I progetti possono diventare rapidamente disponibili. Prima di conoscerlo, un semplice progetto di costruzione diventa un collage di progetti più piccoli, come il design, lo scavo, il lavoro di fondazione e il marketing. È possibile avere un maggiore controllo sul progetto creando progetti più piccoli in Project e quindi collegandoli in un unico file di Project per mostrare dove si adattano al progetto principale.
Contenuto dell'articolo
Panoramica dei progetti principali
Un progetto principale può essere considerato come una raccolta di progetti consolidati che mostrano una gerarchia tra più progetti correlati. I progetti inseriti in un progetto principale sono denominati sottoprogetti.
Quando si inserisce un sottoprogetto nel progetto principale, i due progetti sono collegati ed è possibile visualizzare tutte le informazioni del sottoprogetto dal progetto principale.
Quando si aggiorna un sottoprogetto dal progetto principale, questo viene aggiornato anche nel relativo file di origine. Se è sufficiente combinare i file per creare un report o stampare una visualizzazione delle informazioni sul progetto combinato, è anche possibile consolidarli temporaneamente in una visualizzazione.
La creazione di un progetto principale e di sottoprogetti consente di suddividere un progetto di grandi dimensioni e delegarne le parti alle persone necessarie. In termini di gestione dei progetti, l'assegnazione di sottoprogetti in questo modo fornisce la responsabilità a chi esegue il lavoro e associa l'autorità alla responsabilità. In termini di progetto, la creazione di sottoprogetti in un progetto principale consente ai project manager di accedere e controllare le loro parti della programmazione.
Per determinare se è necessario suddividere un progetto di grandi dimensioni in un progetto principale e in sottoprogetti, tenere presente quanto segue:
-
Il progetto è molto grande e dettagliato. Se il progetto contiene più di poche centinaia di attività, suddividerlo in sottoprogetti può semplificarne la gestione. Se alcune parti del progetto contengono lavori suddivisi in modo più dettagliato rispetto ad altri, può essere opportuno suddividerle in sottoprogetti in modo che la maggior parte degli utenti veda solo una descrizione riportata del sottoprogetto, ma le parti interessate possano visualizzarlo in modo più dettagliato. Un singolo file è quasi sempre l'alternativa più veloce, ma la possibilità di concentrarsi solo su una parte del progetto potrebbe valere la pena di fare un passo avanti.
-
L'organizzazione non è centralizzata. In un'organizzazione decentrata o distribuita, un progetto principale e i sottoprogetti offrono ai lavoratori un maggior controllo sul proprio lavoro rispetto a un file di progetto centralizzato.
-
Si vuole aumentare l'efficacia dei metodi di pianificazione dell'organizzazione. Se i responsabili di livello inferiore sono responsabili e sanno quali attività sono necessarie nel progetto, può avere più senso consentire loro di pianificare il lavoro dei loro team e quindi consolidare i file di progetto in un progetto principale. Se la pianificazione dall'alto verso il basso è la norma, è consigliabile riorganizzare il piano iniziale in sottoprogetti quando viene implementato in modo che i singoli project manager o team abbiano accesso e controllo sulle proprie programmazioni.
-
Si lavora a più progetti. I project manager possono avere un set di progetti su cui lavorano continuamente, indipendentemente dal fatto che siano correlati o meno. Invece di aprirli uno alla volta, è possibile aprire tutti i sottoprogetti contemporaneamente quando si apre il progetto principale. Questo approccio semplifica anche la generazione di report su più progetti. Se i progetti sono correlati, il project manager può creare relazioni tra attività tra le attività di progetti diversi. La creazione di dipendenze tra progetti rende più semplice per i diversi project manager vedere in che modo il lavoro di altri project manager influisce sulle loro programmazioni.
-
Alcuni progetti sono subordinati ad altri. È possibile riflettere in modo accurato la gerarchia di più progetti inserendo vari progetti in altri file. La struttura risultante dei sottoprogetti dovrebbe riflettere le priorità e le responsabilità dei membri del team, nonché le interrelazioni tra le attività nelle diverse aree e la scadenza complessiva.
-
Il progetto può essere modificato da più persone. Idealmente, un file di progetto è di proprietà, gestito e modificato da un singolo project manager. Spesso però un progetto fa parte di un programma più ampio che può essere necessario gestire dai responsabili di livello superiore. I membri del team di progetto possono mantenere l'attenzione sul proprio lavoro visualizzandolo come file separato e il project manager che controlla il progetto principale può coordinare la programmazione di ogni team di sottoprogetto.
Può essere utile fare in modo che le attività cardine del progetto principale guidino le attività cardine di ogni team di sottoprogetto per mantenere coordinate le pianificazioni per una scadenza. È possibile coordinare attività cardine creando una dipendenza tra i cardini o copiando e incollando le attività cardine dal progetto principale a ogni sottoprogetto.
-
Il progetto ha più parti interessate che si occupano di diverse parti del progetto. Quando gli utenti vogliono esaminare dettagli diversi, i project manager possono inserire tutti i file di progetto in un server e personalizzare visualizzazioni diverse per i vari stakeholder. Lo stesso file di progetto può essere usato come sottoprogetto in progetti principali diversi per personalizzare le informazioni visualizzate.
