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どんなに賢いメールでも、間違った人に送信してもほとんど影響を与えありません。 メール リストを名前と住所に制限したり、顧客をビジネスに合ったセグメントに分類したりするために、各顧客に関する詳細情報を含めさせる方法があります。

特定のオファーに関心がある可能性が高い顧客セグメントで郵送先を指定する場合、郵送の成功率が高い。 適切な顧客セグメントを対象とするために、郵送キャンペーンの時間と予算の 3 分の 1 から 5 分の 1 を、メール リストの絞り込み計画を立て計画します。

顧客データの使用方法

顧客や潜在顧客に関する情報を取得したら、共通する属性を追跡記録するととても役立ちます。 メーリング リストに含める詳細が多ければ、メーリングのターゲットを設定する選択肢がそれだけ多くなります。

ただし、追跡記録する詳細データは実際に使用するデータにしてください。 メーリング リストが複雑になると、リストの保守管理に必要な仕事がそれだけ増えます。

たとえば、次のような方法で顧客データを使用できます。

  • 宛名ラベルを印刷する     名前と住所情報だけが必要な郵送先ラベルを作成します。

  • <c0>特定のロケールの顧客にメールを送る</c0> メーリング リストを都市や郵便番号で絞り込みます。     特定の場所に住んでいる顧客にのみキャンペーンを告知できます。

  • <c0>個人向けにカスタマイズしたあいさつ文を追加する</c0> あいさつ行に受信者の名と姓を追加することで個人宛のメールを作成します。     受信者の名または名をあいさつ行に含めて、宛先をカスタマイズします。 title, 名、および[last name data] フィールド。

  • 特定の年齢の受信者に焦点を当てる     顧客の生年月日を収集して、その顧客のライフ ステージに適した製品またはサービス (20 代の退職の計画と 50 代の退職の計画など) を顧客に通知します。 生年月日の年 ("1945" など)。

    今月の誕生日を迎えるすべての顧客にプロモーション ギフトを贈る場合は、次の方法で誕生日を収集できます。 月、日、年 ("2000 年 1 月 1 日" など)。

  • 性別に応じて個別の郵送を調整する     新しい製品ラインを、各顧客の性別 ("男性" または "女性") をメール リストに含めて、男性または女性にのみ通知します。

  • <c0>購買履歴を利用する</c0> 最近大きな買い物をした人に特別な告知を送ります。     あるいは、顧客のお気に入りのブランドの新しいモデルを入荷したときにそれを通知します。 そのために、顧客の購入履歴を追跡記録する必要があります。 同様の製品 (「購入した商品を購入した顧客もこれを購入した」) について顧客に通知することができます。

  • 郵送で保存するメールを送信する     招待専用イベントの郵送コストを節約するには、メール アドレスを指定した顧客に電子メール招待状を送信します。 最初に、差し込み印刷を実行し、メール アドレスを持たしていない顧客を絞り込み、印刷への招待に対応できます。 その後、メールの差し込み印刷を実行し、メール アドレスを持つ顧客を絞り込み、メール招待状を作成できます。

メーリング リストを作成する

最も基本的な方法は、宛先レコードを共通のフィールドに分割するテキスト ファイルです。 このようなリストは通常、ワークシートまたはテーブルの形式を取り、各レコードを専用の行に分割し、次に示す基本的なメール リストなど、個々のデータ フィールドを含む列に分割します。

[差し込み印刷の宛先] ダイアログ ボックスの基本メーリング リスト。

製品のサイズ、色、嗜好、購入履歴、誕生日、性別などのデータ フィールドを追加することもできます。

初めてメーリング リストを作成する場合、Publisher を終了せずに作成できます。 詳細については、「差し込み 印刷用のアドレス一覧を作成する」を参照してください

複数のソースのリストを結合する

Publisher では、複数のソースの顧客リストを簡単に組み合わせて編集できます。 Excel、Outlook、Access で作成された他のリストの任意の組み合わせから Publisher のメール リストを組み立てると、最適な方法を選択できます。

追加するリストを指定する

  1. [差し込み文書]タブで、[差し込み印刷>差し込みStep-Mailをクリックします

    文書が受信者リストに接続されている場合は、接続を確認し、[宛先] タブで [アドレス一覧の編集] を クリックします。 文書が既存の受信者リストに接続されていない場合は、[差し込み印刷] ウィンドウで [次へ :宛先リストを作成または接続する] をクリックし、目的のリストを選択します。

  2. [差し込み印刷の宛先] ダイアログ ボックスの [宛先リストに追加] で、次のいずれかを実行します。

    • [新しいリストの入力] をクリックし、[新しい宛先リスト] ダイアログ ボックスに必要なエントリを追加し、[OK] をクリックします。

    • [既存のリストを使用] をクリックし、[データソースの選択] ダイアログ ボックスでデータ ソースを選び、[開く] をクリックします

    • [Outlook の連絡先から選択] をクリックします (次の場合は、 メール プロファイルを選択するように求めるメッセージが表示されたら、必要なプロファイルをクリックし 、[OK]をクリックします。 [連絡先の選択] ダイアログ ボックスでフォルダーまたは配布リストを選択し、[OK] をクリックします。

リストを結合するとき、不一致を解決する

あるメーリング リストを別のメーリング リストに追加するとき、1 つまたは複数のフィールドがリスト間で一致しないことがあります。 たとえば、追加するアドレス一覧に [会社名]フィールドが含まれる場合がありますが、元のリストには含めそうではありません。

