Applies ToWord for Microsoft 365 Word for Microsoft 365 for Mac Word 2024 Word 2024 for Mac Word 2021 Word 2021 for Mac Word 2019 Word 2019 for Mac Word 2016 Word 2013

Wordのディレクトリ機能では、メンバーシップ ディレクトリ、カタログ、パーツ一覧など、1 つのドキュメントにデータがマージされます。 さまざまな種類のデータ ソースをマージできるため、Wordのすべての書式設定機能を使用して Access などのデータベースからレポートを作成できます。

ディレクトリ差し込み印刷の例

ドキュメントを開始する

  1. 空白のドキュメントを開きます。

  2. [ 差し込み印刷 の開始] > [ 差し込み印刷 > ディレクトリ] に移動 します

  1. [差し込み文書]、[受信者の選択] の順に移動します。

  2. データ ソースを選択します。 詳細については、「差し込み印刷に使用できるデータ ソース」を参照してください。

  3. [ファイル]、[保存] の順に選択します。

メーリング リストを編集する必要がある場合は、「差し込み印刷:受信者の編集」を参照してください。

この時点で、1 度しか印刷しないテキストは、結果の名簿文書に含めません。

  1. ディレクトリ内の各項目に対して繰り返すテキスト (名前 : または アドレス: 個々のレコードのラベル) を入力します。

  2. 文書内の差し込みフィールドを配置する場所をクリックまたはタップし、差し込みフィールドを挿入します。 詳細については、「差し込み印刷フィールド」を参照してください。

    ヒント: 

    • 1 つのラベルまたは見出し行を含むテーブルを作成するには、ドキュメント ヘッダーを作成します。 テーブルのラベル行をヘッダー内に配置します。 次に、文書の本文に差し込み印刷フィールドを配置します。

    • ヘッダー内のテーブルの見出し、本文内のテーブル

    • これは、複数のページにまたがる長いディレクトリに適しています。これは、ページごとにヘッダーを作成します。

    差し込みフィールド文字 (« ») を手動で入力することはできません。 [差し込み印刷] 作業ウィンドウを使用する必要があります。

    [差し込みフィールドの挿入] メニュー

    差し込みフィールドが { MERGEFIELD City } のように中かっこで囲まれている場合は、Word は、フィールドの実行結果ではなく、フィールド コードを表示します。 これはマージには影響しませんが、書式設定は困難です。 フィールド コードを右クリックし、ショートカット メニューの [フィールド コードの切り替え ] を選択します。

    フィールド コードの選択を切り替える

    住所の一部が表示されない場合は、「差し込み印刷:フィールドの対応」を参照して修正します。

  3. 必要に応じて手順 2 を繰り返します。

  4. メインドキュメントを完了し、すべての差し込みフィールドを挿入したら、[ファイル] > [名前を付けて保存] に移動します。

  1. [ メール >プレビュー結果] に移動します。

  2. [ 戻る ] ボタンと [転送 ] ボタンを使用してデータをスクロールするか、[ 受信者の検索 ] を使用して特定のレコードを検索する

  3. 編集する必要がある場合は、[ 結果のプレビュー ] を選択して、マージ フィールド ビューに戻ります。

  1. [ 差し込み印刷 ] > [差し込み印刷 & 完了 ] を選択し、[ 個々のドキュメントの編集] を選択します。 他に 2 つのオプションが表示されますが、ディレクトリで使用することはできません。

  2. 次のいずれかを選択します。

    • すべてのレコードをマージするには、[すべて] を選択 します

    • ドキュメント ウィンドウに表示されるレコードのみをマージするには、[ 現在のレコード] を選択します。

    • レコードの範囲をマージするには、[ 出人] ボックスと [To] ボックスにレコード番号 入力します。

    [OK] を選択します。

  3. 新しいドキュメントで、ヘッダー、フッター、列見出し、その他のテキストなど、1 回だけ印刷するテキストを追加します。

  4. 通常の文書と同じように、名簿を保存または印刷します。

ドキュメントを開始する

  1. 空白のドキュメントを開きます。

  2. [ 差し込み印刷 の開始] > [ 差し込み印刷 > ディレクトリ] に移動 します

  1. [差し込み文書]、[受信者の選択] の順に移動します。

  2. データ ソースを選択します。 詳細については、「差し込み印刷に使用できるデータ ソース」を参照してください。

  3. [ファイル]、[保存] の順に選択します。

メーリング リストを編集する必要がある場合は、「差し込み印刷:受信者の編集」を参照してください。

この時点で、1 度しか印刷しないテキストは、結果の名簿文書に含めません。

  1. ディレクトリ内の各項目に対して繰り返すテキスト (名前 : または アドレス: 個々のレコードのラベル) を入力します。

  2. 文書内の差し込みフィールドを配置する場所をクリックまたはタップし、差し込みフィールドを挿入します。 詳細については、「差し込み印刷フィールド」を参照してください。

    差し込みフィールド文字 (« ») を手動で入力することはできません。 [差し込み印刷] 作業ウィンドウを使用する必要があります。

    差し込みフィールドが { MERGEFIELD City } のように中かっこで囲まれている場合は、Word は、フィールドの実行結果ではなく、フィールド コードを表示します。 これはマージには影響しませんが、書式設定は困難です。 Ctrl - フィールド コードをクリックし、ショートカット メニューの [フィールド コードの切り替え ] を選択します。

    選択したコンテキスト メニューでフィールド コードを切り替える

    住所の一部が表示されない場合は、「差し込み印刷:フィールドの対応」を参照して修正します。

  3. 必要に応じて手順 2 を繰り返します。

  4. メインドキュメントを完了し、すべての差し込みフィールドを挿入したら、[ファイル] > [名前を付けて保存] に移動します。

  1. [ メール >プレビュー結果] に移動します。

  2. [ 戻る ] ボタンと [転送 ] ボタンを使用してデータをスクロールするか、[ 受信者の検索 ] を使用して特定のレコードを検索する

  3. 編集する必要がある場合は、[ 結果のプレビュー ] を選択して、マージ フィールド ビューに戻ります。

  1. [ 差し込み印刷 ] > [差し込み印刷 & 完了 ] を選択し、[ 個々のドキュメントの編集] を選択します。

  2. 新しいドキュメントで、ヘッダー、フッター、列見出し、その他のテキストなど、1 回だけ印刷するテキストを追加します。

  3. 通常の文書と同じように、名簿を保存または印刷します。

ヘルプを表示

その他のオプションが必要ですか?

サブスクリプションの特典の参照、トレーニング コースの閲覧、デバイスのセキュリティ保護方法などについて説明します。

コミュニティは、質問をしたり質問の答えを得たり、フィードバックを提供したり、豊富な知識を持つ専門家の意見を聞いたりするのに役立ちます。