Utilizzare le tabelle collegate a elenchi SharePoint non in linea

Panoramica

Prima di lavorare offline con i dati da un sito di SharePoint, è necessario creare collegamenti tra le tabelle di Access e gli elenchi di SharePoint. È quindi possibile disconnettere gli elenchi per aggiornarli o analizzarli usando Access. Quando ci si riconnette, è possibile sincronizzare i dati in modo che il database e gli elenchi vengano aggiornati. Se il database include query e report, è possibile usarli per analizzare i dati collegati.

Se si aggiornano dati mentre si è offline, è possibile sincronizzare le modifiche quando Access si connette di nuovo al server. Se si verificano conflitti di dati, ad esempio se qualcuno aggiorna un record nel server mentre un'altra persona aggiorna lo stesso record offline, è possibile risolvere il conflitto durante la sincronizzazione.

È possibile collegare tabelle di Access a elenchi usando diversi metodi. Ad esempio, è possibile spostare il database in un sito di SharePoint, che collega anche le tabelle del database agli elenchi del sito. In alternativa, è possibile esportare dati da un elenco in visualizzazione Foglio dati in un sito di SharePoint in una tabella di Access. Ad esempio, è possibile usare un report in Access per riepilogare i dati. Per altre informazioni sul collegamento a dati di SharePoint da Access, vedere Importare o collegare dati in un elenco SharePoint.

Lavorare offline con gli elenchi di SharePoint in Access

A partire da Access 2010, la modalità offline con gli elenchi di SharePoint collegati è un processo automatico gestito da Access. Se Access non riesce a connettersi al sito di SharePoint in cui si trovano gli elenchi di SharePoint collegati, ad esempio perché la connettività Internet è stata persa, Access passa alla modalità offline. Nella barra di stato in basso a destra della finestra di Access viene visualizzato un messaggio che indica che tutte le tabelle di SharePoint sono disconnesse. Se si fa clic su File > Informazioni , viene visualizzato anche un messaggio simile che indica che sono state disconnesse le tabelle. In modalità offline è possibile continuare ad aggiungere, modificare ed eliminare dati in una copia locale memorizzata nella cache dei dati dell'elenco SharePoint.

Access continua a provare a riconnettersi a intervalli regolari con gli elenchi collegati nel server di SharePoint. Dopo che Access ristabilisce una connessione al sito di SharePoint, sotto la barra multifunzione verrà visualizzata una barra dei messaggi che chiede se si vogliono sincronizzare i dati offline con il server.

Fare clic su Sincronizza e Access si riconnette agli elenchi di SharePoint collegati e quindi prova a unire le modifiche ai dati.

Risoluzione di modifiche dei dati in conflitto

Un conflitto si verifica quando due utenti modificano la stessa parte dei dati o della struttura di un elenco. L'utente che invia una modifica per primo riuscirà a commettere le proprie modifiche, ma il secondo utente riceverà una notifica di conflitto.

Ad esempio, l'utente A modifica la colonna Città della terza riga da Dallas a Seattle e allo stesso tempo si cambia la cella da Dallas a Houston. Le modifiche dell'utente A vengono inviate prima al server, seguite dalle modifiche. Il server informa di un conflitto e consente di risolvere il conflitto.

Non sarà possibile apportare modifiche a un record in cui è presente un conflitto finché non si risolve il conflitto.

Se Access rileva conflitti di dati durante la sincronizzazione delle modifiche offline con il server di SharePoint, verrà visualizzata la finestra di dialogo Risoluzione conflitti .

Eseguire una delle operazioni seguenti:

• Per risolvere il conflitto o l'errore attualmente visualizzato ignorando le modifiche apportate al record, fare clic su Rimuovi modifiche personali. Le modifiche andranno perse.

• Per risolvere tutti i conflitti e gli errori in sospeso ignorando tutte le modifiche apportate all'elenco, fare clic su Rimuovi tutte le modifiche personali.