-
Si vuole che i sottoprogetti siano di sola lettura. È possibile mantenere un ulteriore controllo su parti di un progetto spostando le attività in un sottoprogetto e limitando l'accesso alle persone chiave.
-
Si vuole analizzare il percorso critico per ogni fase oltre al progetto complessivo. Ogni singolo progetto contiene un percorso critico. Il consolidamento di più progetti in un unico progetto principale consente di visualizzare facilmente l'immagine complessiva come percorsi critici multipli nel progetto principale mantenendo al contempo percorsi critici separati per ogni sottoprogetto.
Altre informazioni
Usare sottoprogetti in un progetto principale
Quando si inserisce un sottoprogetto in un progetto principale, il sottoprogetto viene rappresentato come attività di riepilogo nell'elenco attività e nel campo Indicatori viene visualizzato un indicatore di icona Progetto. Il sottoprogetto è rientrato a livello di struttura della riga in cui viene inserito, ma è possibile impostarlo come livello di struttura inferiore o superiore come per qualsiasi altra attività. Poiché il sottoprogetto è rappresentato come attività di riepilogo, non è possibile modificarne le informazioni di riepilogo, ma è possibile espandere la struttura per mostrare le attività del sottoprogetto e modificare le informazioni sul progetto nel file del progetto principale.
Nota: Qualsiasi formattazione applicata alle attività di riepilogo o alle barre di Gantt in un sottoprogetto non viene visualizzata nel progetto principale. Le informazioni di formattazione vengono archiviate in ogni file e devono essere applicate separatamente al progetto principale.
Quando si salva il progetto principale, le modifiche apportate al sottoprogetto vengono salvate anche nel file di origine del sottoprogetto. Se si vuole lavorare direttamente nel file di origine senza aprire il file del progetto principale, le modifiche al file di origine del sottoprogetto vengono aggiornate automaticamente nel file del progetto principale.
Nota: Se non è più necessario mantenere sincronizzati il progetto principale e il sottoprogetto, è possibile scollegarli. Quindi, se vengono apportate modifiche al sottoprogetto o al progetto principale, l'altro file rimane invariato.
Altre informazioni
Influenza delle risorse sulla combinazione di file
Dopo aver consolidato i file in un file di progetto principale, le risorse di entrambi i file rimangono separate, così come le attività di un sottoprogetto rimangono nel sottoprogetto. È possibile modificare le informazioni sulle risorse nel progetto principale e le modifiche verranno replicate nel file di origine del sottoprogetto. È possibile visualizzare tutte le risorse del progetto principale e dei sottoprogetti insieme nella visualizzazione Elenco risorse , ma non è possibile assegnare una risorsa a un progetto diverso dal sottoprogetto da cui proviene.
Nota: Se le stesse risorse vengono usate in più sottoprogetti, vengono visualizzati nomi di risorse duplicati perché non vengono combinati. Tuttavia, se si vogliono assegnare risorse in sottoprogetti diversi e risolvere nomi di risorse duplicati, è possibile combinarle in un pool di risorse e renderle disponibili per gli altri file.
Altri modi per combinare i file
I progetti principali e i sottoprogetti consentono di creare una gerarchia di progetti che riflette la relazione tra di essi e, in alcuni casi, la struttura dell'organizzazione. Tuttavia, il consolidamento dei file di progetto può avere altri motivi. Ad esempio, è possibile combinarli temporaneamente per una rapida revisione o per la stampa.
Consolidare i file non correlati
Usare i file consolidati se si hanno più file da combinare in un'unica finestra, indipendentemente dal fatto che siano correlati o meno. La combinazione di file non correlati in un progetto consolidato consente di visualizzare più facilmente le informazioni di più progetti in varie visualizzazioni e di stamparle. È possibile consolidare i file di progetto se è necessario tenere traccia di molti progetti in corso, ad esempio quando si sviluppano prodotti diversi contemporaneamente. È possibile ordinare e raggruppare in base ai nomi dei prodotti, alle scadenze dei progetti e ai responsabili per trovare e valutare le informazioni specifiche necessarie. Ad esempio, è possibile stampare un Visualizzazione Diagramma di Gantt che include tutti i progetti.
Creare un'area di lavoro
Un'alternativa al consolidamento dei progetti consiste nel creare un'area di lavoro contenente singoli file di progetto, ognuno aperto nella relativa finestra. Usare un'area di lavoro se si lavora spesso con gli stessi file di progetto e non si vuole consolidarli in un unico progetto di grandi dimensioni.
Quando si aprono i file e quindi li si salva come area di lavoro, Project salva i file e le relative impostazioni correnti in un unico file dell'area di lavoro. Quindi, quando apri il file dell'area di lavoro, apri tutti i file inclusi contemporaneamente. Ogni progetto ha un proprio pulsante sulla barra delle applicazioni, che consente di passare facilmente da un progetto all'altro.
Per creare un'area di lavoro, selezionare o aprire i file di progetto e quindi scegliere File >Salva area di lavoro.
