Quando si apre una tabella o si visualizzano i risultati di una query, Access visualizza il risultato della tabella o della query in visualizzazione Foglio dati. I dati di tabella o i risultati della query visualizzati in visualizzazione Foglio dati sono comunemente chiamati fogli dati. È possibile personalizzare l'aspetto di un foglio dati in modo da visualizzare dati specifici da usare come semplice report.
Per saperne di più
Informazioni sui fogli dati
Un foglio dati è la rappresentazione visiva dei dati contenuti in una tabella o dei risultati restituiti da una query. Visualizza i campi per ogni record da una tabella, una maschera o un risultato di query in formato tabulare (riga e colonna), come illustrato di seguito.
Per impostazione predefinita, le tabelle e le query si aprono in visualizzazione Foglio dati. Nel riquadro di spostamento fare clic con il pulsante destro del mouse su una tabella o una query e quindi scegliere Apri dal menu di scelta rapida per aprire la tabella o la query come foglio dati.
Quando si applicano formati specifici a righe e colonne o si aggiunge una riga Totale, un foglio dati può fungere anche da semplice report.
Organizzare i dati modificando e spostando colonne o righe
È possibile organizzare i dati per semplificare la visualizzazione o la visualizzazione solo dei dati necessari in un determinato momento. Questa sezione illustra diversi modi per eseguire questa operazione.
Ridimensionare colonne o righe
A volte, non tutte le colonne di un foglio dati rientrano nella schermata o nell'immagine oppure singole colonne possono occupare più spazio del necessario per il contenuto. È anche possibile modificare l'altezza delle righe in modo che il testo che non rientra in una colonna possa continuare su una nuova riga.
Dopo aver aperto una tabella, una query o una maschera in visualizzazione Foglio dati, è possibile ridimensionare manualmente le singole colonne o ridimensionare automaticamente una colonna per adattarla al relativo contenuto.
Ridimensionare manualmente una colonna
-
Posizionare il puntatore sul bordo della colonna da ridimensionare.
-
Quando il puntatore assume la forma di una freccia doppia, trascinare il bordo della colonna fino a ottenere le dimensioni desiderate.
Ridimensionare automaticamente una colonna
-
Per ridimensionare una colonna per adattarla al contenuto, posizionare il puntatore sul bordo della colonna da ridimensionare.
-
Quando il puntatore assume la forma di una freccia doppia, fare doppio clic sul bordo della colonna.
Ridimensionare più colonne
-
Per ridimensionare più colonne contemporaneamente, tenere premuto MAIUSC, selezionare più colonne adiacenti e quindi ridimensionare le colonne selezionate. È anche possibile selezionare l'intero foglio dati e ridimensionare tutte le colonne.
Ridimensionare le righe
-
Per ridimensionare le righe, posizionare il puntatore del mouse tra due selettori di record qualsiasi nel foglio dati e trascinare fino a ottenere le dimensioni desiderate per le righe.
Non è possibile ridimensionare ogni riga singolarmente: quando si ridimensiona una riga, tutte le righe vengono ridimensionate.
Ridimensionare le righe fino all'altezza predefinita
-
Per ridimensionare le righe in base all'altezza predefinita, fare clic con il pulsante destro del mouse su un selettore di record e quindi scegliere Altezza righe dal menu di scelta rapida.
-
Nella finestra di dialogo Altezza righe selezionare la casella di controllo Altezza standard e quindi fare clic su OK.
Nota: Non è possibile annullare le modifiche apportate alla larghezza di una colonna o all'altezza delle righe facendo clic sul pulsante Annulla sulla barra di accesso rapido. Per annullare le modifiche, chiudere il foglio dati e quindi fare clic su No quando viene richiesto di salvare le modifiche al layout del foglio dati. Se si fa clic su No vengono annullate anche le altre modifiche apportate al layout.
Spostare una colonna
È possibile modificare rapidamente l'ordine delle colonne in un foglio dati trascinandole in posizioni diverse all'interno del foglio dati. È ad esempio possibile fare in modo che una colonna specifica rimanga sempre visualizzata.
-
Fare clic sull'intestazione di colonna per selezionare una colonna oppure tenere premuto MAIUSC per selezionare più colonne adiacenti e quindi trascinare la colonna o le colonne in una nuova posizione.
Rinominare una colonna
In alcuni casi può essere necessario rinominare una colonna in modo che descriva meglio i dati contenuti. Ad esempio, se una colonna contenente indirizzi di posta elettronica è denominata EMAdd, è consigliabile semplificare la comprensione dell'intestazione di colonna impostandola su Indirizzo di posta elettronica. A questo scopo, fare clic con il pulsante destro del mouse sull'intestazione della colonna, scegliere Rinomina colonna dal menu di scelta rapida e quindi digitare il nuovo nome. Ad esempio, digitare Indirizzo di posta elettronica.
Visualizzare o nascondere colonne
Per visualizzare o stampare solo determinate colonne del foglio dati, è possibile nascondere le colonne che non si desidera visualizzare. Ad esempio, se si usa un database di informazioni di contatto, è consigliabile visualizzare solo il nome completo e l'indirizzo di posta elettronica di ogni contatto. È possibile creare questa visualizzazione nascondendo tutte le altre colonne.
Nascondere colonne
-
Fare clic sull'intestazione della colonna da nascondere.
Per selezionare colonne adiacenti, tenere premuto MAIUSC e fare clic su altre intestazioni di colonna.
Nota: Non è possibile selezionare colonne non adiacenti. Selezionare eventuali colonne aggiuntive e nasconderle separatamente.
