署名の収集ワークフローについて

• リスト、ライブラリ、またはサイト コレクションに署名の収集ワークフローを初めて追加するときに、含める参加者の数を指定し、タスクを連続して割り当てるか、すべて同時に (並列で) 割り当てるかを指定できます。 参加者のタスクを 2 つ以上の別々のステージに分割するかどうかを決定することもできます。 また、ドキュメントでワークフローを手動で開始する度に、これらの設定を変更できます。

• ワークフローによって、指定した各参加者にタスクが割り当てられます。 各参加者は、ドキュメントに署名 (または署名しない) したり、署名タスクを再割り当てしたり、タスクを削除したりするために、考えられるいくつかの回答から選択します。

• ワークフローの実行中に、単一の集中管理された [ワークフローの状態] ページで、進行状況を監視して (必要に応じて) 調整することができます。

• ワークフローの完了後 60 日間は、[ワークフローの状態] ページで、このワークフローの実行 (インスタンス) 中に発生したすべてのワークフロー イベントの一覧を非公式な参照を目的として確認できます。

署名の収集ワークフローは、ドキュメントの承認と却下を収集したり、Web サイトの Web ページの発行を制御したりするために設計されたのではいません。 参加者がレビューするドキュメントを承認または却下するワークフローを追加する場合は、「承認ワークフローについて」の記事 を参照してください。

また、署名の収集ワークフローは、フィードバックを収集するようには設計されていない。 ワークフローを使用してドキュメントに関するフィードバックを収集する場合は、「フィードバックの収集ワークフローについて」の記事 を参照してください。

また、SharePoint 製品 Microsoft SharePoint Designer 2013 ワークフローをさらにカスタマイズするために、ワークフローを使用できます。

ワークフローを追加するには   ワークフローを追加するには、既定でリストの管理権限 が 必要です。 (既定では、所有者グループにはリストの管理権限があります。メンバー グループと訪問者グループにはアクセス許可が付与されません)。

ワークフローを開始するには   また、既に追加されているワークフローを開始するには、既定で [アイテムの編集] 権限が必要です。 (既定では、[メンバー] グループと [所有者] グループには [アイテムの編集] 権限があります。[訪問者] グループにはアクセス許可が付与されません)。

所有者は、特定のワークフローを構成して、所有者グループのメンバーだけが開始できるよう設定できます。 (これを行うには、関連付 けフォーム の最初のページで、[このワークフローを開始するためにリストの管理権限を要求する] チェック ボックスをオンにします)。

電子的に実施されるビジネス 取引が拡大しています。 その結果、デジタル署名は、証明書利用者を取引に法的に結び付けするために、ますます使用されています。 デジタル署名は、ドキュメントに署名したユーザーの ID を確認し、デジタル署名がドキュメントに適用された後にコンテンツが変更されていないか確認するために使用されます。 デジタル署名は、暗号化テクノロジに基づくセキュリティを提供し、電子ビジネストランザクションに関連するリスクを軽減するのに役立ちます。 デジタル署名の改善により、Office企業や公共機関のエンティティの情報セキュリティのニーズを満たすことができます。

デジタル署名を作成するには、デジタル証明書を持っている必要があります。デジタル証明書は、証明書利用者の ID を証明し、信頼できる証明機関 (CA) から取得する必要があります。 デジタル証明書をお持ちではない場合は、デジタル証明書や他の高度な署名を提供するパートナーも Microsoft に用意されています。

基本的な段階は次のとおりです。

• ワークフローを実行する前 (計画、追加、開始)   
  ワークフローを追加する前に、ワークフローを追加する場所 (1 つのリストまたはライブラリ、またはサイト コレクション全体) とワークフローの動作の詳細を計画します。 ワークフローを追加して構成すると、必要な権限を持つすべてのユーザーが特定のドキュメントでワークフローを開始できます。 ワークフローを自動的に実行するために設定 することもできます。 自動実行は、トリガーする 2 つのイベントのいずれかまたは両方に基づいてアクティブ化できます。ドキュメントがリストまたはライブラリに追加または作成された場合、またはリストまたはライブラリ内のドキュメントが変更された場合です。

• ワークフローの実行中 (完了、監視、調整)   
  ワークフローの実行中、個々の参加者は割り当てられたタスクを完了します。 一方、ワークフローの特定のインスタンスについては、ワークフローの進行状況を中央の [ワークフローの状態] ページから監視できます。 ワークフローの実行中の調整は、同じページから行うことができます。また、必要に応じて、ワークフローを取り消したり、そこから終了したりすることができます。

• ワークフローの実行後 (確認、レポート、変更)   
  ワークフローが完了すると、[ワークフローの状態] ページで、その実行 (またはインスタンス)の履歴全体を最大 60 日間確認できます。 ワークフローの機能に変更が必要な場合は、ワークフローを最初に追加するときに完了した関連付けフォームを開いて編集できます。

次のフロー チャートは、新しいワークフローを追加する担当者の視点でこれらのステージを示したものです。

SharePoint 製品に付属のワークフローはマスター テンプレートとして機能します。このテンプレートに基づいて、個々の具体的なワークフローをリスト、ライブラリ、サイト コレクションに追加します。

たとえば、署名の収集ワークフローを追加するごとに、一般的な署名の収集ワークフロー テンプレートのバージョンを実際に追加します。 それぞれのバージョンに独自の名前と独自の設定を決めておき、個別のバージョンを追加するときに関連付けフォームで指定します。 この方法では、複数のワークフローを追加できます。各ワークフローは[署名の収集] ワークフロー マスター テンプレートに基づいて 1 つのバージョンですが、それぞれのバージョンの名前と用途に合わせてカスタマイズできます。

次の図では、"承認" ワークフロー テンプレートに基づく 3 つのワークフローが追加されています。各ワークフローは、単一のライブラリのすべてのコンテンツ タイプ、単一のライブラリの単一のコンテンツ タイプ、サイト コレクション全体の単一のコンテンツ タイプにそれぞれ対応しています。

付属のワークフロー テンプレートのいずれかに基づく新しいワークフロー バージョンを追加するときは、関連付けフォームで新しいバージョンの機能を指定します。

次のセクションで、関連付けフォームに入力する際の一連の検討項目について説明します。 その前に、フォームとそのフィールドに簡単に目を通しておきましょう。

関連付けフォームの最初のページ

関連付けフォームの 2 番目のページ

この 2 ページ目のフィールドは開始フォームにも表示され、ワークフローが手動で開始されるごとに表示され、その時点で編集できるのはその 1 回の実行に対してのみです。

この記事では、メニューに [署名の収集 - SharePoint 2010]として表示されるワークフロー テンプレートについて説明します。 このワークフローの種類が最適かどうかわからない場合は、この記事の詳細セグメントで確認してください。 利用できる他のワークフロー テンプレートの詳細については 、「SharePointに含まれるワークフローについて」を参照してください。

ここで説明している種類の署名行は、 Word、 Excel、または InfoPathで作成されたドキュメントにのみ挿入できます。

コンテンツ タイプとは

SharePoint のリストまたはライブラリに格納されるドキュメントやその他のアイテムは、さまざまなコンテンツ タイプに属します。 コンテンツ タイプには、ドキュメントや Excel スプレッドシートのような基本となる汎用的なものから、契約書や製品設計仕様書のような高度に専門的なものまであります。 SharePoint 製品に既定で用意されているコンテンツ タイプもありますが、それらをカスタマイズして使えるほか、独自に作成して追加することもできます。

新しいバージョンの署名の収集ワークフローは、1 つのリストまたはライブラリでのみ使用したり、サイト コレクション全体で利用したりすることもできます。

• 1 つのリストまたはライブラリに対するワークフローを追加する場合は、すべてのコンテンツ タイプで実行するか 1 つのコンテンツ タイプのみで実行するかを設定できます。

• サイト コレクション全体に対するワークフローを追加する場合は、必ず 1 つのサイト コンテンツ タイプのみで実行するように設定する必要があります。

• いずれにしても、署名の収集ワークフローが実行される各ドキュメントは、 Word、 Excel、または InfoPathで作成されたファイルである必要があります。

