レポート デザインの概要

レポートのスケッチを作成する

この手順は必須ではありません。レポート へのアクセス ウィザードまたはレポート ツール (どちらも [Create] タブの [レポート] グループで使用できます) は、レポートに十分な開始設計を提供している場合があります。 ただし、これらのツールを使用せずにレポートを設計する場合は、各フィールドが移動するボックスを描画し、各ボックスにフィールド名を書き込むことで、レポートの大まかなスケッチを紙に作成すると便利な場合があります。 または、Wordや Visio などのプログラムを使用して、レポートのモックアップを作成することもできます。 どの方法を使用する場合でも、データの繰り返し方法を示す十分な行を必ず含めます。

たとえば、製品情報に行を使用し、その製品の売上に対して複数の繰り返し行を使用し、最後に製品の売上合計の行を使用できます。 次に、次の製品と同様にレポートの最後までシーケンスが繰り返されます。 または、レポートがテーブル内のデータの単純な一覧である場合、スケッチには一連の行と列のみを含めることができます。

スケッチを作成した後、レポートに表示するデータを含むテーブルまたはテーブルを決定します。 すべてのデータが 1 つのテーブルに含まれている場合は、そのテーブルに基づいてレポートを直接作成できます。 多くの場合、必要なデータは、レポートに表示する前に、クエリでまとめる必要がある複数のテーブルに格納されます。 クエリは、レポートの RecordSource プロパティに埋め込むことができます。また、別の保存されたクエリを作成して、そのレポートの基にすることもできます。

各レポート セクションに配置するデータを決定する

各レポートには、1 つ以上のレポート セクションがあります。 すべてのレポートに存在する 1 つのセクションは、詳細セクションです。 このセクションでは、レポートの基になっているテーブルまたはクエリ内のレコードごとに 1 回繰り返します。 他のセクションは省略可能であり、繰り返し頻度が低く、通常は、レコードのグループ、レポートのページ、またはレポート全体に共通する情報を表示するために使用されます。

次の表では、各セクションの場所と、セクションの一般的な使用方法について説明します。

レポート ヘッダーとフッター セクション、またはページ ヘッダーとフッター セクションの追加または削除の詳細については、この記事の「 レポートまたはページ ヘッダーとフッターの追加または削除」セクション を参照してください。 [レイアウト] ビューまたは [デザイン] ビューの [ グループ]、[並べ替え]、および [合計 ] ペインを使用して、グループ ヘッダーとフッター セクションを追加できます。

詳細データの配置方法を決定する

ほとんどのレポートは表形式または積み上げレイアウトに配置されますが、 Access を使用すると、必要なレコードやフィールドの配置を柔軟に使用できます。

表形式レイアウト    表形式レイアウトはスプレッドシートに似ています。 ラベルは上部に配置され、データはラベルの下の列に配置されます。 表形式は、テーブルに似たデータの外観を指します。 これは、[Create] タブの [レポート] グループで [レポート] をクリックしたときに作成 Accessレポートの種類です。 表形式レイアウトは、レポートに単純なリスト形式で表示するフィールドの数が比較的少ない場合に使用することをお勧めします。 次の図は、表形式レイアウトを使用して作成された従業員レポートを示しています。

積み上げレイアウト    積み上げレイアウトは、銀行口座を開いたり、オンライン小売業者から購入したりするときに入力するフォームに似ています。 各データにラベルが付けられます。フィールドは互いに積み重ね合われます。 このレイアウトは、表形式で表示するフィールドが多すぎるレポートに適しています。つまり、列の幅がレポートの幅を超える可能性があります。 次の図は、積み上げレイアウトを使用して作成された従業員レポートを示しています。

混合レイアウト    表形式レイアウトと積み上げレイアウトの要素を混在させることができます。 たとえば、レコードごとに、一部のフィールドを [詳細] セクションの上部にある水平方向の行に配置し、同じレコードの他のフィールドを一番上の行の下にある 1 つ以上の積み上げレイアウトに配置できます。 次の図は、混合レイアウトを使用して作成された従業員レポートを示しています。 ID、姓、名の各フィールドは表形式のコントロール レイアウトに配置され、[ジョブ タイトル] フィールドと [勤務先電話番号] フィールドは積み上げレイアウトに配置されます。 この例では、グリッド線を使用して、各従業員のフィールドを視覚的に分離します。