-
Fare clic con il pulsante destro del mouse sull'intestazione di colonna e quindi scegliere Nascondi campi dal menu di scelta rapida.
Mostra colonne
-
Fare clic con il pulsante destro del mouse su un'intestazione di colonna e quindi scegliere Scopri campi dal menu di scelta rapida.
-
Nella finestra di dialogo Scopri colonne selezionare la casella di controllo accanto a ogni colonna da visualizzare e quindi fare clic su Chiudi.
Modificare lo stile e il colore di sfondo della griglia
Quando si usa un foglio dati, è possibile migliorare l'aspetto dei dati modificando i formati, ad esempio lo stile della griglia o il colore di sfondo, oppure creando colori diversi per le righe alternate.
Impostare lo stile della griglia
-
Nel gruppo Formattazione testo della scheda Home fare clic sulla freccia accanto al pulsante Griglia.
-
Fare clic sullo stile della griglia desiderato.
Impostare il colore di sfondo
-
Nel gruppo Formattazione testo della scheda Home fare clic sulla freccia accanto al pulsante Colore sfondo.
-
Fare clic sul colore di sfondo desiderato.
Modificare il colore di sfondo delle righe alternate
È possibile impostare il colore di sfondo delle righe alternate in un foglio dati indipendentemente dal colore di sfondo predefinito. Impostando un colore di sfondo alternato, è possibile distinguere più facilmente le righe adiacenti.
-
Nel gruppo Formattazione testo della scheda Home fare clic sulla freccia accanto al pulsante Colore riga alternativa.
-
Fare clic sul colore di sfondo da applicare.
Modificare il formato del testo
Dopo aver aperto una tabella, una query o una maschera in visualizzazione Foglio dati, è possibile modificare l'aspetto del testo, inclusa la formattazione. Si noti che le modifiche si applicano all'intero foglio dati. Se si vuole che le modifiche vengano visualizzate automaticamente alla successiva apertura del foglio dati, ricordarsi di fare clic su Sì quando si chiude il foglio dati e viene chiesto di salvare le modifiche al layout.
Usare gli altri comandi del gruppo Formattazione testo della scheda Home per modificare le caratteristiche del tipo di carattere nel foglio dati.
-
Fare clic su una cella qualsiasi nel foglio dati.
-
Nel gruppo Formattazione testo della scheda Home eseguire una o più delle operazioni seguenti:
-
Per cambiare il tipo di carattere, digitare o fare clic su un tipo di carattere nella casella Carattere .
-
Per modificare le dimensioni del carattere, digitare o fare clic su una dimensione nella casella Dimensione carattere .
-
Per cambiare lo stile del carattere, fare clic sul pulsante Grassetto, Corsivo o Sottolineato o su una combinazione qualsiasi delle tre.
-
Per cambiare il colore del carattere, fare clic sulla freccia accanto al pulsante Colore carattere e quindi selezionare un colore dalla tavolozza.
-
Riepilogare i dati aggiungendo una riga Totale
Aggiungendo una riga Totale a un foglio dati, è possibile visualizzare rapidamente il totale calcolato per una colonna. Oltre a sommare una colonna di dati, è possibile usare la riga Totale per eseguire altri calcoli, ad esempio trovare le medie, contare il numero di elementi in una colonna e trovare il valore minimo o massimo in una colonna di dati.
Per visualizzare la riga Totale, eseguire le operazioni seguenti:
-
Nel gruppo Record della scheda Home fare clic su Totali.
Nella parte inferiore del foglio dati viene visualizzata una nuova riga, con la parola Totale nella prima colonna.
-
Fare clic su una cella nella stessa riga della cella che contiene la parola Totale.
-
Fare clic sulla freccia visualizzata e quindi sul tipo di calcolo da visualizzare nella cella.
L'elenco delle funzioni o dei tipi di calcoli disponibili dipende dal tipo di dati della colonna. Ad esempio, se la colonna contiene valori di valuta, viene visualizzato un elenco di funzioni che si applicano ai calcoli di valuta, ad esempio Minimo e Massimo.
Per altre informazioni sull'uso della caratteristica riga Totale, vedere l'articolo Visualizzare totali di colonna in un foglio dati usando una riga Totali.
Applicare l'ordinamento e il filtro
Sono disponibili altre modifiche rapide che semplificano la visualizzazione o la stampa del foglio dati. Ad esempio, nella figura seguente i nomi delle società sono ordinati alfabeticamente.
-
Per applicare l'ordinamento, fare clic con il pulsante destro del mouse sulla colonna (o fare clic sulla freccia nell'intestazione di colonna) e quindi scegliere l'opzione di ordinamento desiderata.
-
Per applicare un filtro, fare clic sulla freccia nell'intestazione di colonna e selezionare le caselle di controllo relative ai valori da visualizzare. In alternativa, è possibile fare clic su Filtri per testo o Filtri per numeri per creare filtri più dettagliati.
Salvare le modifiche al layout
Dopo aver modificato il layout e l'aspetto di un foglio dati, è necessario salvare le modifiche se si vogliono mantenere le modifiche alla successiva apertura del foglio dati. Quando si chiude un foglio dati dopo aver apportato modifiche al layout, viene chiesto di salvarle. Se si fa clic su Sì, le modifiche vengono salvate e applicate alla successiva apertura del foglio dati. Se si fa clic su No, le modifiche vengono rimosse e il foglio dati viene aperto con le impostazioni di layout predefinite (o le ultime impostazioni salvate) alla successiva apertura.
