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기본 목록 또는 라이브러리에 외부 데이터 열이라는 특수한 형식의 열을 추가할 수 있습니다. 이 열을 사용하면 외부 데이터 원본의 데이터 열을 기본 목록 또는 라이브러리에 있는 다른 열과 결합할 수 있습니다. 외부 데이터 열은 기본 목록 또는 라이브러리에 추가되므로 버전 관리, 승인, 체크 인/체크 아웃, 첨부 파일 등 관련된 목록 또는 라이브러리 기능이 모두 작동합니다.
자세한 내용은 외부 데이터에 대한 콘텐츠 찾기를 참고하세요.
실행할 작업
시작하기 전에
외부 데이터로 작업하려면 몇 가지 선행 작업을 거쳐 데이터에 대한 보안 액세스를 설정해야 합니다. 다음 정보를 참고하면 다음 단계를 계획하는 데 도움이 됩니다. 외부 데이터 작업을 할 때 문제가 생긴 경우에도 이 정보를 통해 문제를 쉽게 파악할 수 있습니다. 외부 데이터에 액세스하려면 사용자 또는 관리자가 다음을 실행해야 합니다.
외부 데이터 원본 준비 관리자는 계정을 만들고 데이터 원본에 대한 사용 권한을 부여해 권한이 있는 사용자만 데이터에 액세스하고 데이터가 무단으로 사용되는 일이 없도록 해야 합니다. 또한 관리자는 외부 데이터베이스에서 특정 테이블, 보기, 쿼리 등을 만들어 꼭 필요한 결과만 나타나도록 제한하고 성능을 높일 수 있습니다.
SharePoint 서비스 및 계정 구성 관리자는 Business Data Connectivity 서비스와 보안 저장소 서비스를 활성화해야 합니다.
보안 저장소 서비스 구성 관리자는 외부 데이터 원본에 가장 적합한 액세스 모드를 결정하고 대상 응용 프로그램을 만들고 대상 응용 프로그램에 대한 자격 증명을 설정해야 합니다.
Business Data Connectivity Service 구성 관리자는 외부 콘텐츠 형식을 만드는 사용자에게 Business Data Connectivity 메타데이터 저장소에 대한 사용 권한이 있는지, 그리고 적절한 사용자에게 외부 목록의 기반이 되는 외부 콘텐츠 형식에 대한 액세스 권한이 있는지 확인해야 합니다.
외부 콘텐츠 형식 만들기 사용자는 연결, 액세스, 작업 방식, 열, 필터, 외부 데이터 원본에서 데이터를 검색하는 데 사용하는 기타 메타데이터에 관한 정보를 포함하고 있는 외부 콘텐츠 형식을 정의해야 합니다.
외부 데이터 열 사용 예제 이해
다음 섹션에서는 목록 또는 라이브러리에 외부 데이터 열을 추가하는 몇 가지 예를 설명합니다.
고객 계약서 및 연락처 정보 고객 계약서가 포함된 문서 라이브러리가 있습니다. 하지만 모든 고객 정보가 SharePoint 제품 외부의 데이터 원본을 사용하는 SAP 또는 Microsoft CRM 같은 LOB(기간 업무) 응용 프로그램에서 유지 관리됩니다. 이 경우 고객 계약서는 문서 라이브러리에서 추적하되 관련 고객 정보는 최신 상태로 유지하고 불필요한 중복 항목이 없게 하려고 합니다. 하나 이상의 외부 데이터 열을 라이브러리에 추가하고 적절한 고객 이름 및 전화 번호를 라이브러리에 저장된 각 계약서와 연결하여 이 작업을 수행할 수 있습니다. 외부 데이터 열을 사용하면 올바른 정보를 손쉽게 입력 또는 업데이트하고 외부 데이터 원본에서 고객 정보를 자동으로 가져올 수 있습니다. 이 시나리오의 경우, 외부 데이터 열의 값을 Word 문서에 전달하여 문서 정보 창 또는 Word 콘텐츠 컨트롤을 사용해 해당 값을 편집할 수 있는 구조화된 Word 문서를 만들 수도 있습니다.
그림이 포함된 기본 제품 데이터 회사에서 판매하는 제품의 사진이 포함된 그림 라이브러리를 만들었습니다. 외부 데이터베이스의 제품 이름, 제품 코드, 현재 가격에 액세스하는 라이브러리에 외부 데이터 열을 추가합니다. 그런데 외부 콘텐츠 형식을 만들 때 외부 데이터는 읽기 전용이어야 합니다. 회사 규칙과 프로세스에 따라 제품 정보는 데이터베이스 시스템을 통해서만 변경할 수 있습니다. 그러나 이제는 회사의 더 많은 사용자들이 단일 라이브러리 보기에서 모든 일반 제품 정보를 쉽게 볼 수 있습니다.
