レコードを追加、編集、削除する方法

この記事の内容

• フォームまたはデータシートのいずれかを使用してデータを更新する

• データ入力に関する記号を理解する

• テーブルまたはフォームにレコードを追加する

• レコードを検索する

• レコードを削除する

• テキスト ボックスまたはフィールド内でデータを編集する

• 日付の選択を使用して日付を追加する

• 長いテキスト フィールド内のデータにリッチ テキスト形式を適用する

• 定型入力が設定されたコントロールにテキストを入力する

• リストを使用してデータを入力する

• 長さ 0 の文字列を入力する

• 変更を元に戻す

フォームまたはデータシートのいずれかを使用してデータを更新する

データを手動で更新するには、フォームを使用します。 データ入力フォームを使用すると、簡単、迅速、そして正確な方法でデータを入力することができます。 フォームには、リスト、テキスト ボックス、ボタンなど、任意の数のコントロールを含めることができます。 フォーム上の各コントロールによって、基になるテーブル フィールドからのデータの読み取り、またはそのフィールドへのデータの書き込みが行われます。

データシートは、外観が Excel ワークシートに似ているデータのグリッドです。 データシート ビュー内で直接作業して、データを変更することができます。 Excel について詳しい知識があると、比較的容易にデータシートを理解できるはずです。 データシートを表示するテーブル、クエリ結果セット、およびフォーム内のデータを変更することができます。 通常は、多数のレコードを一度に表示する必要がある場合にデータシートを使用します。

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データ入力に関する記号を理解する

次の表に、データを更新するときに表示される可能性があるレコード セレクター記号の一部と、それらの意味を示します。

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テーブルまたはフォームにレコードを追加する

1. データシート ビューでテーブルを開くか、フォーム ビューでフォームを開きます。

2. [ホーム] タブの [レコード] グループで、[新規] をクリックするか、[新しい (空の) レコード] をクリックするか、Ctrl キーを押しながらプラス記号 (+) キーを押します。

3. レコード セレクターでアスタリスクを使用してレコードを検索し、新しい情報を入力します。

4. 使用する最初のフィールドをクリックするか、またはそのフィールドにフォーカスを合わせてから、データを入力します。

5. 同じ行内の次のフィールドに移動するには、Tab キーを押すか、右方向キーまたは左方向キーを使用するか、次のフィールド内のセルをクリックします。

   テーブルである列の次のセルに移動するには、上方向キーまたは下方向キーを使用するか、該当するセルをクリックします。

6. 追加した新しいレコードは、別のレコードを表示したとき、テーブルまたはフォームを閉じたときに、Access によって保存されます。 現在のレコードに加えた変更を明示的に保存するには、Shift + Enter キーを押します。

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レコードを検索する

レコードを編集または削除するには、そのレコードを最初に検索しておく必要があります。 フォームまたはテーブルに格納されているレコードの数が少ない場合は、レコード移動ボタンを使用してレコード間を移動し、目的のレコードを見つけることができます。 格納されているレコードの数が多い場合は、[検索および置換] ダイアログ ボックスを使用して、目的のレコードをフィルターで抽出します。

レコード移動ボタンを使用する

ナビゲーション ボタンを使用してレコード間を移動することができます。

矢印ボタン    クリックすると、先頭の、前の、次の、または最後のレコードに便利に移動できます。

新しい (空) レコード     クリックすると、レコードが追加されます。

現在のレコード    レコード番号を入力して Enter キーを押すと、そのレコードに移動します。 フォームまたはデータシートの先頭からレコード番号が順番にカウントされます。任意のフィールド値には対応していません。

フィルター     フィルター インジケーター ボタンに、フィルターが適用されているかどうかが示されます。 クリックすると、フィルターが削除または再適用されます。

検索     [検索] ボックスにテキストを入力します。 それぞれの文字を入力するたびに、最初に一致する値がリアル タイムで強調表示されます。

レコードを削除する

削除プロセスは非常に簡単です。ただし、対象のレコードが他のデータに関連していて、一対多リレーションシップの "一" の側に存在している場合は例外です。 データの整合性を維持するために、Access では既定で、関連するデータの削除は許可されていません。 詳細については、「テーブルのリレーションシップの概要」を参照してください。