ワークフロー バージョンの名前を付けるときは、次の点を考慮します。

• どのような目的に使うかを明確に示す。

• 他のワークフローとの違いを明確に示す。

例

編集者のグループに属しているとします。 グループでは、2 つの異なるフィードバック収集ワークフローを使用する必要があります。

• 自分のグループのメンバーによって送信された各ドキュメントに対して最初のワークフローを実行します。 このワークフローは、グループのマネージャーからのみフィードバックを収集します。

• 自分のグループ外のユーザーから送信された各ドキュメントに対して、2 つ目のワークフローを実行します。 このワークフローは、グループのすべてのメンバーからフィードバックを収集します。

提出フィードバック内の最初のワークフロー に名前を付け、2 つ目のワークフローには提出のフィードバック の外部に名前を付け指定します。

タスク リストと履歴リストについては、サイトの既定のリストを使うか、その他の既存のリストを使うか、そのワークフロー専用の新しいリストを要求することができます。

• サイトに多数のワークフローが含まれる場合、または一部のワークフローに多数のタスクが含まれる場合は、ワークフローごとに新しいリストを要求します。 (長いリストの管理は、パフォーマンスを低下させる可能性があるもの 1 つです。 1 つの長いリストよりも短いリストを複数保持する方が、システムの方が高速で簡単です)。

• このワークフローのタスクと履歴に、一般的なリストから分離しておきたい機密データが含まれる場合は、このワークフロー用に新しい個別のリストを作成する必要があります。 ワークフローを追加した後、新しいリストに適切な権限が設定されている必要があります。

文書に署名行を挿入するには、次の 2 つの方法があります。

• ドキュメントでワークフローを開始する前。

• ワークフローが開始された後、最初の参加者が署名行に署名を追加する前。

ドキュメントにデジタル署名を追加するには、次の 2 つの手順を実行します。

1. 最初に、文書の本文に署名の行が挿入されます。
   

2. その後 、挿入された行に 署名が追加されます。
   

この問題を念頭に置く    最初の参加者がドキュメントに署名を追加した瞬間から、ドキュメントは編集できません。 署名を追加する他の署名者を除き、その後にドキュメントをさらに変更すると、追加された署名はすべて無効化または削除されます。 また、署名行の挿入はドキュメントの変更としてカウントされるので、最初の参加者が実際の署名をそれらの行の1 つに追加する前に、すべての署名行が文書内に既に存在している必要があります。

そのため、この質問に答える簡単な方法は 3 通りあります。

• いずれかの種類の開始    ドキュメントは、既に署名線が設定されているテンプレートまたはフォームに基づいており、個々のワークフローの実行ごとに追加する必要はありません。

• 手動開始の場合    ワークフローを開始するユーザーは、ワークフローを開始する前に必要なすべての 署名 行を挿入します。

• 自動開始の場合    ドキュメントを開いた最初の参加者は、自分の署名を追加する前に、必要なすべての 署名行を 挿入します。

主要なポイントを示す、迅速なグラフィックの概要を示します。

ワークフローは手動のみ、自動のみ、またはその両方で開始するように設定できます。

• 特定のドキュメントで署名の収集ワークフローを手動で開始すると、開始フォームという別の フォームが表示されます。 開始フォームには、関連付けフォームの 2 ページ目の設定だけが 含 まれる。 このフォームを使って、ワークフローを開始するユーザーは、[開始] をクリックする前にそれらの設定 (現在のインスタンスの設定のみ) を変更することができます。

• もちろん、自動開始では開始フォームを表示する機会はないので、関連付けフォームで指定された既定の設定は変更なしで使用されます。

次の図に、手動開始と自動開始の違いを示します。

開始フォームで行った変更は、ワークフローの現在のインスタンスにのみ適用されます。 ワークフローの永続的な既定の設定を変更するには、この記事の変更セグメントの説明に従って、元の関連付けフォームを編集します。

手動開始

手動開始を許可すると、必要なアクセス許可を持つすべてのユーザーが、対象となるドキュメントでいつでもワークフローを開始できます。

手動開始の利点は、自分と同僚がワークフローを実行できるのは、ユーザーが選択した場合にだけ行う方法と、ワークフローを実行する度に開始フォームを使用して一部の設定を変更する機会があるという利点です。

もちろん、手動開始では、ワークフローが適切なときに必ずワークフローを実行する必要があります。

自動開始

次のいずれかのイベントまたは各イベントによってワークフローが自動的に開始される設定を行います。

• 新しいドキュメントがリストまたはライブラリに作成またはアップロードされます。

• リストまたはライブラリに既に保存されているドキュメントが変更されます。

自動開始の利点は、ワークフローの開始を意識する必要がないことです。 きっかけとなる状況が発生するたびに自動的に開始されます。

署名の収集ワークフローでの自動開始に関する特別な考慮事項

他に含まれる一部のワークフローとは異なり、署名の収集ワークフローの開始後にタスクを追加できない場合があります。 ワークフローが自動的に開始されると、既定の設定で既に指定されている署名タスクだけが割り当てされます。 これらの各タスクは、実際にはワークフローの実行時に再割り当てできますが、追加のタスクを作成して割り当てすることはできません。 つまり、署名の収集ワークフローは、事前に参加者の ID または少なくとも数が知られている場合にのみ自動的に実行する必要があります。

自動 開始 後に可能な操作は、既に割り当てられているタスクを削除またはキャンセルすることですが、タスクをキャンセルすると、関連する署名行はドキュメントから削除されないので注意してください。

自動開始を使用する 3 つのシナリオを次に示します。 それぞれのシナリオで次の注意が必要です。

• ワークフローは、ユーザーが署名する必要があるドキュメントをアップロードするライブラリで実行されます。

• 署名タスクを割り当てられたユーザー のセットは、時間の間に安定しており、ワークフローを開始する度に確認または編集する必要は一度に必要です。

もちろん、これらの各シナリオでは、アップロードされたアイテムが適切な署名行を既に含むドキュメントまたはフォームである場合、ワークフローの実行中にワークフロー参加者が署名行を挿入する必要はありません。

シナリオ 1: 単一のタスク、シングル 署名者

新しい経費請求は、Anna が署名する必要があります。そのため、Anna は新しい経費請求という名前のライブラリを作成します。 組織内のすべてのユーザーがクレームを作成またはアップロードできます。

Anna がワークフローを作成し、"新しい経費請求" と 同じ名前を付け出します。 もちろん、ワークフローは新しい各ドキュメントに対して自動的に実行され、1 つの署名タスクのみを Anna に割り当てる必要があります。

シナリオ 2: 複数のタスク、複数の署名者

今回は、3 人の契約すべてによって、Anna とSean、Frank が契約を締結する必要があります。

Sean は、「署名の契約」という名前のライブラリを作成します。 彼女は署名 (annaANDseanANDfrank)という名前の署名の収集ワークフローを作成します。 ワークフローは新しいドキュメントごとに自動的に実行され、3 人のユーザーそれぞれに 1 つの署名タスクが割り当てされます。

文書を開く最初の署名者は、3 人の署名者全員に署名行を挿入してから、独自の署名を追加します。

シナリオ 3: 複数のタスク、シングル 署名者

このバージョンでは、3 つの契約の 1 つで、Anna、Sean、Frank が契約に署名する必要があります。

署名の契約という名前のライブラリと、署名 (annaORseanORfrank)という名前のワークフローを作成します。 また、3 つのメール アドレスを含む 、annaORseanORfrankという名前のメール リストまたは配布グループも作成します。

繰り返しになりますが、ワークフローはライブラリ内の新しいドキュメントごとに自動的に実行されますが、今回は、annaORseanORfrankグループに 1 つの署名タスクのみを割り当てました。

この種のタスクはグループ タスクと呼ばれるので、次のように機能します。ワークフローは、グループの各メンバーにメール タスク通知を送信しますが、1 つのタスクのみを作成します。このタスクは、グループの個々のメンバーがグループ全体の代わりに要求して完了できます。

グループ タスクを引き受け、完了する手順については、この記事の 完全 なセグメントを参照してください。

サイト コレクション全体のコンテンツ タイプにワークフローを追加すると、ワークフローを追加するコンテンツ タイプから継承するサイト コレクション内の他のすべてのコンテンツ タイプにもワークフローを追加するオプションが表示されます。 (1 つのリストまたはライブラリにのみワークフローを追加する場合、このオプションは表示されません)。