レイアウトの両端揃え    レポート ウィザードを使用してレポートを作成する場合は、正当なレイアウトを使用できます。 このレイアウトでは、ページの全幅を使用して、可能な限りコンパクトにレコードを表示します。 もちろん、レポート ウィザードを使用せずに同じ結果を得ることができますが、フィールドを正確に揃えるには、苦労する必要があります。 次の図は、レポート ウィザードの正当なレイアウトを使用して作成された従業員レポートを示しています。

正当なレイアウトは、レポートに多数のフィールドを表示する場合に使用するのに適したレイアウトです。 前の例では、表形式レイアウトを使用して同じデータを表示する場合、フィールドはページの端から拡張されます。 積み上げレイアウトを使用すると、各レコードの垂直方向の領域が大幅に増え、紙が無駄になり、レポートの読み取りが難しくなります。

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レポートまたはページ ヘッダーとフッター セクションを追加する

1. ナビゲーション ウィンドウで、変更するレポートを右クリックし、ショートカット メニューの [デザイン ビュー] をクリックします。

2. レポートに既に存在するセクションを確認します。 セクションは、 セクション セレクターと呼ばれる網掛けされた水平バーで区切ります。 各セクション セレクターのラベルは、その直下のセクションが何であるかを示します。

   

   すべてのレポートには詳細セクションがあり、レポート ヘッダー、ページ ヘッダー、ページ フッター、およびレポート フッター セクションを含めることもできます。 さらに、レポートにグループ化レベルがある場合は、グループ ヘッダーまたはフッター (前の図に示した ファイルヘッダー など) が表示される場合があります。 既定では、グループヘッダーとフッターには、グループの基礎となるフィールド名または式を使用して名前が付けられます。 この場合、グループ化フィールドの名前は "File As" です。

3. ページ ヘッダーとフッター セクション、またはレポート ヘッダーとフッター セクションをレポートに追加するには、任意のセクション セレクターを右クリックし、ショートカット メニューの [ ページ ヘッダー/フッター ] または [ レポート ヘッダー/フッター ] をクリックします。

   注意: セクションが既にレポートに存在する場合は、既存のセクションと、そのセクションに含まれているコントロールが削除されると警告されます。

   既存のコントロールを移動したり、新しいセクションに新しいコントロールを追加したりできるようになりました。

Access は、ページとレポートのヘッダーとフッターのセクションを常にペアで追加します。 つまり、対応するフッター セクションも追加しないと、ページまたはレポート ヘッダー セクションを追加できません。 両方のセクションが不要な場合は、セクションを削除できませんが、未使用のセクションのサイズをゼロ (0) の高さに変更して、レポートに垂直方向の間隔を追加しないようにすることができます。 未使用のセクションの下部にポインターを配置し、 二重方向矢印に変わるまで、セクションが非表示になるまで上にドラッグします。 セクションにコントロールがある場合は、セクションを完全に非表示にする前に、コントロールを削除する必要があります。

レポートまたはページ ヘッダーとフッター セクションを削除する

1. ナビゲーション ウィンドウで、変更するレポートを右クリックし、ショートカット メニューの [デザイン ビュー] をクリックします。

2. 任意のセクション セレクターを右クリックし、ショートカット メニューの [ ページ ヘッダー/フッター ] または [ レポート ヘッダー/フッター ] をクリックします。

ヘッダーとフッターのペアを削除していて、それらのセクションにコントロールが含まれている場合、セクションを削除するとコントロールも削除され、アクションを元に戻すことができないことを警告 Access 。 セクションを削除してコントロールを削除するには [はい ] をクリックし、操作を取り消すには [いいえ ] をクリックします。

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リッチ テキスト フィールドを表示するテキスト ボックスの書式設定スタイルを設定する