Publisher では、[宛先リストに追加] ダイアログ ボックスが開き、ソース リストのフィールド間の不一致を解消するように求められます。

  1. [宛先リストに追加] ダイアログ ボックスで、[一致] 列でチェックマークが入っていないフィールドを選択し、[宛先リスト フィールドの一致] リストでそれに対応するフィールドを選択し、[対応付け] をクリックします。

  2. [フィールドの対応] ダイアログ ボックスで、選択したフィールドが [宛先リストに一致] フィールドの下に表示されるのを確認するか、別のフィールドを選び、[OK]をクリックします。

  3. 新しいフィールドを宛先リストに追加して対応付ける必要がある場合、新しいリスト ([宛先リストに追加] ダイアログ ボックスの左のリスト) に追加するフィールドを選択し、[追加] をクリックし、[OK] をクリックします。 追加したフィールドが [宛先リストに追加される新しいフィールド] に表示されます。

    ヒント: 追加したフィールドを削除するには、[宛先リストに追加される新しいフィールド] ボックスでフィールドを選択し、[削除] をクリックします。

[アドレス帳への追加] ダイアログ ボックスの画像

フィールドの対応付けが要求されない場合、手動で行う方法はありますか。

  • [差 し込み印刷] 作業ウィンドウの [その他の アイテム] で、[住所 フィールド] をクリックし、[フィールドの一致 ] をクリックします

結合したリストのショートカットを記録する

結合したリストのショートカットを作成し、他のメーリングで使用できます。 結合したリストで個々のエントリを編集すると、元のソース ファイルで編集が許可されている場合、変更が元のソース ファイルでも反映されます。 元のソース ファイルを更新しない場合、宛先リストを新しいファイルにエクスポートします。

  1. [差し込み印刷] 作業ウィンドウ (手順 3:差し込み印刷文書を作成する) で、[この差し込み文書のフォローアップの準備] で、[宛先リストへのショートカットを保存] をクリックします

  2. [ファイルの保存] ダイアログ ボックスの [ファイル名] ボックスに結合したアドレス リストの名前を入力します。

    既定では、アドレス一覧は [My Data Sources] フォルダーに保存されます。 これは、Publisher がデータ ソースを検索する既定のフォルダーであるため、アドレス一覧はこの場所に保存しておくことをお勧めします。

  3. [保存] をクリックします。

受信者リストを絞り込む

さまざまなソース リストのフィールドが一致すると、[差し込み印刷の宛先] ダイアログボックスの既存のリストにすべてのレコードが表示され、電子メールの差し込み印刷に含める受信者をフィルター処理、並べ替え、選択できます。 含める各受信者の横にあるチェック ボックスをオンにし、除外する各受信者の横にあるチェック ボックスをオフにします。

すべての項目を選択するか選択解除する

  • 見出し行のチェック ボックスを選択するか、選択を解除します。

リスト内のアイテムをフィルター処理する

リストのエントリのうち一部だけを使用する場合は、特定のフィールドまたは条件でリストをフィルター処理できます。 リストをフィルター処理した後、チェック ボックスをオンまたはオフにして、レコードを指定または除外できます。

  1. フィルター処理を行う項目の列の見出しの横にある矢印をクリックします。

  2. 次のいずれかの操作を行います。

    • [(データなし)] をクリックすると、対応するフィールドが空白のレコードがすべて表示されます。

    • [(データあり)] をクリックすると、対応するフィールドに情報が含まれるレコードがすべて表示されます。

    • [(詳細設定​​)] をクリックすると、[フィルターと並べ替え] ダイアログ ボックスが開きます。このボックスで、複数の条件に基づいてフィルター処理できます。

      注: [差し込み印刷の宛先]ダイアログ ボックスの[アドレス一覧の絞り込み] で [フィルター] をクリックして、[フィルターと並べ替え] ダイアログ ボックス開く方法もできます。

  3. ヒント: 同じ情報を共有するレコードがデータ ソース内に複数含まれており、列の固有の値が 10 個以下である場合には、特定の情報でフィルター処理できます。 たとえば、国または地域としてオーストラリアを一覧表示する住所が複数ある場合は、 オーストラリア.

  4. [差し込み印刷の宛先] ダイアログ ボックスには、指定されたレコードのみが表示されます。 すべてのレコードを再表示するには、[(すべて)] をクリックします。

リストのアイテムを並べ替える

項目をアルファベット順で表示する必要がある場合は、リストの項目を並べ替えることができます。

  • [差 し込み印刷の宛先 ] ウィンドウで、並べ替えのキーとして使用するアイテムの列見出しをクリックします。

    たとえば、姓をアルファベット順に表示するには、[] 列の見出しをクリックします。

  • 複数の条件を使用して並べ替えを行う場合は、[アドレス一覧の絞り込み] で [並べ替え] を クリックします。 [フィルターと並べ替え] ダイアログ ボックスで、並べ替えの条件を選択します。

重複を見つける

(必ずしもすべてではないが) ほとんどのフィールドが一致する結合リストでは重複が発生します。それを見つけ、削除できます。

  1. [差し 込み印刷の宛先 ] ダイアログ ボックスの [アドレス一 覧の絞り込み] で、[重複の検索] をクリックします

  2. [重複の検索] ダイアログ ボックスで、含めるエントリのみをチェックしたままにして [OK] をクリックします。

特定の宛先または共通の属性を共有する宛先グループを探します。

個人または共通の属性 (姓、郵便番号、または生年月日など) を共有する個人のグループを識別するには、リストを検索できます。

  1. [差し込み印刷の宛先]ダイアログ ボックスの [アドレス一覧の絞り込み] で、[宛先の検索] をクリックします

  2. [エントリの検索] ダイアログ ボックスで、検索する属性を [検索] テキスト ボックスに入力し、検索するフィールドを指定して、[次を検索] をクリックします。

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