SharePoint 2010 で Web データベースを発行する

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• 概要

  • 方法

    • フォームとレポートはブラウザーで実行される

    • データは SharePoint リストに保存される

    • クエリとデータ マクロはサーバーで実行される

    • イントラネットやインターネット

• Web データベースを編集する

概要

Access Services (SharePoint のオプションコンポーネント) は、Web で使用できるデータベースを作成するプラットフォームを提供します。 Access と SharePoint を使用して Web データベースを設計および発行し、SharePoint アカウントを持つユーザーは Web ブラウザーで Web データベースを使用します。

Web データベースを編集する

このセクションでは、Web データベースで実行できる基本的なデザイン タスクの手順について説明します。

このセクションの内容

• 始める前に

  • デスクトップ データベースと Web データベースのデザインの違い

  • Web データベースの対応する機能がないデスクトップ専用の機能

• Access で Web データベースを開く

• Web テーブルを作成する

• フィールドを追加する

• フィールドのプロパティを変更する

• 集計フィールドを追加する

• データの入力規則を設定する

  • フィールドの入力規則とメッセージを設定する

  • レコードの入力規則とメッセージを設定する

• 2 つの Web テーブル間のリレーションシップを作成する

  • データシート ビューでルックアップ フィールドを作成する

• データシート ビューでルックアップ フィールドを変更する

• データ マクロを使ってデータの整合性を維持する

• Web クエリを作成する

• Web フォームを作成する

• Web レポートを作成する

• ナビゲーション フォームを作成し、起動時に表示する既定のフォームとして設定する

  • ナビゲーション フォームを既定の Web 表示フォームとして設定する

• Web データベースを発行する

• Web データベースを同期する

始める前に

Web データベースのデザインを開始する前に実行する必要のあるタスクがいくつかあります。 特に経験を積んだ Access 開発者の場合、Web データベースとデスクトップ データベースのデザインの違いも把握しておく必要があります。

• データベースの目的を決定する    明確な計画を作成して、詳細なデザインを行うときに適切な決定を下すことができるようにします。

• 必要な情報を見つけ、整理する    Web データベースではリンク テーブルを使うことはできません。 データベースを発行する前に、データベースにないデータをインポートしてください。 デザインを開始する前にデータを揃えておくことで、後でデータがない問題に直面して、存在しないデータを含めるためのデザイン再調整を行わずに済みます。

• 発行に使う SharePoint サイトを特定する    SharePoint なしでは発行できません。 デザイン中にブラウザーでデザインをテストする場合 (悪いアイデアではありません)、まず発行する必要があります。

• セキュリティの計画を立てる    SharePoint セキュリティの利点を利用して、Web データベースへのアクセスを制御できます。 セキュリティをデザインに組み込むことができるようにするために、早い段階でセキュリティを計画します。

Access で Web データベースを開く

Web データベースを開く方法には、ブラウザーと Access の 2 つの方法があります。

ブラウザーから開く方法    Web データベース サイトを参照し、メイン ナビゲーション フォームの左上隅 (ブラウザーツール バー領域の下)で [オプション] をクリックし、[Accessで開く] をクリックします。

Access から開く方法    任意のデータベース ファイルと同じ方法でファイルを開きます。Ctrl キーを押しながら O キーを押し、[開 く] ダイアログ ボックスを使用します。

Web テーブルを作成する

Access で Web データベースを開き、リボンの[作成] をクリックし、[テーブル] グループで [テーブル] をクリックします。

テーブルを作成した直後の時点では、フィールドは 1 つだけ (オートナンバー型の ID フィールド) です。 そのテーブルに必要な情報項目を格納するための新しいフィールドを追加できます。 たとえば、対象物のトラッキングを開始する日付を格納するフィールドを追加します。

フィールドを追加する

テーブルに追加するさまざまな既製フィールドから選択できます。 同様に簡単な方法は 2 通りあります。

• リボンの [フィールド] をクリックし、[フィールドの追加&グループで、必要なフィールドの種類をクリックします。

• または、テーブル データシートで [クリックして追加] をクリックし、フィールドの種類を選択します。

フィールドのプロパティを変更する

書式設定とプロパティにより、格納できるデータの種類など、フィールドの動作方法が決まります。 これらの設定を変更することで、フィールドの動作方法を目的に合わせることができます。

