Outlook で連絡先を管理する

連絡先が多い場合は、リストが少し圧倒される可能性があります。連絡先の並べ替え方法の変更、お気に入りの設定、連絡先リストの作成は、必要なユーザーを見つけるのに役立ちます。

使用している Outlook のバージョンに応じて、以下のタブオプションを選択します。所有している Outlook のバージョンが不明な場合。

新しい Outlook クラシック Outlook Web

注: この [ 新しい Outlook ] タブの手順が機能しない場合は、新しい Outlook for Windows をまだ使用していない可能性があります。 [従来の Outlook] を選択し、代わりに次の手順に従います。

新しい Outlook では、次のオプションを使用できます。

連絡先の並べ替え | お気に入りに連絡先を追加する | 連絡先を分類する | 組織内のユーザーを追加する

連絡先の並べ替え

連絡先は、姓または姓、会社名、自宅の市区町村、勤務先、または最近追加した順に並べ替えることができます。

ナビゲーションバーで、[ユーザーの ] を選択 します。
[すべての連絡先] を選択した状態で、フィルターオプションをクリックします (フィルターには、リストの現在のフィルター方法の名前 (名など) が表示されます)、並べ替え方法の [並べ替え] からオプションを選択します。
リストはすぐに更新されます。並べ替えオプションはいつでも変更できます。

お気に入りに連絡先を追加する

ナビゲーションバーで、[ユーザーの ] を選択 します。
連絡先リストから、お気に入りに追加する連絡先を選択します。
右クリックして [お気に入りに追加] を選択するか、リボンから [お気に入りに追加] を選択できます。お気に入りからいつでも削除できます。

連絡先を分類する

連絡先を色で分類して、人を見つけやすくすることができます。

ナビゲーションバーで、[ユーザーの ] を選択 します。
新規または既存のカテゴリに追加する連絡先を選択します。
[ その他オプション] を選択し、[ 分類] にカーソルを合わせます。
連絡先を追加するには、[ 新しいカテゴリ ] または [既存のカテゴリ] を選択します。

保存した連絡先に組織内のユーザーを追加する

職場または学校で Outlook を使用していて、組織にディレクトリが設定されている場合は、同僚に関する情報を連絡先として保存せずに表示できます。それらを検索したり、メールメッセージから名前や画像を選択したりできます。プロファイルカードには、他のシステム (ディレクトリ) から収集された情報が表示されます。メモ、誕生日などの他の情報を追加する場合は、同僚を自分の連絡先に保存できます。新しい連絡先は、既存のディレクトリ連絡先に自動リンクされます。追加した情報のみが表示されます。

従来の Outlook では、次のオプションを使用できます。

連絡先の並べ替え | お気に入りに連絡先を追加する | 連絡先名の形式を変更する | 連絡先を分類する

連絡先の並べ替え

連絡先は、姓または姓、会社、自宅の都市などによって並べ替えることができます。

ナビゲーションバーで、[ユーザーの ] を選択 します。
リボンから [ 表示 ] タブを選択し、[ 現在のビュー ] グループで [ 表示設定] を選択します。
[ 並べ替え ] ボタンを選択し、[ アイテムを並べ替え ] ドロップダウンから選択して、連絡先の並べ替え方法を選択できます。
完了したら、[ OK] を選択し、もう一度 [OK] を選択します 。

お気に入りに連絡先を追加する

ナビゲーションバーで、[ユーザーの ] を選択 します。
連絡先リストから、お気に入りに追加する連絡先を選択します。
右クリックして [ お気に入りに追加] を選択するか、[ このユーザーと対話するためのその他のオプションを表示する] を選択してから、[ お気に入りに追加] を選択します。お気に入りからいつでも削除できます。

連絡先の名前の形式を変更する

注: メールが職場または学校のアカウントで Microsoft 365 を使用している場合、またはオンプレミスの Exchange サーバー上にある場合は、メインの Outlook 連絡先リストと作成した連絡先フォルダーの連絡先の名前形式を変更できますが、グローバルアドレス一覧 (GAL) のユーザーの名前形式を変更することはできません。このアドレス帳は、IT 管理者によって自動的に設定され、管理されます。

連絡先の名前の形式は、必ずしもすべて同じであるとは限りません。つまり、[表題] 列を使用して並べ替えても、想定どおりに表示されない可能性があります。たとえば、姓、名の順に保存されているものもあれば、名、姓の順に保存されているものもあります。連絡先が想定どおりに並べ替えられない場合、次の方法を試してみてください。