Project Web App の作業に関して電子メール通知を受け取る

期限を守れなかった場合に知りたい   

次の場合に、通知がほしい。

• 自分に割り当てられたタスクの期限が過ぎたとき。 [タスク] の [自分のタスクが期限切れになったら自分宛てに通知を送信する] を選びます。

• 進捗レポートの期限が過ぎたとき。 [進捗レポート] の [自分の進捗レポートが期限切れになったら自分宛てに通知を送信する] を選びます。

どちらの通知の場合も、Project Web App がメールを送信するまで若干の待機時間を設定できます。また、タスクの終了または進捗レポートの提出まで、定期的に通知を受け取るように設定することもできます。

期限が近づいたときに注意を促してほしい   

次の場合に、通知がほしい。

• 自分に割り当てられたタスクがまもなく開始するとき。 [タスク] の [自分のタスクが開始される前に自分宛てに事前通知を送信する] を選びます。

• タスクの期限が近づいたとき。 [タスク] の [自分のタスクの期限前に自分宛てに事前通知を送信する] を選びます。

• 進捗レポートの期限が近づいたとき。 [進捗レポート] の [自分の進捗レポートの期限前に自分宛てに事前通知を送信する] を選びます。

それぞれの通知に対して、通知メールを受信してから期限までの余裕時間を設定できます。

常に忘れないように、定期的に通知を受け取りたい   

次の場合に、通知がほしい。

• 自分に割り当てられているタスクがまだ完了していないとき。 [タスク] の [完了していない自分のタスクについて自分宛てに通知を送信する] を選びます。

• 進捗レポートをまだ提出していないとき。 [進捗レポート] の [自分の進捗レポートを提出するか、期限切れになるまで自分宛てに通知を送信する] を選びます。

このように詳細な設定が必要な場合は、現実的に通知を受け取りたい間隔を実際に計画する必要があります。

たとえば、次のようなタイミングで通知を受け取りたいとします。

• タスクの開始日の 1 週間前

• タスクの期限の通知を、期限の 1 週間前から 1 日おきに

• 期限超過の通知を、タスクの期限の 3 日後から毎日

• 完了していないすべてのタスクについての通知を毎週

Project Web App は、複数の通知を 1 つのメールにまとめるため、受信トレイが通知であふれることにはなりませんが、抱えている仕事の数によっては毎日何かの通知を受け取ることもあります。 特に、プロジェクト マネージャーやリソース マネージャーが、同様の通知を送信するように Project Web App を設定している場合は、そうなります。 最も有効な通知がどれか、時間を掛けてよく考えて、Project Web App から受け取る通知が多すぎるとわかった場合は、後でそれを選別します。

他の種類の通知   

次の場合に、通知がほしい。

• タスクに割り当てられたとき。 [タスク] の [自分のプロジェクトの新しいタスク割り当ての受信時] を選びます。

• 割り当てられているタスクが変更された。 [タスク] の [自分のプロジェクト タスクの更新時] を選びます。

• プロジェクト マネージャーから進捗レポートを要求されたとき。 [進捗レポート] の [新しい進捗レポートの提出依頼の受信時] を選びます。

• Project Online に要求したことが失敗したとき。 [キュー ジョブの失敗] の [自分のキュー ジョブが失敗したとき] を選びます。

チームが期限を守れなかった場合にそのことを通知したい   

次の場合に、自分自身と自分のチームに通知したい。

• タスクの期限が過ぎたとき。 [自分のチーム メンバーのタスク] の [チーム メンバーのタスクが期限切れになったら通知を送信する] を選びます。

• 進捗レポートの期限が過ぎたとき。 [自分のリソースの進捗レポート] の [自分のリソースの進捗レポートが期限切れになったら通知を送信する] を選びます。

どちらの通知の場合も、Project Web App がメールを送信するまで若干の待機時間を設定できます。また、タスクの終了または進捗レポートの提出まで、定期的に通知を送信するように設定することもできます。

期限が近づいたときにチームに対して注意を促してほしい   

次の場合に、自分自身と自分のチームに通知したい。

• タスクの期限が近づいたとき。 [自分のチーム メンバーのタスク] の [チーム メンバーにタスクの期限前に事前通知を送信する] を選びます。

• 進捗レポートの期限が近づいたとき。 [自分のリソースの進捗レポート] の [自分のリソースの進捗レポートが期限切れになる前に事前通知を送信する] を選びます。

それぞれの通知に対して、通知メールを受信してから期限までの余裕時間を設定できます。

チームのメンバーに、タイムシートの入力を忘れないようにさせたい。   

次の場合に、自分自身と自分のチームに通知したい。

• 進行中のタスクについて作業報告が誰からも上がってこないとき。 [自分のチーム メンバーのタスク] の [チーム メンバーのタスクが進行中だが、実績作業時間がない場合に通知を送信する] を選びます。

この通知を使用すると、Project Web App がメールを送信するまで若干の待機時間を設定できます。