署名タスクを割り当てるユーザーごとに、名前またはメール アドレスを指定する必要があります。

タスクまたは個人をグループ化しますか?    グループまたは配布リストにタスクを割り当てると、グループ タスクが割り当てられます。グループの各メンバーはタスク通知を受け取りますが、タスクを要求して完了する必要があるメンバーは 1 人のみです。 グループ タスクを引き受け、完了する手順については、この記事の 完全 なセグメントを参照してください。

1 つのステージまたは複数のステージ   署名タスクのステージを 1 つのみ持つ、または複数のステージを設定することができます。 ステージが複数ある場合は、ステージが続々と実行されます。

並列レビューまたはシリアル レビュー   1 つのステージの参加者に対して、署名タスクを同時に (並列で) 割り当てるか、指定した順序でタスクを順番に割り当てることができます。 シリアル オプションは、たとえば、署名者の 1 人がドキュメントに関する真の意思決定者であり、意思決定者が署名しない場合に他の署名者が署名タスクを完了しても意味がない場合に便利です。

例

この簡単なシナリオは、複数のステージとシリアル タスク割り当ての両方の利点を示しています。

Frank が契約書ライブラリに新しい署名の収集ワークフローを追加するとします。 Frank は真の意思決定者なので、各契約に最初に署名したいと思っています。 彼が署名しない 場合、Anna も Sean にも署名タスクは割り当てられていない。 このように設定するには、次の 2 つの方法があります。

• シリアル レビューを使用する   Frank は最初の参加者である 1 つのシリアル ステージを設定し、2 番目と 3 番目の参加者は Anna と Sean です。
  Frank が単一ステージのシリアル レビューを設定する方法は次の通りです。
  

• <c0>2 つのステージを使う</c0> 早川さんと上川さんに同時にレビューを割り当てて、早川さんがレビューを終了するのを待たずに、上川さんがレビューを開始できるようにする場合は、ワークフローに 2 つのステージを設定し、最初のステージは、早川さんと上川さんのレビュー用の並列ステージ、2 番目のステージは、玉原さん自身のレビュー専用の独立したステージにします。   Frank が Anna と Sean にタスクを同時に割り当て、彼女が自分の署名を追加するのを待たなかった場合、彼はワークフローで 2 つのステージを設定できます。 最初のステージには、自身の署名タスクだけが含まれます。2 つ目のステージは、Anna と Sean のタスクを含む並列ステージです。 最初のステージが完了しない場合、2 番目のステージは開始されません。
  Frank が 2 段階の並列レビューを設定する方法を次に示します。
  

次の図は、両方の方法を示したものです。 どちらのバージョンでも、Frank が署名タスクを完了していない場合、タスクは Anna または Sean に割り当てられる必要はありません。

関連付けフォームの 2 ページ目の [CC] フィールドには、このワークフローが開始または終了するごとに通知を受け取るユーザーの名前またはアドレスを入力できます。

• このフィールドに名前を入力しても、そのユーザーにワークフロー タスクが割り当てられるわけではありません。

• ワークフローが手動で開始された場合は、このフィールドに指定されていなくても、ワークフローを開始したユーザーは開始通知と終了通知を受け取ります。

• ワークフローが自動的に開始された場合は、このフィールドに指定されていなくても、ワークフローを最初に追加したユーザーは開始通知と終了通知を受け取ります。

ワークフローを追加する前に、次の 2 つの点について確認する必要があります。

メール    ワークフローでメール通知を送信するには、SharePoint サイトでメールを有効にする必要があります。 既に完了しているのが不明な場合は、SharePoint 管理者に問い合わせてください。

アクセス許可    SharePoint 製品の既定の設定では、リスト、ライブラリ、またはサイト コレクションのワークフローを追加するためのリストの管理権限が必要です。 (既定では、所有者グループにはリストの管理権限があります。メンバー グループと訪問者グループにはアクセス許可は割り当てされません。 アクセス許可の詳細については、この記事の LEARN セグメントを参照してください)。

次の手順に従います。

1. ワークフローを追加するリストまたはライブラリを開きます。

2. リボンの [リスト] タブまたは [ライブラリ] タブをクリックします。

   タブの名前はリストまたはライブラリのタイプに応じて異なる場合があります。 たとえば、予定表リストでは、このタブの名前は [予定表] です。

3. [設定] グループで [ワークフロー設定] をクリックします。

4. [ワークフローの設定] ページで、ワークフローを実行する 1 つのコンテンツ タイプまたは (すべての コンテンツ タイプの) [すべて] のいずれかを指定し、[ワークフローの追加] を クリックします。

   注: 署名の収集ワークフローは、 Word、 Excel、または InfoPathで作成されたドキュメントでのみ実行できます。

   

   1. 関連付けフォームの最初のページに入力します。
      (手順は図に従います)。

	コンテンツ タイプ 既定の選択の [すべて] のままにするか、特定のコンテンツ タイプを選びます。
	ワークフロー [署名 の収集 - SharePoint 2010] テンプレートを選択 します。 注: 署名 の収集 – SharePoint 2010 テンプレートが一覧に表示されない場合は、SharePoint 管理者に問い合わせて、サイト コレクションまたはワークスペースのアクティブ化について確認してください。 サイト コレクションの権限がある場合は 、「SharePoint ワークフロー テンプレートを有効にする」を参照してください。
	名前 このワークフローの名前を入力します。 このリストまたはライブラリのユーザーは、この名前でワークフローを識別します。 ワークフローの名前付けについての推奨事項は、この記事の計画セグメントをご覧ください。
	タスク リスト このワークフローで使うタスク リストを選びます。 既存のタスク リストを選択するか、[タスク] (新規) をクリックして新しいリストを作成できます。 既存のタスク リストを選択する代わりに新しいタスク リストを作成する理由については、この記事の計画セグメントをご覧ください。
	履歴一覧 このワークフローで使う履歴リストを選びます。 既存の履歴リストを選ぶか、[新しい履歴リスト] をクリックして新しいリストを作成できます。 既存の履歴リストを選択する代わりに新しい履歴リストを作成する理由については、この記事の計画セグメントをご覧ください。
	開始オプション このワークフローを開始する方法を指定します。 さまざまなオプションの詳細については、この記事の プラン セグメントを参照してください。

1. このフォームの必要な設定がすべて完了したら、[次へ] をクリックします。

2. 関連付けフォームの 2 ページ目に入力します。
   (手順は図に従います)。

   SharePoint 製品では、ワークフローを手動で開始すると、関連付けフォームのこの 2 ページ目のすべてのオプションが表示されます。これにより、その 1 つのインスタンスに対してこれらのオプションを変更できます。

	割り当て先 ワークフローでタスクを割り当てるユーザーの名前またはアドレスを入力します。 タスクが一度に 1 つ割り当てられる場合 (シリアル)    タスクを割り当てる順序で名前またはアドレスを入力します。 すべてのタスクが同時に   割り当てられる場合 (並列) 名前または住所の順序は関係ありません。 グループまたは配布リストを含める場合    グループ タスクが割り当てられます。グループの各メンバーはタスク通知を受け取りますが、タスクを要求して完了する必要があるメンバーは 1 人のみです。 グループ タスクを引き受け、完了する手順については、この記事の 完全 なセグメントを参照してください。
	順序 タスクを 1 つずつ割り当てる (順次) か、すべて同時に割り当てる (並列) かを指定します。 シリアル ステージと並列ステージの使用の詳細については、この記事の 計画 セグメントを参照してください。
	新しいステージの追加 最初に構成したステージ以外の必要なステージを追加します。 ステージ全体を削除するには、そのステージの [割り当て先] フィールドをクリックし、Ctrl キーを押しながら Del キーを押します。 複数のステージの使用について詳しくは、この記事の計画セグメントをご覧ください。
	CC ワークフローが開始または終了されるたびに通知するユーザーの名前または電子メール アドレスを入力します。 ここで名前を入力 しても、ワークフロー タスクは割り当てられます。 ワークフローが手動で開始された場合は、このフィールドに指定されていなくても、ワークフローを開始したユーザーは開始通知と終了通知を受け取ります。 ワークフローが自動的に開始された場合は、このフィールドに指定されていなくても、ワークフローを最初に追加したユーザーは開始通知と終了通知を受け取ります。