1. [データシート ビュー] でテーブルを開くか、または [フォーム ビュー] でフォームを開きます。

2. 削除する 1 つまたは複数のレコードを選択します。

   レコード セレクターが使用可能な場合、レコードを選択するには、レコードの横にあるレコード セレクターをクリックします。

   選択範囲を広げたり狭めたりするには、レコード セレクターをドラッグするか (使用可能な場合)、Shift + ↓ キーまたは Shift + ↑ キーを押します。

3. Delete キーを押すか、[ホーム]、[レコード]、[削除] の順に選択するか、または Ctrl キーを押しながらマイナス符号 (-) キーを押します。

ヒント    レコード全体ではなく一部の情報のみを削除する必要がある場合は、各フィールド内で削除するデータのみを選択して、Delete キーを押します。

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テキスト ボックスまたはフィールド内でデータを編集する

Access には、短いテキストおよび長いテキスト (メモとも呼ばれる) のフィールドで使用するためのテキスト コントロールが 1 つ用意されています。 通常、基になるフィールドが短いテキストか長いテキストかをコントロールのサイズで確認できます。これは、通常、基になるテーブル フィールドに必要なサイズを反映します。 短いテキスト フィールドには最大で 255 文字を格納でき、長いテキスト フィールドには最大で 64,000 文字を格納できます。

仕様上、一部の種類のクエリからのデータを編集することはできません。  たとえば、クロス集計クエリから返されたデータは編集できません。また、演算フィールド (データベースの使用時に数式によって計算されるが、テーブルには格納されない値) を編集または削除することはできません。

1. データシート ビューでテーブルまたはクエリを開くか、フォーム ビューでフォームを開きます。

2. 目的のフィールドをクリックするか、または Tab キーまたは方向キーを使用して目的のフィールドに移動してから、F2 キーを押します。

   フォーム ビューでは、フィールドのラベルをクリックすることでフィールドを選択できます。 データシート ビューでは、フィールドの左端にマウス ポインターを合わせ、それがプラス (+) 記号に変化したときにクリックすることで、フィールドを選択できます。

3. 情報を入力する場所にカーソルを置きます。

4. 挿入するテキストを入力または更新します。 入力を間違った場合は、BackSpace キーを押します。

5.  フィールドに定型入力が設定されている場合は、形式に従ってデータを入力します。

6. 生産性を高めるため、次のショートカット キーについて説明します。

   • テキスト フィールドに新しい行を挿入するには、Ctrl + Enter キーを押します。

   • フィールドの既定値を挿入するには、Ctrl + Alt + Space キーを押します。

   • フィールドに現在の日付を挿入するには、Ctrl + セミコロン (;) キーを押します。

   • 現在の時刻を挿入するには、Ctrl + Shift + コロン (:) キーを押します。

   • スペルをチェックするには、F7 キーを押します。

   • 前のレコードの類似した値を再使用するには、前のレコード内の対応するフィールドに移動し、Ctrl + アポストロフィ (') キーを押します。

   • 変更内容を明示的に保存するには、Shift + Enter キーを押します。

   詳細については、「Access のキーボード ショートカット」を参照してください。

7.  データを保存するには、[ ホーム ] タブの [ レコード ] グループで [ 保存] をクリックするか、Shift キーを押しながら Enter キーを押します。

   必ずしも変更内容を明示的に保存する必要はありません。 同じ行内の新しいフィールドにカーソルを移動した場合、別の行にマウス ポインターを移動した場合、またはフォームまたはデータシートを閉じた場合、変更内容は Access によってテーブルにコミットされます。

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日付の選択を使用して日付を追加する

ご使用のテーブルに日付を追加する方法にはいくつかありますが、[日付選択] コントロールを使用すると、簡単に行えます。

1. 日付の追加先のフィールドをクリックします。 予定表アイコンが表示されます。
   
   注: 日付/時刻フィールドに入力マスクが適用されている場合、日付ピッカー コントロールは使用できません。

2. 予定表アイコンをクリックします。 予定表コントロールが表示されます。

   

