) 또는 첫 번째 1~5자별로 그룹화하도록 선택할 수 있습니다. 숫자 데이터 형식의 경우 값(보통) 또는 선택한 증분 범위별로 그룹화하도록 선택할 수 있습니다.

   그룹화 간격을 모두 선택한 후 확인을 클릭합니다.

5. 다음을 클릭하여 마법사의 다음 페이지로 이동합니다.

레코드 정렬 및 요약

최대 4개의 필드를 기준으로 오름차순 또는 내림차순으로 레코드를 정렬할 수 있습니다.

1. 첫 번째 드롭다운 목록을 클릭하고 정렬 기준 필드를 선택합니다.

   목록 오른쪽에 있는 단추를 클릭하여 오름차순과 내림차순으로 전환할 수 있습니다(오름차순 은 기본값임). 필요에 따라 두 번째, 세 번째 및 네 번째 드롭다운 목록을 클릭하여 추가 정렬 필드를 선택합니다.

   

2. 숫자 필드를 요약하려는 경우 요약 옵션을 클릭합니다.

   요약 옵션 단추는 보고서의 본문 구역에 숫자 필드가 하나 이상 있는 경우에만 표시됩니다. 마법사에 사용 가능한 숫자 필드가 표시됩니다.

   

3. Sum, Avg, Min 또는 Max 선택에서 확인란을 선택하여 이러한 계산을 그룹 바닥글에 포함합니다.

   세부 정보와 요약 정보를 둘 다 표시하거나 요약 정보만 표시하도록 선택할 수도 있습니다. 예를 들어 요약 정보만 표시하도록 선택하는 경우 합계 확인란을 선택했으면 각 선적일 값에 대한 총계는 제공되지만 주문 정보는 생략됩니다. 또한 합계에 대한 총계 비율을 표시하도록 선택할 수 있습니다.

4. 확인을 클릭합니다.

5. 보고서 마법사의 나머지 페이지에 나온 지시에 따릅니다. 마지막 페이지에서 보고서 제목을 편집할 수 있습니다. 이 제목은 보고서의 첫 페이지에 표시되며 Access 제목을 문서 이름으로 사용하여 보고서를 저장합니다. 필요한 경우 나중에 제목과 문서 이름을 둘 다 편집할 수 있습니다.

6. 마침을 클릭합니다. Access 보고서를 자동으로 저장하고 인쇄 미리 보기에 표시합니다. 그러면 보고서가 인쇄될 때 표시되는 것처럼 표시됩니다.

미리 보기 창의 맨 밑에 있는 탐색 단추를 사용하면 보고서 페이지를 순서대로 표시하거나 보고서의 특정 페이지로 이동할 수 있습니다. 탐색 단추 중 하나를 클릭하거나 특정 페이지 번호를 페이지 번호 상자에 입력하고 Enter 키를 누릅니다.

인쇄 미리 보기에서는 페이지를 확대하여 세부 정보를 보거나 페이지를 축소하여 데이터가 잘 배치되었는지 확인할 수 있습니다. 마우스 포인터를 보고서 위에 올려 놓고 한 번 클릭합니다. 확대/축소된 페이지를 원래대로 되돌리려면 다시 클릭합니다. 상태 표시줄의 확대/축소 컨트롤을 사용할 수도 있습니다.

그룹, 정렬 및 요약 추가

레이아웃 보기에서 필드를 마우스 오른쪽 단추로 클릭하고 바로 가기 메뉴에서 원하는 작업을 선택하여 간단한 정렬, 그룹화 및 요약 작업을 실행할 수 있습니다. 레이아웃 보기로 전환하려면 탐색 창에서 보고서를 마우스 오른쪽 단추로 클릭하고 레이아웃 보기를 클릭합니다.

• 보고서 레이아웃 디자인 탭의 그룹화 & 합계 그룹에서 그룹화 & 정렬을 클릭합니다.