1. このページの必要な設定がすべて完了したら、[保存] をクリックしてワークフローを作成します。

新しいワークフロー バージョンが作成されます。

関連情報

新しいワークフローを開始してテストする準備ができたら、この記事の START セグメントに移動します。

文書に署名行を挿入する手順については、この記事の INSERT セグメントを参照してください。

ワークフローを追加する前に、次の 2 つの点について確認する必要があります。

メール   ワークフローでメール通知を送信するには、サイトでメールを有効にする必要があります。 既に完了しているのが不明な場合は、SharePoint 管理者に問い合わせてください。

アクセス許可    SharePoint 製品の既定の設定では、リスト、ライブラリ、またはサイト コレクションのワークフローを追加するためのリストの管理権限が必要です。 (既定では、所有者グループにはリストの管理権限があります。メンバー グループと訪問者グループにはアクセス許可は割り当てされません。 アクセス許可の詳細については、この記事の LEARN セグメントを参照してください)。

次の手順に従います。

1. サイト コレクションのホーム ページを開きます (コレクション内のサイトやサブサイトのホーム ページではありません)。

2. [設定 ] ボタンを し、[サイトの設定] をクリックします。

   [ Microsoft 365 の SharePointで、[設定] タブ をクリック 、[ サイト コンテンツ] をクリックします。 サイト コンテンツから、[サイトの設定] をクリックします。

3. [サイトの設定] ページの [Web デザインギャラリー] で、[サイト コンテンツ タイプ] をクリックします。
   

4. [サイト コンテンツ タイプ] ページで、ワークフローを追加するサイト コンテンツ タイプの名前をクリックします。

   注: 署名の収集ワークフローは、 Word、 Excel、または InfoPathで作成されたドキュメントでのみ実行できます。

   

   1. 選択したコンテンツ タイプのページで、[設定] の [ワークフロー設定] をクリックします。
      

   2. [ワークフロー設定] ページで、[ワークフローの追加] リンクをクリックします。
      

   3. 関連付けフォームの最初のページに入力します。
      (手順は図に従います)。

	ワークフロー [署名 の収集 - SharePoint 2010] テンプレートを選択 します。 注: 署名 の収集 – SharePoint 2010 テンプレートが一覧に表示されない場合は、SharePoint 管理者に問い合わせて、サイト コレクションまたはワークスペースのアクティブ化について確認してください。 サイト コレクションの権限がある場合は 、「SharePoint ワークフロー テンプレートを有効にする」を参照してください。
	名前 このワークフローの名前を入力します。 このサイト コレクションのユーザーは、この名前でワークフローを識別します。 ワークフローの名前付けについての推奨事項は、この記事の計画セグメントをご覧ください。
	タスク リスト このワークフローで使うタスク リストを選びます。 既存のタスク リストを選択するか、[タスク] (新規) をクリックして新しいリストを作成できます。 既存のタスク リストを選択する代わりに新しいタスク リストを作成する理由については、この記事の計画セグメントをご覧ください。
	履歴一覧 このワークフローで使う履歴リストを選びます。 既存の履歴リストを選ぶか、[新しい履歴リスト] をクリックして新しいリストを作成できます。 既存の履歴リストを選択する代わりに新しい履歴リストを作成する理由については、この記事の計画セグメントをご覧ください。
	開始オプション このワークフローを開始する方法を指定します。 さまざまなオプションの詳細については、この記事の プラン セグメントを参照してください。
	リストとサイト コンテンツ タイプを更新しますか? このコンテンツ タイプを継承する他のすべてのサイト コンテンツ タイプとリスト コンテンツ タイプに、このワークフローを追加する (関連付ける) かどうかを指定します。 他のすべての子コンテンツ タイプにもワークフローを追加する場合、操作が完了するまでに時間がかかることがあります。 このワークフローをコンテンツ タイプの継承に追加するサイトまたはサブサイトの継承が破損している場合は、この操作を実行する前に、それらの各サイトまたはサブサイトの所有者グループのメンバーである必要があります。

1. このページの必要な設定がすべて完了したら、[次へ] をクリックします。

2. 関連付けフォームの 2 ページ目に入力します。
   (手順は図に従います)。

   SharePoint 製品では、ワークフローを手動で開始すると、関連付けフォームのこの 2 ページ目のすべてのオプションが表示されます。これにより、その 1 つのインスタンスに対してこれらのオプションを変更できます。

	割り当て先 ワークフローでタスクを割り当てるユーザーの名前またはアドレスを入力します。 タスクが一度に 1 つ割り当てられる場合 (シリアル)    タスクを割り当てる順序で名前またはアドレスを入力します。 すべてのタスクが同時に   割り当てられる場合 (並列) 名前または住所の順序は関係ありません。 グループまたは配布リストを含める場合    グループ タスクが割り当てられます。グループの各メンバーはタスク通知を受け取りますが、タスクを要求して完了する必要があるメンバーは 1 人のみです。 グループ タスクを引き受け、完了する手順については、この記事の 完全 なセグメントを参照してください。
	受注 このステージのタスクを一度に 1 つ割り当てるか (シリアルで) 割り当てるか、すべて同時に割り当てる (並列) かを指定します。 シリアル ステージと並列ステージの使用の詳細については、この記事の 計画 セグメントを参照してください。
	新しいステージの追加 最初に構成したステージ以外の必要なステージを追加します。 ステージ全体を削除するには、そのステージの [割り当て先] フィールドをクリックし、Ctrl キーを押しながら Del キーを押します。 複数のステージの使用について詳しくは、この記事の計画セグメントをご覧ください。
	CC ワークフローが開始または終了されるたびに通知するユーザーの名前または電子メール アドレスを入力します。 ここで名前を入力 しても、ワークフロー タスクは割り当てられます。 ワークフローが手動で開始された場合は、このフィールドに指定されていなくても、ワークフローを開始したユーザーは開始通知と終了通知を受け取ります。 ワークフローが自動的に開始された場合は、このフィールドに指定されていなくても、ワークフローを最初に追加したユーザーは開始通知と終了通知を受け取ります。

1. このページの必要な設定がすべて完了したら、[保存] をクリックしてワークフローを作成します。

新しいワークフロー バージョンが作成されます。

関連情報

新しいワークフローを開始してテストする準備ができたら、この記事の START セグメントに移動します。

文書に署名行を挿入する手順については、この記事の INSERT セグメントを参照してください。

署名 線を 挿入するには、次 Word または Excel。

1. 文書またはワークシートで、署名行を挿入する場所をクリックしてカーソルを探します。

2. [挿入] タブの [テキスト] グループ で 、[署名線 ] をクリックします。

3. [署名 の設定] ダイアログ ボックスで、次の 4 つのフィールドのすべてまたはいずれも入力します。

   • 署名候補   
     署名者の氏名。
     (完了した署名に表示されます。

   • 署名候補のタイトル   
     (完了した署名に表示されます。

   • 署名者候補のメール アドレス   
     (完了した署名には表示されません)。

   • 署名者への手順   
     署名者に役立つ情報または必要な情報。
     (完了 した署名には表示されません)。
     

4. 同じダイアログ ボックスで、次のチェック ボックスをオンまたはオフにします。

   • 署名者が [署名] ダイアログ ボックスにコメントを追加する   
     署名者が署名の目的を入力します。
     (署名者の種類は 、完了 した署名に表示されません)。

   • 署名行に署名日を表示する   
     署名が追加された日付。
     (完了した署名に表示されます。

5. [OK] をクリックします。

同じ手順を繰り返して、署名行を追加します。

次 の 方法で署名 Word 削除 Excel:

1. 署名線をクリックして選択します。

2. Delete キー を押します。

署名 線を 挿入するには、次 InfoPath。

1. フォームで、署名行を挿入する場所をクリックしてカーソルを見つける。

2. リボンの [ホーム ] タブの [コントロール] グループ で 、[署名線] をクリックします。

3. 署名線をクリックして選び、右クリックし、ショートカット メニューの [署名線のプロパティ ] をクリックします。

4. [署名行のプロパティ]ダイアログ ボックスの [全般] タブで、次の 4 つのフィールドのすべてまたはいずれも入力します。

   • 署名前に署名者に表示されるメッセージ   
     署名者に役立つ情報または必要な情報。
     (完了 した署名には表示されません)。

   • 署名者の名前   
     (完了した署名に表示されます。

   • 署名者のタイトル   
     (完了した署名に表示されます。

   • 署名者のメール アドレス   
     (完了した署名には表示されません)。
     

5. [サイズ] タブと [詳細設定] タブ で必要な 調整 を行 います。

6. [OK] をクリックします。

署名 を削除 するには、次の InfoPath。

• コントロールをクリックして選択し、Delete キーを押します。

関連情報

新しいワークフローをテストする準備ができたら、この記事の START セグメントに移動します。

ワークフロー タスクを完了している場合は、この記事の完全なセグメントに進 む (または戻る) 必要があります。

ワークフローが自動的に開始するように構成されている場合は、トリガーするイベントが発生するごとに、ワークフローをトリガーしたドキュメントでワークフローが実行されます。

ワークフローが開始されると、最初のタスクが割り当て、各割り当て先にタスク通知が送信されます。 また、開始通知 (タスク通知とは異なります) が、ワークフローを最初に追加したユーザーと、関連付けフォームの 2 ページ目にある [CC] フィールドに一覧表示されているユーザーに送信されます。

ワークフローを開始する前に必要な署名行がドキュメントにまだ存在しない場合は、最初の署名をドキュメントに追加する前に挿入する必要があります。

アクセス許可に関するメモ    通常、ワークフローを開始するには、アイテムの編集権限が必要です。 (既定では、メンバー グループと所有者グループの両方にこのアクセス許可がありますが、訪問者グループにはアクセス許可は付与されません。 ただし、所有者はワークフロー別に、ワークフローを開始するユーザーに対してリストの管理権限を要求することもできます。 このオプションを選択すると、所有者は基本的に、所有者と他の所有者だけが特定のワークフローを開始できると指定できます。 詳細については、この記事の 「詳細情報 」セグメントを参照してください)。

ワークフローを開始する場所

次のいずれかの場所からワークフローを手動で開始できます。

• ドキュメントが保存されているリスト またはライブラリから。

• 文書自体の内部から、作成Microsoft Officeプログラムで開きます。 (Web アプリケーション バージョンではなく、完全なインストール済みプログラムである必要があります)。

このセグメントの残りの 2 つのセクションでは、両方の方法の手順を説明します。

1. 必要なすべての署名行をドキュメントに追加するか、ワークフローの参加者と一緒に並び、すべての署名行がドキュメント内に存在し、参加者がいずれかの行に署名を追加する前に確認します。

2. ワークフローを実行するドキュメントが保存されているリストまたはライブラリに移動します。

3. アイテム名の前にあるアイコンをクリックしてアイテムを選び、リボンの [ファイル] タブの [ワークフロー ] グループで [ワークフロー] をクリックします。
    

4. [ワークフロー:ドキュメント名] ページの[新しいワークフローの開始] で、実行するワークフローをクリックします。
   

5. 開始フォームで、ワークフローのこの特定のインスタンスに適用する変更を行います。

   注: 開始フォームのここで行った変更は、ワークフローの現在のインスタンスにのみ適用されます。 ワークフローを実行するたびに適用される変更を加える場合、またはこのフォームに表示されないワークフロー設定を変更する場合は、この記事の変更セグメントをご覧ください。

	割り当て先 ワークフローでタスクを割り当てるユーザーのリストに変更を加えます。 タスクが一度に 1 つ割り当てられる場合    タスクを割り当てる順序で名前またはアドレスを入力します。 すべてのタスクが同時に割り当てられる場合    名前または住所の順序は関係ありません。 グループまたは配布リストを含める場合    グループ タスクが割り当てられます。グループの各メンバーはタスク通知を受け取りますが、タスクを要求して完了する必要があるメンバーは 1 人のみです。 グループ タスクを引き受け、完了する手順については、この記事の 完全 なセグメントを参照してください。
	受注 各セグメントのタスクの割り当てに関する仕様 (シリアル値) またはすべてのタスクを一度に (並列で) 割り当てる方法を確認します。 シリアル ステージと並列ステージの使用の詳細については、この記事の 計画 セグメントを参照してください。
	新しいステージの追加 現在構成されているステージ以外のステージを追加します。 ステージ全体を削除するには、そのステージの [割り当て先] フィールドをクリックし、Ctrl キーを押しながら Del キーを押します。 複数のステージの使用について詳しくは、この記事の計画セグメントをご覧ください。
	CC 必要に応じて追加または削除を行います。 次の点にご注意ください。 ここに名前を入力 しても、ワークフロー タスクは割り当てられます。 ワークフローが手動で開始された場合は、このフィールドに指定されていなくても、ワークフローを開始したユーザーは開始通知と終了通知を受け取ります。 ワークフローが自動的に開始された場合は、このフィールドに指定されていなくても、ワークフローを最初に追加したユーザーは開始通知と終了通知を受け取ります。

1. 開始フォームの必要な設定がすべて完了したら、[開始] をクリックしてワークフローを開始します。

ワークフローで最初のタスクが割り当てられ、開始通知が自分と開始フォームの [CC] フィールドに一覧表示されているユーザーに送信されます。

1. 必要なすべての署名行をドキュメントに追加するか、ワークフローの参加者と一緒に並び、すべての署名行がドキュメント内に存在し、参加者がいずれかの行に署名を追加する前に確認します。

2. コンピューターにインストールされているプログラムでOfficeを開きます。

   注: この方法は、ドキュメントが Web アプリケーション バージョンのプログラムで開Microsoft Officeできません。 コンピューターにインストールされているプログラムの完全 な バージョンで開く必要があります。

3. 開いている文書で、[ファイル]タブをクリックし、[保存&送信] をクリックし、ドキュメントで実行するワークフローをクリックします。

4. ワークフローで、ファイルをチェックインする必要があることを示す次のメッセージが表示された場合は、[チェックイン] をクリックします。
   (このメッセージが表示される場合は、手順 5 に進みます)。

5. 大きな [ワークフローの開始] ボタンをクリックします。

6. [ワークフローの変更] ページの開始フォームで、このワークフローの特定のインスタンスに適用する変更を指定します。

   注: 開始フォームのここで行った変更は、ワークフローの現在のインスタンスにのみ適用されます。 ワークフローを実行するたびに適用される変更を加える場合、またはこのフォームに表示されないワークフロー設定を変更する場合は、この記事の変更セグメントをご覧ください。

	割り当て先 ワークフローでタスクを割り当てるユーザーのリストに変更を加えます。 タスクが一度に 1 つ割り当てられる場合    タスクを割り当てる順序で名前またはアドレスを入力します。 すべてのタスクが同時に割り当てられる場合    名前または住所の順序は関係ありません。 グループまたは配布リストを含める場合    グループ タスクが割り当てられます。グループの各メンバーはタスク通知を受け取りますが、タスクを要求して完了する必要があるメンバーは 1 人のみです。 グループ タスクを引き受け、完了する手順については、この記事の 完全 なセグメントを参照してください。
	受注 各セグメントのタスクの割り当てに関する仕様 (シリアル値) またはすべてのタスクを一度に (並列で) 割り当てる方法を確認します。 シリアル ステージと並列ステージの使用の詳細については、この記事の 計画 セグメントを参照してください。
	新しいステージの追加 現在構成されているステージ以外のステージを追加します。 ステージ全体を削除するには、そのステージの [割り当て先] フィールドをクリックし、Ctrl キーを押しながら Del キーを押します。 複数のステージの使用について詳しくは、この記事の計画セグメントをご覧ください。
	CC 必要に応じて追加または削除を行います。 次の点にご注意ください。 ここに名前を入力 しても、ワークフロー タスクは割り当てられます。 ワークフローが手動で開始された場合は、このフィールドに指定されていなくても、ワークフローを開始したユーザーは開始通知と終了通知を受け取ります。 ワークフローが自動的に開始された場合は、このフィールドに指定されていなくても、ワークフローを最初に追加したユーザーは開始通知と終了通知を受け取ります。

1. 開始フォームの必要な設定が完了したら、[開始] をクリックしてワークフローを開始します。

ワークフローで最初のタスクが割り当てられ、開始通知が自分と開始フォームの [CC] フィールドに一覧表示されているユーザーに送信されます。

関連情報

• このワークフローを初めて実行する場合、他の参加者は割り当てられたタスクを完了するために情報と支援を必要としますか? (この記事の完全 なセグメント が役に立つ場合があります)。

