SharePoint는 콘텐츠를 관리하기 위한 확장성 있는 기능의 풍부한 환경을 제공합니다. 관리할 파일이 많은 경우 문서 센터 사이트 서식 파일을 사용하는 것이 좋습니다. 이 템플릿은 대규모 문서 관리에 최적화되어 있습니다. 시간을 절약하고 보다 효율적인 데 도움이 될 수 있습니다. 버전, 문서 신분, 문서 집합, 메타데이터 탐색 및 콘텐츠 형식이 템플릿에 포함됩니다.
문서 센터 사이트는 다음 두 시나리오 모두에서 작동합니다.
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작성 환경 문서 센터 작성 환경에서 사용자는 중앙 리포지토리에 저장된 수천 개의 문서 또는 미디어 자산을 만들고 편집합니다.
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콘텐츠 보관 기술 자료와 같은 콘텐츠 보관함에서 사용자는 문서를 저장하거나 볼 수 있습니다.
이 문서에서는 문서 센터 사이트 서식 파일의 기능에 대해 알 수 있습니다.
문서 센터를 만들 경우 서식 파일을 사용하여 다른 종류의 SharePoint 사이트 만들기를 참조
문서 센터 사이트에 있는 문서
문서 센터 사이트 서식 파일에는 대용량 문서 집합을 보다 쉽고 효율적으로 만들고 관리할 수 있는 기능이 포함되어 있습니다. 대부분의 경우 사이트 소유자는 이러한 각 기능을 개별적으로 추가할 수 있습니다. 문서 센터 사이트 서식 파일을 사용하면 권장되는 문서 관리 기능을 자동으로 사용할 수 있습니다. 다음 섹션에서는 이러한 기능을 간략하게 설명합니다.
문서 센터 사이트를 제작 환경 또는 콘텐츠 보관 파일로 사용할 수 있습니다. 제작 환경에서는 사용자가 파일을 자주 체크 인 및 체크 아웃하고 이러한 파일에 대한 폴더 구조를 만듭니다. 버전이 설정되어 있으며 각 문서의 이전 버전이 유지됩니다. 또한 워크플로는 문서 수명 주기를 제어할 수 있습니다.
반면, 콘텐츠 보관함에서는 작성이 거의 없습니다. 사용자는 문서를 보거나 업로드하는 작업만 수행할 뿐입니다. 문서 센터 사이트 서식 파일은 기술 자료 보관이라는 콘텐츠 보관 파일 형식을 만드는 데 사용됩니다. 일반적으로 기술 자료는 단일 버전의 문서를 포함하며 사이트는 수백만 개의 파일로 확장할 수 있습니다. 대규모 조직에 대한 기술 지원 센터와 같은 일반적인 시나리오에서 수천 명의 사람들이 주로 콘텐츠를 읽기 위해 콘텐츠에 액세스할 수 있습니다. 일부 콘텐츠만 사이트에 새 콘텐츠를 업로드합니다.
다음 항목에서는 문서 센터 사이트에 포함할 수 있는 일부 SharePoint 기능에 대해 설명하고 있습니다. 이러한 기능 외에도 일부 조직에서는 문서 센터의 모양과 탐색을 사용자 지정합니다. 일부 사용자 지정 웹 파트.
관리되는 메타데이터는 SharePoint의 문서에 특정 용어를 할당하는 시스템입니다. 그런 다음 이러한 용어를 사용하여 문서를 분류할 수 있습니다. 또한 메타데이터를 사용하여 사용자가 원하는 것을 빠르게 찾을 수 있도록 도와주는 강력한 탐색 도구를 만들 수 있습니다.
예를 들어 회사에 제품 문제 해결에 도움이 되는 문서가 포함된 기술 자료가 있는 경우를 가정해 보겠습니다. 사용자가 제품, 문제 유형 또는 기타 속성별로 정보를 필터링할 수 있는 메타데이터 용어를 만들 수 있습니다.
문서 센터 사이트에서 각 콘텐츠는 URL 링크와 같이 문서 위치와 관련이 없는 고유한 ID를 얻습니다. 즉, 문서를 이동하거나 이름을 변경하는 경우 ID는 동일하게 유지됩니다. ID를 사용하여 문서에 대한 영구 링크를 만들고 끊어진 링크를 최소화할 수 있습니다.
버전은 문서 센터 사이트에서 자동으로 사용하도록 설정됩니다. 즉, 파일의 다른 모든 버전에 대한 기록이 자동으로 있습니다. 예를 들어 문서 검토 프로세스에서 이는 검토 주기 동안 입력된 모든 업데이트의 레코드가 있는 것입니다. 업데이트, 연락처 응답자 등 추적할 수 있습니다. 또한 문서의 현재 버전에 문제가 발생하는 경우 마지막으로 알려진 양호한 버전으로 빠르게 되 되버를 수 있습니다.
콘텐츠 형식은 콘텐츠에 대한 설정 그룹과 함께 특정 종류의 콘텐츠입니다. 다른 사용자가 정의된 콘텐츠 형식의 문서를 만드는 경우 해당 콘텐츠 형식에 대한 모든 적절한 설정을 자동으로 수신합니다. 문서 센터에는 다양한 종류의 문서, 비디오, 서식 파일 등 콘텐츠 형식 모음이 있을 수 있습니다.
콘텐츠 구성 이끌이는 문서 센터 사이트에 자동으로 포함되지 않습니다. 그러나 많은 사용자가 추가합니다. 콘텐츠 구성 이끌이는 항목의 전체 구성 및 구조를 관리할 수 있는 SharePoint 기능입니다. 콘텐츠 구성 이끌이는 메타데이터 또는 콘텐츠 형식을 사용하여 문서 및 기타 항목을 특정 위치로 자동으로 라우팅할 수 있습니다. 예를 들어 기술 자료에서 콘텐츠 구성 도우미가 모든 새 제출을 특정 제품에 대한 문서를 수집하는 특수 라이브러리로 자동으로 라우팅하도록 할 수 있습니다.