그룹, 정렬 및 요약 창을 사용하여 그룹, 정렬 및 요약 추가

그룹, 정렬 및 합계 창에서 작업하면 보고서에서 그룹, 정렬 순서 또는 합계 옵션을 추가하거나 수정할 때 가장 유연하게 작업할 수 있습니다. 다시 말하지만, 레이아웃 보기는 변경 내용이 데이터 표시에 미치는 영향을 훨씬 쉽게 확인할 수 있기 때문에 작동할 기본 보기입니다.

그룹, 정렬 및 요약 창 표시

• 보고서 레이아웃 디자인 탭의 그룹화 & 합계 그룹에서 그룹화 & 정렬을 클릭합니다. Access그룹, 정렬 및 합계 창이 표시됩니다.

새 정렬 또는 그룹 수준을 추가하려면 그룹 추가 또는 정렬 추가를 클릭합니다.

그룹, 정렬 및 요약 창에 새 줄이 추가되고 사용 가능한 필드의 목록이 표시됩니다.

이러한 필드 이름 중 하나를 클릭하거나, 필드 목록 아래의 식을 클릭하여 식을 입력할 수 있습니다. 필드를 선택하거나 식을 입력하면 Access 보고서에 그룹화 수준을 추가합니다. 레이아웃 보기에서 해당 그룹화 또는 정렬 순서가 표시되도록 화면이 바로 바뀝니다.

식 만들기에 대한 자세한 내용은 식을 빌드하는 방법 알아보기 문서를 참조하세요.

그룹화 옵션 변경

각 정렬 수준 또는 그룹 수준에 포함된 다양한 옵션을 설정하여 보고서를 세부적으로 조정할 수 있습니다.

• 그룹 수준 또는 정렬 수준의 모든 옵션을 표시하려면 변경할 수준에서 자세히를 클릭합니다.

  

• 옵션을 숨기려면 간단히를 클릭합니다.

정렬 순서    정렬 순서 드롭다운 목록을 클릭한 다음 원하는 옵션을 클릭하여 정렬 순서를 변경할 수 있습니다.

그룹 간격    레코드가 그룹화되는 방식을 결정하는 설정입니다. 예를 들어 "가" 또는 "A"로 시작하는 항목, "나" 또는 "B"로 시작하는 항목 등으로 구분하여 그룹화되도록 텍스트 필드의 첫 문자를 기준으로 그룹화할 수 있습니다. 날짜 필드의 경우 요일, 주, 월, 분기 등을 기준으로 그룹화하거나 사용자 지정 간격을 입력할 수 있습니다.

합계    요약을 추가하려면 이 옵션을 클릭합니다. 여러 필드에 대해 요약을 추가하거나 같은 필드에 대해 여러 종류의 요약을 계산할 수 있습니다.

• 요약 기준 드롭다운 화살표를 클릭하고 요약할 필드를 선택합니다.

• 형식 드롭다운 화살표를 클릭하고 수행할 계산 종류를 선택합니다.

• 보고서 끝 부분(보고서 바닥글)에 총합계를 추가하려면 총합계 표시를 선택합니다.

• 각 그룹의 총합계 비율을 계산하는 컨트롤을 그룹 바닥글에 추가하려면 총합계의 백분율(%)로 그룹 요약 표시를 선택합니다.

• 특정 위치에 요약 정보를 표시하려면 그룹 머리글에 표시 또는 그룹 바닥글에 표시를 선택합니다.

필드에 대해 모든 옵션을 선택한 후에는 요약 기준 드롭다운 목록에서 다른 필드를 선택하여 프로세스를 반복하고 해당 필드를 요약할 수 있습니다. 그렇지 않은 경우에는 요약 팝업 창의 바깥쪽을 클릭하여 대화 상자를 닫습니다.

제목    이 옵션을 사용하면 요약 대상 필드의 제목을 변경할 수 있습니다. 열 머리글을 지정하거나 머리글/바닥글에서 요약 필드의 레이블을 지정하는 경우 이 옵션을 사용합니다.

제목을 추가하거나 수정하려면 다음을 실행합니다.

• 제목 다음에 나오는 파란색 텍스트를 클릭합니다.

  확대/축소 대화 상자가 표시됩니다.

• 대화 상자에 새 제목을 입력하고 확인을 클릭합니다.