1. 書式やプロパティを変更するフィールドを選びます。

2. リボンで、[フィールド] タブをクリックします。

3. [書式設定] と [プロパティ] のコマンドを使って、設定を変更します。

集計フィールドを追加する

同じテーブル内の他のデータから集計される値を表示するフィールドを追加できます。 他のテーブル内のデータは、集計データのソースとして使うことはできません。 一部の式は、集計フィールドではサポートされていません。

1. テーブルが開いている状態で、[クリックして追加] をクリックします。

2. [集計フィールド] をポイントし、フィールドに対して指定するデータ型をクリックします。

   式ビルダーが起動します。

3. 式ビルダーを使って、フィールドの計算を作成します。 計算のデータ ソースとして使えるのは、同じテーブルの他のフィールドのみです。 式ビルダーの使用に関するヘルプについては、「式を作成する 」の記事を参照してください。

データの入力規則を設定する

式を使用して、ほとんどのフィールドの入力を検証できます。 式を使用してテーブルの入力を検証することもできます。これは、入力規則をサポートしていないフィールドの入力を検証する場合や、テーブル内の他のフィールドの値に基づいてフィールド入力を検証する場合に便利です。 入力規則の詳細な説明については、「入力規則を使用してデータ入力を制限する 」を参照してください。

また、入力規則により入力が拒否された場合に表示するメッセージ (検証メッセージ) を指定することもできます。

2 つの Web テーブル間のリレーションシップを作成する

テーブルのリレーションシップは、2 つのテーブルに共通するデータが存在し、そのうちの 1 つがもう一方のテーブルのデータを使用し、逆の場合もあります。 たとえば、すべてのタスクに責任ある従業員がいて、この事実情報が "従業員" テーブルの主キーである "従業員 ID" フィールドによってタスク テーブルに表示されている場合などです。 タスクに関するデータを表示する場合は、従業員 ID を使用して [従業員] テーブルを参照するか、または Access が代わりに参照することで、責任ある従業員に関するデータを含めできます。

Web データベースでリレーションシップを作成するには、ルックアップ ウィザードを使用してルックアップ フィールドを作成します。 ルックアップ フィールドは、リレーションシップの "多" 側のテーブルに配置され、リレーションシップの "一" 側のテーブルを指します。

データシート ビューでルックアップ フィールドを変更する

1. 変更するルックアップ フィールドが含まれているテーブルを開きます。

2. 次のいずれかの操作を行います。

   • [フィールド] タブの [プロパティ] で、[ルックアップの変更] をクリックします。

   • ルックアップ フィールドを右クリックし、[ルックアップの変更] をクリックします。

3. ルックアップ ウィザードの手順に従います。

データ マクロを使ってデータの整合性を維持する

データ マクロを使うことで、連鎖更新と連鎖削除を実装できます。 [テーブル] タブのコマンドを使うと、データを変更する埋め込みマクロを作成できます。

Web クエリを作成する

フォームとレポートのデータ ソースとしてクエリを使うことができます。 クエリは、ネットワーク トラフィックを最小限に抑えるためにサーバーで実行されます。

たとえば、Web データベースを使用して寄付金を追跡するとします。 イベントの実行中に寄付金を受け取ったユーザーを確認したい場合。 クエリを使用してデータを選択し、フォームやレポートで使用する準備を行います。

次の手順は、寄付金テンプレートを使う例を示しています。 この寄付金データベース テンプレートを使う手順に従って、新しいデータベースを作成することができます。

1. [作成] タブの [クエリ] で [クエリ] をクリックします。

2. [テーブルの表示] ダイアログ ボックスで、Web クエリに含める各テーブルをダブルクリックし、[閉じる] をクリックします。

   この例では、Constituents や Donations、Events、EventAttendees をダブルクリックします。

3. クエリ デザイン ウィンドウで 1 つのオブジェクトから別のオブジェクトにフィールドをドラッグして、必要な結合を作成します。

   この例では、Constituents の ID フィールドを Donations の DonorConstituentID フィールドにドラッグし、Donations の DonorConstituentID フィールドを EventAttendees の ConstituentID フィールドにドラッグします。

