Usare il modello Inventario beni mobili di Access

Usare il modello Inventario beni mobili di Access per tenere traccia dei computer, delle apparecchiature dell'ufficio o di qualsiasi altro elemento di proprietà o gestito dagli utenti. Questa versione di un noto modello di Access consente anche di eseguire ricerche nei dettagli dei beni, mostrare o nascondere colonne, inviare messaggi di posta elettronica e mappare gli indirizzi dei proprietari delle risorse.

Si vuole watch un video sull'uso di questo modello? Vedere questo articolo Usare il modello di database inventario beni mobili.

Nota: Il modello di database Inventario beni mobili è stato aggiornato negli ultimi anni. Queste istruzioni fanno riferimento all'ultima versione del modello disponibile per il download. Se la procedura seguente non corrisponde a quella visualizzata, è probabile che si stia usando una versione precedente del modello.

Attività iniziali

In questo articolo vengono illustrati i passaggi di base per l'uso del modello Inventario beni mobili.

Preparare il database per l'uso

Quando si apre il database per la prima volta, Access visualizza la maschera iniziale. Per evitare che questa maschera venga visualizzata alla successiva apertura del database, deselezionare la casella di controllo Mostra benvenuto all'apertura del database .

Chiudere la maschera iniziale per iniziare a usare il database.
Per assicurarsi che tutto il contenuto del database sia abilitato, sulla barra dei messaggi fare clic su Abilita il contenuto.

Per altre informazioni sull'abilitazione del contenuto del database, vedere l'articolo Decidere se considerare attendibile un database.

Mostrare o nascondere i beni ritirati

I beni ritirati sono elementi con una data di ritiro attiva o precedente alla data corrente. Le risorse possono essere ritirate quando sono obsolete, danneggiate o altrimenti inutilizzate. È possibile visualizzare o nascondere i beni ritirati nel modulo Elenco beni.

Nel modulo Elenco beni selezionare o deselezionare la casella di controllo Mostra ritirato .

Cercare una risorsa o un contatto

La casella Ricerca rapida consente di trovare rapidamente una risorsa nel modulo Elenco beni e un contatto nel modulo Elenco contatti .

Digitare il testo da cercare nella casella Ricerca rapida e quindi premere INVIO.

Access filtra l'elenco in modo da visualizzare solo i record che contengono il testo cercato. Per tornare all'elenco completo, fare clic su Cancella la ricerca corrente. È la X all'interno della casella di ricerca.

Filtrare l'elenco beni

Nel modulo Elenco beni è possibile filtrare l'elenco dei beni e salvare i filtri preferiti per usarli in futuro.

Applicare i filtri facendo clic con il pulsante destro del mouse sul modulo e selezionando i filtri desiderati.
Fare clic su Salva filtro.
Nella maschera Dettagli filtro immettere un nome e una descrizione per il filtro e quindi fare clic su Chiudi.
Usare la casella Filtra preferiti per applicare un filtro salvato oppure fare clic su (Cancella filtro) per rimuovere il filtro.

Visualizzare o nascondere colonne

Nella maschera Elenco beni e nella maschera Elenco contatti alcuni campi (colonne) sono nascosti per impostazione predefinita. Per modificare i campi visualizzati:

Fare clic su Mostra/Nascondi campi.
Nella finestra di dialogo Scopri colonne selezionare la casella di controllo accanto a ogni colonna da visualizzare. Deselezionare la casella di controllo per nascondere la colonna.

Visualizzare i dettagli di beni o contatti

I moduli Dettagli risorsa e Dettagli contatto consentono di visualizzare e immettere altre informazioni su un elemento. Per visualizzare il modulo Dettagli risorsa o Dettagli contatto :

Nel modulo Elenco beni o Elenco contatti fare clic su Apri accanto all'elemento che si vuole visualizzare.

Aggiungere un'immagine

Nel modulo Dettagli risorsa e nel modulo Dettagli contatto è possibile aggiungere immagini e altri allegati.

Sotto la cornice immagine nel modulo Dettagli risorsa fare clic su Aggiungi o rimuovi allegati.

Sotto la cornice immagine nel modulo Dettagli contatto fare clic su Modifica immagine.
Nella finestra di dialogo Allegati fare clic su Aggiungi.
Nella finestra di dialogo Scegli file passare alla cartella che contiene il file.
Selezionare il file da aggiungere e quindi fare clic su Apri.
Nella finestra di dialogo Allegati fare clic su OK.

Nota: È possibile allegare più file per ogni elemento, inclusi tipi di file diversi, ad esempio documenti o fogli di calcolo.

Aggiungere contatti da Microsoft Outlook

Se si usa Microsoft Outlook, è possibile aggiungere contatti o proprietari di risorse da tale programma senza dover digitare di nuovo le informazioni.

Nel modulo Elenco contatti fare clic su Aggiungi da Outlook.
Nella finestra di dialogo Seleziona nomi da aggiungere selezionare i nomi da aggiungere al database.
Fare clic su Aggiungi e quindi su OK.

Visualizzare una mappa dell'indirizzo di un contatto

Nel modulo Dettagli contatto , se è stato immesso un indirizzo per il contatto, è possibile visualizzare una mappa di tale posizione:

Fare clic su Mappa questo indirizzo.

Visualizzare i report

Inventario beni mobili include diversi report, tra cui Tutti i beni, Dettagli beni, Beni ritirati, Rubrica contatti e altro ancora. Per visualizzare un report:

Nel riquadro di spostamento, in Report, fare doppio clic sul report da visualizzare.

È possibile creare report personalizzati. Per altre informazioni, vedere l'articolo Create un semplice report.

Modificare il database inventario beni mobili

È possibile personalizzare il database Inventario beni mobili aggiungendo un nuovo campo alla tabella Beni e quindi aggiungendo il campo alla maschera Elenco beni , alla maschera Dettagli risorsa e al report Dettagli bene .

Aggiungere un campo alla tabella Beni

Chiudere tutte le schede aperte.
Nel riquadro di spostamento fare doppio clic sulla tabella Beni .
Scorrere verso destra finché non viene visualizzata la colonna Aggiungi nuovo campo. Fare doppio clic sull'intestazione di colonna e digitare il nome del campo.

La prima volta che si immettono dati nella colonna, Access imposta il tipo di dati.

Aggiungere un campo a una maschera o a un report

Dopo aver aggiunto un campo a una tabella, è possibile aggiungerlo a una maschera o a un report.

Fare clic con il pulsante destro del mouse sulla maschera o sul report nel riquadro di spostamento e quindi scegliere Visualizzazione Layout.
Nel gruppo Strumenti della scheda Struttura fare clic su Aggiungi campi esistenti.
Trascinare il campo desiderato dall'Elenco campi alla maschera o al report.