• また、参加者が自分のメール通知を受け取っているかどうか、特に通知が迷惑メール フィルターによって誤って処理されていないかどうかを確認することもできます。

• もちろん、自分でワークフロー タスクを実行することもできます。 詳細については、 この記事 の完全なセグメントを参照してください。

• また、ワークフローの現在のインスタンスの進捗状況を追跡する方法については、この記事の モニター セグメントを参照してください。

ワークフローのタスクを割り当てられた場合、通常は、次の 3 つの方法でタスクに関する情報を取得します。

• 電子メールでタスク通知を受信する。

• Microsoft Office ドキュメントを開き、関連するタスクが割り当てられたことを通知するメッセージ バーを確認する。

• SharePoint サイトをチェックし、1 つまたは複数のタスクが自分に割り当てられていることを確認する。

署名の収集ワークフロー タスクが割り当てられていることが分かっている場合は、通常、次の 2 つの操作を行います。

• ドキュメントを確認する    文書を開いて確認し、署名 (または署名しない) します。

• タスクを完了する    タスク フォームに入力して送信します。

このため、通常、タスクの実行には、次の 3 つのアイテムが関係しています。

• (電子メールとして受け取る) 通知メッセージ

• 署名用に送信されたドキュメント (開いて署名する、署名しない)

• (自分が開いて情報を入力し、送信する) タスク フォーム

次に、この 3 つのアイテムの例を示します。

(タスクが個人的には割り当てられていないが、自分がメンバーであるグループまたは配布リスト全体に割り当てられている場合は、完了する前にタスクを引き受け取る必要があります。 詳細については、このセグメントの「グループ タスクを作成する 前に グループ タスクを要求する」セクションを参照してください)。

手順

1. タスク通知メッセージの [このタスクの手順 を完了するには ] で、ドキュメントへのリンクをクリックします。

2. 開いた文書で、メッセージ バーの [ このタスク を開く] ボタンをクリックします。

(タスクが個人的には割り当てられていないが、自分がメンバーであるグループまたは配布リスト全体に割り当てられている場合は、完了する前にタスクを引き受け取る必要があります。 詳細については、このセグメントの「グループ タスクを作成する 前に グループ タスクを要求する」セクションを参照してください)。

手順

1. レビューするドキュメントが保存されているリストまたはライブラリで、ドキュメントとワークフローに関連付けられている [進行中] リンクをクリックします。

2. [ワークフローの状態] ページで、タスクのタイトルをクリックします。

3. タスク フォームの [このワークフロー タスクが メッセージ バーに適用されます] で、ドキュメントへのリンクをクリックします。

タスクが個人的には割り当てられていないが、自分がメンバーであるグループまたは配布リスト全体に割り当てられている場合は、タスクを引き受け取って完了する必要があります。 詳細については、このセグメントの「グループ タスクを作成する前に グループ タスクを要求する」セクションを参照してください。

また、特定のユーザーに対して署名行が設定され、別のユーザーとしてログオンしている間に署名する場合は、署名行に不一致が表示される可能性があります。 この例では、署名行は Frank Martinez 用に設定されましたが、Anna Lidman としてログインしているユーザーによって署名が追加されました。

次の例では、文書が新しい文書 Word。

文書の上部には、次の 3 つの黄色のメッセージ バーがあります。

最終日としてマーク   このメッセージ バーには、少なくとも 1 人のユーザーが既に署名行に署名を追加しているというメッセージが表示されます。

署名    [署名の表示 ] ボタンをクリック すると、[署名] ウィンドウ が開 きます。 [ 要求された署名] で、名前の横にある矢印をクリックし、ドロップダウン メニューの [署名] をクリック します。

サードパーティのデジタル署名サービス プロバイダーに関するメッセージが表示された場合は 、[OK] をクリックして続行します。 (今後メッセージが表示されるのを防ごう場合は、チェック ボックスをオンにします)。

[ 署名] ダイアログ ボックスが開きます。

文書に署名するには、大きなXの横にあるボックスに自分の名前を入力し、[署名] をクリックして、[署名の確認] ダイアログ ボックスで[OK]をクリックします。

注意: 要求された署名の一覧に自分の名前が 2 回以上表示される場合は、署名を追加する署名行が複数表示されます。 同じ手順に従って、各署名を追加します。

ワークフロー タスク   タスク フォームを完成して送信する準備ができたら、[ワークフロー タスク]メッセージ バーの [このタスクを開く]ボタンをクリックします。

[署名の収集] ワークフロー タスクのタスク フォームは次のように表示されます。

最初の 2 つのコントロール([アイテムの削除] と [このワークフロー タスクはドキュメント タイトル] に適用)は、署名するドキュメント内から開いた場合、タスク フォームに表示されません。 タスク フォームを[ワークフローの状態] ページのタスク通知メッセージまたはタスクリストから直接開いた場合にのみ表示されます。

	アイテムを削除する ワークフローの現在のインスタンスからこのタスクを削除するには、ここでリンクをクリックします。 タスクを削除しても、署名するドキュメントは削除できません。 削除されたタスクは、[ワークフローの状態] ページの [ タスク] 領域に表示されなくなりました。 (ただし、削除はページの [履歴] 領域に 記録されます)。 注: ワークフローのこのインスタンスを開始しなかった場合は、タスクを削除する前に、ワークフローを開始したユーザー (またはワークフローを自動的に開始した場合は、最初に追加したユーザー) に確認することができます。
	このワークフロー タスクはドキュメント タイトルに適用されます 署名するドキュメントを開く場合は、ここでリンクをクリックします。
	[状態]、[依頼者]、[統合済みコメント]、[期限] この 4 つのフィールドのエントリを編集または変更することはできませんが、その情報が役に立つ場合があります。 [統合された コメント] ボックス には、ワークフローのこの同じインスタンスで既にタスクを完了している参加者からフォームに送信されたコメントがすべて表示されます。 同様に、独自のフォームを送信した後、[コメント] ボックス (4) に含めるテキストは、以降の参加者の [統合されたコメント] ボックスにも表示されます。
	コメント ここに入力したテキストは [ワークフローの履歴] に記録され、以降の参加者の [統合済みコメント] フィールド (3) にも表示されます。
	署名 ドキュメントに署名し、[コメント] フィールドに投稿するフィードバックを入力したら、このボタンをクリックしてフォームを送信し、タスクを完了します。
	キャンセル 変更や応答を保存せずにフォームを閉じるには、このボタンをクリックします。 タスクは未完了状態で、対象ユーザーに割り当てられたままになります。
	タスクの再割り当て このタスクを他のユーザーに再割り当てするには、このボタンをクリックします。 再割り当ての詳細を入力するページの図と詳細な手順については、このセグメントのセクション 7「タスクを他のユーザーに再割り当てする」を参照してください。 注:  このオプションは、特定のワークフロー タスクではオフにできます。

グループ全体に 1 つのタスクが割り当てられている場合、そのグループの任意のメンバーが、グループ全体を代表して、そのタスクを引き受けて実行することができます。

文書を開 いて署名する 前に、タスクを要求します。 タスクを要求するとすぐにそのタスクが自分に割り当てられるので、グループの他のメンバーはタスクを完了できます。 (この方法では、1 人のユーザーだけが必要な作業を行います)。

1. [ワークフローの状態] ページで、矢印が表示されるまでグループに割り当てられているタスクの名前をポイントします。

2. 矢印をクリックし、[アイテムの編集] をクリックし、タスク フォームで [タスクの引き受け] ボタンをクリックします。
   

[ワークフローの状態] ページが更新された場合は、タスクがグループに割り当て済みではなく、特定のユーザーに割り当てられているのを確認できます。

後になって、タスクを完了せずに、もう一度グループに解放する場合は、同じ手順を使ってタスク フォームに戻り、[タスクの解除] ボタンをクリックします。

特定のユーザーに割り当てられていたワークフロー タスクを別のユーザーが実行する場合は、[ワークフロー タスク] フォームの [タスクの再割り当て] ボタンをクリックします。