• Per risolvere il conflitto o l'errore attualmente visualizzato riapplicando le modifiche, fare clic su Riprova modifiche personali. In caso di conflitto, se l'utente e l'altro utente modificano la stessa colonna, le modifiche sovrascriveranno le modifiche dell'altro utente. Se si modificano colonne diverse, le modifiche verranno unite alle modifiche dell'altro utente.

• Per risolvere tutti i conflitti e gli errori in sospeso riapplicando le modifiche, fare clic su Riprova tutte le modifiche personali.

• Per visualizzare i dettagli del conflitto o dell'errore successivo, fare clic su Avanti nell'angolo in alto a destra della finestra di dialogo.

• Per visualizzare i dettagli del conflitto o dell'errore precedente, fare clic su Precedente nell'angolo in alto a destra della finestra di dialogo.

• Per risolvere conflitti ed errori in un secondo momento, fare clic su Chiudi sulla barra del titolo della finestra di dialogo.

Note

• La griglia dei dettagli mostra tutte le colonne nella visualizzazione corrente. Se le colonne non sono visibili, usare la barra di scorrimento orizzontale per scorrere oppure trascinare il bordo destro della finestra di dialogo per aumentare la larghezza della griglia dei dettagli.

  Per ingrandire il contenuto di una colonna, fare clic sulla colonna nella griglia dei dettagli. Le modifiche e le modifiche dell'altro utente verranno visualizzate nella finestra di dialogo Dettagli campo . La finestra di dialogo è utile anche per visualizzare le modifiche di formattazione RTF.

• Nella griglia dei dettagli viene visualizzata la riga Eliminata, invece di una riga di dati, se una riga viene eliminata dall'utente o dall'altro utente. Se l'altro utente elimina la riga, la finestra di dialogo non visualizza il nome dell'utente o la data e l'ora dell'eliminazione. Inoltre, non sarà possibile riprovare le modifiche.

Impostazione dell'opzione Memorizzazione nella cache per tabelle di SharePoint e servizio Web

L'impostazione predefinita per i nuovi database in Access 2010 e versioni successive prevede di memorizzare nella cache le tabelle collegate di SharePoint e del servizio Web. 

• Usa formato cache compatibile con Microsoft Access 2010 e versioni successive Selezionare questa opzione se si vuole che Access memorizzi nella cache una copia locale dei dati collegati. Questa impostazione può migliorare le prestazioni durante l'uso di dati collegati. Con questa opzione il caricamento e la visualizzazione dei dati collegati saranno più rapidi.

• Cancella cache alla chiusura Selezionare questa opzione per indicare ad Access di cancellare dalla memoria i dati memorizzati nella cache locale alla chiusura del database.

• Non memorizzare mai nella cache Selezionare questa opzione per indicare ad Access di non memorizzare nella cache una copia locale dei dati quando si usano le origini dati di SharePoint collegate.

  Nota: Le opzioni Cancella cache alla chiusura e Non memorizzare mai nella cache non sono disponibili se si deseleziona la casella di controllo Usa formato cache compatibile con Microsoft Access 2010 e versioni successive.

È possibile lavorare offline manualmente in Access?

Per avere il controllo manuale della modalità offline con i dati di SharePoint collegati in Access, è necessario deselezionare l'impostazione Usa il formato cache compatibile con Microsoft Access 2010 e versioni successive per il database corrente disponibile nella finestra di dialogo Opzioni di Access. Vedere la sezione precedente su come trovare e impostare l'opzione.

Dopo aver deselezionato l'impostazione Usa il formato cache compatibile con Microsoft Access 2010 e versioni successive, nella scheda Dati esterni verrà visualizzato un gruppo di comandi Elenchi collegati Web.

Per lavorare offline con i dati dell'elenco di SharePoint in questa modalità, fare clic su Offline.

Per sincronizzare gli elenchi offline con i dati del server, fare clic su Sincronizza.

Per riconnettere le tabelle collegate dopo la modalità offline, fare clic su Online.

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