A volte può essere necessario ordinare i dati, non per ordine alfabetico o numerico, ma per ordine definito dall'utente (denominato anche ordine logico o personalizzato). Ad esempio, ordinare i giorni feriali in modo che venga visualizzato per primo ha più senso che ordinare in ordine alfabetico, dove viene visualizzato venerdì per primo. È possibile ordinare i dati nella visualizzazione Foglio dati di una tabella o di una query oppure nella visualizzazione Maschera di una maschera.
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Ordinare un numero limitato di valori di campo univoci
In questa procedura si scriverà un'espressione che usa la funzione IIf per classificare i titoli dei dipendenti.
Creare prima di tutto una tabella contenente tre campi: Titolo, Nome e Cognome. Nel campo Titolo immettere i valori seguenti per quattro nuovi record:
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Coordinatore vendite interno
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Responsabile vendite
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Rappresentante
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Vice Presidente, Vendite
Nei campi Nome e Cognome dei quattro record immettere i nomi desiderati.
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Aprire la tabella in visualizzazione Foglio dati.
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Nel gruppo Ordina e filtra della scheda Home fare clic su Avanzate, quindi scegliere Ordinamento/filtro avanzato nel menu di scelta rapida.
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Aggiungere alla griglia i campi desiderati, ad esempio Nome, Cognome e Titolo.
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Fare clic con il pulsante destro del mouse sulla riga Campo nella prima colonna vuota, scegliere Zoom e quindi digitare l'espressione seguente:
IIf ([Titolo] = "Vicepresidente, Vendite", 1, IIf ([Titolo] = "Responsabile vendite", 2, IIf ([Titolo] = "Rappresentante vendite", 3, IIf ([Titolo] = "Coordinatore vendite interno", 4, 5))))
Titolo è il nome del campo che contiene i valori da classificare. I valori racchiusi tra virgolette sono i singoli valori archiviati nel campo. Il valore numerico che segue è il rango assegnato. L'espressione precedente assegna i ranghi da 1 a 4 a quattro titoli diversi e il rango 5 a tutti gli altri. Quando si esegue l'ordinamento, ai titoli non menzionati in questa espressione viene assegnato lo stesso rango (5).
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Nella riga Ordina della colonna che contiene l'espressione fare clic su Crescente.
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Nel gruppo Ordina e filtra della scheda Home fare clic su Attiva/disattiva filtro.
La funzione IIf restituisce il valore numerico che corrisponde al valore nel campo Titolo. Ad esempio, se il valore nel campo Titolo è Responsabile vendite, il numero assegnato è 2. Se nel campo Titolo è presente un valore non elencato come argomento nella funzione, ad esempio Coordinatore distrettuale, viene assegnato il numero 5. La query ordina quindi questi numeri in ordine crescente.
Ordinare un numero elevato di valori univoci per i campi
Se si ha un numero elevato di valori da classificare, un modo migliore per ordinare i dati consiste nel creare una tabella di ricerca.
Si supponga che la tabella Dipendenti faccia riferimento a più di 50 titoli diversi. Prima di tutto è necessario creare una tabella di ricerca e preparare la tabella esistente per cercare la nuova tabella. Quindi correlare le due tabelle e creare una query.
Creare una tabella di ricerca e modificare la tabella esistente
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Creare una nuova tabella di ricerca in cui verranno archiviati i titoli. Assegnare un nome alla tabella tblTitles e impostare i campi sui tipi di dati indicati tra parentesi, come illustrato nella tabella seguente:
ID titolo (Numerazione automatica)
Titolo (Testo)
1
Vice Presidente, Vendite
2
Responsabile vendite
3
Rappresentante
4
Coordinatore vendite interno
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Impostare il campo TitleID come chiave primaria.
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Modificare la tabella Dipendenti in modo che cerchi la tabella tblTitles.
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In visualizzazione Struttura modificare il nome del campo Titolo in ID Titolo.
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Nella colonna Tipo di dati impostare Tipo di dati su Numero.
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Nella scheda Generale , in Proprietà campo, modificare Dimensione campo in Intero lungo.
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Salvare la tabella e ignorare l'avviso relativo alla perdita di dati.
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Passa a Visualizzazione Foglio dati.
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Popolare la colonna Titles con il valore TitleID che corrisponde al valore del titolo.
Ad esempio, per i record in cui il valore Titolo è Sales Manager, digitare 2. Per agente di vendita, digitare 3.
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Salvare e chiudere la tabella.
Correlare le due tabelle
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Nel gruppo Relazioni della scheda Strumenti database fare clic su Relazioni.
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Nel gruppo Relazioni della scheda Progettazione fare clic su Aggiungi tabelle (o Mostra tabelle in Access).
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Selezionare tblTitles e Employees e fare clic su Aggiungi per aggiungerli alla finestra Relazioni. Chiudere la finestra di dialogo Mostra tabella.
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Trascinare il campo TitleID dalla tabella tblTitles al campo TitleID della tabella Employees.
Viene visualizzata la finestra di dialogo Modifica relazioni .
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Verificare che i nomi dei campi visualizzati nelle due colonne siano entrambi TitleID e che la casella Tipo relazione visualizzi Uno-A-Molti. Se necessario, è possibile modificare i nomi dei campi.
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Selezionare la casella di controllo Applica integrità referenziale.
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Fare clic su Crea per creare la relazione.
La finestra di dialogo Modifica relazioni si chiude e salva le modifiche.
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Chiudere la scheda Relazioni .
Creare una query
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Nel gruppo Query della scheda Crea fare clic su Struttura query.
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Nella finestra di dialogo Aggiungi tabelle (Mostra tabella in Access) fare clic sulla scheda Tabelle , fare doppio clic su Dipendenti e quindi fare doppio clic su tblTitles.
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Aggiungere i campi EmployeeID, LastName e FirstName della tabella Employees e il campo Title della tabella tblTitles alla griglia di struttura della query.
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Passa a Visualizzazione Foglio dati.