3. 次のいずれかの操作を行います。

   • 現在の日付を入力するには、[今日] をクリックします。

   • 現在の月から日を選択するには、日付をクリックします。

   • 別の月と日を選択するには、[進む] ボタンまたは [戻る] ボタンを使用します。

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定型入力が設定されたコントロールにテキストを入力する

フィールドには定型入力が適用されている場合があります。 定型入力とは、特定の形式でデータを入力することをユーザーに強制する、リテラル文字とプレース ホルダー文字のセットです。 定型入力の詳細については、「定型入力を使用してデータ入力形式を制御する」を参照してください。

• データを入力するには、 次の定型入力に従います。

  

  電話番号定型入力の既定の定義とその結果として生成される形式

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長いテキスト フィールド内のデータにリッチ テキスト形式を適用する

長いテキスト フィールド (メモ フィールドとも呼ばれる) でリッチ テキスト形式がサポートされている場合、ご使用のテキストに対してさまざまなフォント、サイズ、スタイル、および色を適用することができます。

1. フォーム ビューでフォームを開くか、データシート ビューでテーブルを開きます。

2. 長いテキスト フィールドを選択します。 通常、"コメント"、"ノート"、または "説明" という名前のフィールドを検索できます。

3. [ホーム] タブの [テキストの書式設定] グループで、ボタンやメニューを使用してテキストを書式設定します。
   
   
   
   さまざまなフォントとサイズの適用、テキストの太字または斜体の作成、色の変更などを行うことができます。
   
   編集する領域を増やす場合は、[ ズーム ボックス] を開きます。

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リストを使用してデータを入力する

リストは使いやすく、データの整合性を簡単に維持することができます。 リストはフォーム、テーブル、およびクエリで使用することができます。 Access には、値リスト、ルックアップ フィールド、複数値リストの 3 種類のリストがあります。 値リストには、手動で入力した項目のセットが表示されます。 ルックアップ リストでは、クエリを使用して、データシート ビューで開いている 1 つ以上のテーブル結果セットからデータを取得します。 複数値リストは、一般的なビジネス要件である多対多リレーションシップを解決します。 たとえば、カスタマー サポートの問題を追跡し、複数のユーザーに同じ問題を 1 つのフィールドに割り当てる必要がある場合があります。

次に示す 3 種類のリスト コントロールがあります。

コンボ ボックス

リスト ボックス

複数選択コンボ ボックス

長さ 0 の文字列を入力する

Access では、次の 2 種類の空白値を区別することができます。null 値と長さ 0 の文字列。 null 値は未知の値を示し、長さ 0 の文字列はスペースが含まれるフィールドを示します。 たとえば、顧客データのテーブルがあり、そのテーブルには FAX 番号フィールドが含まれているとします。 顧客の FAX 番号がわからない場合は、フィールドを空白のままとすることができます。 その場合、フィールドを空白のままにすると、値が不明であることを示す null 値が入力されます。 顧客が FAX 機を持っていないことが後でわかった場合は、値が存在しないことを把握したことを示す長さ 0 の文字列をフィールドに入力できます。

1. データシート ビューでテーブルまたはクエリを開くか、フォーム ビューでフォームを開きます。

2. 目的のフィールドを選択し、2 つの二重引用符を、間にスペースを入れないで入力します ("")。

3. カーソルを別のレコードに移動してデータベースに変更内容をコミットするか、Shift + Enter キーを押します。 既定では、引用符は表示されません。

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変更を元に戻す

入力したデータが正しくない場合、変更を元に戻すことが可能なことがあります。 次の操作のいずれか、または複数の操作を行います。

• 最後に行った変更を元に戻すには、クイック アクセス ツール バーで [元に戻す] を選択するか、Esc キーを押します。

• レコードに加えたすべての変更を元に戻すには、もう一度 Esc キーを押します。

• 変更を保存した後または別のレコードに移動した後で変更を元に戻すには、クイック アクセス ツール バーの [元に戻す] を選択します。

  重要    別のレコードの編集を開始したり、フィルターを適用または削除したり、別のウィンドウまたはドキュメント タブに切り替えたりするとすぐに変更内容は固定されます。

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