목록 또는 라이브러리에 외부 데이터 열 만들기
참고: 외부 데이터 열을 만들려면 목록이나 라이브러리에 대한 참가 권한 수준 이상의 권한이 있어야 합니다.
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SharePoint 사이트로 이동해 해당 목록이나 라이브러리를 찾습니다.
참고: 외부 데이터 열을 외부 목록에 추가할 수는 없습니다.
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목록 또는 라이브러리 > 목록 설정 또는 라이브러리 설정을 클릭합니다.
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열 섹션에서 열 만들기를 클릭합니다.
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열 이름을 고객 등으로 입력하고 열 형식에서 외부 데이터를 클릭합니다.
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외부 콘텐츠 형식에서 외부 콘텐츠 형식 선택을 클릭한 다음 외부 콘텐츠 형식 목록에서 고객 CRM 등의 적합한 항목을 선택합니다.
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다음 중 하나 이상을 실행하여 외부 콘텐츠 형식에 정의된 작업을 처리하는 방식을 결정합니다.
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작업이 하나 이상 있는 메뉴를 표시하려면 작업 메뉴 표시를 클릭합니다.
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외부 데이터 열 선택 시 기본 작업을 수행하도록 하려면 외부 콘텐츠 형식의 기본 작업에 이 열 연결을 클릭합니다.
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다음 각 추가 필드를 표시할 열 추가에서 모든 필드 선택을 클릭하거나 고객 이름 및 전화 번호 같은 특정 필드 이름을 하나 이상 선택합니다.
팁: 기본적으로 외부 데이터 열 이름을 따른 접두어가 각 열 이름에 추가됩니다. 특히 추가하는 열이 많을 경우 CustID와 같이 간략한 열 이름을 정의하는 것이 좋습니다. 목록 또는 라이브러리에 빠른 편집을 사용할 수 있도록 설정되어 있다면 빠른 편집을 사용해 열 이름을 변경할 수 있습니다.
외부 데이터 열 업데이트
참고: 외부 데이터 열을 업데이트하려면 목록이나 라이브러리에 대한 참가 권한 수준 이상의 권한이 있어야 합니다.
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SharePoint 사이트로 이동해 해당 목록이나 라이브러리를 찾습니다.
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목록의 항목 또는 문서 라이브러리의 속성을 추가하거나 편집합니다.
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외부 데이터 열 텍스트 상자(예: 고객 이름)에서 외부 데이터 항목 선택을 클릭합니다.
사용자가 올바른 값을 빠르게 찾을 수 있도록 외부 콘텐츠 형식의 만든 이가 적절한 ID 필드를 선택하고 필터를 하나 이상 만들어 외부 데이터 항목 선택의 작동 방식을 정의해야 합니다. 외부 콘텐츠 형식의 만든 이가 아니라면 실제 만든 이나 관리자에게 지원을 요청하세요.
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대화 상자에서 적절한 항목(예: 김영순)을 클릭하고 확인을 클릭합니다.
외부 목록과 외부 데이터 원본에서 해당 데이터가 업데이트됩니다.
외부 데이터 열 새로 고침
성능상의 이유로, 외부 데이터 열의 데이터가 서버 또는 서비스에서 캐시되고 외부 데이터 시스템의 최신 값으로 표시되지 않을 수 있습니다. 외부 데이터를 최신 상태로 표시하려면 외부 데이터 열을 새로 고칩니다. 하지만 새로 고침을 수행할 경우 외부 데이터의 설정 방식에 따라 시간이 오래 걸릴 수도 있다는 점에 유의합니다.
참고: 외부 데이터 열을 새로 고치려면 목록이나 라이브러리에 대한 참가 권한 수준 이상의 권한이 있어야 합니다.
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SharePoint 사이트로 이동해 해당 목록이나 라이브러리를 찾습니다.
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외부 데이터 열의 열 머리글에서 새로 고침을 클릭합니다.
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새로 고침 페이지에서 현재 폴더만 새로 고칠지 아니면 현재 폴더와 해당하는 모든 하위 폴더를 새로 고칠지 결정합니다.
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확인을 클릭합니다.