次のフォームが表示されます。

	タスクの再割り当て先 このタスクを割り当てるユーザーの名前またはアドレスを入力します。 ワークフローを開始したユーザー、またはそのワークフローを最初に追加したユーザー (ワークフローが自動的に開始された場合) にこのタスクを割り当てるには、このフィールドを空白のままにします。
	新しい依頼 タスクを割り当てるユーザーがタスクを完了するために必要な情報を入力します。 (ここに入力したテキストは、[統合されたコメント] 領域 に追加 されます)。
	新しい期間 次の操作のいずれかを行います。 既存の期限を保持するには   このフィールドは空白のままにします。 期限を完全に削除するには   数値 0 を入力します。 新しい期限を指定するには   ここに数値を入力し、次のフィールドで期間の単位を指定します。 この 2 つのエントリは、変更タスクの期限前の期間を示します。 既定では、署名の収集タスクには期限やタスク期間は割り当てられていないので注意してください。
	新しい期間の単位 新しいタスク期間を指定する場合は、[新しい期間] フィールドと組み合わせてこのフィールドを使用して、タスクの期限前の期間を特定します。 (例: 3日、1 か月、2 週間など)

フォームの入力が完了したら、[送信] をクリックします。 タスクに完了マークが付けられ、新しいタスクがそのタスクの担当ユーザーに割り当てられて、タスク通知が送信されます。

入力された新しい情報は、新しいタスク通知 (次の図の番号 1) の委任者を示すテキストに表示されます。

また、次に示すように、これらのすべての変更は追跡され、[ワークフローの状態] ページの [タスク] セクションと [履歴] セクションに表示されます。

アイテムが置かれているリストまたはライブラリで、目的のアイテムとワークフローの [進行中] リンクをクリックします。

この例では、アイテムは "基調講演の下書き" という名前のドキュメントで、ワークフローは "承認 3" です。

[ワークフローの状態] ページが開きます。

• リストまたはライブラリに多くのアイテムが含まれている場合は、並べ替え機能やフィルタリング機能を使って、目的のアイテムをすばやく見つけることができます。 同じような並べ替えやフィルター処理を繰り返し実行している場合は、特定の調整を自動化するカスタム ビューを作成すると便利です。

• [ワークフローの状態] ページを表示するには、関心がある特定のインスタンスの "開始されました" 電子メール通知の [このワークフローの状態の表示] リンク、または "完了しました" 電子メール通知の [ワークフローの履歴の表示] リンクをクリックすることもできます。

[ワークフローの状態] ページでは、各セクションの図の下に、監視に関する質問とその回答が表示されます。

[ワークフロー情報] セクション

質問:

• ワークフローのこのインスタンスを開始したのはだれですか。

• このインスタンスはいつ開始されましたか。

• このインスタンスで最後のアクションはいつ実行されましたか。

• このインスタンスはどのアイテムに対して実行されていますか。

• このインスタンスの現在の状態は何ですか。

[タスク] セクション

質問:

• 既に作成されて割り当てられたタスクはどれですか。また現在の状態は何ですか。

• 既に完了したタスクはどれですか。またその各タスクの結果は何ですか。

• 既に作成されて割り当てられた各タスクの期限はいつですか (既定では、署名の収集タスクには期限やタスク期間は割り当てられていないので注意してください)。

削除されたタスクとまだ割り当てられていないタスクは、このセクションには表示されません

[ワークフローの履歴] セクション

質問:

• ワークフローのこのインスタンスで、既に発生したイベントは何ですか。

• 期限の過ぎたタスクと期限の過ぎたタスク通知はこの領域に表示されないことにご注意ください。

通常の完了前に実行中のワークフロー インスタンスを停止するには、次の 2 つの方法があります。

• ワークフローをキャンセルする    すべてのタスクは取り消されますが、[ワークフローの状態] ページ の [ タスク] 領域に保持されます。

• このワークフローを終了する    すべてのタスクが取り消され、[ワークフローの状態] ページ の [ タスク] 領域から削除されます。 (ただし、[ワークフロー履歴] 領域には引き続き反映されます)。

2 つの方法の手順は次のとおりです。

取り消し (すべてのタスクが取り消されますが、タスク リストと履歴の両方に保存されます)

ワークフローの現在のインスタンスが不要になった場合は、キャンセルできます。

既定では、この手順は、ワークフローのこのインスタンスを開始したユーザー、またはリストの管理権限を持つユーザーが実行できます。 (所有者グループには既定でリストの管理権限があります。メンバー グループと訪問者グループにはアクセス許可はありません)。

• [ワークフローの状態] ページの [ワークフロー視覚エフェクト] の下の領域で、[すべての署名の収集タスクを取り消 す] リンクをクリック します。

現在のすべてのタスクが取り消され、ワークフローは取り消しの状態で終了します。 取り消されたタスクは、まだ [タスク] 領域と [ワークフローの履歴] 領域の両方に表示されます。

終了 (タスク リストから削除されたが履歴に保持されているすべてのタスク)

エラーが発生した場合、またはワークフローが停止して応答に失敗した場合は、ワークフローを終了できます。

既定では、この手順はリストの管理権限を持つユーザーだけが実行できます。 (所有者グループには既定でリストの管理権限があります。メンバー グループと訪問者グループにはアクセス許可はありません)。

• [ワークフローの状態] ページの [ワークフロー視覚エフェクト] の下の領域で、[このワークフローの終了 ] リンクをクリック します。

ワークフローによって作成されたタスクはすべて取り消され、[ワークフローの状態]ページの [タスク] 領域から削除されます。しかし、それらは [ワークフロー履歴] 領域に反映されます。 ワークフローは、状態が [キャンセル済み] で終了します。

アイテムの [ワークフロー] ページには、そのアイテムで現在実行されているワークフローのリストが表示されます。

1. アイテムが保存されているリストまたはライブラリに移動します。

2. アイテムの名前をポイントして、表示される矢印をクリックし、ドロップダウン メニューで [ワークフロー] をクリックします。

3. [ワークフロー:アイテム名] ページの[実行中のワークフロー] に、アイテムで現在実行されているワークフロー インスタンスの一覧が表示されます。

サイト コレクション管理者は以下をひとめで確認できます。

• サイト コレクションに現在存在する各ワークフロー テンプレートに基づくワークフローの数。

• 各ワークフローのテンプレート自体が、サイト コレクションで現在アクティブかアクティブでないか。

• サイト コレクションで現在実行中の各ワークフロー テンプレートに基づくワークフロー バージョンのインスタンスの数。

この方法を次に説明します。

1. サイト コレクションのホーム ページを開きます (コレクション内のサイトやサブサイトのホーム ページではありません)。

2. [設定 ] アイコンを クリック し、[サイトの設定] をクリックします。
   [サイトの設定] ページの [サイト の管理] で、[ワークフロー] をクリックします。
   

[ワークフロー] ページが開き、情報が表示されます。

関連情報

このワークフロー バージョンを最初に実行した場合は、この記事の確認セグメントの手順を使用して、インスタンスのイベントを表示し、ワークフローが意図したとおりに機能するかどうかを確認できます。

アイテムがまだ同じリストまたはライブラリにあり、その後に同じアイテムに対して同じワークフローが実行されていなければ、リストまたはライブラリから最新のインスタンスの履歴にアクセスできます。

任意のアイテムに対して実行されたワークフローの最新のインスタンスの [ワークフローの状態] ページを表示するには、次の操作を行います。

• アイテムが置かれているリストまたはライブラリで、目的のアイテムおよびワークフローの状態のリンクをクリックします。

この例では、アイテムは "基調講演の下書き" というタイトルのドキュメントで、ワークフローは "新しいドキュメントの承認" です。

[ワークフローの状態] ページの一番下の方に、[ワークフローの履歴] セクションがあります。

同じアイテムに対して同じワークフローを再び実行した後にインスタンスの履歴を確認することもできます。

リストまたはライブラリか、ワークフロー完了通知から、最長 60 日間、履歴を確認できます (60 日間は、SharePoint 製品がワークフローのタスク履歴を保持する期間です)。

リストまたはライブラリから確認する場合

1. アイテムが保存されているリストまたはライブラリに移動します。

2. アイテム名の前にあるアイコンをクリックしてアイテムを選び、リボンの [ファイル] タブの [ワークフロー ] グループで [ワークフロー] をクリックします。