헤더 섹션 사용/제외    이 설정을 사용하여 각 그룹 앞에 오는 헤더 섹션을 추가하거나 제거합니다. 헤더 섹션을 추가할 때 Access 그룹화 필드를 머리글로 이동합니다. 그룹화 필드 이외의 컨트롤이 포함된 헤더 섹션을 제거하면 Access 컨트롤 삭제 확인을 요청합니다.

바닥글 구역 표시/표시 안 함    이 설정을 사용하여 각 그룹 뒤에 나오는 바닥글 구역을 추가하거나 제거할 수 있습니다. 컨트롤이 포함된 바닥글 섹션을 제거하면 Access 컨트롤 삭제 확인을 요청합니다.

그룹 함께 인쇄    설정은 보고서를 인쇄할 때 페이지에 그룹을 배치하는 방식을 결정합니다. 적은 양의 페이지로 전체 그룹을 표시하기 위해 가능하면 그룹을 같은 페이지에 유지하도록 설정하는 것이 좋습니다. 그러나 이렇게 하면 대부분의 페이지에서 아래쪽에 빈 공간이 생기므로 보고서를 인쇄하는 데 용지가 많이 필요합니다.

• 같은 페이지에 표시 안 함    페이지 구분선에 의해 그룹이 분할되더라도 큰 문제가 없는 경우 이 옵션을 사용합니다. 예를 들어 30개 항목이 포함된 그룹의 10개 항목은 페이지의 맨 아래에 두고 나머지 20개 항목은 다음 페이지의 맨 위에 둘 수 있습니다.

• 한 페이지에서 전체 그룹을 함께 유지    이 옵션은 그룹의 페이지 나누기 수를 최소화하는 데 도움이 됩니다. 그룹이 페이지의 나머지 공간에 맞지 않으면 Access 해당 공간을 비워 두고 대신 다음 페이지에서 그룹을 시작합니다. 큰 그룹은 여전히 여러 페이지에 걸쳐 있을 수 있지만 이 옵션은 그룹 내의 페이지 나누기 수를 최대한 최소화합니다.

• 머리글과 첫 레코드를 같은 페이지에 표시    그룹에 그룹 머리글이 있는 경우 이 옵션을 사용하면 그룹 머리글이 페이지의 맨 아래쪽에 단독으로 인쇄되지 않습니다. Access 머리글 다음에 하나 이상의 데이터 행을 인쇄할 공간이 충분하지 않다고 판단하면 그룹은 다음 페이지에서 시작됩니다.

그룹 수준 및 정렬 수준의 우선 순위 변경

그룹 또는 정렬 수준의 우선 순위를 변경하려면 그룹, 정렬 및 요약 창에서 행을 클릭하고 행 오른쪽에 있는 위쪽 또는 아래쪽 화살표를 클릭합니다.

그룹 수준 및 정렬 수준 삭제

그룹화 또는 정렬 수준을 삭제하려면 그룹, 정렬 및 합계 창에서 삭제할 행을 클릭한 다음 DELETE 키를 누르거나 행 오른쪽의 삭제 단추를 클릭합니다. 그룹화 수준을 삭제할 때 그룹화 필드가 그룹 머리글 또는 바닥글에 있는 경우 Access 보고서의 세부 정보 섹션으로 이동합니다. 그룹 머리글 또는 그룹 바닥글에 있던 다른 모든 컨트롤이 삭제됩니다.

요약 보고서 만들기(레코드 본문 제외)

합계만 표시하려면(즉, 머리글 및 바닥글 행의 정보만 표시) 보고서 레이아웃 디자인 탭의 그룹화 & 합계 그룹에서 세부 정보 숨기기를 클릭합니다. 이렇게 하면 다음 하위 그룹 수준의 레코드가 숨겨지므로 요약 데이터를 훨씬 간결하게 표시할 수 있습니다. 레코드가 표시되지 않지만 숨겨진 구역의 컨트롤이 삭제되지는 않습니다. 자세한 정보 숨기기를 다시 클릭하면 보고서에 본문 행이 복원됩니다.

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