3 段階の状態管理ワークフローを使用する

案件管理リストを作成する

既定では、3段階の状態管理ワークフローは、" 案件管理 " リストテンプレートから作成した任意のリストで使用できます。

1. [ 設定 ] メニューの で、[ アプリの追加] をクリックします。

2. [自分のアプリ] ページで、[ 案件管理] をクリックし、リストの名前を入力します。 リスト名が必要です

3. リストの説明を指定する場合は、[ 詳細オプション] をクリックします。

   • [説明] ボックスに、リストの用途に関する説明を入力します。 説明の入力は省略できます。

4. [作成] をクリックします。

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3段階の状態管理ワークフローで使用するカスタムリストを作成する

3段階の状態管理ワークフローで使用するカスタムリストを作成する場合は、少なくとも1つの 選択肢 列を追加する必要があります。これには、ワークフローで追跡する必要のある少なくとも3つの状態値が含まれている必要があります。

1. [ 設定 ] メニューの で、[ アプリの追加] をクリックします。

2. [自分のアプリ] ページで、[ ユーザー設定リスト] をクリックし、リストの名前を入力します。 リストの名前は必須です。

3. リストの説明を指定する場合は、[ 詳細オプション] をクリックします。

4. [説明] ボックスに、リストの用途に関する説明を入力します。 説明の入力は省略できます。

5. [作成] をクリックします。

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3段階の状態管理ワークフローで使用するカスタムリストをカスタマイズする

1. 前の手順で作成したユーザー設定リストをクリックします。

2. リボンの [リスト] タブをクリックし、[設定] グループの [リストの設定] をクリックします。

3. [ 列] の [ 列の作成] をクリックします。

4. [ 名前と種類 ] セクションの [ 列名] に、ワークフローの状態値の指定に使用する列の名前を入力します。 たとえば、ワークフローの状態として名前を入力することができます。

5. [ この列の情報の種類] で、[ 選択肢 (メニューから選択)] を選択します。

6. [ 列のその他の設定 ] セクションの [ 説明] で、列の説明を入力します (省略可能)。

7. [ この列への情報の入力を必須にする] で [ はい]をクリックします。

8. リストボックスの [ それぞれの行に選択肢を入力してください] の下で、この列に使用する3つ以上の選択値を入力します。 これらの値は、ワークフローの状態になります。 たとえば、「Active」と入力してレビューを開始し、3つの選択肢のいずれかとして完了することができます。

9. [ 選択肢の表示方法] で、 ドロップダウンメニュー または ラジオボタンのいずれかを選択します。

10. [ 入力オプションを許可する] で [ いいえ] をクリックします。

11. この列に特定の既定値を含めるかどうか、またはリストの既定のビューに追加するかどうかを指定します。

12. [OK] をクリックします。

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3段階の状態管理ワークフローをリストに追加する

リスト内のアイテムに対して使用する前に、3段階の状態管理ワークフローをリストに追加する必要があります。 3段階の状態管理ワークフローをリストに追加するときは、ワークフローで追跡する状態の値が含まれているリストの列を指定します。 また、ワークフローの各ステージで何を実行するかに関する情報を指定することもできます。 たとえば、タスクの受信者が受け取るメール通知の件名とテキストを指定できます。

3段階の状態管理ワークフローは、ほとんどの種類のサイトで既定で有効になっています。 ただし、サイトコレクションの管理者はこの機能を無効にすることができます。 3段階の状態管理ワークフローを利用できない場合は、サイトコレクション管理者に問い合わせてください。

1. 3段階の状態管理ワークフローを追加するリストを開きます。

2. [ リスト ] タブをクリックし> リストの設定] をクリックするか、開いているライブラリの種類の設定をクリックします。 たとえば、ドキュメント ​​ライブラリで [ドキュメント ライブラリ設定の変更] をクリックします。

3. [ 権限と管理] の [ ワークフロー設定] をクリックします。

4. [ワークフロー設定] ページで、[ ワークフローの追加] をクリックします。

5. [ワークフローの追加] ページの [ ワークフロー ] セクションの [ワークフローテンプレートの選択] で、[ 3段階] をクリックします。

6. [ 名前 ] セクションにワークフローの一意の名前を入力します。

7. [ タスクリスト ] セクションで、ワークフローで使用するタスクリストを指定します。

   注: 

   • 既定のタスクリストを使用するか、新しい タスク リストを作成することができます。 既定のタスクリストを使用している場合、ワークフローの参加者は、タスクリストの [マイタスク] ビューを使用して、自分のワークフロータスクを簡単に検索して表示することができます。

   • このワークフローのタスクによって、一般的なタスクリストとは区別しておく必要のある機密データが表示される場合は、新しいタスクリストを作成します。

   • 組織に多くのワークフローがある場合、またはワークフローに多くのタスクが含まれている場合は、新しいタスクリストを作成します。 この場合は、ワークフローごとにタスクリストを作成することができます。

8. [ 履歴リスト ] セクションで、このワークフローで使用する履歴リストを選択します。 履歴リストには、ワークフローの各インスタンスで発生するすべてのイベントが表示されます。

   注: 既定の 履歴 リストを使用するか、新しいリストを作成することができます。 組織に多くのワークフローがある場合は、ワークフローごとに個別の履歴リストを作成することができます。

9. [ 開始オプション ] セクションで、次のいずれかの操作を行います。

   • ワークフローを手動で開始できるようにする場合は、[ 参加権限を持つ認証済みユーザーがこのワークフローを手動で開始 することを許可する] チェックボックスをオンにします。 ワークフローを開始するための追加の権限が必要な場合は、[ ワークフローの開始にリストの権限を管理する ] チェックボックスをオンにします。

   • 新しいアイテムが作成されたときにワークフローを自動的に開始するには、[ 新しいアイテムが作成されたら、このワークフローを開始 する] チェックボックスをオンにします。

10. [次へ] をクリックします。

11. [ ワークフローの状態 ] セクションの [ ' 選択肢の選択] フィールドで、ワークフローの状態に使用する値が含まれているリストから [ 選択肢 ] 列を選び、ワークフローの 初期状態、 中間状態、および 最終的な状態 にする列の値を選びます。

12. 2つのセクションで、 ワークフローの開始時に何を行うかを指定 します (ワークフロー内の最初のタスクのオプション)。 ワークフローが中間状態に変更 されたときに実行する処理 (ワークフロー内の2番目のタスクのオプション) を指定するには、次の情報を指定します。

    タスクの詳細

1. ワークフロータスクに関する電子メール通知をワークフロー参加者に送信する場合は、[ 電子メールメッセージを送信 する] チェックボックスをオンにします。

   注: ワークフローが開始された後にワークフロータスクに関する電子メール通知とアラームをワークフローの参加者が受信できるようにするには、サイトコレクション管理者に連絡して、サイトでメールが有効になっていることを確認します。

   電子メールメッセージの詳細

1. [OK] をクリックします。

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