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外部データ列と呼ぶ特別な種類の列を、ネイティブなリストまたはライブラリに追加できます。この列を使うと、外部データ ソースから取得したデータの列を、ネイティブなリストやライブラリにある他の列に組み合わせることができます。外部データ列はネイティブ リストまたはライブラリに追加されるので、すべての関連リストまたはライブラリ機能 (バージョニング、承認、チェックインとチェックアウト、ファイル添付) も使用できます。
詳細については、「外部データに関する情報を探す」を参照してください。
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始める前に
外部データを使うには、データに安全にアクセスできるよう、いくつかの必須タスクを実行する必要があります。後続の手順を計画するには、次に示す情報が役に立ちます。また、外部データを使うときに問題が発生した場合にも、この情報で問題を特定できます。外部データにアクセスするには、ユーザーまたは管理者は次の手順を行う必要があります。
外部データ ソースを準備する 適切なユーザーがデータにアクセスでき、データが不適切なユーザーの手に渡らないようにするために、管理者はアカウントを作成してデータ ソースへの権限を設定することが必要になる場合があります。外部データベースでは、管理者は必要最低限のものしか結果に表示しないテーブル、ビュー、クエリなどを作成して、パフォーマンスを向上させることができます。
SharePoint サービスおよびアカウントを構成する 管理者は、Business Data Connectivity Service、Secure Store Service をアクティブにする必要があります。
Secure Store Service を構成する 管理者は、外部データ ソースに最適なアクセス モードの決定、ターゲット アプリケーションの作成、ターゲット アプリケーションに対する資格情報の設定を行う必要があります。
Business Connectivity Service を構成する 管理者は、外部コンテンツ タイプを作成したユーザーに Business Data Connectivity メタデータ ストアへのアクセス許可を与えると共に、外部リストの基礎になる外部コンテンツ タイプへのアクセス権を適切なユーザーに与える必要があります。
外部コンテンツ タイプを作成する ユーザーは、接続、権限、操作の方法、列、フィルター、および外部データ ソースからデータを取得するために使用されるその他のメタデータに関する情報などの、外部コンテンツ タイプを定義する必要があります。
外部データ列の使い方の例
以降のセクションでは、外部データ列のリストまたはライブラリへの追加の現実的な使い方について説明します。
顧客の契約情報と連絡先情報 顧客契約が含まれるドキュメント ライブラリがあります。ただし、すべての顧客情報は、SharePoint 製品にとっては外部のデータ ソースである、Line-of-Business アプリケーション (SAP や Microsoft CRM など) で保持されています。顧客の契約をドキュメント ライブラリで追跡するが、関連する顧客情報は最新であり、無駄に複製しないものとします。これを実現するには、1 つ以上の外部データ列をライブラリに追加し、適切な顧客名と電話番号を、ライブラリに格納されている各契約に関連付けます。外部データ列を使うと、正しい情報を簡単に入力または更新でき、外部データ ソースから顧客情報を自動的に取得できます。このシナリオでは、外部データ列の値を Word 文書に組み込む構造化された Word 文書を作成し、ドキュメント情報パネルまたは Word のコンテンツ コントロールを使用して値を編集することもできます。
基本的な製品データと画像 自分の組織が販売している製品の写真が格納された画像ライブラリを作成してあります。外部データベースの製品名、製品コード、現在の価格にアクセスする外部データ列を、ライブラリに追加します。ただし、外部コンテンツ タイプを作成するときに、外部データを読み取り専用にします。自社のルールとプロセスで、製品情報に対する変更は、必ずデータベース システムで行うことになっています。しかし、これで社内の多くの社員が、1 つのライブラリ ビューで製品に関するすべての一般情報を簡単に確認できます。
リストまたはライブラリに外部データ列を作成する
注: 外部データ列の作成には、リストまたはライブラリでの投稿アクセス許可以上の権限が必要です。
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SharePoint サイトに移動し、リストまたはライブラリを表示します。
注: 外部リストには外部データ列は追加できません。
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[リスト] または [ライブラリ] をクリックし、[リストの設定] または [ライブラリの設定] をクリックします。
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[列] の [列の作成] をクリックします。
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列の名前 (たとえば Customer) を入力し、[列の型] の [外部データ] をクリックします。
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[外部コンテンツ タイプ] で [外部コンテンツ タイプの選択] をクリックし、外部コンテンツ タイプのリストから、[CustomerCRM] などの適切なアイテムを選びます。
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次のいずれかの操作を行って、外部コンテンツ タイプに対して定義した操作を処理する方法を決定します。
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1 つ以上の操作のメニューを表示するには、[操作メニューの表示] をクリックします。
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外部データ列が選択されたときに既定の操作を実行するには、[この列を外部コンテンツ タイプの既定アクションにリンクする] をクリックします。
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[列を追加して、これらの各追加フィールドを表示] で、[すべてのフィールドを選択する] をクリックするか、CustomerName や PhoneNumber など、1 つ以上の特定のフィールド名を選びます。
ヒント: 既定では、外部データ列の名前に基づいて各列名に接頭辞が追加されます。特に多数の列を追加する場合は、わかりやすい列名 (CustID など) を定義するのがよい方法です。[クイック編集] がリストまたはライブラリに対して有効になっている場合は、[クイック編集] を使用して列の名前を変更できます。
外部データ列を更新する
注: 外部データ列の更新には、リストまたはライブラリでの投稿アクセス許可以上の権限が必要です。
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SharePoint サイトに移動し、リストまたはライブラリを表示します。
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リストにおいてアイテムを追加または編集するか、ドキュメント ライブラリのプロパティを追加または編集します。
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顧客名などの外部データ列テキスト ボックスで、[外部データアイテムの選択] をクリックします。
外部コンテンツ タイプの作成者は、適切な ID フィールドを選び、1 つ以上のフィルターを作成して正しい値が簡単に見つかるようにすることで、[外部データアイテムの選択] の動作を定義する必要があります。そうでない場合は、外部コンテンツ タイプの作成者または管理者に連絡して依頼します。
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ダイアログ ボックスで、「西脇 正」などの適切なエントリを選び、[OK] をクリックします。
データが外部リストと外部データ ソースで更新されます。
外部データ列を再表示する
パフォーマンス上の目的から、外部データ列のデータはサーバーまたはサービス上でキャッシュされ、外部データ システムからの最新の値が表示されないことがあります。表示される外部データが最新となるように、外部データ列を再表示できます。ただし、外部データの設定方法によっては長い時間がかかるので、再表示操作には注意が必要です。
注: 外部データ列の再表示には、リストまたはライブラリでの投稿権限以上の権限が必要です。
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SharePoint サイトに移動し、リストまたはライブラリを表示します。
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外部データ列の列見出しで [更新] をクリックします。
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[更新] ページで、現在のフォルダーだけを更新するか、または現在のフォルダーとそのすべてのサブフォルダーを更新するかを決定します。
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[OK] をクリックします。
