레코드 센터 만들기

레코드 관리 계획의 정의

레코드 관리 프로그램 구현을 위해 레코드 센터 사이트를 설계할 때는 다음과 같은 두 가지 주요 단계를 수행하게 됩니다.

1. 조직에서 레코드 관리 전략과 공식적인 레코드 관리 계획을 수립합니다. 이는 레코드 관리자, 준수 관리자, IT 전문가 및 정보 담당자들이 협력해야 하는 작업입니다.

2. 그런 다음 조직의 레코드 관리 계획을 구현할 하나 이상의 레코드 센터 사이트를 구현합니다.

아래 섹션에서는 각 단계의 기본적인 요소에 대해 설명합니다.다.

레코드 관리 계획

조직에서 레코드 센터 사이트를 레코드 관리 솔루션으로 구성 하기 전에 레코드 관리 전략에 대 한 공식적인 계획을 세워야 합니다. 공식 레코드 관리 계획의 특정 요소는 개별 조직이 나 기업에 고유할 수 있습니다. 그러나 사실상 모든 레코드 관리 계획에는 다음과 같은 문서 및 프로세스가 포함 됩니다.

파일 계획      파일 계획은 조직에서 공식 비즈니스 레코드로 승인 하는 문서 또는 항목의 유형을 설명 합니다. 이 파일은 이러한 레코드가 저장 되는 위치를 나타내고 특정 유형의 레코드를 구별 하는 정보를 제공 합니다. 파일 계획은 레코드를 만들고, 저장 하 고, 관리 하는 데 필요한 정책, 프로세스 및 지침의 포괄적인 모음 역할을 합니다. 파일 계획에는 용지, 블로그, wiki, 전자 메일, 전자 파일 등의 미디어에 관계 없이 모든 레코드가 포함 되어야 합니다. 또한 각 레코드가 분류 되 고 보안이 유지 되며 궁극적으로 소멸 되는 방법을 지정 해야 합니다. 또한 기밀, 중요, 거래 비밀 또는 권한이 있는 레코드와 같은 특수 한 레코드 범주에 대 한 고려 사항도 포함 해야 합니다. 마지막으로 파일 계획에서는 각 레코드 종류의 관리를 담당 하는 사용자를 지정 해야 합니다.

레코드 라이브러리    레코드 라이브러리는 기본적으로 중요 한 레코드를 분류 하 고 저장 하기 위해 만드는 문서 라이브러리입니다. 보존하려는 각 레코드 유형에 대해 레코드 라이브러리를 하나씩 만들어야 합니다. 레코드는 콘텐츠 구성 도우미에 구성된 설정에 따라 해당 라이브러리로 자동 전달됩니다.

콘텐츠 형식    콘텐츠 형식을 만들어 조직에서 각 레코드 형식에 대 한 고유한 속성을 저장 하 고 식별 하는 데 필요한 레코드 유형을 정의 합니다. 특정 종류의 레코드에 대 한 콘텐츠 형식을 정의 하 여 조직에서 이러한 각 콘텐츠 그룹을 일관 된 방식으로 관리 하도록 할 수 있습니다. Office 문서, Pdf, TIFFs (스캔 한 이미지), 전자 메일, 인스턴트 메시지 대화, 비디오, 실제 레코드를 모두 분류 하 여 사용자가 만든 콘텐츠 형식으로 저장할 수 있습니다. 예를 들어 "계약" 이라는 모든 레코드는 SharePoint의 레코드 관리 시스템 내에서 같은 방식으로 처리 됩니다. 콘텐츠 형식을 사용 하 여 레코드를 분류 하 고 저장 하는 방법은 레코드 라이브러리를 사용 하는 방법입니다.

보존 일정    보존 일정은 파일 계획에서 각 레코드 종류를 보존 해야 하는 기간 (보존 기간)과이 기간의 끝에 도달할 때 삭제 하는 프로세스 (즉, 처리 프로세스)를 지정 합니다. 보존 일정의 지침은 일반적으로 법적 요구 사항, 조직에 대 한 위험 및 업무상의 필요성을 기준으로 합니다. 또한 보존 일정은 일반적으로 각 레코드 종류의 보존 기간을 결정 하는 위험 관리 긴급 대책을 설명 합니다.

준수 요구 사항 문서    규정 준수 요구 사항 문서는 레코드 관리를 위해 IT 시스템에 준수 해야 하는 규칙, 필요한 기능, 준수를 보장 하기 위해 지원 해야 하는 정규 모니터링의 종류를 정의 합니다.

• 레코드 파기를 유예하기 위한 공식적인 프로세스      ‘보류’라고도 불리는 이 프로세스에서는 조직에서 소송, 감사 또는 조사 등이 발생하는 경우 조직에서 레코드의 파기를 유예하는 방식에 대해 설명합니다.

• 레코드 처리의 모니터링 및 보고를 위한 시스템      레코드 관리 프로그램에는 직원들이 정의된 정책 및 프로세스에 따라 레코드를 저장, 액세스 및 관리하도록 하기 위해 레코드 처리의 모니터링 및 보고를 위한 프로세스 또는 시스템이 있어야 합니다.

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레코드 센터 사이트의 구성

조직에서 레코드 관리를 상세하게 계획하고 레코드 관리를 위한 공식적인 계획을 도출한 다음에는 레코드 관리 프로그램을 구현하기 위한 레코드 센터 사이트를 만들고 구성하게 됩니다.

레코드 센터 사이트를 구성하는 방법은 다음과 같습니다.

1. 파일 계획에 명시된 각 레코드 유형을 관리하고 저장하기 위한 레코드 라이브러리 또는 목록을 만듭니다.

   • 레코드 계획에 포함된 각 콘텐츠 형식에 대해 레코드 라이브러리를 하나씩 만드는 것이 좋습니다.

   • 레코드 센터로 제출된 레코드는 해당 목록 또는 라이브러리로 전달됩니다.

2. 해당 문서 라이브러리, 목록 또는 콘텐츠 형식에 파일 계획에 명시된 각 레코드 유형의 메타데이터를 포함하고 표시하기 위한 열을 만듭니다.

3. 레코드 센터 사이트에서 각 레코드 유형에 대한 정보 관리 정책을 지정합니다. 해당 정책에는 조직의 파일 계획 및 보존 일정에 명시된 보존 기간과 감사 요구 사항이 포함되어야 합니다.

4. 각 레코드 형식이 적절한 위치로 전달되도록 콘텐츠 구성 도우미를 구성합니다. 레코드가 레코드 센터 사이트에 수동으로 또는 프로그램에 의해 제출되면 콘텐츠 구성 도우미가 이 기능을 사용하여 레코드 센터 사이트 내에서 레코드를 어떻게 분류해야 할지, 그리고 레코드를 어디로 전달해야 할지 판단합니다.

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