3. [ワークフロー: アイテムの名前] ページの [完了したワークフロー] で、確認するワークフロー インスタンスの名前または状態をクリックします。
   
   そのインスタンスの [ワークフローの状態] ページが開きます。

ワークフロー完了通知から確認する場合

• 確認するインスタンスのワークフロー完了通知を開き、[ワークフローの履歴の表示] リンクをクリックします。

そのインスタンスの [ワークフローの状態] ページが開きます。

すべての完了通知を保持するには、Outlook のルールを作成します。 [件名] 行でテキストが完了しているすべての受信メッセージを、個別のフォルダーにコピーするルールを設定します。 そうしないと、それらのメッセージが受信トレイに表示されなくなります)。

特定のワークフロー バージョンの全般的なパフォーマンス (複数のインスタンスにわたる長期的なパフォーマンス) を調べるには、次の 2 つの定義済みレポートのいずれかまたは両方を作成します。

• アクティビティ期間レポート    このレポートを使用して、ワークフロー内の各アクティビティが完了するのにかかる時間の平均と、ワークフローの実行またはインスタンスの完了にそれぞれかかる時間を確認します。

• 取り消しとエラー レポート    このレポートを使用して、ワークフローが頻繁にキャンセルされるのか、完了前にエラーが発生するか確認します。

ワークフローに関連付けられているレポートを作成する

1. リストまたはライブラリのそのワークフローの [状態] 列で、状態情報のリンクをクリックします。
   

2. [ワークフローの状態] ページの [ワークフローの履歴] で、[ワークフロー レポートの表示] をクリックします。
   

3. レポートを表示するワークフローを見つけて、表示するレポートの名前をクリックします。
   

4. [ユーザー設定] ページで、レポート ファイルの保存場所を確認し、必要に応じて変更して、[OK] をクリックします。
   
   レポートが作成され、指定した場所に保存されます。

5. レポートが完成したら、次の図に示すリンクをクリックして表示できます。 表示しない場合は、[OK] をクリックしてダイアログ ボックスを閉じます (レポートは、前の手順で指定した場所に保存されているため、後からいつでも表示できます)。 (後でレポートを表示する準備ができたら、前の手順で指定した場所にレポートが表示されます)。
   

関連情報

ワークフローが目的どおりに機能している場合は、そのワークフローを使い始めることができます。

ワークフローの設定に変更を加える場合は、この記事の変更セグメントをご覧ください。

ワークフローのパフォーマンス レポートを作成する

特定のワークフロー バージョンの全般的なパフォーマンス (複数のインスタンスにわたる長期的なパフォーマンス) を調べるには、次の 2 つの定義済みレポートのいずれかまたは両方を作成します。

• アクティビティ期間レポート    このレポートを使用して、ワークフロー内の各アクティビティが完了するのにかかる時間の平均と、ワークフローの実行またはインスタンスの完了にそれぞれかかる時間を確認します。

• 取り消しとエラー レポート    このレポートを使用して、ワークフローが頻繁に取り消されるのか、完了前にエラーが発生するか確認します。

ワークフローに関連付けられているレポートを作成する

1. リストまたはライブラリのそのワークフローの [状態] 列で、状態情報のリンクをクリックします。
   

2. [ワークフローの状態] ページの [ワークフローの履歴] で、[ワークフロー レポートの表示] をクリックします。
   

3. レポートを表示するワークフローを見つけて、表示するレポートの名前をクリックします。
   

4. [ユーザー設定] ページで、レポート ファイルの保存場所を確認し、必要に応じて変更して、[OK] をクリックします。
   
   レポートが作成され、指定した場所に保存されます。

5. レポートが完成したら、次の図に示すリンクをクリックして表示できます。 表示しない場合は、[OK] をクリックしてダイアログ ボックスを閉じます (レポートは、前の手順で指定した場所に保存されているため、後からいつでも表示できます)。 (後でレポートを表示する準備ができたら、前の手順で指定した場所にレポートが表示されます)。
   

関連情報

ワークフローが目的どおりに機能している場合は、そのワークフローを使い始めることができます。

ワークフローの設定に変更を加える場合は、この記事の変更セグメントをご覧ください。

既存のワークフローの設定を永続的に変更するには、最初に追加に使用された関連付けフォームを開いて編集します。

1 つのリストまたはライブラリでのみ実行されるワークフローの場合

1. ワークフローを実行するリストまたはライブラリを開きます。

2. リボンの [リスト] タブまたは [ライブラリ] タブをクリックします。

   注: タブの名前はリストまたはライブラリのタイプに応じて異なる場合があります。 たとえば、予定表リストでは、このタブの名前は [予定表] です。

3. [設定] グループで [ワークフロー設定] をクリックします。

4. [ワークフロー設定] ページの [ワークフロー名 (クリックして設定変更)] で、設定を変更するワークフローの名前をクリックします。

   注: 必要な署名の収集ワークフローが一覧に表示されない場合は、1 つのコンテンツ タイプにのみ関連付けられている可能性があります。 このリストに表示されるワークフローは、リストの上にある[この種類のワークフローの関連付けを表示する] コントロールによって制御されます。 (図を参照してください)。) ドロップダウン メニューのコンテンツ タイプ オプションをクリックして、ワークフローを表示するコンテンツ タイプを確認します。 必要なワークフローが一覧に表示されたら、ワークフローの名前をクリックします。

5. 最初にワークフローの追加に使用されたのと同じ 2 ページの関連付けフォームで、必要な変更を加え、保存します。

   関連付けフォームのフィールドとコントロールの詳細については、この記事の プラン セグメントと適切な ADD セグメント (リスト/ライブラリまたはサイトコレクション)を参照してください。

サイト コレクションのすべてのリストとライブラリで実行されるワークフローの場合

1. サイト コレクションのホーム ページを開きます (コレクション内のサイトやサブサイトのホーム ページではありません)。

2. [設定 ] アイコンを クリック し、[サイトの設定] をクリックします。

[サイトの設定] ページで、[ギャラリー] の [サイト コンテンツ タイプ] をクリックします。

1. [サイト コンテンツ タイプ] ページで、ワークフローを実行するサイト コンテンツ タイプの名前をクリックします。
   

2. 選択したコンテンツ タイプのページで、[設定] の [ワークフローの 設定] をクリックします。
   

3. [ワークフロー設定] ページの [ワークフロー名 (クリックして設定変更)] で、設定を変更するワークフローの名前をクリックします。

4. 最初にワークフローの追加に使用されたのと同じ 2 ページの関連付けフォームで、必要な変更を加え、保存します。

   関連付けフォームのフィールドとコントロールの詳細については、この記事の プラン セグメントと適切な ADD セグメント (リスト/ライブラリまたはサイトコレクション)を参照してください。

1 つのリストまたはライブラリでのみ実行されるワークフローの場合

1. ワークフローを実行するリストまたはライブラリを開きます。

2. リボンの [リスト] タブまたは [ライブラリ] タブをクリックします。

   タブの名前はリストまたはライブラリのタイプに応じて異なる場合があります。 たとえば、予定表リストでは、このタブの名前は [予定表] です。

3. [設定] グループの [ワークフローの 設定] をクリックする

4. [ワークフローの設定] ページで、[ワークフローの削除 ] リンクをクリック します。

5. [ワークフローの削除] ページのフォームを使って、ワークフローを無効にするか、再び有効にするか、または削除します。
   

このフォームには次の 5 つの列があります。

• ワークフロー    ワークフローの名前。

• インスタンス    アイテムで現在実行されているワークフローのインスタンスの数。

• <c0>許可</c0> ワークフローを有効にするオプション。    ワークフローは通常どおりに動作し続けます。

• 新しいインスタンスなし    ワークフローの現在実行中のインスタンスを完了できるが、新しいインスタンスを実行できないことでワークフローを無効にするオプション。 (この操作 は元に戻 すことが可能です。 後でワークフローを再び有効にするには、このページに戻り、[許可] を 選択します)。

• 削除    リストまたはライブラリからワークフローを完全に削除するオプション。 実行中のすべてのインスタンスが直ちに終了し、そのワークフローの列がリストまたはライブラリのページに表示されなくなりました。 (この操作 は元に戻 すことができない。