4. 使うフィールドを追加します。 フィールドをグリッドにドラッグするか、フィールドをダブルクリックして追加できます。

   この例では、Events テーブルの Event や、Donations テーブルの DonationDate、Constituents テーブルの Greeting や FirstName、LastName を追加します。

5. 適用する条件を追加します。

   この例では、DonationDate がイベントの StartDate と EndDate の間になるように制限する条件を追加してください。 クエリ デザイン グリッドで、DonationDate の下の [抽出条件] に「>=[StartDate] And <=[EndDate]」を入力します。

Web フォームを作成する

フォームは、Web データベースのデータを入力、編集するための代表的方法で、データを確認する場合にも便利です。 パフォーマンスを最適化するため、フォームはブラウザー内で実行されます。 フォームを開くと、必要なデータが SharePoint サーバーからブラウザーに取り込まれます。 フォームでデータのフィルターや並べ替えを行う場合、サーバーからデータを再度取得する必要はありません。

1. データ ソースとして使うテーブルやクエリを選びます。

   注: 非連結フォームを作成する場合は、この手順をスキップします。

2. [作成] タブの [フォーム] で、次のいずれかのボタンをクリックします。

   • フォーム    データ ソースとして選んだオブジェクトを使って、一度に 1 つのレコードを表示する単純なフォームを作成します。

     注: 非連結フォームを作成する場合には、このボタンは利用できません。

   • 複数のアイテム    データ ソースとして選んだオブジェクトを使って、一度に複数のレコードを表示するフォームを作成します。

     注: 非連結フォームを作成する場合には、このボタンは利用できません。

   • 空白のフォーム    何も表示されていないフォームが作成されます。

   • データシート    データ ソースとして選んだオブジェクトを使って、データシートに似た外観と動作を提供するフォームが作成されます。

     注: 非連結フォームを作成する場合には、このボタンは利用できません。

Web レポートを作成する

レポートは、Web データベースのデータを表示、印刷するための代表的方法です。 パフォーマンスを最適化するため、レポートはブラウザー内で実行されます。 レポートを開くと、必要なデータが SharePoint サーバーからブラウザーに取り込まれます。 レポートでデータのフィルターや並べ替えを行う場合、サーバーからデータを再度取得する必要はありません。

1. データ ソースとして使うテーブルやクエリを選びます。

2. [作成] タブの [レポート] で、次のいずれかのボタンをクリックします。

   • レポート    データ ソースとして選んだオブジェクトを使って、基本的なレポートが作成されます。

   • 空白のレポート    何も表示されていないレポートが作成されます。

ナビゲーション フォームを作成し、起動時に表示する既定のフォームとして設定する

ユーザーには、アプリケーションの使い方を示す案内が必要です。 ナビゲーション ウィンドウは、Web ブラウザーでは使えないのでご注意ください。 ユーザーがデータベース オブジェクトを使えるようにするための方法を用意しておく必要があります。 ナビゲーション フォームを作成して、ユーザーが Web ブラウザーでアプリケーションを開いたらそのナビゲーション フォームが必ず表示されるように指定することができます。 アプリケーションの起動時に表示するフォームを指定しないと、どのフォームも開かないため、アプリケーションが使いづらくなります。

すべてのオブジェクトをナビゲーション フォームに追加できるように、ナビゲーション フォームは最後に作成するのが適切です。

1. リボンで、[作成] タブをクリックします。

2. [フォーム] で、[ナビゲーション] をクリックし、リストからナビゲーション レイアウト フォームを選びます。

3. アイテムを追加するには、ナビゲーション ウィンドウから移動コントロールにアイテムをドラッグします。

   注: 移動コントロールには、フォームとレポートのみ追加できます。

4. 必要なその他のコントロールをナビゲーション フォームの本体に追加します。 たとえば、いくつかのコントロールをナビゲーション フォームに追加して、すべてのフォームで使える検索機能を用意しておくと便利な場合があります。

アプリケーションの変更を発行、同期する