1. ナビゲーション ウィンドウでレポートを右クリックし、ショートカット メニューの [ レイアウト ビュー ] をクリックします。

2. リッチ テキスト フィールドを表示するテキスト ボックスをクリックし、[ 書式 ] タブの [ フォント ] グループで、適用する書式設定スタイルをクリックします。

   Access は、テーブルやクエリのデータシート ビュー、フォームのフォーム ビューなど、データ入力をサポートするビューに適用された書式設定の型 (値ではない) を持たないリッチ テキスト フィールド内のすべてのテキストに書式設定を適用します。 たとえば、フィールド内のテキストの一部が赤いフォントの色で書式設定され、テキスト ボックスに青いフォントの色を適用した場合、 Access は、個別に赤で書式設定されたものを除き、すべてのテキストを青に変えます。 別の例として、フィールド内のテキストの一部が 11 ポイントのフォント サイズで書式設定され、テキスト ボックスに 14 ポイントのフォント サイズを適用する場合、 Access は、11 ポイントで個別に書式設定されたテキストを除くすべてのテキストに 14 ポイントのフォント サイズを適用します。

   添付ファイル フィールド    添付ファイル フィールドでは、他のデータ型には使用されない特殊なコントロールが使用されます。 1 つの添付ファイル フィールドを使用して複数のファイルをレコードに添付できますが、フィールドには一度に 1 つの添付ファイルに関する情報のみを表示できます。 既定では、添付ファイル コントロールには、現在コントロールによって表示されている添付ファイルのファイルの種類に応じて、アイコンまたはイメージが表示されます。 必要に応じて、添付コントロールのプロパティを設定して、添付ファイルをすべてアイコンとして表示したり、フィールドにクリップ アイコンと添付ファイルの数を表示したりできます。 レポートで添付ファイル コントロールを既に使用していることを前提として、次の手順を使用して、コントロールのさまざまな用途に合わせてコントロールのプロパティを調整できます。

添付ファイル フィールドの表示プロパティを設定する

1. ナビゲーション ウィンドウでレポートを右クリックし、ショートカット メニューの [ レイアウト ビュー ] をクリックします。

2. 添付ファイル コントロールをクリックします。 プロパティ シートが表示されていない場合は、F4 キーを押して表示します。 プロパティ シートで、[ 書式 ] タブをクリックします。

   添付ファイル コントロールのプロパティを設定するためのガイドとして、次の表を使用します。

   プロパティ	設定
   [表示方法]	Image/Icon は グラフィックスを画像として表示し、他のすべてのファイルをアイコンとして表示します。 既定の設定です。 アイコン は、すべてのファイルをアイコンとして表示します。 クリップ には、クリップ アイコンが表示され、その後にかっこ内の添付ファイルの数が表示されます。
   既定の画像	添付ファイルがないときに既定の画像を添付コントロールに表示するには、プロパティ ボックスで [ ] をクリックし、目的の画像を参照して、[ 開く] をクリックします。 注: [ 表示形式 ] プロパティが [クリップ] に設定されている場合、既定の画像は表示されません。
   画像の配置	一覧から目的の配置を選択します。 既定の設定は Center です。 この設定を調整すると、 Picture Size Mode プロパティの設定に応じて予期しない結果が発生する可能性があります。
   画像サイズモード	この設定は、 Display As プロパティが Image/Icon に設定されている場合にのみ使用できます。 クリップ は、画像を実際のサイズで表示します。 画像が大きすぎてコントロール内に収まらない場合は、クリップされます。 Stretch は、コントロール全体を埋めるようにイメージをストレッチします。 注: 添付コントロールのサイズがイメージと同じでない限り、この設定を使用すると画像が歪んで、垂直方向または水平方向に引き伸ばされて表示されます。 ズーム は、画像をクリッピングしたり歪めたりすることなく、可能な限り大きな画像を表示します。 既定の設定です。

3. コントロールを使用してグラフィックスを表示する場合は、添付ファイル コントロールのサイズを調整して、必要な詳細量を確認できます。

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